Quản lý dự án bằng Excel là một phương pháp làm việc truyền thống rất phổ biến trong các doanh nghiệp. Liệu rằng với khối lượng công việc ngày càng lớn, yêu cầu về chất lượng đầu ra ngày càng cao thì Excel có phải là giải pháp tốt, phương án nào hỗ trợ tối ưu cho công việc quản lý các dự án hiện nay?
Quản lý dự án là một công việc có mặt trong nhiều lĩnh vực, từ doanh nghiệp về công nghệ phần mềm cho đến xây dựng, doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm cho đến cung ứng các dịch vụ… Mỗi lĩnh vực thì mô tả công việc quản lý dự án sẽ khác nhau. Tuy nhiên, quản lý dự án sẽ có những yêu cầu, đặc thù chung giữa các ngành. Tìm hiểu để có thể đánh giá mức độ hiệu quả khi sử dụng quản lý dự án bằng Excel.
Công việc quản lý các dự án mang tính linh hoạt cao, thời gian làm việc theo dự án nên thường sẽ không kéo dài. Một dự án xây dựng phần mềm quản lý bán hàng kết thúc là kết thúc hẳn, chuyển qua quản lý các dự án phát triển website thương mại điện tử…
Khối lượng công việc của người quản lý các dự án rất nhiều, có sự bao quát rộng. Các đầu việc như lên kế hoạch, thiết lập mục tiêu, phân bổ nguồn lực, quản trị rủi ro, quản lý tài chính, đánh giá hiệu suất, làm báo cáo… Vì thế đặt ra yêu cầu phải làm việc khoa học, bài bản nếu không sẽ mang tới nhiều rủi ro về mức độ hiệu quả của dự án.
Một dự án liên quan tới rất nhiều bên, người quản lý phải là người khéo léo giao tiếp nắm bắt tâm lý của các bên. Làm việc với đối tác, khách hàng, team sản xuất, lãnh đạo cho đến các cơ quan nhà nước có liên quan…
Những đặc thù này đặt ra yêu cầu về phương pháp quản lý mang tính khoa học, sử dụng công nghệ để tối ưu, giảm thiểu áp lực lên người trực tiếp quản lý công việc.
Phương pháp quản lý dự án bằng Excel được đưa ra nhằm hỗ trợ người đảm nhận một cách tối đa. Các doanh nghiệp sử dụng Excel nhiều trong hoạt động của họ không chỉ là việc quản lý các dự án.
Những ưu điểm nổi bật khi sử dụng phần mềm Excel để phục vụ hoạt động quản lý các dự án có thể kể đến:
Nhược điểm khi sử dụng Excel quản lý dự án được chỉ ra:
=> Xem thêm: Mô hình quản lý dự án: Sơ đồ Gantt và WBS
Khi đã xác định được mức độ phù hợp của các dự án doanh nghiệp mình với phần mềm Excel, quyết định lựa chọn Excel thì bạn nên tìm hiểu kỹ để sử dụng hiệu quả nhất.
Đầu tiên hãy tìm hiểu về biểu đồ Gantt trong hệ thống Excel. Đây là biểu đồ giúp hiển thị các dự án, các đầu mục nhiệm vụ dưới dạng biểu đồ cột ngang hay sử dụng theo hình bậc thang. Bạn thiết lập nội dung của dự án và theo dõi theo thời gian đã được thiết lập. Sử dụng thêm các hàm với mục đích cụ thể như: Vlookup để theo dõi tiến trình cụ thể của một hoạt động chỉ đích, hàm COUNTIF để đếm số lượng các đầu việc; hàm SUMIF tổng hợp chi phí cho một hạng mục nào đó; hay như NETWORKDAYS giúp bạn nhanh chóng đếm xem có bao nhiều ngày làm việc thực tế trong tháng 1 này…
Ví dụ Quản lý dự án bằng Excel
Ngoài biểu đồ Gantt hay các bảng biểu thể hiện trực quan bằng hình ảnh thì To do list cũng là một phần không thể thiếu khi dùng quản lý dự án bằng Excel. To do list là danh sách các đầu việc cần phải thực hiện trong một khoảng thời gian xác định hay dành cho một đối tượng xác định.
Nếu cẩn thận hơn, bạn có thể thiết lập các mẫu bảng biểu riêng để theo dõi về chi phí hoạt động, quản trị rủi ro trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Quản lý dự án bằng Excel sở hữu những ưu điểm riêng của nó, phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Với những công ty có đến hàng trăm, hàng nghìn nhân sự thì sẽ cần tới giải pháp thay thế excel giúp quản lý các dự án đạt hiệu quả tốt hơn.
Một trong số những giải pháp tối ưu nhất hiện nay được các công ty về công nghệ sử dụng và lan rộng cho nhiều lĩnh vực chính là Agile/Srcum. Agile là một mô hình làm việc theo tính chất dự án ban đầu được các doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ thông tin sử dụng. Agile có tính ứng dụng cực kỳ cao, phù hợp với xu hướng làm việc và vận hành doanh nghiệp hiện nay. Bởi ưu điểm phù hợp theo dự án, quản trị tốt rủi ro, đặc biệt đào tạo đội ngũ thay đổi tư duy làm việc để thích ứng tốt với những thay đổi của môi trường mà Agile được nhân bản rộng rãi.
Học viện Agile là đơn vị tiên phong mang Agile về với Việt Nam, đã hỗ trợ ứng dụng thành công cho các tập đoàn lớn như Viettel, FPT, CMC hay các đơn doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn như. Không chỉ là quản lý các dự án, Agile còn là tinh thần làm việc mới mang tới nguồn cảm hứng cho toàn bộ đội ngũ nhân viên.
Để gia tăng tỉ lệ thành công của dự án thì các thành viên trong nhóm dự án cần có kiến thức và nền tảng hiểu biết chung về phương pháp quản trị dự án theo Agile. Nhóm dự án hoàn toàn có thể tham khảo khóa đào tạo Quản trị dự án Agile (Agile Project Management) để hiểu đúng và làm chuẩn Agile ngay từ đầu.
Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Thông tin chi tiết: Khóa học Quản trị dự án Agile
Lựa chọn quản lý dự án bằng Excel hay sử dụng các phương pháp hiện đại, ứng dụng công nghệ tối ưu là quyết định của bạn. Hy vọng với chia sẻ trên đây bạn sẽ có được giải pháp đúng đắn, phù hợp nhất hỗ trợ hoạt động quản trị dự án thêm hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực tối đa.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
