Tổng quan về quản trị rủi ro dự án và cách quản trị hiệu quả cho Project Manager

Quản trị rủi ro dự án là một trong những yếu tố quan trọng làm nên thành công của dự án cũng như thể hiện năng lực và kinh nghiệm của nhà quản lý dự án (Project Manager). Hãy cùng tham khảo cách quản trị rủi ro dự án hiệu quả trong bài viết sau đây nhé!

Quản trị rủi ro dự án là gì?

Trước khi bắt đầu với khái niệm quản trị rủi ro dự án, chúng ta hãy cùng tìm hiểu quản trị rủi ro là gì. Quản trị rủi ro là quá trình xác định, đánh giá, lập kế hoạch và phản ứng với các sự việc, sự kiện, điều kiện có thể xảy ra.

Theo Viện Quản lý dự án (PMI), rủi ro là bất kỳ sự việc bất ngờ nào xảy ra gây ảnh hưởng tiêu cực hoặc tích cực đến dự án, bao gồm: con người, quy trình, công nghệ, tài nguyên,…

Nhà quản lý dự án cần xác định và quản lý rủi ro ngay từ khi bắt đầu dự án và cập nhật thường xuyên trong quá trình triển khai dự án. Mục tiêu của quản trị rủi ro dự án là nâng cao khả năng, tác động của rủi ro tích cực (cơ hội) và giảm thiểu khả năng, tác động của rủi ro tiêu cực (nguy cơ), để gia tăng cơ hội thành công của dự án.

Tại sao phải quản trị rủi ro dự án?

  • Chủ động phát hiện các cơ hội và nguy cơ tác động đến mục tiêu của dự án. Giảm thiểu mức độ ảnh hưởng của rủi ro có thể kể đến như rối loạn nội bộ, trễ tiến độ, vượt ngân sách, giảm chất lượng, thậm chí có thể làm thất bại toàn bộ dự án, đánh mất lợi nhuận và khách hàng. 
  • Tiết kiệm chi phí và thời gian. Việc xác định rủi ro ngay từ đầu và có giải pháp dự phòng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho dự án. 
  • Hạn chế/loại bỏ những rủi ro không cần thiết trong quá trình triển khai dự án, tránh các phát sinh không kiểm soát được về các yêu cầu, nguồn lực, thời gian, chi phí… 
  • Đánh giá chi tiết và có biện pháp ứng phó với cơ hội/nguy cơ trong mọi lĩnh vực như: yêu cầu, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, mua sắm, đấu thầu.
  • Đánh giá chi tiết và có biện pháp ứng phó với cơ hội/nguy cơ từ nội bộ, môi trường bên ngoài, các ràng buộc, các giả định của dự án.
  • Giúp nhà quản trị hiểu rõ hơn về dự án
  • Ảnh hưởng tích cực đến tinh thần làm việc của nhân viên
  • Tăng sự hài lòng của khách hàng, nâng cao uy tín, giá trị thương hiệu

Các nhóm rủi ro dự án phổ biến 

  • Rủi ro thị trường: liên quan đến sự biến động của thị trường khi giá cả thay đổi, nguồn cung không ổn định.
  • Rủi ro tài chính: liên quan đến sự thiếu hụt ngân sách dự án, các chỉ số tài chính không thỏa mãn được các bên liên quan, đánh giá tài chính dự án không đầy đủ.
  • Rủi ro kỹ thuật: liên quan đến tính khả thi của công nghệ thực hiện dự án, vận hành các chức năng kĩ thuật có lỗi, không đáp ứng được chi phí và tiến độ kế hoạch.
  • Rủi ro con người: liên quan đến năng lực của đội ngũ dự án không đáp ứng được yêu cầu, kĩ năng của nhà quản trị yếu kém, nhóm dự án thiếu kinh nghiệm, thiếu sự tương tác, bất đồng quan điểm, thiếu sự ủng hộ từ đội ngũ cấp cao. Ngoài ra, còn có những sự thay đổi, bổ sung yêu cầu từ các bên liên quan trong quá trình triển khai dự án.
  • Rủi ro quy trình/cơ cấu doanh nghiệp: liên quan đến sản phẩm dự án khi đưa vào sử dụng không phù hợp với cơ cấu, quy trình và các yêu cầu của doanh nghiệp.

Hướng dẫn lập kế hoạch quản trị rủi ro dự án 

Đánh giá mức độ rủi ro dự án

Bước 1: Xác định rủi ro, cơ hội tiềm ẩn của dự án

Bước 2: Xác định xác suất của rủi ro: cao – trung bình – thấp.

Bước 3: Xác định tác động của rủi ro: cao – trung bình – thấp.

Xác định chiến lược quản trị rủi ro dự án

4 chiến lược quản trị rủi ro dự án phổ biến:

  • Chuyển dịch rủi ro: Đẩy rủi ro sang bên thứ ba. 
  • Chấp nhận rủi ro: Khi nào xảy ra thì sẽ giải quyết hậu quả. 
  • Giảm thiểu rủi ro: Có phương án phòng bị để giảm thiểu khả năng xảy ra hoặc mức độ tác động của rủi ro. 
  • Loại bỏ rủi ro: Làm mọi cách để rủi ro không xảy ra. 

Thông thường, chấp nhận rủi ro là phương án ít được lựa chọn nhưng nếu nó có tác động ít hoặc ít xảy ra trong khi các điều kiện không cho phép thì bạn có thể lựa chọn phương án này.

Loại bỏ triệt để rủi ro là một chiến lược khó, đòi hỏi nhiều nỗ lực. Đối với một số tình huống thì những rủi ro mang tính sống còn thì mới cần phải tiếp cận theo cách này.

Hai chiến lược còn lại thì dễ tiếp cận và được sử dụng phổ biến hơn. 

Lập kế hoạch quản trị rủi ro dự án

Bằng cách trả lời các câu hỏi như: Nên làm gì để hạn chế xác suất rủi ro xảy ra hoặc giảm thiểu tác động tiêu cực? Cách ứng phó hiệu quả nhất nếu rủi ro xảy ra? Nhóm sẽ làm gì và ai chịu trách nhiệm về việc gì?

Lên kế hoạch chi tiết cho từng loại rủi ro như: quản trị rủi ro nhân lực, tài chính, kỹ thuật, thị trường… và thông báo chi tiết đến mọi thành viên trong nhóm dự án.

Sau khi dự án kết thúc, hãy cùng nhau ngồi lại và đánh giá hiệu quả của chiến lược quản trị rủi ro, từ đó rút ra bài học cho những dự án tiếp theo.

Trên đây là tổng quan về quản trị rủi ro dự án. Để đảm bảo chiến lược quản trị rủi ro hiệu quả đòi hỏi quyết tâm của các thành viên trong nhóm dự án và sự đồng thuận từ các cấp lãnh đạo.

=> Tham khảo Khóa học Quản trị dự án Agile tại Học viện Agile:

Related Posts
Công cụ xây dựng nhóm
Công cụ xây dựng nhóm

Cung cấp những công cụ hướng dẫn cách nhóm bạn làm việc. Tuyên ngôn cho những nhóm nhỏ đang làm Read more

5 chìa khóa quyết định thành công của một nhóm tại Google
5 chìa khóa quyết định thành công của một nhóm tại Google

Điều gì khiến một nhóm Google hiệu quả? Chúng tôi đã chia sẻ nghiên cứu của mình sớm nay trên Read more

Những việc ScrumMaster không nên làm
Những việc ScrumMaster không nên làm

The ScrumMaster KHÔNG “đại diện nhóm để đưa ra quyết định”. Những quyết định được đồng thuận bởi cả nhóm Read more

Khi nào Agile, khi nào Waterfall 
Khi nào Agile, khi nào Waterfall 

Làn sóng Agile đã càn lướt trong giới phát triển phần mềm, và bắt đầu chiếm lĩnh những diễn đàn Read more