Top 8 kỹ năng cần thiết của Project Manager – Project Manager Skills

,

Kỹ năng của một Project Manager cho phép bạn có thể thành công trong các dự án từ khi bắt đầu tới kết thúc một cách hiệu quả hơn. Là một Project Manager và được nâng cao các kỹ năng có thể giúp bạn có những tác động tích cực mạnh mẽ tới khả năng của cả nhóm. Trong đó sẽ có nhiều các kỹ năng của Project Manager khác nhau giúp bạn làm việc năng suất hơn, nhưng nó luôn đòi hỏi bạn phải thực hành và phát triển liên tục các kĩ năng này. Vậy những kỹ năng nào mà một Project Manager rất cần thiết, hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu nhé!

Kỹ năng Project Manager (Project Manager Skills) là gì?

Project manager có trách nhiệm sáng tạo, thiết kế, lập kế hoạch, triển khai, điều phối và hoàn thành các dự án. Họ là những người quản lý team, tạo điều kiện và thúc đẩy động lực tới các thành viên trong nhóm, quản lý sự kỳ vọng của các bên liên quan chủ chốt cũng như báo cáo lại tiến độ của dự án thường xuyên.

Ngoài những công việc đó, Project Manager cũng chính là người xây dựng một kế hoạch tổng thể cũng như quản lý nguồn tiền cho dự án.

Và tất nhiên trong những công việc đó thì Project Manager sẽ cần những kỹ năng khác nhau để có thể hoàn thành được công việc cũng như thành công của dự án.

8 kỹ năng cần thiết của Project Manager

1. Giao tiếp

Project Manager chắc chắn cần có một kỹ năng giao tiếp tốt để có thể truyền tải được thông điệp tới khách hàng và các thành viên trong nhóm. Họ cần kĩ năng này để có thể chia sẻ được tầm nhìn, mục tiêu, ý tưởng hay vấn đề mà PM hay cả nhóm đang gặp phải, để cả nhóm có tiếng nói chung cùng hoạt động để phát triển. Ngoài ra thì Project Manager cũng cần có kỹ năng giao tiếp để thuyết trình về sản phẩm cũng như phản hồi với các thành viên team, cấp trên hay các bên liên quan. Có thể nói, để trở thành Project Manager thì đây là kỹ năng vô cùng quan trọng và bắt buộc mọi Project Manager đều cần có.

Communication skills là gì? Tiết lộ cách giao tiếp công sở thành công!

2. Lãnh đạo

Mạnh về kỹ năng lãnh đạo từ lâu đã được xem như một kỹ năng được đánh giá cao cho Project Manager. Nó cho phép các Project Manager có một cái nhìn tổng quan cũng như quản lý các đầu việc để thúc đẩy và khuyến khích sự nhiệt tình trong công việc của các thành viên trong nhóm. Hơn nữa, kỹ năng lãnh đạo sẽ giúp Project Manager xác định được đâu là con đường mà họ sẽ đi để giúp dự án thành công.

Leader là gì? Các yếu tố một Leader cần có - JobsGO Blog

3. Tổ chức và điều phối nhóm

Là một Project Manager, bạn sẽ cần mang các thành viên trong nhóm lại gần nhau hơn và cũng định hướng các hướng đi cho họ, giúp họ đạt được những mục tiêu cá nhân để từ đó đóng góp giá trị cho doanh nghiệp. Kỹ năng tổ chức nhóm còn bao gồm khả năng giao việc hiệu quả, giải quyết xung đột, đánh giá việc thực thi và huấn luyện đào tạo các thành viên trong nhóm để giúp học phát triển được các kỹ năng đáp ứng cho công việc.

Vai trò của người lãnh đạo trong tổ chức và điều hành cuộc họp

Để chắc chắn về việc dự án luôn trơn tru cũng như đạt được đúng mục đích đã đề ra, thì kỹ năng điều phối nhóm tốt là rất quan trọng. Nếu bạn suy nghĩ rằng Project Manager là người “chỉ tay 5 ngón” thì quả là sai lầm. Thực tế thì bản chất của con người luôn mong muốn được tôn trọng, ghi nhận, đề cao và tự chủ. Vì vậy một Project Manager tài năng là người có thể tổ chức và điều phối nhóm để các thành viên đều hạnh phúc, cố gắng đóng góp nhiều nhất những gì họ có thể và có sự trao quyền. 

Ngày nay, để làm tốt việc này thì có rất nhiều nhóm đã tổ chức theo Scrum. Và kết quả đạt được là các dự án tổ chức theo Scrum có tỉ lệ thành công cao hơn gấp 3 lần so với tổ chức nhóm truyền thống (Waterfall).

Bạn có thể tìm hiểu kĩ hơn về Scrum tại đây!

4. Thương lượng

Việc thương lượng đối với Project Manager diễn ra thường xuyên với các nhà cung cấp, khách hàng và các bên liên quan khác. Ngoài ra Project Manager cũng cần có kỹ năng thương lượng khi làm việc với nhóm để đưa ra được những mục tiêu chiến lược chung. Trong bất kỳ các nhóm có có phối hợp với nhau tốt ra sao, thì cũng sẽ có những lúc xung đột và làm ảnh hưởng tới cả nhóm. Đây sẽ là lúc Project Manager thể hiện năng lực quản lý xung đột bằng cách nói chuyện, thương lượng với từng thành viên trong nhóm.

Phát triển kỹ năng đàm phán thương lượng trong công việc - Tín dụng

5. Quản trị rủi ro

Thường thì mọi người ít để ý tới vấn đề này, nhưng thực tế là rủi ro luôn có trong mọi dự án, đó là lý do vì sao mà Project Manager luôn cần có kinh nghiệm để có khả năng dự đoán và hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. Và kể cả khi có xảy ra rủi ro, thì việc trang bị kỹ năng này sẽ giúp Project Manager có hướng giải quyết tốt hơn để giảm thấp nhất các tác động của rủi ro tới sự thành công của dự án. 

Cũng chính bởi lý do đó mà sự linh hoạt dường như là một tính cách rất cần thiết của Project Manager. Thực tế thì dù bản kế hoạch có chi tiết và tốt tới đâu thì cũng luôn tiềm tàng những rủi ro, việc linh hoạt để ứng phó là cần thiết. Tính linh hoạt được thể hiện rõ qua Agile – Một khung làm việc kiểu mới. Agile nghĩa là làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn. Đây không phải phương pháp để làm nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn, mà là tạo ra nhiều giá trị hơn với lượng công việc ít hơn.

8 cuốn sách hay về quản trị rủi ro hữu ích cho công việc và cuộc sống - Readvii

6. Quản trị xung đột

Việc có kỹ năng quản trị xung đột tốt là cần thiết với tất cả Project Manager – người mà sẽ luôn cần làm cho các thành viên trong team cởi mở và làm việc với nhau tốt hơn. Kỹ năng quản trị xung đột và giải quyết là rất quan trọng để làm cho quy trình luôn được trơn tru và về đích sớm nhất. Xung đột không phải là xấu, xung đột chỉ xấu khi Project Manager không biết cách để giải quyết, và nếu xung đột được giải quyết và thảo luận một cách hiệu quả sẽ đem lại cho cả nhóm những bài học, những ý tưởng mới, những cách làm hết sức quý giá. Chúng ta lớn lên, phát triển nhờ xung đột và rủi ro, vì vậy hãy học các kỹ năng này để có thể đón nhận nó một cách vui vẻ và nhẹ nhàng hơn.

5 phương pháp giải quyết xung đột – VĂN PHÒNG ẢO

7. Tạo động lực

Tất nhiên không có một ai mong muốn làm việc trong một nhóm tiêu cực, nhàm chán và căng thẳng. Tuy nhiên tại sao chúng ta hầu như rất dễ gặp phải những nhóm này? Có phải do người lãnh đạo nhóm đã không có những hành động đúng để tạo động lực cho cả nhóm? Project Manager cần giữ tinh thần vui vẻ cho nhóm và truyền động lực khi có những áp lực về công việc tới. Và đây chính là lúc cần tới kỹ năng tạo động lực của Project Manager. 

Bài 1: Nghiên cứu về động lực làm việc và chính sách tạo động lực cho công chức hiện nay | Tạp chí Quản lý nhà nước

8. Research

Kỹ năng research cho phép Project Manager hiểu hơn về các kiễn thức hay dữ liệu mà mình còn thiếu để họ có thể hoàn thành dự án một cách hiệu quả và thành công hơn. Các Project Manager cần là những người có thái độ học hỏi và phát triển rất cao, hay còn gọi là Growth Mindset.

Market Research là gì? Định nghĩa, phân loại, và con đường nghề nghiệp

Học Viện Agile hi vọng qua bài viết trên đã có thể giúp cho bạn đọc phần nào hiểu được những kỹ năng cần thiết để trở thành Project Manager tài năng. Ngoài những kỹ năng trên, thì Project Manager cũng cần không ngừng để trau dồi những kỹ năng khác như kỹ năng thương lượng, quản trị thời gian, quản lý ngân sách,…