Hình thức quản lý dự án chính là chìa khóa để hoàn thành dự án trôi chảy, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về nội dung vai trò của các hình thức quản lý dự án.
Nói về khái niệm của quản lý dự án, đây là một tổ hợp nhiều công việc kết hợp với nhau. Người quản lý dự án phải phải điều chỉnh và kiểm soát chặt chẽ từ bước lên kế hoạch, phân bố thời gian nguồn lực đến bước phát triển kế hoạch để hoàn thành dự án đúng hạn.
Nhiệm vụ quản lý dự án không chỉ là để đảm bảo thời gian mà còn đảm bảo kết quả dự án tạo nên sản phẩm chất lượng, đạt yêu cầu của khách hàng.
Hình thức quản lý dự án tận dụng sức mạnh của nguồn lực để mở rộng thị trường, kết nối toàn cầu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Dưới đây là một số các hình thức quản lý dự án phổ biến hiện nay:
Với sự biến động khó đo lường từ nội bộ và môi trường, một kế hoạch dự án chi tiết cũng rất khó để kiểm soát chặt chẽ những rủi ro trong quá trình thi công, thực hiện. Thay vì tuần tự, Agile là phương pháp thực hiện độc lập riêng biệt từng phần nhỏ của dự án. Sau đó, những phần nhỏ được gắn kết để tạo nên sản phẩm cuối.
Chính vì vậy, hình thức quản lý dự án theo phương pháp Agile đã và đang là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp. Với ưu điểm phản ứng nhanh với sự thay đổi khó đoán, phương pháp quản lý Agile luôn giúp đội ngũ làm việc chủ động hơn. Thêm vào đó, việc áp dụng Agile trong quản lý dự án cũng mang đến nhiều lợi ích cho dự án:
=> Xem thêm: Quản lý dự án Agile: Giải pháp cho các doanh nghiệp 4.0
Theo nhiều nhà quản lý, Waterfall là hình thức quản lý dự án đơn giản. Đặc trưng của Waterfall là thực hiện quản lý dự án theo cách liên tiếp, tuần tự. Điều này có nghĩa là công việc của từng giai đoạn phải được hoàn thành trước khi chuyển sang công việc của giai đoạn sau. Do đó, phương pháp này cũng có cái tên là Waterfall. Vì nguyên tắc hoạt động giống như một thác nước.
Ưu điểm của phương pháp Waterfall
Nhược điểm của phương pháp Waterfall
Waterfall là hình thức quản lý dự án theo tính tuần tự
Hình thức quản lý dự án theo Lean là cách tiếp cận kiểm soát theo phương diện triết học. Nguyên lý của Lean trong quản lý dự án là tối đa giá trị cho khách hàng trên phương diện sử dụng nguồn lực ít nhất. Với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được sự lãng phí trong quá trình thực hiện dự án.
Bên cạnh những phương pháp như Agile hay Waterfall, doanh nghiệp còn có thể tìm hiểu thêm nhiều phương pháp khác. Việc áp dụng kết hợp nhiều phương pháp quản lý có thể mang đến hiệu quả tối ưu hơn:
Phương pháp quản lý dự án là cách để doanh nghiệp thực hiện và kiểm soát chất lượng, thời gian hoàn thành dự án tối ưu nhất. Tuy nhiên để lựa chọn hình thức quản lý dự án phù hợp, doanh nghiệp cần xác định nội dung quản lý dự án có những công việc gì? Dưới đây là công việc chính trong một quy trình dự án:
Đây là công việc đầu tiêu trong nội dung của việc quản lý dự án. Việc biết được mục tiêu của dự án sẽ giúp doanh nghiệp xác định công việc cần làm để có được kết quả tốt nhất và thời gian thực hiện ngắn nhất.
Lập kế hoạch là giai đoạn khởi đầu tiếp theo của dự án. Nội dung này được xây dựng dựa trên những mục tiêu, công việc đã được xác định trước đó. Bên cạnh đó, công việc lập kế hoạch cùng sẽ gắn liền với sự phù hợp của nguồn lực. Từ đó, doanh nghiệp thiếp lập kế hoạch thống nhất và logic.
Một số bước lập kế hoạch dự án
Phân công nguồn lực là nội dung quan trọng trong quản lý dự án. Đây là công việc phân bổ các nguồn lực (vốn, lao động, trang thiết bị) của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thể tận dụng tối đa nguồn lực vào dự án để đảm bảo theo kịp tiến độ thời gian và chất lượng của sản phẩm cuối.
Một nội dung cần thiết được thiết lập trong quản lý dự án là quản lý rủi ro. Trong sự biến động của thị trường, rủi ro là điều khó có thể tránh trong bất kỳ dự án nào. Tuy nhiên để luôn nắm được thế chủ động, doanh nghiệp cần xác định trước những rủi ro có thể sẽ xảy ra và có phương án giải quyết hợp lý, nhanh chóng. Đặc biệt, việc trang bị kỹ năng quản lý rủi ro cho nhân sự là cách để họ luôn tự chủ được trong mọi công việc của dự án.
Kiểm soát tiến độ và đảm bảo chất lượng cũng là một phần nội dung quản lý dự án. Công việc này chủ yếu là phân tích, báo cáo tình trạng, tình hình tiến độ của dự án. Khi đó nếu có xuất hiện trở ngại. doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đưa ra hướng giải quyết kịp thời. Thêm vào đó trong công việc kiểm soát, việc báo cáo đánh giá cũng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra phương án thay đổi thích hợp để đảm bảo chất lượng cuối cùng.
Sử dụng dashboard để kiểm soát tiến độ dự án theo đúng thời hạn
=> Xem thêm: Tiến độ dự án và bài toán chi phí cho doanh nghiệp
Vai trò của quản lý dự án là vô cùng quan trọng. Trong bất kỳ dự án, họ luôn giữ nhiều nhiệm vụ khác nhau. Sự phối kết hợp giữa các nhiệm vụ sẽ có quyết định sự thành công của dự án.
Lãnh đạo được xem là “đầu tàu” của một dự án. Đây cũng là nhiệm vụ hàng đầu của quản lý dự án. Là người đứng đầu, nhà quản lý dự án giữ nhiệm vụ lãnh đạo toàn bộ nhân sự tham gia dự án và chịu trách nhiệm đảm bảo tiến độ, chất lượng của dự án.
Người quản lý có nhiệm vụ tổ chức hoạt động của nhân sự trong dự án. Tất cả hoạt động của nhân sự dự án đều chịu sự điều hành, quản lý của người tổ chức. Một dự án có đi đúng mục tiêu, đúng hướng triển khai hay không phụ thuộc rất lớn đến việc tổ chức của người quản lý. Chính vì vậy, kỹ năng đội nhóm, kỹ năng điều hành, kỹ năng giao tiếp với cấp dưới là điều rất quan trọng với một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp.
Quản lý dự án chịu trách nhiệm về tiến độ và chất lượng của dự án. Theo sát bảng kế hoạch ban đầu và đưa ra điều chỉnh kịp thời là nhiệm vụ quan trọng mà người điều phối và giám sát cần đảm bảo. Bên cạnh với nhiệm vụ giám sát, người quản lý dự án sẽ điều phối sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả.
Phát sinh các vấn đề trong quá trình thực hiện dự án là điều khó tránh. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn sẽ phải giải quyết những vấn đề phát sinh này. Với những trường hợp vấn đề phát sinh thuộc phạm vi công việc đã được phân bổ cho nhân sự, quản lý sẽ đóng vai trò là người tư vấn, đánh giá các phương án xử lý được đề xuất.
Một số nhiệm vụ chính của quản lý dự án
Để trở thành nhà quản lý dự án chuyên nghiệp, bạn sẽ cần trang bị đầy đủ kiến thức và các kỹ năng cần có về quản lý dự án. Khóa học Quản trị Dự án Agile với nội dung bài bản, thực chiến, chuẩn quốc tế sẽ là phương án tối ưu nhất.
Nội dung kiến thức của khóa học được thiết lập theo khung sườn PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework. Trong đó, chủ đề chính của khóa học bao gồm: quản lý dự án hiệu quả, quản lý dự án phức tạp, quản lý rủi ro, xác định mục tiêu, lập kế hoạch, thực thi kế hoạch,… Ngoài hệ thống chủ đề nội dung được thiết lập theo khung sườn của nội dung chính trong quản lý dự án, khóa học còn cung cấp những công cụ để cá nhân triển khai dự án hiệu quả.
Các chủ đề trong khóa học Quản trị Dự án Agile đều được dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm. Khóa học sẽ giúp nhà quản lý dự án kiểm soát được tiến độ, chất lượng dự án và tự chủ thích ứng với sự thay đổi trong mọi trường hợp. Bước ra từ khóa học, nhà quản lý dự án sẽ:
Trên đây là nội dung, hình thức quản lý dự án sẽ giúp quản lý hiệu quả trong việc kiểm soát, điều hành dự án. Nếu có nhu cầu tìm hiểu chi tiết về khóa học Quản trị Dự án Agile, vui lòng liên hệ trực tiếp với Học viện Agile để được hỗ trợ tận tình nhé!
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
