Quản lý dự án theo mô hình Agile: Cần nhớ 12 quy tắc này

Bạn đang tìm kiếm một mô hình quản lý tinh gọn để quản lý dự án linh hoạt? Quản lý dự án theo mô hình Agile là giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp. Đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ về 12 quy tắc trong mô hình này nhé.

Nôi dung

Ưu tiên chuyển giao sản phẩm nhanh chóng và đều đặn

Việc chuyển giao sản phẩm nhanh chóng giúp khách hàng có nhiều thời gian trải nghiệm, giảm thời gian chờ đợi, đáp ứng toàn diện nhu cầu của khách hàng. Tính đều đặn được thể hiện ở sự lặp đi lặp lại trong dự án. Trong mỗi phân đoạn, nhóm sẽ thực hiện đầy đủ các bước sao cho đáp ứng được các phần nhỏ của sản phẩm, mang lại sự hoàn thiện khi khách hàng sử dụng.

quan-ly-du-an-theo-nguyen-tac-uu-tien-chuyen-giao-san-pham-nhanh-chong

Quản lý dự án theo nguyên tắc ưu tiên chuyển giao sản phẩm nhanh chóng

Khai thác sự thay đổi thuận tiện cho sự cạnh tranh

Hỗ trợ tìm hiểu những đề xuất thay đổi mà khách hàng đề ra là trách nhiệm mà đội nhóm Agile cần họp và đưa ra quyết định. Với những đề xuất không hợp lý, người quản lý dự án sẽ tìm hiểu và phân tích cho khách hàng trước khi đưa đến quyết định cuối cùng rằng có sửa hay không.

Ngược lại, với những đề xuất phù hợp đem lại nhiều giá trị về lợi ích kinh doanh cho sản phẩm đặc biệt gia tăng tính cạnh tranh cho khách hàng. Khi quản lý dự án theo mô hình Agile, đội nhóm sẽ hợp tác cùng khách hàng giải quyết vấn đề kịp thời, sẵn sàng ứng phó trong quá trình phát triển.

Sử dụng phần mềm dùng thử trong thời gian ngắn

Với một phần mềm, việc trải nghiệm và dùng thử là điều cực kỳ quan trọng. Đặc biệt, việc dùng thử trong thời gian ngắn còn giúp khách hàng được trải nghiệm sản phẩm sớm thay vì đợi hoàn thiện rồi sử dụng.

Thêm vào đó, chờ đợi càng lâu càng khiến khách hàng cảm giác không an tâm và khi cần chỉnh sửa sẽ mất rất nhiều thời gian cho cả hai bên. Vì vậy, đội nhóm sẽ gửi bản chưa hoàn chỉnh cho khách hàng kiểm tra và tiếp nhận phản hồi.

quan-ly-du-an-theo-mo-hinh-agile-giup-toi-uu-chi-phi-va-thoi-gian

Quản lý dự án theo mô hình Agile giúp tối ưu chi phí và thời gian

Điều này sẽ giúp việc chỉnh sửa được tiến hành nhanh chóng. Đội nhóm cũng sẽ hiểu hơn về nhu cầu của khách hàng, mang lại giải pháp tối ưu cho cả hai bên, tránh trường hợp làm xong nhưng không phù hợp nhu cầu sử dụng của khách hàng. Thông qua phản hồi, quản lý dự án theo mô hình Agile giúp tối ưu trải nghiệm khách hàng và mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh.

Có tương tác giữa khách hàng và đội ngũ thường xuyên

Để tối ưu hiệu quả dự án, khách hàng và đội ngũ thực hiện dự án tương tác liên tục và trực tiếp với nhau trong rất nhiều cuộc họp. Khi đội ngũ làm việc nhiều với khách hàng, các thông tin sẽ được hỗ trợ kịp thời. Các ý tưởng được chỉnh sửa và khai thác triệt để đảm bảo mang lại giải pháp sớm cho khách hàng.

Tuy nhiên rất khó để khách hàng và đội nhóm có thể gặp và trao đổi trực tiếp liên tục với nhau. Do đó, đội nhóm sẽ cố gắng sắp xếp chủ động liên hệ khách hàng để trao đổi trực tiếp từ 1-2 lần mỗi tuần hoặc ít nhất là hai tuần một lần để cập nhật thông tin sớm nhất, tránh bỏ lỡ ý kiến đề xuất từ phía khách hàng.

Xây dựng dự án và trao niềm tin cho nhân sự

Trong kinh doanh, yếu tố con người là cốt lõi của mọi vấn đề. Vì vậy, những người dẫn đầu cần tạo dựng niềm tin cho cấp dưới đồng thời tin tưởng và hỗ trợ kịp thời.

quan-ly-du-an-thanh-cong-can-trao-niem-tin-cho-nhan-su

Quản lý dự án thành công, cần trao niềm tin cho nhân sự

Việc trao quyền cho thành viên trong nhóm và hỗ trợ lẫn nhau là cách thể hiện sự tin tưởng cao nhất. Khi nhận thấy bản thân được coi trọng cũng là lúc họ phát huy hết tính sáng tạo của bản thân và cố gắng phát triển để phù hợp với môi trường.

Trao đổi trực tiếp

Thời đại 4.0 giúp con người có thêm nhiều lựa chọn về phương tiện giao tiếp. Việc nhắn tin hay ghi chép thông tin là điều nên làm, tuy nhiên điều này có thể gây ra rất nhiều hệ lụy liên quan đến việc hai bên không hiểu nhau hay truyền đạt sai thông tin trọng tâm.

Do đó, trao đổi trực tiếp được coi là phương pháp truyền đạt hiệu quả, giúp nhóm dự án dễ dàng hiểu được những gì khách hàng muốn truyền đạt.

Khi quản lý dự án theo mô hình Agile, những đội nhóm nhỏ sử dụng phương pháp này sẽ khai thác được nhiều thông tin và ý kiến trái chiều giúp đề ra nhiều phương án mới chất lượng. Còn với những đội nhóm lớn thì phương án này phù hợp khi những người dẫn đầu đại diện đối thoại thu thập dữ liệu quan trọng và triển khai cùng đội nhóm.

=> Xem thêm: Khóa học Quản trị dự án Agile

mo-hinh-agile-giup-doi-nhom-de-dang-trao-doi-truc-tiep

Mô hình Agile giúp đội nhóm dễ dàng trao đổi trực tiếp

Phần mềm chạy tốt là thước đo chính

Phần mềm đã mã hóa xong chưa? Đã có thể dùng thử chưa? Tính năng này đã tối ưu chưa? Bản demo thiết kế đã được dựng chưa? Là những câu hỏi thường gặp của khách hàng trong dự án. Họ muốn chắc chắn rằng dự án đang được tiến hành trơn tru hoặc dự án đang gặp vấn đề để tìm phương án xử lý.

Vậy có thể đo lường quản lý dự án theo mô hình Agile bằng cách nào? Hãy đặt ra tiêu chuẩn về phần mềm chạy tốt là thước đo chính. Luôn sẵn sàng trả lời cho khách hàng hoặc để khách hàng xem sản phẩm khi cần là những điều nhóm quản lý dự án theo mô hình Agile cần làm để xây dựng lòng tin ở phía khách hàng.

Chú trọng tới sự phát triển bền vững và đồng đều

Con người và sức khỏe luôn là những yếu tố quản lý dự án theo mô hình Agile chú trọng. Một đội nhóm phát triển đồng đều là đội nhóm luôn làm việc 40 tiếng một tuần, hạn chế làm thêm giờ và không làm việc cuối tuần. Điều này sẽ giúp nâng cao năng suất thay vì làm việc quá nhiều nhưng không giữ được tinh thần và sức khỏe ổn định.

de-cao-yeu-to-con-nguoi-giup-mo-hinh-duoc-van-hanh-tron-tru

Đề cao yếu tố con người giúp mô hình được vận hành trơn tru

Ngoài công việc, mỗi thành viên cần duy trì cân bằng cả cuộc sống và công việc. Tăng ca sẽ giúp hoàn thành tiến độ đúng hoặc sớm hơn dự kiến nhưng cũng làm suy giảm sức khoẻ, gây áp lực cả đội. Không những thế, còn ảnh hưởng đến công ty, do nhân sự không chịu được áp lực dẫn đến chán nản, nghỉ việc. Doanh nghiệp lại mất thời gian đào tạo từ đầu cho nhân sự mới.

Đơn giản hoá quy trình đề xuất giải pháp thay thế

Rất nhiều công ty có quy trình làm việc cồng kềnh và phức tạp, trong khi Agile thì cần linh hoạt, chủ động và uyển chuyển. Việc xây dựng bộ máy cồng kềnh khiến cho hệ thống nhân sự phải xử lý công việc với nhiều công đoạn gây ảnh hưởng của nhiều vị trí.

Thế nhưng với đội ngũ Agile, tối ưu các công đoạn phức tạp trở nên đơn giản giúp khách hàng xử lý mọi việc được nhanh chóng. Đội ngũ Agile sẽ phân tích những công việc cần hoặc không cần thiết để lược bỏ hoặc thay thế làm tối ưu bộ máy.

=> Xem thêm: Chương trình tư vấn chuyển đổi Agile có hiệu quả?

Quản lý dự án theo mô hình Agile nhấn mạnh tính chủ động

“Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau” – quản lý dự án theo mô hình Agile đề cao tính chủ động trong việc tương tác giữa các thành viên trong nhóm.

su-ho-tro-trong-lam-viec-nhom-giup-chu-dong-dua-ra-nhieu-y-tuong-tot

Sự hỗ trợ trong làm việc nhóm giúp chủ động đưa ra nhiều ý tưởng tốt

Những người có kỹ năng, động lực, có quyền hạn ra quyết định cần hỗ trợ thành viên khác trong nhóm phát triển tính sáng tạo. Bằng cách giao tiếp và chia sẻ ý tưởng, các đội nhóm sẽ đưa ra những sản phẩm chất lượng và nhanh chóng. Không những thế, vẫn đảm bảo được tính chủ động trong công việc và gia tăng hiệu suất.

Cập nhật tình hình liên tục

Trong một dự án, cập nhật liên tục tình hình là điều tối quan trọng. Bởi lẽ, nếu để đến cuối giai đoạn, dự án sẽ rất khó để sửa chữa.

Do đó, đội ngũ quản lý dự án phải luôn thực hiện việc tối ưu liên tục và cập nhật tình hình mới. Tại đây, cả nhóm sẽ xem xét điều gì cần được cải thiện hoặc lược bỏ. Vì được thực hiện thường xuyên nên đội nhóm sẽ có nhiều thời gian và cơ hội để điều chỉnh, mang lại sự hài lòng cho khách hàng và tạo ra sản phẩm tốt nhất.

Trên đây là 12 nguyên tắc quản lý dự án theo mô hình Agile. Học viện Agile hi vọng việc thấu hiểu các nguyên tắc này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có được những dự án thành công.

=> Xem thêm: Quản lý dự án Agile: Giải pháp cho các doanh nghiệp 4.0