Với tư cách là Scrum Master, bạn có trách nhiệm tối đa hóa giá trị của Scrum trong tổ chức của mình. Bạn cần đảm bảo rằng Scrum thành công. Để tối đa hóa sự thành công của Scrum, điều quan trọng là các Sự kiện Scrum phải hiệu quả, hiệu suất và có giá trị. Do đó, trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ 10 mẹo và ý tưởng về các Sự kiện Scrum. Hy vọng chúng sẽ hữu ích với bạn! 

10 tip giúp Scrum Master tổ chức thành công các sự kiện Scrum

1. Tạo ra nhịp điệu đều đặn

Một trong những nguyên tắc trong Tuyên ngôn Agile là chuyển giao các sản phẩm/dịch vụ chạy tốt cho người dùng bằng cách phát hành sớm và thường xuyên, sử dụng cách tiếp cận lặp đi lặp lại và tăng dần. Điều này có nghĩa là chúng ta đang chuyển giao các phần nhỏ của sản phẩm cho khách hàng một cách thường xuyên với một nhịp điệu đều đặn. Nhịp điệu làm giảm sự phức tạp và tăng khả năng dự đoán cho Nhóm Scrum, tổ chức, khách hàng và người dùng. 

Với tư cách là Scrum Master, bạn cần hiểu rằng việc tạo ra nhịp điệu trong tổ chức sẽ rất hữu ích khi bạn phát triển các sản phẩm hoặc dịch vụ phức tạp trong môi trường phức tạp. Vì vậy, khi lập kế hoạch cho nhịp độ Sprint, bạn nên ưu tiên các Sprint ngắn (1-2 tuần) hơn là các Sprint dài, vì nó tạo ra nhiều nhịp điệu đồng đều hơn.

2. Tập trung vào mục đích của từng sự kiện

Nhiều tổ chức ‘làm’ Scrum. Tuy nhiên, thật không may, họ lại ‘làm’ Scrum nửa vời. Điều này thường xảy ra do sự thiếu rõ ràng và thiếu ý thức về mục đích của các Sự kiện Scrum. 

Ví dụ: Nhiều nhóm không thực hiện Sprint Retrospective (Cải tiến Sprint). Nhiều người khác chỉ thực hiện Daily Scrum (Scrum Hằng ngày) 2 hoặc 3 lần một tuần. Điều này thường xảy ra là do mọi người không hiểu mục đích của Sự kiện hoặc vì họ cảm thấy khó khăn.

Vì vậy, với tư cách là Scrum Master, điều quan trọng là bạn phải tập trung vào mục đích của Sự kiện Scrum và giúp Nhóm Scrum hiểu mục đích của từng Sự kiện. Nhóm Scrum cần hiểu rằng mỗi thành phần trong Scrum đều có lý do cụ thể và đều quan trọng đối với sự thành công của Scrum. Đây cũng là lý do Nhóm Scrum nên ngừng “làm” Scrum ‘nửa vời’. 

3. Cải tiến liên tục và thu thập phản hồi

Giống như Scrum Guide (Hướng dẫn Scrum) giải thích: “Scrum dễ hiểu nhưng khó tinh thông”. Khi tôi bắt đầu thực hành Scrum khoảng 10 năm trước, tôi chỉ làm việc với Hướng dẫn Scrum và không làm gì thêm. Scrum không phổ biến như bây giờ và cũng không có nhiều giảng viên, huấn luyện viên và nhà tư vấn như ngày nay. Chúng tôi đã sử dụng Hướng dẫn Scrum để áp dụng các quy tắc của Scrum và đó gần như là lẽ đương nhiên. Tuy nhiên, điều khiến chúng ta triển khai Scrum thành công là nhờ liên tục thu thập phản hồi trong Nhóm Scrum để cải thiện.

Quy trình trong buổi thu thập phản hồi (Sơ kết Sprint)

Một ví dụ về điều này là chúng tôi luôn thu thập phản hồi từ các bên liên quan trong buổi Sprint Review (Sơ kết Sprint). 

Ví dụ: chúng tôi đã sử dụng thang đo mức độ Hạnh phúc để đo lường mức độ hài lòng của các bên liên quan với kết quả đạt được cũng như với sự kiện Sơ kết Sprint. Bằng cách đo lường mức độ hài lòng và nhận được phản hồi từ các bên liên quan, chúng tôi có thể thường xuyên cải thiện phiên Sơ kết Sprint, khiến nó có giá trị hơn đối với Nhóm Scrum và các bên liên quan. Điều tương tự cũng có thể thực hiện đối với các sự kiện Scrum khác!

4. Chịu trách nhiệm và trở thành Scrum Master ‘vô hình’

Vì bạn chịu trách nhiệm về sự thành công của Scrum nên bạn phải có trách nhiệm với sự thành công của các sự kiện Scrum. Mỗi sự kiện đều có mục đích rõ ràng và cũng có ‘người chủ trì’ cụ thể. Tuy nhiên, người chủ trì hiếm khi là Scrum Master. Vai trò của Scrum Master thường là hướng dẫn Nhóm Scrum cách hoạt động của quy trình Scrum, nhưng hiếm khi (ngoại trừ phiên Cải tiến Sprint) Scrum Master là người dẫn dắt một sự kiện Scrum.

Ví dụ, điều chúng ta thường thấy là Scrum Master dẫn dắt buổi Scrum Hằng ngày. Anh ấy hoặc cô ấy đang hỏi Nhóm phát triển ‘ba câu hỏi’, đứng trước bảng Scrum, đặt lại trạng thái của các đầu việc trên bảng Scrum,… Đây không phải là điều Scrum Master nên làm trong buổi Scrum Hằng ngày! 

Vai trò thực sự của Scrum Master là hướng dẫn Nhóm phát triển cách tiến hành Scrum Hằng ngày hiệu quả trong khoảng thời gian 15 phút. Điều này có nghĩa là bạn không ‘dẫn dắt’, đúng hơn là bạn đang quan sát và cảm nhận những gì đang diễn ra trong nhóm, từ đó đào tạo, cố vấn, huấn luyện và điều phối nhóm để trở nên tốt hơn một chút mỗi ngày.

5. Tôn trọng timebox 

Tất cả sự kiện Scrum đều có giới hạn thời gian. Lập kế hoạch Sprint không quá 8 giờ, Scrum Hằng ngày không quá 15 phút,… Những khung thời gian này tồn tại là có lý do! Và điều đó không có nghĩa là bạn nên dành ít nhất khoảng thời gian đó… Các khung thời gian trong Scrum nhằm duy trì sự tập trung, một trong những giá trị cốt lõi của Scrum. Các khung thời gian giúp cả nhóm tập trung để ưu tiên thảo luận những điều có giá trị nhất, vì thời gian có hạn. Vì vậy, hãy sử dụng các khung thời gian để tạo lợi thế cho bạn! Việc sắp xếp thời gian sẽ giúp bạn tối đa giá trị của Scrum.

6. Tip cho phiên Lập kế hoạch Sprint

• Bắt đầu bằng việc thiết lập Mục tiêu Sprint cùng với Nhóm Scrum. Mục đích của Scrum là tối đa giá trị cho khách hàng và người dùng, tức là tạo ra càng nhiều kết quả (outcome) càng tốt, đồng thời tạo ra càng ít đầu ra (output) càng tốt. Hãy nhớ rằng: Đầu ra nhiều hơn không có nghĩa là nhiều kết quả hơn.
• Lập một bản kế hoạch rõ ràng và khả thi cho Sprint, với các đầu việc kéo dài một ngày hoặc ít hơn. Tôi nhận thấy việc có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong một ngày rất hữu ích (và tạo động lực cho Nhóm phát triển). Vì vậy, nếu bạn tạo ra các đầu việc kéo dài 2–4 giờ cho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể đạt được tiến bộ mỗi ngày.
• Hãy tính đến Định nghĩa Hoàn thành để tạo ra một kế hoạch tốt hơn. Để cung cấp Phần tăng trưởng sản phẩm phù hợp với Định nghĩa Hoàn thành, Nhóm Phát triển phải thực hiện công việc. Vì vậy, để lập kế hoạch trước về chất lượng, hãy sử dụng Định nghĩa Hoàn thành trong suốt phiên Lập kế hoạch Sprint để bạn chú tâm đến chất lượng.
• Chỉ mang ‘Sản phẩm sẵn sàng’ vào Sprint. Để lập một kế hoạch khả thi cho Sprint, hãy đảm bảo rằng mọi hạng mục Product Backlog (đang được đưa vào Sprint) đều rõ ràng và tất cả thành viên Nhóm Phát triển đều hiểu rõ. Điều này giúp hỗ trợ sự hợp tác, giao tiếp và hiểu biết tốt hơn về công việc.
• Lập kế hoạch cho những điều không chắc chắn để bạn có thể thích ứng với các thay đổi trong Sprint. Thông thường, luôn có điều gì đó xảy ra trong mỗi Sprint. Cho dù đó là lỗi, sự cố, yêu cầu mới có mức độ ưu tiên cao, các thay đổi sẽ luôn xảy ra trong Sprint. Vì vậy, hãy lập kế hoạch để điều này xảy ra. Công việc không nhất thiết phải chồng chất lên tất cả các thành viên trong nhóm. Họ không cần phải được phân công đầy đủ! Thay vào đó, hãy hỗ trợ họ duy trì sự linh hoạt trong Sprint.

7. Lời khuyên cho phiên Scrum Hằng ngày

Dưới đây là một số tip để cải thiện phiên Scrum Hằng ngày của bạn:

• Hãy tuân thủ khung thời gian 15 phút! 
• Kiểm tra tiến độ hướng tới Mục tiêu Sprint. Mục đích của Scrum Hằng ngày là kiểm tra mỗi ngày xem Nhóm phát triển có đạt được Mục tiêu Sprint hay không. Có nhiều kỹ thuật để thực hiện việc này, một trong những kỹ thuật đó là sử dụng “ba câu hỏi”. Tuy nhiên, mục đích của Scrum Hằng ngày không phải để trả lời những câu hỏi đó! Tập trung quá nhiều vào các câu hỏi thường dẫn đến tình trạng ‘Zombie Scrum’. Phiên này là để kiểm tra tiến độ hướng tới Mục tiêu Sprint;
• Hãy để Nhóm phát triển làm chủ! Đừng dẫn dắt với tư cách là Scrum Master, thay vào đó, hãy đứng ở cuối phòng. Quan sát và cảm nhận những gì đang diễn ra. Có thể hỏi một số câu hỏi hữu ích khi Scrum Hằng ngày kết thúc để huấn luyện Nhóm phát triển;
• Tập trung, tập trung và tập trung vào tiến trình hướng tới Mục tiêu Sprint! Một cạm bẫy lớn đối với nhiều nhóm là phải có những cuộc trò chuyện và thảo luận chuyên sâu trong Scrum Hằng ngày. Mục đích của Scrum Hằng ngày không phải là giải quyết những trở ngại trong cuộc họp, hay nói chuyện dông dài về công việc. Đó là cuộc họp để kiểm tra tiến độ đã đạt được và lập kế hoạch lại trong 24 giờ tới;
• Áp dụng các phương pháp và kỹ thuật khác nhau để Scrum Hằng ngày luôn vui vẻ và thú vị. ‘Zombie Scrum’ thường xuất hiện khi các nhóm làm cùng một việc từ ngày này qua ngày khác. Tuy nhiên, có rất nhiều kỹ thuật để Scrum Hằng ngày thú vị, tương tác tốt và vui vẻ. Hãy thử một số kỹ thuật/hình thức khác nhau với nhóm của bạn!

Một số lời khuyên khác cho phiên Scrum Hằng ngày

8. Lời khuyên cho phiên Sơ kết Sprint

Dưới đây là một số tip để cải thiện phiên Sơ kết Sprint của bạn:

• Tập trung vào giá trị! Product Owner nên mời các bên liên quan (chủ chốt) tham gia buổi Sơ kết Sprint. Trong hầu hết trường hợp, các bên liên quan chủ yếu quan tâm đến giá trị được chuyển giao thông qua Phần tăng trưởng Sản phẩm. Vì vậy, để buổi Sơ kết Sprint luôn thú vị, hãy tập trung chủ yếu vào giá trị mang lại! Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng bạn nói được “ngôn ngữ” của các bên liên quan. Đừng sử dụng ngôn ngữ kỹ thuật hoặc biệt ngữ vì mọi người sẽ bỏ qua.
• Đảm bảo các bên liên quan (chủ chốt) có mặt tại buổi Sơ kết Sprint. Sơ kết Sprint là cuộc họp quan trọng của quản lý các bên liên quan. Đó là cuộc họp để thu thập phản hồi, hiểu biết mới và đưa ra quyết định. Buổi Sơ kết Sprint không chỉ là một ‘bản demo’ của sản phẩm, vì vậy hãy đảm bảo rằng các bên liên quan chính đều có mặt ở đó.
• Đo lường sự hài lòng của các bên liên quan! Trên thực tế, tôi đã thấy nhiều bên liên quan rất hào hứng với buổi Sơ kết Sprint, ít nhất là vào thời gian đầu… Vì vậy, để giữ chân họ, hãy đảm bảo bạn đo lường mức độ hài lòng của họ tại buổi Sơ kết Sprint. Đo lường mức độ hài lòng của họ với kết quả, với buổi Sơ kết Sprint, với phần trình bày, tương tác,… Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo buổi Sơ kết Sprint luôn thú vị;
• Hãy để Nhóm phát triển tỏa sáng! Buổi Sơ kết Sprint là một cơ hội hoàn hảo để đưa Nhóm phát triển lên sân khấu. Để họ trình bày công việc đã làm và ghi công cho họ!
• Buổi Sơ kết Sprint không chỉ là một ‘bản demo’. Sơ kết Sprint không chỉ để nhìn lại hay để chứng minh phần Tăng trưởng. Sơ kết Sprint cũng nhằm mục đích hướng tới tương lai, kiểm tra Product Backlog, điều kiện thị trường, cơ hội mới và các bước hành động tiếp theo để tối đa giá trị của sản phẩm.

9. Lời khuyên cho phiên Cải tiến Sprint

Dưới đây là một số tip để cải thiện buổi Cải tiến Sprint của bạn:

• Hãy Cải tiến! Chúng tôi từng gặp quá nhiều nhóm đã ngừng thực hiện phiên Cải tiến Sprint. Một số nhóm nói “quá nhàm chán”, số khác nói “không có gì để cải tiến” hoặc “không có thời gian để cải tiến”. Không thực hiện phiên Cải tiến Sprint sẽ giữ nguyên tất cả những lời bào chữa này! Phiên Cải tiến giúp bạn giải quyết những vấn đề này! Vì vậy, với tư cách là Scrum Master, đừng bao giờ hủy bỏ hoặc ngừng thực hiện phiên Cải tiến!
• Thu thập dữ liệu và quan sát. Với tư cách là Scrum Master, bạn là người đào tạo, cố vấn, huấn luyện viên và người hỗ trợ cho Nhóm Scrum. Để giúp Nhóm Scrum cải thiện, hãy đảm bảo rằng bạn thu thập dữ liệu và quan sát trong Sprint. Điều này cũng sẽ giúp bạn chuẩn bị chương trình, hình thức và kỹ thuật phù hợp;
• Đảm bảo phiên Cải tiến luôn thú vị. Có nhiều công cụ, kỹ thuật, hình thức và cách thức khác nhau để tiến hành các buổi Cải tiến. Hãy xem một số trang web này để tìm cảm hứng: Retromat, FunRetrospectives và TastyCupcakes;
• Tạo một môi trường an toàn, đảm bảo mọi người đều tham gia và có cơ hội phát biểu. Buổi Cải tiến phải là một môi trường an toàn, trong đó mọi người có thể và sẽ lên tiếng. Với tư cách là Scrum Master, bạn nên tạo tiền đề cho buổi Cải tiến để tạo ra một môi trường an toàn;
• Tạo ra các hành động có thể thực hiện ngay. Mục đích của Cải tiến Sprint là để cải thiện. Do đó, hãy đảm bảo rằng Nhóm Scrum chọn từ một đến ba hành động cải tiến rõ ràng và khả thi cho Sprint tiếp theo. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo sự cải tiến diễn ra liên tục.

10. Lời khuyên cho phiên Làm mịn Product Backlog 

Dưới đây là một số tip để cải thiện phiên Làm mịn Product Backlog:

• Áp dụng nhịp điệu. Điều thường hiệu quả với nhiều nhóm là lên kế hoạch cho các cuộc họp Làm mịn Product Backlog, ví dụ như 1–2 giờ vào Thứ Ba và Thứ Năm hàng tuần. Điều này làm giảm sự phức tạp và tạo ra nhiều khả năng dự đoán hơn. Các bên liên quan hoặc chuyên gia cũng dễ dàng hơn nhiều khi tham dự các cuộc họp Làm mịn Product Backlog được lên kế hoạch thường xuyên;
• Thảo luận về khung thời gian! Như đã giải thích trước đó, việc sử dụng khung thời gian có rất nhiều giá trị;
• Tập trung vào ‘cái gì’ và ‘tại sao’. Mục tiêu của phiên này không phải là hoàn thiện các giải pháp trong tài liệu chức năng hoặc kỹ thuật, mà là tạo ra các Product Backlog ‘Sẵn sàng’ có thể được đưa vào Sprint. Điều này cũng bao gồm việc sắp xếp lại Product Backlog, thêm chi tiết, ước tính, tiêu chí chấp nhận và giá trị kinh doanh chẳng hạn. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là tập trung vào ‘cái gì’ và ‘tại sao’. Tập trung vào vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết và tại sao vấn đề đó thực sự là một vấn đề cũng như vấn đề đó lớn đến mức nào;
• Thực hiện sàng lọc ‘vừa đúng lúc, vừa đủ’. Bằng cách thực hiện phiên Làm mịn Product Backlog thường xuyên, bạn đang làm việc để tạo ra Product Backlog với các danh mục ‘Sẵn sàng’ cho 01 đến 03 Sprint tiếp theo. Mục tiêu không phải là tạo ra các danh mục “Sẵn sàng” cho năm tiếp theo. Đó cũng không phải là ý tưởng cải tiến công việc cho Sprint hiện tại!
• Mời các bên liên quan và chuyên gia tham gia phiên Làm mịn Product Backlog. Trong nhiều tổ chức, Nhóm phát triển có thể nhận được rất nhiều sự trợ giúp của các chuyên gia kỹ thuật, bảo mật hoặc kinh doanh,… để xây dựng sản phẩm. Vì vậy, hãy mời họ tham gia các cuộc họp Làm mịn Product Backlog! Hãy để họ giúp Nhóm phát triển suy nghĩ về các giải pháp, đặt câu hỏi, đưa ra phương hướng,…

Trên đây là 10 lời khuyên dành cho Scrum Master khi tổ chức các Sự kiện Scrum! Hy vọng chúng sẽ giúp bạn trở thành một Scrum Master “siêu hạng” hơn!

Nguồn tham khảo:

https://medium.com/the-value-maximizers/10-tips-for-scrum-masters-on-the-scrum-events-939fc0342308

Bài viết liên quan:

• Một ngày của Scrum Master

Khóa học liên quan:

• Khóa học Kỹ năng thiết yếu dành cho Scrum Master