Phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí đã không còn xa lạ với người dùng. Bên cạnh việc tính toán nhanh chóng và chuẩn xác, Excel còn có thể hỗ trợ quản lý công việc một cách hiệu quả. Tuy nhiên, sử dụng phần mềm này như thế nào cho đúng cách nhằm phát huy tối đa lợi ích mang lại? Bài viết dưới đây sẽ bật mí 8 mẫu quản lý công việc mới nhất của Excel giúp người dùng vận hành công việc dễ dàng, nâng cao năng suất.
Phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí đã ẩn chứa những lợi ích tuyệt vời thu hút hàng triệu người dùng trên thế giới. Cùng điểm qua những giá trị mà phần mềm này mang lại:
Biểu đồ Gantt phù hợp với dạng công việc đơn giản, riêng biệt, ít chồng chéo và phân cấp theo thứ tự ưu tiên. Gantt mang đến cho người dùng bảng thời gian biểu từng công việc chi tiết với các mốc thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, chủ đề chính và người phụ trách trực tiếp. Các đầu mục công việc sẽ được phân loại ưu tiên dựa vào màu sắc quy định từng cá nhân. Dựa vào biểu đồ Gantt, cấp quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của đội ngũ nhân viên, kịp thời đưa ra những phương án dự phòng giải quyết những rủi ro phát sinh. Bên cạnh đó, nhân viên cũng dễ dàng hiểu rõ chi tiết khối lượng công việc của mình để hoàn thành công việc tốt nhất.
=> Xem thêm: Mô hình quản lý dự án: Sơ đồ Gantt và WBS
Todolist hay lập danh sách công việc trở thành thói quen của rất nhiều người khi bắt đầu làm việc. Thông thường, cá nhân sẽ ghi chú công việc vào sổ tay, phần mềm note,… nhưng cách làm truyền thống này sẽ không hiển thị trực quan rõ ràng, dễ nhầm lẫn. Nắm được nhu cầu khách hàng, Excel đã tạo sẵn Todolist vào phần mềm hỗ trợ người dùng quản lý công việc một cách dễ dàng hơn khi làm việc trên một ứng dụng.
Todolist hiển thị như một bảng danh sách công việc với những thanh trạng thái: Nhiệm vụ, tình trạng hoàn thành, mức độ ưu tiên, thời hạn hoàn thành, người chịu trách nhiệm, ghi chú đính kèm.
Sau khi sở hữu file danh sách công việc Todolist đầy đủ thông tin, người dùng có thể tải lên kho lưu trữ trực tuyến OneDrive và chia sẻ với đồng nghiệp hoặc những cá nhân có liên quan để phân công, chia sẻ danh sách công việc cần làm một cách nhanh chóng.
Bên cạnh việc quản lý dự án theo mốc thời gian dài hạn (tháng, quý, năm), phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí hỗ trợ người dùng theo dõi tiến độ công việc chi tiết hơn theo thời gian hàng tuần.
Trong công việc có phương pháp phân chia công việc dễ thực hiện thì trong quản lý tiến độ có phương pháp chia nhỏ thời gian để dễ theo dõi. Thẻ thời gian hàng tuần giúp người dùng có thể nắm được lịch trình làm việc của từng ngày, kiểm soát công việc chặt chẽ nhất, hạn chế tối đa những vấn đề phát sinh tiềm ẩn.
Nếu thẻ thời gian hàng tuần giúp người dùng quản lý công việc chi tiết, cụ thể thì mẫu quản lý thời gian sẽ mang đến một bức tranh tổng thể giúp người dùng có cái nhìn toàn diện tiến trình thực hiện công việc. Mẫu quản lý thời gian không chỉ hỗ trợ công việc cá nhân mà ngay cả nhóm làm việc và đối tác cũng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng.
Mẫu quản lý thời gian trong phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí
Tương tự như Todolist gồm danh sách các công việc chi tiết, thì mẫu quản lý theo dõi dự án cũng hiển thị danh sách dự án bao gồm: tên dự án, danh mục, người thực hiện, thời gian dự kiến bắt đầu – kết thúc,…
Mẫu theo dõi dự án phù hợp với những cá nhân hoặc tổ chức đang quản lý đồng thời nhiều dự án cùng lúc, giúp người dùng không bị nhầm lẫn, chồng chéo thông tin dự án.
KPI chỉ số đo lường hiệu suất công việc quen thuộc trong môi trường kinh doanh. Để KPI được hoàn thành tốt nhất vượt chỉ tiêu, cần ứng dụng mẫu theo dõi KPI vào dự án để kiểm soát và đo lường mức độ hiệu quả mà công việc đạt được.
=> Xem thêm: Khám phá KPI công cụ quản lý nhân sự và quy trình xây dựng
Một dự án dù được lên kế hoạch chi tiết thì trong quá trình thực hiện cũng sẽ phát sinh những vấn đề. Để dự án được đạt hiệu năng một cách tốt nhất cần có một mẫu quản lý theo dõi những rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng đến tiến độ công việc và mẫu theo dõi vấn đề phát sinh của phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí sẽ hỗ trợ người dùng kiểm soát vấn đề đó.
Nội dung mẫu theo dõi dưới hình thức bảng công việc sẽ bao gồm: vấn đề, lý do, mức độ hậu quả, cá nhân chịu trách nhiệm xử lý vấn đề. Mẫu theo dõi vấn đề phát sinh tương tự file lịch sử giúp người dùng có thể xem lại và rút kinh nghiệm lỗi sai tránh xảy ra cho các dự án sau.
Mẫu theo dõi vấn đề phát sinh
Mẫu quản lý dành riêng cho những cá nhân đang làm việc trong mảng tổ chức sự kiện, truyền thông. Quản lý sự kiện giúp người dùng lập kế hoạch cụ thể với từng nội dung chi tiết về số lượng khách, thông tin về khách mời, chi phí sự kiện, dự đoán các vấn đề có thể xảy ra và đưa ra những phương án dự phòng nhằm kiểm soát sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thành công nhất.
Với những lợi ích tuyệt vời mà phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí mang lại, chắc hẳn mọi người đều mong muốn sở hữu riêng cho mình bộ mẫu quản lý công việc. Tuy nhiên, nếu không am hiểu chi tiết về bộ công cụ sẽ khó có thể phát huy tối đa giá trị mà phần mềm này mang lại. Người dùng có thể tham khảo thêm những mẹo quản lý công việc bằng Excel để đạt hiệu quả tối ưu:
Phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí sẽ trở thành trợ lý ảo giúp bạn kiểm soát công việc tối ưu nhất. Tùy thuộc vào tính chất công việc và nhu cầu sử dụng, người dùng có thể lựa chọn mẫu quản lý công việc phù hợp nhất với cá nhân.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
