Kanban là gì? Hệ thống bảng Kanban hiệu quả nhất

,

Trong mỗi doanh nghiệp để có thể vận hành và phát triển tốt đều cần có một hệ thống hay quy trình quản lý công việc khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Hiện nay có một mô hình quản trị hay một phương pháp khá nổi tiếng và thành công được nhiều công ty áp dụng, đó chính là Kanban.

>> Học quản lý dự án linh hoạt để tiết kiệm chi phí và giảm thiểu tối đa rủi ro khi vận hành. 

Hệ thống Kanban (Kanban System)

Khái niệm: 

Kanban là phương pháp Agile và nguồn gốc Kanban được phát triển vào cuối những năm 1940 bởi một kỹ sư người Nhật tên là Taiichi Ohno. Agile Kanban Framework tập trung vào việc trực quan hóa toàn bộ dự án trên các bảng nhằm tăng tính minh bạch của dự án và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.


Kanban là một phương pháp Agile nhưng không nhất thiết cần có tính lặp. Các quy trình như Scrum có các lần lặp ngắn (Sprint) là vòng đời của dự án trên quy mô nhỏ, có điểm bắt đầu và kết thúc riêng biệt cho mỗi lần lặp. Kanban cho phép phần mềm được phát triển trong một chu kỳ phát triển lớn. Mặc dù vậy, Kanban là một ví dụ về một phương pháp Agile vì nó đáp ứng tất cả mười hai nguyên tắc đằng sau tuyên ngôn Agile, bởi vì mặc dù nó không có tính lặp, nhưng vẫn có tính tăng trưởng.

4 nguyên lý của Kanban

  • Trực quan hóa công việc

Bảng Kanban là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello.

  • Giới hạn công việc đang làm (Limit WIP – Limit Work In Progress)

Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn WIP còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

  • Tập trung vào luồng làm việc

Việc áp dụng nguyên lý giới hạn WIP và phát triển những chính sách hướng theo nhóm giúp nhóm có thể tối ưu hóa hệ thống Kanban để cải tiến luồng làm việc trơn chu.

  • Cải tiến liên tục

Nhóm đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm, v.v. để từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm

Bảng Kanban

Bảng Kanban – Kanban board là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc và các thẻ đại diện cho các nhiệm vụ. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello.

Hình 1. Minh họa một bảng Kanban đơn giản

Thẻ Kanban

Thẻ Kanban là một hình ảnh đại diện cho một hạng mục công việc. Được dịch từ tiếng Nhật, nó có nghĩa đen là thẻ (ban) trực quan (kan). Nó là yếu tố cốt lõi của hệ thống Kanban vì nó đại diện cho công việc đã được yêu cầu hoặc đang trong quá trình thực hiện. Thẻ Kanban chứa thông tin có giá trị về nhiệm vụ và trạng thái của nó, chẳng hạn như tóm tắt về nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời hạn, v.v.

Lợi ích của Kanban

Lập kế hoạch linh hoạt

Một nhóm Kanban sẽ chỉ tập trung vào công việc đang được tiến hành. Sau khi nhóm hoàn thành một hạng mục công việc, họ sẽ loại bỏ hạng mục công việc tiếp theo vào phần công việc đang làm. Chủ sở hữu sản phẩm có thể tự do sắp xếp lại công việc đang tồn đọng mà không làm gián đoạn nhóm vì bất kỳ thay đổi nào bên ngoài các hạng mục công việc hiện tại đều không ảnh hưởng đến nhóm. Miễn là chủ sở hữu sản phẩm giữ nguyên các hạng mục công việc quan trọng nhất trong số các công việc tồn đọng, nhóm phát triển được đảm bảo rằng họ đang mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp. Vì vậy, không cần lặp lại độ dài như Sprint cố định mà bạn thường thấy trong Scrum.

Chu kì thời gian làm việc được rút ngắn lại

Thời gian chu kỳ là lượng thời gian cần để một đơn vị công việc đi qua quy trình làm việc của nhóm – từ thời điểm công việc bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Bằng cách tối ưu hóa thời gian chu kỳ, nhóm có thể tự tin dự báo việc phân phối công việc trong tương lai. 
Trong Kanban, không phải mỗi người nắm giữ một kỹ năng, vì như vậy nếu người đó không hoàn thành tốt công việc thì sẽ sở thành điểm tắc nghẽn trong quy trình làm việc. Vì vậy, nhóm Kanban luôn hỗ trợ và bổ sung kỹ năng cho nhau, đảm bảo các thành viên luôn được học hỏi và không chỉ tập trung vào kỹ năng nào. Các kỹ năng được chia sẻ có nghĩa là các thành viên trong nhóm có thể đảm nhận công việc không đồng nhất, giúp tối ưu hóa hơn nữa thời gian chu kỳ. Điều đó cũng có nghĩa là nếu có bản sao lưu công việc, toàn bộ nhóm có thể tập trung vào đó để quy trình diễn ra suôn sẻ trở lại. 
Ví dụ: thử nghiệm không chỉ được thực hiện bởi các kỹ sư QA. Các nhà phát triển cũng tham gia. Trong khuôn khổ Kanban, toàn bộ nhóm đều trách nhiệm đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ trong suốt quá trình.

Ít tắc nghẽn hơn

Việc đa nhiệm đôi lúc có thể gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc do có quá nhiều đầu việc khác nhau trong nhóm. Đó là lý do tại sao một nguyên lý chính của Kanban là giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (WIP). Giới hạn công việc đang tiến hành giúp tắc nghẽn và tăng dự phòng trong quy trình của nhóm do thiếu tập trung, con người hoặc kỹ năng. 
Ví dụ: một nhóm phần mềm điển hình có thể có bốn trạng thái quy trình công việc: Việc cần làm, Đang tiến hành, Đánh giá và Hoàn thành. Họ có thể chọn đặt giới hạn WIP là 2 cho trạng thái xem xét mã. 
Đó có vẻ là một giới hạn thấp, nhưng có lý do bởi các nhà phát triển thường thích viết mã mới hơn là dành thời gian xem xét công việc của người khác. Giới hạn thấp khuyến khích nhóm đặc biệt chú ý đến các vấn đề ở trạng thái xem xét và xem xét hoạt động của những người khác trước khi nâng cao đánh giá mã của riêng họ. Điều này sẽ làm giảm thời gian chu kỳ tổng thể.

Số liệu trực quan

Một trong những giá trị cốt lõi là tập trung vào việc liên tục cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhóm với mỗi lần lặp lại công việc. Trong Kanban, công việc sẽ được theo dõi qua biểu đồ, biểu đồ này cung cấp một cơ chế trực quan cho các nhóm để đảm bảo rằng họ đang liên tục cải thiện. Khi nhóm có thể xem dữ liệu, sẽ dễ dàng phát hiện ra các điểm nghẽn trong quy trình (và loại bỏ chúng). Hai báo cáo phổ biến mà đội Kanban sử dụng là biểu đồ kiểm soátsơ đồ luồng tích lũy.

Chuyển giao liên tục

Chuyển giao liên tục (CD) là việc thường xuyên làm việc với khách hàng về tiến trình phát hành sản phẩm (đây là một đặc điểm nổi bật của Agile). 
Tích hợp liên tục (CI) là thực hành tự động xây dựng và kiểm tra mã tăng dần trong ngày. Họ cùng nhau tạo thành một đường ống CI / CD cần thiết cho các nhóm phát triển (đặc biệt là cho các nhóm DevOps) để vận chuyển phần mềm nhanh hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng cao. Kanban và CD bổ sung cho nhau một cách tuyệt vời vì cả hai kỹ thuật đều tập trung vào việc phân phối giá trị đúng lúc (và một lần). 
Ngày nay, một sự thật là nhóm càng cung cấp sự đổi mới cho thị trường nhanh thì sản phẩm của họ sẽ càng có tính cạnh tranh trên thị trường. Và nhóm Kanban tập trung chính xác vào điều đó: tối ưu hóa luồng công việc cho khách hàng (công tác với khách hàng).

Kanban trong IT & Software

Vào năm 2004, Kanban đã được sử dụng trong các hoạt động phát triển phần mềm của Microsoft. Kể từ đó, Kanban đã được nhiệt tình áp dụng trong các nhóm CNTT, Ops, DevOps và ứng dụng / phần mềm.
Kaban không phải là một phương pháp phát triển phần mềm, Kanban là phương pháp Agile mà khi nó áp dụng trong ngành IT&Software sẽ đem đến những cải tiến về quy trình, giảm thời gian. Do đặc thù ngành công nghệ, khi áp dụng Kanban, nhóm có thể liên tục đem đến những sản phẩm cải tiến đáp ứng được những yêu cầu từ phía khách hàng.

Kanban trong quản trị dự án

Ngày nay, Agile đang dần trở nên phổ biến hơn và có thể áp dụng được trong nhiều ngành. Nhờ vào các triết lý hay nguyên tắc Agile, áp dụng Kanban trong quản trị dự án được xem như cách giảm thiểu khá nhiều rủi ro và đem lại tỉ lệ thành công cao cho dự án. Một thực tế rằng chính những công ty hàng đầu thế giới hiện nay cũng đang áp dụng những phương pháp Agile trong quản trị dự án, đặc biệt là Kanban bởi các đặc điểm vượt trội của nó.
Một lưu ý khi áp dụng Kanban trong quản trị dự án đó là cần tuân thủ theo các triết lý và nguyên tắc Agile để đạt được thành công cao nhất, bởi đã có nhiều công ty “Agile nửa vời” nên đã không nhận lại được hiệu quả như kỳ vọng của mình.
Ngoài ra, bạn cũng có thể kết hợp với các phương pháp Agile khác như Scrum để linh hoạt hơn.

Kanban vượt ra khỏi ngành công nghệ

Nguồn gốc Kanban từ ngành sản xuất, sau đó phương pháp Kanban theo Agile được áp dụng nhiều trong ngành công nghệ và đã rất thành công. Giờ đây nó không chỉ bó hẹp trong đó nữa mà còn có thể áp dụng rất hiệu quả cho nhiều loại mô hình công ty hay các ngành nghề khác như Hr, Marketing, Sale,…một cách linh hoạt và đầy tiềm năng trong tương lai.
Ngoài ra, Kanban đã không chỉ được ứng dụng trong làm việc nhóm mà còn cho cả quản lý công việc cá nhân với tên gọi Kanban cho cá nhân.

Trên đây là bài viết giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm Kanban là gì?. Hi vọng, bài viết đã có thể giúp bạn đọc hiểu phần nào về Kanban cũng như cách để thiết lập và sử dụng Kanban hiệu quả.

Để giúp bạn đọc hiểu sâu hơn từ đó áp dụng để nâng cao hiệu suất làm việc, Học viện Agile đã thiết kế khóa học Pragmatic scrum giúp học viên hiểu sâu sắc về Scrum và làm chủ các kỹ năng không chỉ riêng về Kanban, gia tăng khả năng áp dụng trong thực tiễn để doanh nghiệp sử dụng được phương pháp Agile được lựa chọn nhiều nhất cho sáng tạo, năng suất và chất lượng.

Ví dụ áp dụng Kanban tại Học viện Agile

Kanban ngày càng được áp dụng nhiều nhờ vào những ưu điểm của nó. Trong giai đoạn khó khăn do Covid-19 xuất hiện, việc đào tạo cần chuyển sang hoàn toàn trên nền tảng online mà yêu cầu vẫn giữ được chất lượng đào tạo. Học online trong mắt của hầu hết mọi người là một việc không thể đạt hiệu quả 100% như học trực tiếp, tuy nhiên đây lại chính là cơ hội lớn để Kanban thể hiện những ưu thế của mình.

Một minh chứng cụ thể đó là Kanban được áp dụng trong các chương trình dạy online do Học viện Agile tổ chức. Ví dụ chương trình đạo tạo Pragmatic Scrum, Certified ScrumMaster, Certified Scrum Product Owner, Certified Professional Agile Coaching.

Để tổ chức bảng Kanban cho một lớp học, bạn có thể chia thành 3 cột: Backlog, In Progress và Done.

Cột backlog dùng để chứa tất cả các nội dung quan trọng của chương trình học mà học viên sẽ được học hay các mục tiêu học tập. Các nội dung được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống dưới, các đầu mục được giảng dạy trước sẽ ở trên, các đầu mục được giảng dạy sau sẽ ở dưới.

Khi bắt đầu một đầu mục, giảng viên sẽ di chuyển đầu mục sang cột In Progress. Tại một thời điểm, chỉ nên có một đầu mục được kéo sang cột này. Việc này giúp cho học viên nắm được là họ đang đến phần nào của chương trình, và giảng viên tập trung vào chuyển giao kiến thức đúng theo mục tiêu học tập đó. Phần này có thể bao gồm các hoạt động nhóm, hỏi đáp,…

Giảng viên sau khi hoàn thành tất cả các hoạt động học tập cho mục tiêu học tập thì sẽ chuyển đầu mục sang cột Done.  Và cứ tiếp tục cho đến khi hết các mục tiêu học tập.

Khi thực hiện kéo các đầu mục từ Backlog sang In Progress sang Done, giảng viên nên làm với sự chú ý của học viên để giúp mình bạch tiến trình học tập và tăng sự chú ý của học viên.

Ngoài ra, giảng viên có thể thêm một cột nữa để chứa các thông tin thảm khảo cho học viên, như cột External Video, Links & Related Stuff’s trong hình dưới.

Việc tổ chức các mục tiêu học tập theo bảng Kanban giúp học viên nắm được rằng mình đã và đang học được những nội dung nào trong tổng thể chương trình, cũng như giúp giảng viên quản lý sắp xếp thứ tự ưu tiên giảng dạy và phân bổ thời gian hợp lý.

Việc áp dụng Kanban trong giảng dạy tại Học viện Agile đã đem đến những kết quả hết sức tích cực, cụ thể là các học viên đều phản hồi rất tích cực với phương pháp học online như vậy mà vẫn giúp họ nắm được kiến thức và nội dung tốt như khi học trực tiếp.