Quy trình quản lý rủi ro dự án – Bí quyết giúp Project Manager dẫn dắt dự án đi đến thành công

Quy trình quản lý rủi ro dự án là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án, đặc biệt là các dự án lớn. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về quy trình này trong bài viết sau đây nhé!

Quy trình quản lý rủi ro dự án là gì?

Quy trình quản lý rủi ro trong xây dựng nói riêng và quy trình quản lý rủi ro nói chung là một phần quan trọng trong quá trình lập kế hoạch quản lý dự án và được lặp đi lặp lại xuyên suốt dự án.

Quy trình quản lý rủi ro bao gồm:

  • Lập kế hoạch quản lý rủi ro
  • Xác định các rủi ro
  • Phân tích rủi ro
  • Lập kế hoạch ứng phó rủi ro
  • Thực hiện các biện pháp ứng phó rủi ro
  • Giám sát rủi ro

Tuy nhiên, rủi ro có thể xảy đến bất cứ lúc nào và nhiệm vụ của nhà quản lý dự án (Project Manager) là phân tích và thực hiện các biện pháp ứng phó với những rủi ro phát sinh này. Do đó, quy trình quản lý rủi ro phải được lặp lại liên tục trong quá trình triển khai dự án.

Quy trình quản lý rủi ro dự án 6 bước

Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Đây là bước đầu tiên trong quy trình nhằm xác định cách thức tiến hành các hoạt động quản lý rủi ro cho một dự án. Kế hoạch quản lý rủi ro cần dựa trên các tiêu chí như quy mô, mức độ phức tạp của dự án cũng như kinh nghiệm, kỹ năng của các thành viên trong nhóm.

Kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm một số mục sau:

  • Chiến lược: cách tiếp cận tổng thể để quản lý rủi ro trong suốt quá trình triển khai dự án.
  • Phương pháp luận: xác định các cách tiếp cận, công cụ và nguồn dữ liệu cụ thể để quản lý rủi ro trong dự án.
  • Vai trò và trách nhiệm: xác định ai sẽ đảm nhận công việc quản lý rủi ro được liệt kê trong kế hoạch quản lý rủi ro cũng như vai trò, trách nhiệm của họ. 
  • Nguồn vốn: chi phí dành cho quy trình quản lý rủi ro (bao gồm cả các khoản dự phòng). Quản lý rủi ro sẽ tiêu tốn một khoản chi phí nhất định của dự án nhưng xét về tổng thể, quản lý rủi ro sẽ tiết kiệm thời gian, ngân sách của dự án thông qua giảm thiểu rủi ro và tận dụng cơ hội do rủi ro mang lại.
  • Thời gian: xác định thời điểm, tần suất của các quy trình quản lý rủi ro trong suốt quá trình triển khai dự án và đưa các hoạt động quản lý rủi ro vào lịch trình.
  • Phân loại các rủi ro theo mức độ ưu tiên
  • Hình thức báo cáo: xác định hình thức báo cáo kết quả của quy trình quản lý rủi ro dự án, phân tích và chuyển thông tin đến các bên có liên quan. 
  • Theo dõi: mô tả quá trình kiểm tra các hoạt động quản lý rủi ro và kết quả.

Sau khi hoàn thành việc lập kế hoạch, nhà quản lý dự án cần có được một bản kế hoạch quản lý rủi ro hoàn chỉnh. 

Xác định các rủi ro

Đây là quy trình nhận diện các rủi ro riêng lẻ và các nguồn rủi ro tổng thể của dự án. Hoạt động này được thực hiện trong suốt quá trình triển khai dự án với sự tham gia của tất cả các bên liên quan.

Các công cụ và kỹ thuật thường dùng để xác định rủi ro bao gồm:

  • Brainstorming: Hình thức thảo luận nhóm để xây dựng danh sách đầy đủ các rủi ro của dự án.
  • Checklist: Danh sách các rủi ro cụ thể đã được tích lũy từ các dự án tương tự trước đó và các nguồn thông tin khác. Tuy nhiên, không nên chỉ phụ thuộc vào một checklist duy nhất đã được chuẩn hóa từ trước mà phải thực hiện riêng biệt cho mỗi dự án cụ thể.
  • Phỏng vấn: Xác định rủi ro thông qua quá trình phỏng vấn những người tham gia dự án giàu kinh nghiệm, các bên có liên quan và các chuyên gia trong ngành. 
  • Phân tích SWOT: Phương pháp này giúp nhà quản lý dự án có thể xem xét dự án từ nhiều góc độ khác nhau như: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Xác định cơ hội từ điểm mạnh và thách thức từ điểm yếu. Liệu điểm mạnh có thể bù đắp cho thách thức hay điểm yếu có thể cản trở cơ hội hay không?
  • Danh sách nhắc nhở: Danh sách xác định trước các danh mục rủi ro của dự án, thường được sử dụng như một khung sườn để hỗ trợ nhóm dự án hình thành ý tưởng khi sử dụng các kỹ thuật xác định rủi ro. 

Phân tích rủi ro 

Quy trình phân tích rủi ro của dự án có thể được chia thành phân tích định tính và định lượng. Trong đó:

  • Phân tích rủi ro định tính là quy trình đánh giá mức độ ưu tiên của các rủi ro bằng cách đánh giá khả năng xảy ra và mức độ thiệt hại với dự án. Phân tích rủi ro định tính mang tính chủ quan, dựa trên nhận thức về rủi ro của nhóm dự án và các bên có liên quan về các rủi ro có trong danh sách rủi ro. 
  • Phân tích rủi ro định lượng là quy trình đánh giá tác động tổng hợp của các rủi ro đối với mục tiêu chung của dự án thông qua các số liệu cụ thể. Phân tích rủi ro định lượng thường yêu cầu phần mềm chuyên dụng và người có chuyên môn trong xây dựng và phân tích các mô hình rủi ro. Quy trình này không bắt buộc đối với mọi dự án, thích hợp với các dự án lớn hoặc phức tạp, các dự án quan trọng về mặt chiến lược của doanh nghiệp, hoặc theo yêu cầu của hợp đồng.

Lập kế hoạch ứng phó rủi ro

Là quá trình xác định chiến lược tiếp cận, lên các phương án chi tiết và thống nhất các hành động để xử lý các rủi ro tổng thể và rủi ro riêng lẻ của dự án. 

Quá trình lập kế hoạch ứng phó rủi ro bao gồm:

  • Xác định các phương án giải quyết rủi ro tổng thể và rủi ro riêng lẻ cho dự án.
  • Phân bổ nguồn lực phụ trách xử lý rủi ro. 
  • Xây dựng kế hoạch giải quyết các rủi ro được đánh giá là quan trọng, có mức độ ảnh hưởng lớn đến các mục tiêu của dự án hoặc mang lại nhiều cơ hội cho doanh nghiệp. 
  • Xem xét cách ứng phó phù hợp với mức độ rủi ro tổng thể của dự án hiện tại.

Thực hiện các biện pháp ứng phó rủi ro

Là quy trình triển khai kế hoạch ứng phó rủi ro để giải quyết rủi ro tổng thể của dự án, giảm thiểu các nguy cơ và tối đa hóa các cơ hội của dự án.

Một trong những vấn đề phổ biến của quản lý rủi ro dự án là các nhóm dành quá nhiều thời gian và công sức để xác định, phân tích rủi ro, lên các phương án ứng phó, thống nhất và ghi vào danh sách và báo cáo rủi ro nhưng không có hành động cụ thể. Mức độ rủi ro tổng thể, các nguy cơ và cơ hội của dự án chỉ được quản lý thực sự khi nhà quản lý dự án triển khai các biện pháp ứng phó rủi ro. Do đó, quá trình này cần phải được thực hiện trong suốt dự án. 

Giám sát rủi ro

Là quy trình theo dõi, giám sát việc thực hiện các biện pháp ứng phó rủi ro, xác định và phân tích các rủi ro mới cũng như đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý rủi ro dự án. 

Quy trình giám sát rủi ro nhằm đảm bảo nhóm dự án và các bên có liên quan nhận thức rõ mức độ ảnh hưởng của các rủi ro riêng lẻ và rủi ro tổng thể đối với dự án, thông qua việc liên tục theo dõi các rủi ro mới, các rủi ro đã thay đổi hay lỗi thời.

Giám sát rủi ro trả lời các câu hỏi như:

  • Các biện pháp ứng phó rủi ro có hiệu quả không?
  • Mức độ rủi ro tổng thể của dự án đã thay đổi như thế nào?
  • Trạng thái của các rủi ro riêng lẻ đã thay đổi như thế nào?
  • Rủi ro mới đã phát sinh như thế nào?
  • Phương pháp quản lý rủi ro dự án có còn phù hợp không?
  • Các giả định và chiến lược của dự án có còn hiệu lực không?
  • Các chính sách và thủ tục quản lý rủi ro có được tuân thủ không?
  • Các khoản chi phí dự phòng hoặc tiến độ yêu cầu sửa đổi ra sao?

Trên đây là tổng hợp 6 bước trong quy trình quản lý rủi ro dự án. Hy vọng qua bài viết này các nhà quản lý dự án đã biết cách làm chủ các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án và tự tin dẫn dắt dự án đi đến thành công.

Related Posts
Review top 5 chứng chỉ quản trị dự án tốt nhất năm 2022

Chứng chỉ quản trị dự án là một trong những điều kiện tiên quyết và mang lại ưu thế nổi Read more

Đặc điểm nổi bật của khóa học Quản trị dự án Agile

Khóa học Quản trị dự án Agile cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách Read more

Trải nghiệm học tập của học viên khóa Quản trị dự án Agile

Khóa học Quản trị Dự án Agile được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Read more

12 sai lầm thường gặp và 10 nguyên tắc vàng giúp quản lý rủi ro dự án hiệu quả

Quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án. Tuy nhiên, để nhận diện Read more