Tóm tắt từ bài tham luận của diễn giả Ethan Soo, Scrum Fellow and Regional Partner, Scrum Inc. tại Agile Vietnam Conference 2023.
Diễn giả Ethan Soo bắt đầu bài chia sẻ bằng một câu chuyện thú vị về sự ra đời của Scrum. Như chúng ta đã biết Scrum ra đời vào năm 1993 và đến năm 1995, tiến sĩ Jeff Sutherland đồng hành cùng Ken Schwaber để đưa Scrum đến với mọi người trên toàn thế giới. Nhưng câu chuyện không bắt đầu từ đó mà được bắt đầu vào năm 1960, khi Jeff Sutherland tích lũy kinh nghiệm từ Học viện Không quân West Point, trở thành giáo sư tại trường Đại học và thực hiện cuộc chuyển đổi Agile có lẽ là đầu tiên trên thế giới vào năm 1983 tại ngân hàng.
Tại thời điểm đó, không một ai nghĩ đến việc có thể thay đổi ngân hàng, không một ai nghĩ rằng ông có thể đạt được những thành tựu như vậy. Điều này đã dẫn đến việc phát minh ra Scrum và Scrum@Scale. Giai đoạn từ năm 1983 đến năm 1993 là thời điểm ông bắt đầu và tận dụng thời gian ở ngân hàng để tích lũy kiến thức và không ngừng điều chỉnh mô hình, cho tới khi hoàn thiện mô hình này vào năm 1993.
Diễn giả Ethan Soo cũng đúc rút nhiều bài học giá trị từ câu chuyện của Jeff Sutherland tại ngân hàng khi ông chỉ mất 06 tháng để biến đơn vị kinh doanh thua lỗ nhất trở thành đơn vị kinh doanh tốt.
Điểm đầu tiên là tập trung vào việc mang lại giá trị kinh doanh, tạo ra các kết quả kinh doanh thực tế như: tăng doanh thu, giảm chi phí, khách hàng yêu thích sản phẩm,… và điều chỉnh tất cả hoạt động còn lại để đạt được các mục tiêu này.
Khi Tiến sĩ Sutherland đến ngân hàng, ông nhận ra có hai vấn đề quan trọng cần phải khắc phục để ngân hàng hoạt động tốt và trở thành một “chiếc máy” tạo ra lợi nhuận tốt nhất. Vấn đề thứ nhất là về đội ngũ. Ông nhận thấy đội ngũ đang làm việc không hiệu quả, chán ngắt, luôn trong trạng thái mệt mỏi và ngủ gật. Ông đã tìm cách để đội ngũ này hoạt động siêu hiệu quả. Vấn đề thứ hai là về tổ chức. Khắc phục vấn đề đội ngũ giống như đổi chiếc xe của bạn thành một chiếc Ferrari. Nhưng dù xe của bạn có chạy nhanh đến đâu mà liên tục gặp phải tình trạng tắc đường thì bạn cũng không thể đi nhanh được. Ví dụ, khi bạn có vấn đề hay gặp trở ngại, bạn cần báo cáo lên trên nhưng quản lý lại mất 02 tháng để phản hồi.
Chính vì vậy, để tạo ra một giải pháp hoàn chỉnh thì phải tìm cách biến đội ngũ trở thành một đội siêu việt và biến ngân hàng trở thành một mạng lưới tốc độ cao, giống như con đường cao tốc và chiếc xe Ferrari. Giải pháp mà Tiến sĩ Sutherland tạo ra chính là Scrum như chúng ta đã biết ngày nay.
Diễn giả Ethan Soo tóm tắt 04 điều cần tập trung để chuyển đổi đội ngũ thành nhóm hiệu năng cao theo quan điểm của Tiến sĩ Sutherland:
Chỉ biết về Agile là không đủ mà phải tìm cách để nhân viên áp dụng tư duy Agile trong công việc thực tế hằng ngày. Đây là một điều rất khó khăn vì chuyển đổi Agile không chỉ là việc thay đổi quy trình, mà còn phải thay đổi cách làm việc và cách tư duy.
Tiến sĩ Sutherland cho rằng nếu muốn chuyển đổi sang một văn hóa hiệu suất cao không thể chỉ bằng một khóa đào tạo lãnh đạo mà phải tiếp cận ở mức cấu trúc. Điều đầu tiên khi áp dụng Scrum là phải có đội Scrum có cấu trúc khác biệt so với đội Waterfall truyền thống.
Sửa chữa cấu trúc công việc sẽ thúc đẩy con người làm việc theo cách khác nhau thông qua việc thay đổi cách cộng tác hay còn gọi là hệ thống công việc. Và khi hệ thống công việc thay đổi, nó sẽ lan truyền, để con người hành xử theo một cách nhất định và thay đổi văn hóa làm việc.
Do đó, trong Scrum hoặc Scrum@Scale, phải luôn thay đổi cấu trúc và huấn luyện hệ thống để làm việc và hành xử theo định hướng mong muốn, từ đó tạo ra sự lan truyền để thay đổi văn hóa.
Dựa trên dữ liệu của Tiến sĩ Sutherland, chỉ có 25% nhân viên đang chuyển giao những thứ có giá trị. Một số người chuyển giao những thứ không mang lại giá trị, nhưng lại rất bận rộn trong việc hoàn thành Sprint. Đó chính là những thứ cần quản lý trong Product Backlog.
Học cách quản lý yêu cầu của Tiến sĩ Sutherland
Quản lý, xác định độ ưu tiên, chọn lọc các User story không mang lại giá trị và các User story có giá trị thấp, đồng thời đưa những yêu cầu có giá trị vào hệ thống. Chúng ta không thể mang lại giá trị kinh doanh khi đang sản xuất những thứ vô ích.
Theo Tiến sĩ Sutherland, Scrum là một khung làm việc sản xuất. Vì vậy, nhóm Scrum là một nhóm sản xuất, một nhóm chế tạo. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực phần mềm, bạn đang chế tạo phần mềm. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực bán hàng, bạn đang chế tạo doanh số bán hàng bằng Scrum,… Do đó, chúng ta phải học cách thực hiện quá trình sản xuất hiệu quả như cách của Tiến sĩ Sutherland.
Diễn giả Ethan Soo cũng chia sẻ về chuyến đi đến Boston, nhân dịp 30 năm kể từ khi có nhóm Scrum đầu tiên tại đây. Tiến sĩ Sutherland đã nói về những điều nhóm Scrum đầu tiên đã đạt được: tăng gấp 10 lần giá trị với 1/10 giá thành. Nhưng diễn giả Ethan cũng khuyến cáo chúng ta không nên suy nghĩ rằng chỉ cần tuân theo các quy tắc Scrum thì nó sẽ tự động hoạt động kỳ diệu, mọi thứ sẽ tốt đẹp. Giống như việc chơi cầu lông, hiểu quy tắc cơ bản là có thể chơi được, nhưng bạn vẫn cần phải tiếp tục tự rèn luyện bản thân, điều chỉnh cho phù hợp với môi trường, với tình huống. Đó mới là Scrum của riêng bạn. Đó mới là cách giúp bạn thực hiện gấp đôi công việc với một nửa thời gian.
Thị phần của Scrum@Scale trên thị trường hiện nay
Diễn giả Ethan cũng đưa ra gợi ý cho các đội nhóm, tổ chức về Scrum@Scale – một phương thức kinh doanh tăng trưởng nhanh nhất trên thế giới (xét về thị phần) mặc dù mới chỉ xuất hiện trong vài năm gần đây vì dễ triển khai, hiệu quả về chi phí và rủi ro thấp.
Bài viết liên quan:
