Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng mềm cần thiết đối với công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể sử dụng hiệu quả 24 giờ mỗi ngày. Hãy cùng luyện tập quản lý thời gian với bộ bí quyết được bật mí trong bài viết dưới đây nhé.
Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng mỗi cá nhân cần rèn luyện và trau dồi mỗi ngày để đạt hiệu quả trong công việc. Quản lý thời gian là cách phân chia, sắp xếp thứ tự làm việc sao cho đảm bảo tiến độ hoàn thành trong khoảng thời gian xác định.
Hiểu rõ về tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn có những định hướng đúng đắn, kế hoạch chỉnh chu, cụ thể giúp bạn chủ động tự tin hơn trong cả công việc và cuộc sống cá nhân. Vậy, quản lý thời gian có tầm quan trọng như thế nào?
Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn tập trung cao độ vào công việc, có nhiều thời gian suy nghĩ, sáng tạo, kiểm soát tiến trình thực hiện công việc, nâng cao khả năng ra quyết định và hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn đề ra.
Kiểm soát được tiến trình công việc, bạn không còn rơi vào vòng luẩn quẩn không tìm ra giải pháp xử lý công việc, chạy đua với deadline, giúp bản thân thoát khỏi tình trạng căng thẳng, stress, gây ra nhiều hệ lụy tinh thần ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ công việc.
Những thói quen xấu là một trong những yếu tố khiến bạn lãng phí thời gian. Khi bạn quản lý thời gian tốt đồng nghĩa bạn đã học được cách hạn chế những thói quen xấu tác động đến thời gian làm việc của bạn.
Hoàn thành công việc nhanh chóng, rút ngắn thời gian làm việc, khiến bạn tích lũy thêm nhiều thời gian rảnh để thực hiện công việc khác hoặc dành cho bản thân, quản lý thời gian tốt giúp bạn cân bằng hiệu quả giữa công việc và cuộc sống, có nhiều niềm vui, tạo động lực làm việc, nâng cao sự tự tin, chủ động trước các mối quan hệ.
=> Xem thêm: Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian với nhân sự 4.0
Việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả khoa học mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời dành cho mỗi người trong công việc và cuộc sống cá nhân.
Khi thực hiện bất cứ công việc gì, bạn cũng cần đặt ra mục tiêu để bản thân vạch ra những bước đi đúng hướng tiến đến đích cuối cùng. Để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian thành công, bạn cũng cần xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng giúp chủ động và kiểm soát được những trường hợp phát sinh xuất hiện bất ngờ trong kế hoạch.
Liệt kê những kế hoạch cần thực hiện để đạt được mục tiêu. Chia nhỏ kế hoạch thành từng công việc nhỏ giúp giảm tải áp lực, căng thẳng khi làm việc. Mỗi lần hoàn thành xong một đầu việc trong danh sách sẽ mang đến cho bạn cảm giác hứng khởi, tự tin, cảm giác sắp chạm đến đích thành công, tạo động lực để bạn sẵn sàng hoàn thành những công việc còn lại.
Để rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể ứng dụng công cụ quản lý công việc: Notice, To Do List,… để hoàn thành ghi chú và phân loại, sắp xếp công việc khoa học, hợp lý hơn.
Lập danh sách chi tiết, cụ thể để đạt được hiệu quả trong công việc
=> Xem thêm: 10 công cụ quản lý thời gian lý tưởng cho nhà quản lý
Để đạt được hiệu quả công việc tối ưu, bạn cần ứng dụng nguyên lý Pareto lựa chọn 20% công việc mang lại 80% giá trị hiệu quả. Sau khi thanh lọc công việc, bạn có thể sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower để phân biệt đặc tính quan trọng và khẩn cấp của từng công việc. Dựa vào nguyên lý vận hành ma trận Eisenhower để thực hiện công việc theo mức độ ưu tiên.
=> Xem thêm: Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower. Bạn đã biết?
Một kế hoạch làm việc khoa học được đánh giá dựa trên yếu tố sắp xếp công việc hợp lý, cụ thể, không bị rối loạn chồng chéo với nhau. Để kế hoạch được thiết lập một cách tốt nhất, căn cứ vào nhịp sinh học của mỗi cá nhân để xác định khoảng thời gian vàng, thực hiện công việc quan trọng đạt hiệu suất cao nhất.
Ví dụ có người sẽ bắt đầu làm việc tốt nhất vào lúc 7h – 10h, nhưng lại có những trường hợp bắt đầu làm việc vào lúc 9h sẽ mang lại năng lượng dồi dào nhất.
Tuy nhiên, không đồng nghĩa là bạn chỉ nhất thiết thực hiện công việc trong khoảng thời gian vàng và sẽ nghỉ ngơi vào những khoản thời gian còn lại. Vào những khoản thời gian ít có sự tập trung bạn có thể xử lý những công việc hằng ngày không quan trọng.
Căn bệnh trì hoãn và những yếu tố gây xao nhãng là một trong những nguyên nhân tác động tiêu cực đến kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Những hậu quả nghiêm trọng có thể xảy ra: nhịp công việc chậm chạp, trễ deadline, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc, gián đoạn sự phát triển trong công việc. Một số nguyên nhân dẫn đến tình trạng trì hoãn và làm bạn xao nhãng mất tập trung trong công việc:
Một số phương pháp hay giúp bạn loại bỏ những yếu tố xao nhãng, trì hoãn:
=> Xem thêm: Ứng dụng phương pháp quản lý thời gian Pomodoro như thế nào?
Sử dụng phương pháp Pomodoro để loại bỏ những yếu tố làm bạn xao nhãng, mất tập trung
Thời gian chết là khoảng thời gian bị ngừng lại, không có kế hoạch thực hiện trong khoảng thời gian này. Thời gian chết tồn tại do sự xuất hiện của những trường hợp bất khả kháng: cúp điện, delay phương tiện di chuyển, bạn đến văn phòng sớm hơn 10 phút,… Nếu không biết cách tận dụng, khoản thời gian này sẽ trôi qua một cách vô nghĩa. Vậy trong khoảng thời gian chết chúng ta cần làm gì?
Bạn đừng trở thành người đa nhiệm, ôm đồm nhiều việc trong cùng một lúc. Đôi khi vì sợ ảnh hưởng đến hòa khí trong mối quan hệ và e ngại với đồng nghiệp nên bạn đã nhận làm thêm việc mặc dù khối lượng công việc của bạn chưa hoàn thành xong. Đây là cách làm việc không hiệu quả.
Bạn cần học cách từ chối khéo léo những lời đề nghị của cấp trên hay đồng nghiệp, giải thích tình trạng công việc của bạn hiện tại. Tin chắc rằng mọi người sẽ hiểu và thông cảm cho lời từ chối của bạn. Bên cạnh đó, biết cách nói từ chối giúp bạn làm chủ được lịch trình của mình, thể hiện bạn là người mạnh mẽ quyết đoán, có chính kiến sẽ nhận được sự tôn trọng từ mọi người nhiều hơn.
Một trong những con đường giúp bạn nâng trình kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất đó là tham gia vào chương trình đào tạo quản lý NeoManager. Khóa học được thiết kế nội dung toàn diện, nền tảng lý thuyết chuyên sâu kết hợp 22 công cụ kỹ thuật quản lý thực tiễn: Pomodoro, Eisenhower, Kanban,…Giá trị của khóa học mang lại giúp bạn kiểm soát thời gian hiệu quả, cân bằng công việc và cuộc sống, gia tăng hiệu suất làm việc, tự tin và làm chủ bản thân trong mọi tình huống.
Bài viết trên đây đã giúp người đọc hiểu rõ hơn về kỹ năng quản lý thời gian và bật mí những bí quyết vàng giúp bạn thành công hơn trong việc làm chủ quỹ thời gian quý giá của mình. Từ đó, thay đổi tư duy, linh hoạt hơn trong công việc và phát triển năng lực vượt trội hơn trong tương lai.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
