Một kỹ năng cần thiết mà bất kỳ nhân sự thời kỹ 4.0 phải có là quản lý thời gian để giúp bạn đạt thành công trong cả công việc và cuộc sống. Vậy tầm quan trọng của việc quản lý thời gian là gì? Tại sao quản lý thời gian tối ưu lại mang đến sự thành công trong công việc, cuộc sống. Bài viết này, Học viện Agile sẽ bật mí ngay cho bạn nhé!

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian đối với nhân sự thời 4.0?

Tăng năng suất làm việc, hiệu quả công việc 

Khi hiểu rõ được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian, nhân sự thời 4.0 sẽ biết cách để sắp xếp công việc và nhiệm vụ hàng ngày. Việc sắp xếp này sẽ dựa trên mức độ quan trọng và ưu tiên: công việc nào là quan trọng hơn, nhiệm vụ vào cần ưu tiên hoàn thành…

Điều này sẽ giúp nhân sự vừa tăng năng suất làm việc vừa có hiệu quả công việc cao. Bên cạnh đó, bạn sẽ có thể những khoảng thời gian trống để thực hiện thêm công việc khác.

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian giúp tăng năng suất làm việc

Giảm bớt áp lực, căng thẳng

Áp lực luôn song hành với công việc. Làm sao để đúng “deadline”, làm sao công việc có kết quả tốt,… đã khiến nhiều nhân sự cảm thấy căng thẳng. Tuy nhiên nếu kiểm soát được thời gian làm việc hiệu quả, bạn hoàn toàn có thể giải tỏa căng thẳng, giảm áp lực “deadline”.

Ngoài ra, khi làm chủ được thời gian, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn dành cho bản thân, gia đình và những việc mang đến niềm vui sau giờ lao động căng thẳng. 

Rèn luyện khả năng quyết đoán

Việc dành quá nhiều thời gian để quyết định cho một công việc nhỏ là điều không thực sự cấp thiết và làm lãng phí thời gian. Do đó, quản lý thời gian sẽ giúp nhân sự thời 4.0 rèn luyện được khả năng quyết đoán trong việc lựa chọn và đưa ra cách giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Quản lý tốt thời gian giúp rèn luyện sự quyết đoán

Hạn chế thói quen xấu

Trì hoãn công việc, dễ bị tác động bên ngoài,… là những thói quen xấu gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của  cá nhân và tập thể. Loại bỏ những thói quen xấu chính là cách để quản lý thời gian hiệu quả. Một thói quen xấu gây ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian đó chính là trì hoãn.

Khi thiếu các kỹ năng quản lý thời gian, nhân sự sẽ làm việc mà không có kế hoạch, không có mục tiêu, không có thời gian biểu chính xác. Điều này kết hợp với tác nhân bên ngoài (điện thoại, email,…) sẽ khiến bạn rơi vào tình trạng thường xuyên trì hoãn công việc. Và đương nhiên, chậm “deadline” là hệ quả không thể tránh khỏi.

Nâng tầm giá trị bản thân

Quản lý thời gian khoa học, hiệu quả sẽ giúp bạn có thêm quỹ thời gian dành cho bản thân. Khi đó, bạn sẽ có thêm thời gian cho việc phát triển bản thân, mở rộng các mối quan hệ,… Bạn có thể tham gia khóa học kỹ năng hay đọc thêm vài cuốn sách để cải thiện kỹ năng và nâng tầm giá trị của bản thân. Bên cạnh đó, luôn là người đúng hẹn, có kết quả làm việc tốt, bạn sẽ dễ dàng chứng minh được năng lực và giá trị của bản thân đối với công ty.

Nâng tầm giá trị của bản thân khi quản lý thời gian hiệu quả

3 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Phương pháp 4D

4D là một phương pháp quản lý thời gian đơn giản, dễ thực hiện và có hiệu quả rất cao. 4D là từ viết tắt để mô tả nguyên tắc và cách thức thực hiện phương pháp quản lý này bao gồm:

• Do: Làm công việc quan trọng trước tiên, bạn cần đảm bảo hoàn thành công việc này trước khi chuyển sang công việc kế tiếp.
• Dump: Loại bỏ triệt để những công việc vô nghĩa để tiết kiệm thời gian.
• Delegate: Lựa chọn giao việc cho người có khả năng phù hợp.

Defer: Trong trường hợp không thể thực hiện công việc quan trọng ngay, ghi chép lại và xác định thời gian hoàn thành cụ thể.

Phương pháp quản lý thời gian theo nguyên tắc 4D

Phương pháp Pareto

Pareto hay còn được gọi là 80/20 là cách thức quản lý thời gian thông minh. Hai con số 80 và 20 ở đây có nghĩa là 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả. Ví dụ: Pareto sẽ giúp bạn chỉ cần đến 20% quỹ thời gian để đạt được 80% kết quả công việc.

Trên thực tế, 80/20 không phải là hằng số tuyệt đối. Con số này sẽ giúp tạo ra nguyên tắc bất biến là nỗ lực giải quyết 80% công việc trong 20% thời gian thay vì lãng phí 80% quỹ thời gian đi giải quyết 20% công việc. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, phương pháp Pareto còn tiết kiệm cả công sức trong công việc.

Nguyên tắc Pareto là cách thức quản lý thời gian linh hoạt

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Một phương pháp quản lý thời gian thông minh khác là 40 – 30 – 20 – 10. Những con số này là đại diện cho nguyên tắc phân bổ quỹ thời gian để hoàn thành công việc trong ngày, cụ thể là:

• 40 – 40% quỹ thời gian dành cho công việc quan trọng nhất.
• 30 – 30% quỹ thời gian dành cho công việc quan trọng thứ 2.
• 20 – 20% quỹ thời gian dành cho công việc quan trọng thứ 3.
• 10 – 10% quỹ thời gian dành cho các công việc khác.

Để áp dụng phương pháp quản lý thời gian này, bạn cần xác định mức độ ưu tiên cho các công việc quan trọng. Bên cạnh đó, bạn cần tuân thủ một nguyên tắc khác là phải thực hiện lần lượt các công việc quan trọng theo thứ tự ưu tiên đã đề ra.

Để hiểu thêm tầm quan trọng của việc quản lý thời gian và các phương pháp quản lý thời gian thông minh, bạn có thể tham gia khóa học NeoManager. Khóa học này sẽ mang đến cho bạn nguồn kiến thức hữu ích về giá trị và cách thức quản lý thời gian tối ưu thông qua các công cụ như: SMART, ORKs, Kanban, Scrum,..

=> Xem chi tiết: Chương trình Đào tạo quản lý mới – NeoManager