Quản lý dự án theo Agile – Kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả, không lo trễ deadline

Các nhà quản lý dự án hiện nay phải đối mặt với rất nhiều thách thức đến từ những thay đổi bất ngờ từ bên ngoài và các rủi ro tiềm ẩn từ bên trong, hệ quả là dự án thường xuyên bị kéo dài, trễ deadline. Mô hình Agile được coi là cứu cánh cho các nhà quản lý giúp kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.

Agile – Mô hình quản lý hiệu quả cho các dự án hiện đại

Trên thực tế, việc lên kế hoạch kỹ càng, chi tiết, rồi thi hành và kiểm soát thật chặt để đạt được kết quả tốt đã không còn phù hợp đối với các dự án hiện nay.

Nguyên nhân là do môi trường xung quanh tồn tại quá nhiều yếu tố không đoán được (uncertainty), cũng như các yếu tố tiềm ẩn liên quan đến con người trong quá trình tương tác nội bộ, tương tác bên trong với bên ngoài, tương tác với môi trường. Trong khi, kết quả thì không phải lúc nào cũng dễ dàng hình dung rõ ràng ngay từ lúc lập kế hoạch.

Quản lý dự án Agile tăng cơ hội thành công dự án gấp 3 lần

Do đó, chúng ta cần một kế hoạch có khả năng phản ứng nhanh với các thay đổi, kết hợp với đội ngũ làm việc tự chủ nhiều hơn thay vì làm việc theo kiểu mệnh lệnh và kiểm soát.

Đây là các ưu điểm nổi bật của quản trị dự án theo Agile, giúp tăng cơ hội thành công dự án lên gấp 3 lần, nhất là các dự án có yêu cầu phức tạp và có nhiều thay đổi trong quá trình triển khai. 

Các lợi ích khi quản lý dự án theo Agile

Phù hợp với các dự án quy mô lớn và phức tạp

Các dự án lớn và phức tạp thường bao gồm nhiều giai đoạn liên kết chặt chẽ với nhau, trong đó một sự thay đổi trong giai đoạn này có thể ảnh hưởng đến giai đoạn khác. 

Agile phù hợp với các dự án lớn và phức tạp

Quản trị dự án theo Agile sẽ không lập kế hoạch dài hạn, thay vào đó là chia nhỏ dự án thành nhiều phần nhỏ, kéo dài trong một khoảng thời gian ngắn. Bất kỳ sự thay đổi nào, kể cả vào phút chót, đều có thể được điều chỉnh mà không ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng hay làm gián đoạn tiến độ dự án.

Do đó, mô hình Agile đặc biệt thích hợp với các dự án phức tạp, giải pháp không rõ từ đầu và phạm vi cũng không được xác định rõ. 

Rút ngắn thời gian bàn giao sản phẩm

Một trong những nguyên tắc cơ bản của Agile chính là “phần mềm chạy tốt là thước đo chính của tiến độ”. Theo đó, nhóm Agile sẽ ưu tiên làm trước những hạng mục, công việc quan trọng, tạo ra nhiều giá trị nhất. 

Nguyên tắc này giúp nhóm dám loại bỏ đi các công việc dư thừa không trực tiếp mang lại giá trị cho sản phẩm và rút ngắn thời gian bàn giao sản phẩm cho khách hàng. 

Sử dụng tối ưu các nguồn lực như: chi phí, nhân sự, thời gian…

  • Các thành viên được lựa chọn kỹ lưỡng để đảm bảo sự phù hợp, tương thích nhất với nhóm.
  • Chỉ lựa chọn các hạng mục, công việc cần làm để mang lại giá trị cho khách hàng.

Giảm thiểu rủi ro

Mức độ rủi ro của dự án được giảm rất nhanh theo cấp số mũ ngay từ giai đoạn đầu tiên. Chìa khóa ở đây là cơ chế sản xuất theo phân đoạn cùng với sự thanh tra và thích nghi trong suốt quá trình. 

  • Mọi yếu tố tiềm ẩn rủi ro liên quan đến sản phẩm, công nghệ, con người… đều được phát hiện và điều chỉnh ngay từ sớm.
  • Những thay đổi ở phút chót có thể quản lý được, giảm thiểu chi phí cho những thay đổi này.
  • Những sai sót có thể mang lại những bài học chứ không mang đến những thảm họa.

Quản lý dự án Agile giảm thiểu tối đa rủi ro

Đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn

Tập trung chuyển giao các tính năng hoàn chỉnh của sản phẩm ngay từ những giai đoạn đầu tiên, do đó ngay cả khi dự án đang trong giai đoạn sản xuất thì những giá trị kinh doanh mà khách hàng nhận được đã bắt đầu phát huy tác dụng. Những giá trị này ngày càng được tích lũy và lớn dần lên theo tiến độ dự án. 

Gia tăng sự hài lòng của khách hàng

Trong nguyên tắc Agile, nhóm chú trọng đến chuyển giao nhanh tính năng sản phẩm cho khách hàng kết hợp với việc thu thập phản hồi từ khách hàng để điều chỉnh, thay đổi nhanh theo yêu cầu của khách hàng.

  • Cộng tác chặt chẽ và thường xuyên với khách hàng để có thể cung cấp các phản hồi nhanh nhất. 
  • Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và yêu cầu về giải pháp thay đổi thường xuyên. 
  • Đặc tả sản phẩm có thể thay đổi và những sáng tạo đột phá luôn được ưu tiên.

Chính vì vậy, các dự án Agile luôn tạo ra những sản phẩm tối ưu nhất và đem lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng. 

Gia tăng tính chủ động của thành viên và tính tự chủ của nhóm

  • Khuyến khích các cá nhân và đội nhóm làm việc chủ động hơn và thúc đẩy năng lực phát triển cá nhân, không ngại vượt qua “vùng an toàn” của chính mình. 
  • Đề cao việc giao tiếp thường xuyên và trực diện hơn là việc trao đổi qua tài liệu, giấy tờ. 
  • Gia tăng tương tác và hiệu quả của các đội nhóm, gia tăng cộng tác liên chức năng.

Agile khuyến khích tính chủ động của các thành viên trong nhóm

Quản lý dự án Agile – Làm chủ phương pháp quản lý tiến độ dự án hiệu quả và linh hoạt 

Để giúp nhà quản lý dự án kiểm soát tiến độ, chi phí và tăng khả năng thích ứng với thay đổi hiệu quả, Học viện Agile đã xây dựng Khóa học Quản trị dự án Agile với sự dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm.

Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.

>> Tìm hiểu ngay Khóa học Quản trị dự án Agile để kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả, không lo trễ deadline!