Quản lý dự án công nghệ thông tin hiệu quả cho doanh nghiệp

Nhu cầu chuyển đổi số trong doanh nghiệp ngày càng tăng, dự án công nghệ thông tin có vai trò then chốt, quyết định tới chất lượng chuyển đổi của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý dự án công nghệ thông tin hiệu quả là vấn đề các doanh nghiệp quan tâm. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về vấn đề này qua bài viết dưới đây.

Cách lập và quản lý dự án công nghệ thông tin

Giai đoạn bắt đầu dự án

Trong giai đoạn bắt đầu quản lý dự án công nghệ thông tin, việc quan trọng nhất là xác định được phạm vi và nguồn lực dự án. Sau đó sẽ thực hiện xác định một số thông tin cơ bản sau đây:

  • Xác định các bộ phận liên quan và đầu mối của từng bộ phận. 
  • Ước lượng thời gian của toàn bộ dự án
  • Vạch rõ các đầu mục công việc chính, các mốc thời gian quan trọng, sản phẩm bàn giao của các giai đoạn này
  • Xác định các thủ tục cần xử lý trong dự án về pháp lý, hợp đồng, thanh toán

xac-dinh-pham-vi-va-nguon-luc-du-an-trong-giai-doan-bat-dau

Xác định phạm vi và nguồn lực dự án trong giai đoạn bắt đầu

Lập kế hoạch dự án

Đây là bước quan trọng, có tính quyết định tới chất lượng dự án nên đòi hỏi cần phải thực hiện chi tiết tới từng đầu việc. Đặc biệt, đối với quản lý dự án công nghệ thông tin thì việc phân bổ và sắp xếp nguồn lực hợp lý là rất cần thiết. Các công việc chính thực hiện ở bước này:

  • Phân chia chi tiết các đầu việc cụ thể ở các nhóm công việc chính
  • Phân công nhân sự đối với từng đầu việc, ước lượng thời gian thực hiện sao cho đảm bảo thời gian dự án trên hợp đồng
  • Cần lập thời gian dự phòng cho từng đầu việc chính
  • Sắp xếp và cân đối nguồn lực chung với các dự án khác
  • Lập kế hoạch tài chính, danh sách tài liệu đầu ra cụ thể từng giai đoạn

Kết quả đầu ra của giai đoạn này là bản kế hoạch dự án hoàn chỉnh. 

chat-luong-cua-ban-ke-hoach-quyet-dinh-thanh-cong-cua-du-an

Chất lượng của bản kế hoạch quyết định thành công của dự án

Giai đoạn triển khai

Đây là giai đoạn chính, chiếm nhiều thời gian nhất trong vòng đời của dự án. Ở giai đoạn này cần sự phối hợp của các bộ phận một cách chặt chẽ và linh hoạt, nhằm đảm bảo chất lượng và thời gian đã cam kết. Quản lý dự án công nghệ thông tin trong giai đoạn này thực hiện các công việc chính:

  • Theo dõi, giám sát tiến độ dự án theo kế hoạch đã thống nhất
  • Đôn đốc các thành viên hoàn thành các đầu việc đã được phân công theo kế hoạch được giao
  • Là đầu mối báo cáo các vấn đề phát sinh, trạng thái dự án theo định kỳ
  • Thực hiện điều chỉnh, sắp xếp lại kế hoạch ban đầu trong trường hợp cần thiết
  • Thực hiện các công việc bàn giao tài liệu theo cam kết ban đầu, các hoạt động thanh toán theo từng giai đoạn hợp đồng.

Giai đoạn giám sát dự án

Tùy tính chất dự án mà giai đoạn này có thể thực hiện song song với giai đoạn phát triển, hoặc thực hiện sau khi bàn giao sản phẩm để kiểm thử. Mục đích của giai đoạn quản lý dự án công nghệ thông tin này nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm bàn giao đúng như hợp đồng, cam kết ban đầu.

giam-sat-du-an-giup-dam-bao-chat-luong-san-pham

Giám sát dự án giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm

Nghiệm thu dự án

Đây là giai đoạn cuối cùng sau khi bàn giao sản phẩm (go live). Giai đoạn này cần hoàn thiện toàn bộ tài liệu liên quan đến quản lý dự án công nghệ thông tin để thực hiện đào tạo, chuyển giao công nghệ và làm thủ tục tất toán hợp đồng. 

Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng quản lý dự án công nghệ thông tin

Yếu tố con người

Đối với quản lý dự án công nghệ thông tin, con người đóng vai trò chủ đạo và quyết định tới chất lượng sản phẩm. Mỗi người trong dự án đều có ảnh hưởng nhất định tới chất lượng dự án:

  • Người quản lý dự án: là người đưa ra kế hoạch, đại diện dự án xử lý các vấn đề liên quan đến dự án. Người quản lý dự án giỏi sẽ giúp dự án hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng cam kết, góp phần nâng cao uy tín cho doanh nghiệp.
  • Thành viên dự án: là lực lượng chính trong quá trình phát triển dự án. Tuy không đóng vai trò ra quyết định nhưng họ là những mắt xích quan trọng cấu thành nên sản phẩm dự án. Do đó, cần có những thành viên có năng lực, trách nhiệm và khả năng làm việc nhóm.
  • Cấp quản lý: là người đưa ra những quyết định then chốt. Do đó, cần có những người quản lý có tầm nhìn, khả năng xử lý vấn đề và khả năng ra quyết định nhanh, hiệu quả.
  • Sự phối hợp của các bộ phận là chìa khóa thành công, thúc đẩy dự án sớm hoàn thành theo tiến độ.

=> Xem chi tiết: Khóa học Quản trị dự án Agile – APM

team-work-luon-la-chia-khoa-thanh-cong-cua-quan-ly-du-an-cong-nghe-thong-tin

Teamwork luôn là chìa khóa thành công của quản lý dự án công nghệ thông tin

Quy định, chính sách

Trong quá trình phát triển dự án, những quy định chính sách của Nhà nước, doanh nghiệp có thể ảnh hưởng tới kế hoạch, giải pháp ban đầu của dự án. Lúc này, cần có sự linh hoạt trong việc ra quyết định và xử lý thay đổi của bộ phận quản lý dự án.

Công cụ quản lý hỗ trợ

Công cụ quản lý là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án, hỗ trợ thành viên trong dự án theo dõi các đầu việc của mình. Người quản lý dự án thực hiện tốt công việc lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, giám sát dự án hiệu quả và dễ dàng. Hiện nay có một số công cụ phổ biến như: Microsoft Project, Wike, Odoo. 

cong-cu-la-tro-ly-dac-luc-trong-quan-ly-du-an

Công cụ là trợ lý đắc lực trong quản lý dự án

Để quản lý dự án công nghệ thông tin hiệu quả và thành công, đòi hỏi doanh nghiệp phải có những nguồn lực về nhân sự, công cụ, tài chính tốt. Hy vọng bài viết này của Học viện Agile đã giúp doanh nghiệp có thêm những thông tin hữu ích khi triển khai dự án công nghệ.

=> Xem thêm: Ưu và nhược điểm của quản lý dự án Microsoft Project

Related Posts
Các công việc cần làm khi quản lý dự án văn hóa nghệ thuật

Quản lý dự án văn hóa nghệ thuật không chỉ đòi hỏi kỹ năng quản lý mà còn cần có Read more

Quản lý dự án văn hoá nghệ thuật: Quy trình và giải pháp

Hiện nay, trên thị trường có nhiều cách thức quản lý dự án văn hoá nghệ thuật, tuy nhiên vẫn Read more

Cách quản lý dự án phần mềm quản lý thư viện đạt hiệu quả 

Công nghệ ngày càng phát triển, các ứng dụng được tạo ra, các nền tảng được xây dựng và các Read more

5 nền tảng quản lý dự án phần mềm quản lý thư viện tốt nhất

Trong thời đại 4.0, việc thay đổi cách thức vận hành của thư viện bằng công nghệ giúp tối ưu Read more