Lập kế hoạch luôn luôn là hoạt động quan trọng của mỗi công ty bất kể có thực hiện OKRs hay không. Hoạt động lập kế hoạch sẽ có ảnh hưởng lớn đến mức độ thành công của việc triển khai. Hoạt động lập kế hoạch OKRs nên được thực hiện trực tiếp, không nên thực hiện online để đảm bảo tất cả các thành viên đều hiểu rõ từng OKRs đề cập tới điều gì.
Khoảng 4.5 giờ, chia làm 2 phiên, giữa mỗi phiên giải lao 30 phút. Nếu phiên đầu tiên thảo luận tốt, thì có thể bỏ phiên thứ hai.
Nếu là họp cấp công ty, thành phần tham gia là Tổng Giám đốc, quản lí cấp cao. Nếu cuộc họp cấp phòng ban, thành phần tham gia là trưởng bộ phận và team leader; Nếu cuộc họp cấp division, thành phần tham gia là team leader và toàn bộ thành viên.
Bạn có thể chọn một trong bốn cách sau đây:
Thu thập input từ các thành viên trong nhóm nhỏ/nhóm quản lý. Sau đó trong buổi lập kế hoạch chỉ cần thực hiện hoạt động thảo luận và lựa chọn những OKRs sẽ thực hiện trong quý/năm.
Xây dựng OKRs cho nhóm trong chính buổi lập kế hoạch: Mỗi thành viên trước khi tham gia buổi workshop tự chuẩn bị sẵn 1-2 Mục tiêu trong đầu. Mỗi người viết từng mục tiêu ra note nhỏ và dán lên tường. Nhiệm vụ của người chủ toạ sẽ loại bỏ các Mục tiêu giống nhau và ghép các mục tiêu liên quan đến nhau khi thảo luận cùng cả nhóm.
Mẹo: Nên làm việc theo nhóm nhỏ, có thể chỉ gồm 2 người. Nếu việc xây dựng bản nháp ở bước này nhất định phải có sự tham gia của nhiều người thì hãy thu thập ý kiến của họ cho OKRs thông qua email hoặc khảo sát trước khi bắt đầu thảo luận. Sau đó, nhóm nhỏ có thể thảo luận dựa trên các vấn đề được đề cập đến như chiến lược, môi trường cạnh tranh, …
Mẹo: Làm việc với nhóm lớn hơn, phát triển hệ thống điểm cho các kết quả then chốt. Việc thảo luận trong nhóm lớn hơn có thể dẫn đến việc các quan điểm có thể không được đồng ý bởi 100% thành viên trong nhóm. Điều ấy không có vấn đề gì lớn, bởi chính điều khác biệt ấy sẽ giúp cho việc thảo luận OKRs được kĩ càng hơn. Tuy nhiên, dù không phải 100% thành viên đồng ý, đến cuối cùng, bản OKRs vẫn cần được công khai, và cam kết dưới danh nghĩa của một nhóm sẽ hỗ trợ và cùng làm việc trên bản OKRs đã đưa ra.
Mẹo: OKRs ở cấp độ nhóm nên được xây dựng trong bối cảnh của một nhóm đa chức năng. Trao đổi với trưởng nhóm của nhóm khác có liên quan để thống nhất các yếu tố phụ thuộc, chia sẻ với họ nhóm bạn sẽ phụ thuộc và nhóm ấy để đạt được mục tiêu như thế nào để từ đó điều chỉnh sự phụ thuộc của OKRs. Hệ thống điểm sẽ giúp chúng ta xác định mức độ phụ thuộc của nhóm bạn với nhóm khác.
– 0.3 là điểm tối thiểu mà nhóm của bạn có thể đạt được mà không có sự trợ giúp
– Khoảng từ 0.3 đến 0.7 sẽ chỉ ra sự phụ thuộc và bạn cần thảo luận với trưởng nhóm của nhóm khác để đồng ý về tính phụ thuộc và điều chỉnh mục tiêu để thể hiện sự tồn tại của sự hỗ trợ.
Nếu không muốn phải bận rộn với các con số, một cách khác chúng ta cũng có thể thực hiện trong giai đoạn này, gồm 4 bước như sau:
Bước 1: Liệt kê các nhóm hay các cá nhân nên phối hợp cùng khi triển khai OKRs của bạn/nhóm bạn (giới hạn là 3-10), làm rõ Nhóm/cá nhân mà bạn/nhóm bạn phụ thuộc và Nhóm/cá nhân mà phụ thuộc vào bạn/nhóm bạn.
Bước 2: Xác nhận danh sách trên với nhóm trưởng/ quản lí của bạn/nhóm
Bước 3: Trình bày OKRs của bạn/nhóm với từng người trong danh sách ở B1. Xác nhận việc phối hợp thông qua trao đổi trực tiếp với từng người, không thực hiện qua email.
Bước 4: Điều chỉnh lại OKRs của bạn dựa trên trao đổi, phản hồi ở B3.
Sau khi có bản OKRs cập nhật, hãy chuyển bản ấy đến các thành viên còn lại của nhóm để góp ý qua email.
Mẹo: Mô tả sự liên kết của quá trình và kết quả trong buổi review với cấp cao hơn để đảm bảo họ hiểu các chỉ số, ý nghĩa của thang điểm đằng sau các mục tiêu mà chúng ta trình bày.
Mẹo: Đặt OKRs ở vị trí trung tâm và trao đổi OKRs ở buổi họp nhóm, và trao đổi 1:1.
Xây dựng OKRs là một việc khó, yêu cầu sự tham gia nghiêm túc của toàn công ty, với các cuộc trao đổi nghiêm túc về các lựa chọn, định hướng cho công ty.
Giữ nhóm nhỏ, 10 người hoặc ít hơn, và bắt buộc phải bao gồm Tổng Giám đốc, các quản lí cấp cao.
4.5 giờ trao đổi, chia thành 2 session, nghỉ 30 phút giữa hai phiên. Nếu phiên đầu tiên thảo luận tốt, thì có thể bỏ phiên thứ hai.
Tập trung vào mục đích của buổi họp là để xây dựng mục tiêu. Không dùng điện thoại và máy tính nhiều nhất có thể để khuyến khích sự tập trung và nhanh chóng của người tham gia.
Bài viết liên quan:
