Khối lượng công việc còn tồn đọng rất nhiều nhưng deadline đang sắp đến gần. Bạn đang băn khoăn không biết nên xử lý công việc nào trước? Bạn đang bị mất phương hướng, dần cảm thấy chán nản và muốn bỏ cuộc? Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower sẽ giúp bạn thoát ra mớ hỗn độn đó, lập lại trật tự công việc và từng bước hoàn thành xuất sắc mục tiêu đã đề ra.
Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower hay còn gọi nguyên tắc 2 – 4, dựa trên 2 tiêu chí “khẩn cấp” và “quan trọng” để phân loại công việc thành 4 nhóm khác nhau.
Ma trận Eisenhower như là kim chỉ nam giúp bạn không bị cuốn vào vòng xoáy công việc mà tập trung xử lý những vấn đề chính, mang lại hiệu suất công việc cao nhất. Phương pháp này phù hợp với những người đang làm việc theo mục tiêu nhưng không có đủ thời gian để thực hiện.
Phương pháp Eisenhower được chia ra làm bốn góc phần tư:
Trên lý thuyết, chúng ta có thể dễ dàng hiểu được đặc điểm của từng góc phần tư của phương pháp quản lý thời gian Eisenhower. Tuy nhiên, trong thực tế việc phân biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng” không hề đơn giản.
Vậy, hai khái niệm này cần được hiểu như thế nào?
Nếu không phân biệt được “khẩn cấp” và “quan trọng” bạn sẽ bị lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết và sắp xếp công việc không khoa học.
Cách phân biệt nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng trong phương pháp quản lý thời gian Eisenhower
Lập danh sách công việc cần làm, liệt kê chi tiết tình trạng từng công việc. Bạn nên rà soát cẩn thận, tránh bỏ sót thông tin quan trọng. Bên cạnh đó, bạn có thể loại bỏ những việc dư thừa, không cần thiết trước khi đưa vào ma trận tránh mất thời gian, việc làm này đồng nghĩa bạn đang thực hiện nhiệm vụ góc phía dưới bên phải của phương pháp quản lý thời gian Eisenhower.
Bật mí thêm một bí quyết nhỏ, trong thời gian lên danh sách công việc kết hợp phân loại công việc bằng cách đánh dấu theo màu sắc hoặc ký hiệu, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa danh sách công việc một cách hiệu quả.
=> Xem thêm: Quản lý thời gian hiệu quả với 6 “bí kíp”
Để hiểu rõ được bản chất công việc thuộc nhóm nào trong ma trận, bạn nên tự đặt câu hỏi xoay quanh công việc đó: Công việc này là gì? Khi nào cần hoàn thành? Công việc này mang lại bao nhiêu phần trăm hiệu quả? Công việc này có thể chia sẻ với ai?… Với mỗi câu hỏi tương ứng với câu trả lời, bạn cần ghi chú và tổng hợp lại, để dễ phân loại và sắp xếp mức độ ưu tiên cho chúng.
Mỗi nhóm phân loại bạn chỉ nên thêm vào tối đa 8 công việc, để có đủ thời gian và sức lực thực hiện chúng. Bạn cần biết điểm dừng, không nên quá tham lam nhận công việc, mang lại hiệu quả công việc thấp. Chỉ tiếp nhận công việc mới sau khi đã giải quyết xong những công việc hiện tại.
Mỗi buổi tối, bạn có thể tổng kết và đánh giá kết quả công việc được thực hiện trong ngày hôm nay, chuyển những công việc chưa hoàn thành sang ngày hôm sau và ưu tiên thực hiện đầu tiên. Sau khi xử lý xong những công việc tồn đọng, lúc này bạn mới quyết định có nên thêm công việc mới vào danh sách ngày hôm sau hay không?
Khéo léo từ chối nhận thêm việc nếu như còn tồn đọng công việc chưa hoàn thành
Bên cạnh phương pháp quản lý thời gian Eisenhower, bạn có thể tham khảo một số công cụ, kỹ thuật quản lý thời gian trong chương trình đào tạo quản lý NeoManager: Pomodoro, Ivy Lee Method, Kanban,… Những phương pháp trên sẽ giúp bạn thành thạo kỹ năng quản lý thời gian, làm chủ quỹ thời gian, nâng cao hiệu suất cá nhân, trở thành nhà quản lý chuyên nghiệp.
Công cụ quản lý thời gian không chỉ hữu ích với cá nhân mà còn ứng dụng hiệu quả trong phương thức làm việc nhóm. Những tuyệt chiêu quản lý thời gian này sẽ giúp nhà quản lý dẫn dắt nhóm làm việc linh hoạt, hiệu suất cao và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Bài viết trên đã cung cấp đầy đủ thông tin về phương pháp quản lý thời gian Eisenhower và làm rõ hơn cách phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng. Hiểu sâu hơn về ma trận Eisenhower để giúp bạn có thể ứng dụng vào công việc quản lý thời gian tốt hơn và nâng cao năng suất hiệu quả.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
