HORENSO – Chìa khóa để có hiệu suất làm việc tuyệt vời như người Nhật

,

Tại Nhật Bản, HORENSO là kỹ thuật được áp dụng bởi hầu hết các công ty, tổ chức. Tại đây, HORENSO được biết đến như giải pháp hữu hiệu để quản lý công việc và ngăn ngừa rủi ro. Hiện nay, không chỉ ở Nhật Bản mà HORENSO đang trở thành một nguyên tắc được áp dụng rộng rãi bởi nhiều nước trên thế giới trong đó có Việt Nam. Vậy HORENSO thật sự là gì? LÀm thế nào để áp dụng HORENSO hiệu quả trong công việc? Các bạn hãy cùng Học viện Agile tìm hiểu qua bài viết dưới đây:

Nguyên tắc HORENSO là gì? 

HORENSO được biết là quy tắc làm việc vô cùng quan trọng của người Nhật. HORENSO được viết tắt của:

  • HOKOKU: Báo cáo
  • RENRAKU: Liên lạc
  • SODAN: Thảo luận

    Horenso trong công việc

    Horenso trong công việc

Trong đó, HOKOKU chính là thường xuyên báo cáo về tiến độ công việc, những sự cố phát sinh hay các vấn đề liên quan khác với cấp trên hoặcngười quản lý.

RENRAKU là liên tục cập nhật thông tin một cách đầy đủ cho các bộ phận liên quan để tránh các tình huống phát sinh. 

Cuối cùng, SODAN nghĩa là sự bàn bạc, thảo luận với tất cả các thành viên trong đội nhóm khi có sự cố hay gặp vấn đề khó khăn để cùng đưa ra cách giải quyết tốt nhất.

Đọc thêm:

Quy trình phát triển phần mềm Agile

Giao tiếp hiệu quả – Chìa khóa của doanh nghiệp của thành công

HORENSO được ứng dụng như thế nào trong kinh doanh và giải quyết vấn đề?

Sau khi nắm được HORENSO là gì, bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu các áp dụng HORENSO theo đúng tinh thần của người Nhật Bản để đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc nhé.

HO – Thông báo cho mọi người

Đầu tiên, hãy thực hành “HO” trong HORENSO bằng cách cố gắng tích cực hơn trong các cuộc họp tại nơi làm việc của bạn. Cho dù điều đó có nghĩa là tận dụng cơ hội để lên tiếng và cung cấp một số thông tin, hay chỉ đơn giản là xác định trở thành một người lắng nghe tích cực hơn bằng cách ghi chép, tham gia nhiều hơn vào các buổi họp hàng ngày sẽ củng cố luồng thông tin trong công ty của bạn. Điều này đặc biệt đúng trong đại dịch coronavirus, khi nhiều cuộc họp công ty sẽ được tổ chức trên Zoom, việc thực hành “HO” càng quan trọng hơn bao giờ hết.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thử thuyết trình các cuộc nói chuyện nhóm kéo dài 5 phút vào đầu hoặc cuối mỗi ngày làm việc. Điều này sẽ mang lại cho bạn và đồng nghiệp của bạn cơ hội trao đổi thông tin và luôn cập nhật mọi thứ với tư cách là một nhóm.

REN – Giữ liên lạc và theo dõi

Cách thức mà các công ty sử dụng để trao đổi thông tin phổ biến nhất hiện nay là sử dụng email. Tuy nhiên, một số quan điểm của các chuyên gia cho rằng email không phải là công cụ tốt nhất để giao tiếp với đồng nghiệp của bạn. Nếu bạn có điều gì đó muốn nói với đồng nghiệp hoặc sếp của mình, tốt hơn là bạn nên nói chuyện trực tiếp với họ, hoặc ít nhất hãy thử nói chuyện qua điện thoại. Bạn sẽ không thể đảm bảo được email bạn gửi có bị bỏ lỡ, trôi đi hay thất lạc trong quá trình gửi không, vì vậy giao tiếp trực tiếp vẫn là phương pháp tối ưu nhất. “REN” trong HORENSO liên quan đến giao tiếp phối hợp. Cho dù ở Nhật Bản hay quốc gia khác,mọi người đều coi trọng giao tiếp giữa các đồng nghiệp.

SO – Thảo luận trước khi đưa ra quyết định

Để áp dụng tiêu chuẩn “SO” trong HORENSO, khi bạn phải đưa ra quyết định, điều rất quan trọng là phải hỏi ý kiến ​​đồng nghiệp và sếp của bạn trước khi hành động. Nếu họ có điều gì đó để đề xuất hoặc thay đổi liên quan đến quyết định đó, hãy cố gắng thực hiện những sửa đổi đó một cách ân cần.

Có thể ban đầu bạn sẽ cảm thấy khá “phiền” thậm chí là khó chịu khi phải làm đi làm lại nhiều lần, nhưng hãy nhớ rằng chính sự khuyến khích những “làm lại” này để đảm bảo có thể đưa ra quyết định tốt nhất cho công việc chung của cả công ty.

Horenso quan trọng như thế nào trong công việc?

Horenso quan trọng như thế nào trong công việc?

HORENSO – chìa khóa để WFH trong thời đại luôn biến đổi hiện nay

Trong bối cảnh thế giới luôn biến đổi không ngừng điển hình là tác động của đại dịch Covid-19, Work From Home (WFH) đã không còn xa lạ với tất cả chúng ta và chắc chắn nó sẽ trở thành xu hướng trong tương lai gần. Và để đạt được hiệu quả tối ưu trong công việc, rất nhiều công ty đã lựa chọn sử dụng kỹ thuật HORENSO. Tuy nhiên, làm thế nào để áp dụng HORENSO trong đại dịch? Hãy cùng Học Viện Agile tham khảo 8 tips dưới đây:

  • Các thành viên trong nhóm luôn online trong suốt thời gian làm việc và luôn kiểm tra tin nhắn 15 phút 1 lần để đảm bảo không bị lỡ tin nhắn của đồng nghiệp khi có việc quan trọng.
  • Đặt chế độ hẹn giờ cho lịch họp (bạn có thể sử dụng công cụ Google Calendar) và deadline trên điện thoại để đảm bảo luôn tham dự cuộc họp đúng giờ.
  • Luôn note lại những phần nội dung cần thảo luận trước mỗi buổi họp định kỳ qua các kênh giao tiếp online nội bộ. Tham gia vào meeting trước 5-7 phút để kiểm tra kết nối, đường truyền internet và xử lý sự cố ngay khi có thể để không làm ảnh hưởng đến cuộc họp.
  • Tóm tắt và công bố những nội dung đã được thảo luận trong cuộc họp lên group chung sớm nhất có thể để mọi người cùng nắm được nội dung.
  • Luôn duy trì 1 khung giờ thực hiện báo cáo cố định hàng ngày để không quên lịch.
  • Ưu tiên dùng những công cụ trao đổi công việc chung mà nhóm hay sử dụng để đồng bộ, tiết kiệm thời gian, thu nhận được thông tin một cách đầy đủ, chính xác. 
  • Nếu có bất cứ vấn đề nào phát sinh ảnh hưởng đến công việc, cần báo ngay cho người quản lý trực tiếp.
  • Cuối cùng, khi sử dụng công cụ chat không mang lại hiệu quả thì hãy chuyển sang hình thức call trực tiếp để trình bày vấn đề của mình.
  • Kết luận

HORENSO là một nguyên tắc làm việc không chỉ được áp dụng ở Nhật Bản mà còn được sử dụng hiệu quả ở bất kỳ quốc gia nào. Nếu bạn cảm thấy nơi làm việc của mình đang gặp khó khăn trong việc duy trì luồng thông tin, hãy thử thiết lập tiêu chuẩn HORENSO với đồng nghiệp của bạn. Đặc biệt, đối với những nhà quản lý, HORENSO là một công cụ không thể thiếu. Hiểu và vận dụng đúng HORENSO là một điều vô cùng quan trọng đối với bất cứ một người lãnh đạo nào. 

Hiện nay, học viện Agile đang triển khai khóa học NEO Manager. Trong khóa học này, bạn không chỉ được hiểu được cách áp dụng HORENSO vào trong công việc mà còn được trang bị rất nhiều các công cụ liên quan khác như : Quản trị mục tiêu, giao tiếp đội nhóm hiệu quả,…

Nếu quan tâm đến khóa học, mời tham khảo tại đây!

Khóa học NeoManager

Khóa học NeoManager

Học Viện Agile vọng bài viết sẽ mang lại cho bạn những thông tin hữu ích. Chúc các bạn thành công!