Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), 14% dự án thất bại, trong số những dự án thành công, gần 50% không hoàn thành đúng thời hạn, 43% vượt quá ngân sách và 32% chuyển giao sản phẩm không đáp ứng được kỳ vọng. Kiểm soát tiến độ dự án là chìa khóa quyết định thành bại của một dự án mà bất cứ Project Manager nào cũng không thể làm ngơ. Các bí quyết, phương pháp và case study cụ thể sẽ có trong bài viết sau đây!
Tại sao kiểm soát tiến độ dự án lại quan trọng đến vậy?
Nếu Project Manager không kiểm soát tốt tiến độ dự án có thể dẫn đến các tình trạng như:
Theo chia sẻ của một số Project Manager, có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc chậm tiến độ dự án, có rủi ro đã lường trước nhưng cũng có những rủi ro phát sinh không ngờ đến và buộc phải chấp nhận lùi tiến độ để xử lý. Việc phát sinh nhiều bugs trong quá trình sản xuất, Nhân sự kiêm nhiệm nhiều dự án, Năng lực của nhân sự chưa thực sự đáp ứng được công việc được giao nhưng không có người hỗ trợ, thay thế để ứng phó với deadline của công việc đó, Các bên liên quan tác động đến timeline, Khách hàng thay đổi liên tục yêu cầu, Kinh nghiệm quản lý thiếu sót, chưa áp dụng đúng các quy trình nghiệp vụ, Khả năng kết hợp trong team chưa tốt, không theo sát quy trình,…
Project Manager (PM) cần có năng lực quản lý tiến độ để hỗ trợ các thành viên trong team làm việc hiệu quả. Bởi vì, nếu người quản lý không có khả năng quản lý tiến độ, có thể dẫn đến không kịp thời hạn bàn giao sản phẩm hoặc không thể biết được tiến độ của từng thành viên. Tóm lại, Project Manager phải liên tục xác nhận thời hạn bàn giao sản phẩm cũng như tiến độ công việc của từng thành viên, đồng thời suy nghĩ xem có thể làm gì để đẩy nhanh tiến độ, trong trường hợp tiến độ bị chậm thì làm sao để khắc phục.
Bí quyết kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả
Có nhiều công cụ trực quan hóa giúp giám sát tiến độ dự án và chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số công cụ thường được các nhóm dự án sử dụng.
Burndown chart là một công cụ có thể giúp các nhà quản lý và nhóm dự án có thể theo dõi còn bao nhiêu công việc còn lại để đạt được mục tiêu dự án và còn bao nhiêu thời gian để thực hiện nó.
Biểu đồ này có hai trục và hai đường
Chi tiết về biểu đồ Burndown
Các bước thực hiện:
Kanban là một phương pháp rất nổi tiếng và hiệu quả, thừa hưởng những nguyên lý ưu việt đã được chứng minh từ các công ty Nhật Bản. Sử dụng Kanban sẽ giúp tạo thói quen lập kế hoạch, trực quan hóa tiến độ công việc và loại bỏ lãng phí. Việc duy trì một luồng công việc trôi chảy sẽ giúp nhóm thoải mái và đạt hiệu quả cao hơn.
Một bảng Kanban cơ bản thường bao gồm ba cột, ứng với ba trạng thái:
Chi tiết một bảng Kanban cơ bản
Các bước thực hiện:
Bước 1: Tìm một tấm bảng và chia nó thành 3 cột và lần lượt đặt tiêu đề cho chúng là: Cần làm, Đang làm và Hoàn thành.
Bước 2: Lần lượt ghi các đầu việc vào từng mảnh giấy dán, đánh giá độ ưu tiên và xếp chúng vào trong cột cần làm. Nhóm cũng có thể phân loại công việc bằng cách sử dụng các mảnh giấy dán có màu khác nhau.
Bước 3: Khi quyết định bắt đầu một công việc, thành viên nhóm di chuyển nó từ cột Cần làm sang cột Đang làm. Có thể ghi lại thời gian để sau này biết được là mình đã làm trong bao lâu. Lưu ý là ta chỉ có thể xử lý tốt từ 3 đến 5 công việc cùng một lúc, còn nếu nhiều hơn thì ta sẽ không thể tập trung
Bước 4: Khi đã giải quyết xong một hạng mục, di chuyển nó sang cột Hoàn thành. Và có thể chọn bắt đầu một công việc mới.
Ý tưởng của họp hằng ngày là mỗi ngày cả nhóm dự án đứng 15 phút để cập nhật tình trạng công việc của mỗi người, cùng với khó khăn cản trở tiến độ dự án. Công cụ này giúp nhóm tự kiểm tra, tự theo dõi, tự kiểm soát tiến độ.
Những bước các nhóm dự án cần làm để tổ chức một cuộc họp hằng ngày thành công:
Bước 1: Chọn ra người điều phối:
Người điều phối có thể chính là quản lý dự án
Bước 2: Điều phối viên chuẩn bị cho cuộc họp:
Bước 3: Cập nhật tiến độ công việc:
Các thành viên cập nhật tiến độ công việc lên bảng Kanban hoặc biểu đồ Burndown trước cuộc họp.
Bước 4: Đề phòng cuộc họp bị gián đoạn:
Người điều phối đảm bảo không có ai ngoài nhóm ngăn cản hoặc làm gián đoạn cuộc họp
Bước 5: Tiến hành cuộc họp
Trích từ bài tham luận của diễn giả Agile Coach Nguyễn Minh Phúc – Trưởng phòng Giảng huấn, Học viện Agile tại Agile Vietnam Conference 2023 về một số kỹ thuật để quản lý dự án tốt hơn.
Dự án này là dự án làm với khách hàng Nhật Bản, họ có một website đã sử dụng 30 năm rồi, và đến thời điểm hiện tại họ không thể phát triển thêm tính năng vì không có tài liệu mô tả, cũng như ngôn ngữ sử dụng đã quá cũ rồi không còn hỗ trợ nữa. Yêu cầu của khách hàng rất đơn giản là họ muốn làm lại website giống với website cũ nhưng bằng ngôn ngữ mới để có thể phát triển thêm tính năng, không có tài liệu gì cả muốn biết thì lên website tự tìm hiểu. Sợ nhất là những yêu cầu chỉ có 1 dòng như thế này. Team này ban đầu không có người, thường nỗi đau của đội ITO là về nguồn lực, nguồn lực vừa thiếu lại vừa yếu. Và team này cũng không ngoại lệ, dự án bắt đầu chậm 2 tuần do không có người, tức là từ 9 tuần rút xuống còn 7 tuần để hoàn thành. Dự án này là dự án hạn chót cố định rất thách thức, thường chúng ta nói chuyện áp dụng Agile cho các dự án không có hạn chốt cố định nhưng đây là một case study áp dụng cho dự án hạn chót cố định, mọi người sẽ thấy nó hơi khác.
Cơ bản vì yêu cầu không rõ ràng nên là kết hợp hai phương pháp Waterfall và Agile, Waterfall ở thời điểm đầu để làm rõ yêu cầu. Có một bạn ngồi với khách hàng ở thời điểm đầu, vẽ ra 40 màn hình để xác nhận với khách hàng, không cần một yêu cầu chi tiết nhưng ít nhất là phải có danh sách các màn hình sau đó mới bắt đầu thực hiện theo Agile.
Phương pháp kết hợp mô hình Agile và Waterfall
Khi thực hiện chia thành các phân đoạn, và mỗi phân đoạn thực hiện theo đúng mô hình bao gồm: xây dựng, đo đạc xong rồi cải tiến. Độ dài Sprint 1 tuần, mỗi tuần đều thực hiện xây dựng, đo đạc và cải tiến.
Đầu tiên là xây dựng Product Backlog, sử dụng Jira để quản lý Product Backlog, sắp xếp độ ưu tiên theo từng màn hình.
Team này có điểm đặc biệt là sử dụng bảng vật lý để làm Sprint Backlog, bảng vật lý rất là hay trong việc trực quan công việc, tiến độ công việc ai cũng nhìn thấy được, sếp đi qua cũng nhìn thấy và vô hình chung trở thành áp lực để team cải tiến. Bảng công việc bao gồm bảng Kanban và biểu đồ Burndown rất quan trọng, và các hành động retrospective (Cải tiến) để team có thể tiện thực hiện theo.
Đây là 2 Burndown của Sprint 3 và Sprint 5. Burndown Sprint 3 rất chậm nhưng đến Sprint 5 thì khối lượng công việc gấp rưỡi Sprint 3, nhưng team vẫn bám sát được kế hoạch. Bởi vì công việc bị dồn về cuối do những Sprint đầu team không hoàn thành, mà deadline đã fix rồi, nên các Sprint sau khối lượng công việc bị dồn lại. Câu chuyện ở đây là đương nhiên ban đầu team sẽ làm chậm, do team phải mất công tìm hiểu, mất công học và nghiên cứu nhưng khi làm Agile đúng thì không phải là mình áp dụng quy trình Scrum hay Kanban mà phải xem là Sprint sau tốc độ có nhanh hơn Sprint trước hay không, nó có tốt hay không có phải cải tiến gì không.
>> Tìm hiểu thêm về Scrum Agile tại đây !
Năng suất của team tăng lên theo thời gian do team thực hiện việc cải tiến rất tốt. Đây có đưa ra một số hoạt động cải tiến, ban đầu thì team chưa thống nhất được hết về mặt quy trình cách làm nhưng càng về sau team càng ăn ý với nhau, thống nhất được cách phát triển như nào, review như nào, thực hiện ra sao qua từng Sprint.
Và đây là kết quả năng suất đo bằng function point, Sprint 5 có năng suất gấp đôi so với năng suất trung bình ở Sprint 1 và 2. Năng suất tăng rất nhanh và ổn định.
Đúng theo mô hình Tuckman, team trải qua các giai đoạn hình thành, sóng gió, ổn định, hiệu suất cao. Ở Sprint 1 hình thành, Sprint 2,3 sóng gió có một bạn phải ra đi và có hai bạn mới vào, team bất ổn vì thay đổi nhân sự. Team đạt độ ổn định ở Sprint 4, và hiệu suất cao ở Sprint 5, 6. Năng suất team tăng ổn định, và đây là dấu hiệu cho thấy đang áp dụng Agile đúng, để đánh giá cần nhìn vào kết quả cuối chuyển giao cho khách hàng.
Hiệu quả làm việc khi triển khai Agile trong dự án theo mô hình Tuckman
Chất lượng thì rất ổn, tất cả các chỉ số chất lượng đều đảm bảo. Trước đây Waterfall thì mình chuyển giao một lần thôi, nhưng làm Agile thì mình chuyển giao sản phẩm sớm cho khách hàng, từ đó khách hàng có thể phản hồi sớm và điều này khiến khách hàng rất hài lòng. Khách hàng trả về 6 lỗi thôi, ngoài ra có 23 CR (change request – yêu cầu sửa đổi) và họ rất sẵn sàng trả thêm tiền để làm các CR này.
Và một chỉ số rất quan trọng trong ngành ITO là chỉ số quản lý nguồn lực Effort Efficiency. Với ngành ITO thì chỉ số EE trên 90% thì chứng tỏ là quản lý nguồn lực tốt, dự án này tuy là bắt đầu chậm 2 tuần chỉ có 7 tuần để thực hiện công việc của 9 tuần nhưng chỉ số nguồn lực đạt 99%.
Thành công của một dự án phụ thuộc đến 70-80% vào kỹ năng quản lý dự án. Theo dõi và kiểm soát tiến độ công việc giúp nhà quản lý nắm bắt tiến trình triển khai công việc thực tế, nhận diện và giải quyết các vấn đề, tối ưu hóa và cải tiến liên tục hiệu suất công việc của nhóm dự án. Kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả chính là mấu chốt để hoàn thành dự án đúng thời hạn, đúng kỳ vọng ban đầu và tối ưu chi phí cơ hội cho doanh nghiệp.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
