Công nghệ ngày càng phát triển, các ứng dụng được tạo ra, các nền tảng được xây dựng và các vấn đề trong công việc được giải quyết dễ dàng hơn. Dự án phần mềm quản lý thư viện mang đến giải pháp tốt nhất cho hệ thống thư viện hiện nay. Vậy quản lý dự án phần mềm quản lý thư viện là làm gì và những tính năng của phần mềm quản lý thư viện là gì? Cùng theo dõi chia sẻ dưới đây.

Quản lý dự án phần mềm quản lý thư viện là làm gì?

Quản lý dự án phần mềm quản lý thư viện là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ trong từng công đoạn. Trong quá trình quản lý dự án, các Project Manager cần lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô thư viện cũng như nhu cầu sử dụng của người dùng. Người quản lý cần thống kê thư viện, theo dõi việc đóng phí làm thẻ thành viên, theo dõi các đầu sách, thống kê thông tin người dùng.

Ngoài ra, người quản lý cần phối hợp các kỹ năng quản lý tài chính để quản lý tài vụ, hoạch định chi tiêu (thu hồi và hoàn trả các loại phí). Hơn nữa, các Project Manager cũng cần quản lý rủi ro hệ thống đưa ra các phương án khắc phục kịp thời.

Chức năng cần có ở phần mềm quản lý thư viện

Khi thực hiện một dự án phần mềm quản lý thư viện, bạn cần liệt kê các tính năng cơ bản, đảm bảo rằng chúng đã được xây dựng đầy đủ và có thể thêm các tính năng nâng cao tùy theo yêu cầu, đối tượng sử dụng. 

Các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý thư viện: 

• Tính năng thống kê nội dung sách, sắp xếp và phân loại theo nhiều trường kết nối riêng biệt. 
• Khả năng duy trì danh sách tổng thể các sách đã cho mượn và trả lại thư viện, bao gồm cả tình trạng sách. 
• Hỗ trợ khả năng theo dõi các khoản vay-trả, lưu trữ và kiểm tra sổ sách và thẻ mượn sách của thành viên. 
• Khả năng tìm kiếm vị trí tên sách giúp người quản lý và khách hàng nhanh chóng tìm thấy cuốn sách họ cần.

Cần nhiều chức năng trong phần mềm quản lý thư viện

Tips quản lý dự án phần mềm quản lý thư viện thành công

Bản thân quản lý dự án phần mềm quản lý thư viện là công việc đầy thách thức, đòi hỏi Project Manager không chỉ có kỹ năng tốt mà còn cần những công cụ, tips hỗ trợ làm việc hiệu quả, cụ thể:

• Nắm đầy đủ thông tin dự án, xác định rõ mục tiêu yêu cầu của dự án

Trước khi bắt tay thực hiện bất kỳ dự án nào, việc chuẩn bị thông tin dự án cũng vô cùng quan trọng. Tại đây, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về dự án, hiểu rõ mong đợi của người dùng, của khách hàng. Hơn nữa, bạn cũng có thể nắm rõ các yếu tố như: tài chính, nhân lực… để hỗ trợ phân bổ nguồn lực hiệu quả. Xác định rõ mục tiêu yêu cầu của dự án giúp bạn có hướng đi đúng đắn, dẫn dắt dự án đến thành công.

• Lựa chọn mô hình quản lý dự án hợp lý

Mô hình quản lý dự án là công cụ đắc lực giúp bạn quản lý dự án phần mềm thư viện hiệu quả hơn.

Mô hình Scrum quản lý dự án một cách linh hoạt

• Lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý thư viện, mỗi phần mềm đều có ưu điểm và hạn chế riêng. Bạn cần nắm rõ những điểm này, phân tích, từ đó đưa ra kết luận sử dụng phần mềm nào là phù hợp nhất để phục vụ cho công việc của mình.

=> Xem thêm: 5 nền tảng quản lý dự án phần mềm quản lý thư viện tốt nhất

• Quản lý rủi ro tiềm ẩn

Để quản lý dự án thành công, không thể bỏ qua vai trò của quản lý rủi ro. Dự án nào cũng tồn tại những rủi ro có thể nhận biết và những rủi ro bất ngờ. Việc không thể quản lý được rủi ro gây nguy hiểm cho tiến độ và chất lượng của dự án. 

Bạn cần đầu tư thời gian và công sức để nhận định, phân tích đánh giá xác suất của những rủi ro tiềm ẩn này, điều này sẽ giúp bạn hoạch định các chiến lược đối phó hiệu quả khi xảy ra rủi ro. 

Quản lý dự án phần mềm quản lý thư viện cần lường trước được những rủi ro tiềm ẩn 

Chủ động học tập và tiếp thu kiến thức từ các dự án tương tự giúp bạn có thể lường trước những rủi ro và chủ động thực hiện các bước để ngăn chặn đồng thời thực hiện các hành động khắc phục kịp thời. 

• Kiểm soát và đánh giá thường xuyên

Chủ động kiểm soát tiến độ và chất lượng dự án là tips ngăn ngừa và khắc phục sự cố kịp thời tránh phát sinh chi phí không đáng có. Bằng cách kiểm tra thường xuyên giúp bạn trả lời câu hỏi rằng dự án có đang đi đúng hướng hay không? chỗ nào cần khắc phục và xử lý, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời cho kế hoạch thực thi dự án.

• Chủ động coi mỗi dự án như một công cụ học tập

Một nhà quản lý giỏi sẽ đánh giá tổng thể từng dự án. Người quản lý dự án phần mềm quản lý thư viện cần xem xét kỹ hơn các thành phần khác nhau của dự án và phân tích ở mức độ chi tiết. 

Người quản lý giỏi luôn biết cách chủ động học hỏi từ những dự án trước

Đánh giá toàn diện như vậy sẽ giúp bạn hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của nhóm và cách thực hiện dự án. Bạn có thể thấy điều gì giúp dự án thành công và điều gì khiến dự án rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan, để tránh được sai lầm tương tự trong các dự án tương lai.

Vị trí quản lý dự án phần mềm quản lý thư viện tuy không phổ biến nhưng lại có nét độc đáo riêng và có thể tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu. Mong rằng những chia sẻ trên đây của Học viện Agile sẽ giúp bạn có được những bức tranh tổng thể, làm sáng tỏ và định hướng cho công việc tương lai.

=> Xem chi tiết: Khóa học quản trị dự án Agile

=> Xem thêm: Quản lý dự án phần mềm hiệu quả nhất định cần 5 kỹ năng này