OKRs Check-in hàng tuần và OKRs check-in giữa quý

,

OKRs là một phương pháp đặt và quản trị mục tiêu, vì vậy việc kiểm soát thưởng xuyên mục tiêu để đảm bảo đúng tiến độ đạt được là rất quan trọng. Mọi người thường đặt ra mục tiêu nhưng lại quên mất việc phải bám sát nó và để mục tiêu đi vào dĩ vãng. Điều này sẽ khiến cho đến cuối cùng chặng đường bạn mới giật mình nhận ra rằng mình đã đi lệch hướng hoặc đi quá chậm. Đó là lí do vì sao chúng ta luôn cần có những phiên OKRs check-in hàng tuần hay check-in giữa quý để mục tiêu được đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.

Trong phiên Check-in, tất cả những khó khăn hay chướng ngại vật cản trở đến việc đạt được các OKRs sẽ được nêu ra và giải quyết, đó là điển hình cho câu nói “Tin xấu đến muộn còn tồi tệ hơn tin xấu”.

OKRs check-in giữa quý

OKRs check-in giữa quý

Checklist thực hiện OKRs check-in

Chuẩn bị

Mỗi thành viên trong nhóm nên review lại công việc của nhóm và công việc của cá nhân đã thực hiện trong tuần trước buổi check-in

Time-box

Hoạt động check-in hàng tuần nên được diễn ra không quá 1 giờ.

Cấu trúc cho buổi check-in

Bao gồm các hoạt động như bảng ma trận 2×2 dưới đây:

Tiến độ OKRs Mức độ tự tin
Điều gì đã thay đổi trong Kết quả then chốt kể từ lần check-in trướcChúng ta tự tin đạt được kết quả then chốt như thế nào? Mức độ này tăng lên hay giảm đi
Trở ngạiCải tiến
Điều gì đang khiến cả nhóm chậm lạiChúng ta dự định sẽ làm gì để cải tiến kết qủa?

 

  • Với cấu trúc này, chúng ta cần ưu tiên các công việc/KR của nhóm, thảo luận ưu tiên các vấn đề của nhóm để tìm ra giải pháp/ phương thức tiếp cận để mục tiêu cuối cùng là cả nhóm đạt được OKRs cuối quý.
  • Ma trận này không ưu tiên việc thảo luận các OKRs cá nhân, các công việc ưu tiên của cá nhân.

Một tiến trình khác có thể sử dụng cho phiên OKRs check-in

  • Logistics: Bằng cách chia sẻ lịch trình của từng cá nhân, cả nhóm có thể xác định được ai đang đứng ở vị trí nào, tiến độ nào sau một tuần.
  • Priorities: Mỗi cá nhân nên xác định những việc làm sẽ ưu tiên trong tuần tới để tiến đến gần hơn việc đạt được OKRs.
  • Status: Bởi vì chúng ta xác định điểm số của mỗi KR ngay khi bắt đầu quý, hàng tuần, cả nhóm có thể xác định mức độ tự tin hiện tại của cả nhóm để đạt được OKRs. Mỗi cá nhân trong nhóm nên cảm thấy tự tin khi chia sẻ những vấn đề khó khăn, bởi điều quan trọng nhất là đặt câu hỏi “Tại sao?” Tại sao mức độ tự tin tăng lên? Tại sao lại giảm xuống?
  • Engagement: Chứng ta dùng buổi check-in tuần để khuyến khích việc hoạt động trơn tru của cả nhóm. Liệu rằng cả nhóm có đang tích cực, chủ động thực hiện các công việc để đạt được mục tiêu không?
  • The big picture: Cả nhóm sẽ xác định “health metric” bằng cách thảo luận bất cứ những thay đổi gần đây hoặc những vấn đề có liên quan đến OKRs, và những điều ấy có thể ảnh hưởng đến OKRs của cả nhóm như thế nào?

Bài viết liên quan: Case Studies: BRAVESTARS GAME – OKR và doanh nghiệp sáng tạo.

Có một mẹo nhỏ đối với phần xác định mức độ tự tin, đó là khi bắt đầu thiết lập các kết quả then chốt ở thời điểm bắt đầu quý, chúng ta có thể thiết kế mức độ tự tin ở điểm 0.5. 50% cơ hội dường như có thể chấp nhận được. Với bối cảnh đó, trong suốt quý, chúng ta có thể ngồi lại cùng cả nhóm và hỏi xem mức độ tự tin của chúng ta đang ở đâu? Với tất cả các dữ liệu, thông rtn mà chúng ta có trong buổi check-in, chúng ta tự tin sẽ đạt được kết quả then chốt như thế nào? 8 trên 10 hay chỉ 2 trên 10? Cũng có một cách thức khác để đánh giá mức độ tự tin của nhóm, không dùng đến các con số để tránh sự nhầm lẫn, chúng ta có thể dùng bảng ba màu như sau:

Xanh lá cây: Sẽ đạt được kết quả then chốt

Màu vàng: Có rủi ro nhưng chúng ta tin tưởng rằng chúng ta có thể làm được

Màu đỏ: Không tin là chúng ta làm được

Đối với việc xác định mức độ tự tin, bất cứ là vấn đề gì thì tất cả các thành viên nên cùng thảo luận chúng. Đây là một kĩ thuật liên kết để giúp chúng ta khuyến khích từng thành viên một cách nhanh chóng, đồng thời kiểm tra chỉ số sức khoẻ của OKRs của nhóm. Màu đỏ không có nghĩa là nhóm nên từ bỏ mà nên thay đổi cách thức tiếp cận.

Sau mỗi buổi check-in, mỗi thành viên trong nhóm nên hiểu rõ các công việc ưu tiên của đồng nghiệp mình trong tuần tới, và chuẩn bị cho bất cứ sự hợp tác cần thiết nào giữa các cá nhân để đảm bảo tiến độ OKRs.

OKRs để đúng và hiệu quả

OKRs để đúng và hiệu quả

Check-in giữa quý

Hoạt động rà soát giữa kì nên bao gồm các chủ đề đã được liệt kê trong các buổi Check-in hàng tuần, nhấn mạnh tình trạng triển khai hiện tại, sau đó thảo luận các hoạt động thực hiện trong nửa quý còn lại để đạt được OKRs.

Tìm hiểu sâu hơn về OKRs tại đây!

Đào tạo OKR của Học viện Agile tại doanh nghiệp CO-WELL

Đào tạo OKR của Học viện Agile tại doanh nghiệp CO-WELL