12 sai lầm thường gặp và 10 nguyên tắc vàng giúp quản lý rủi ro dự án hiệu quả

Quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án. Tuy nhiên, để nhận diện và kiểm soát tốt các rủi ro lại không hề dễ dàng. Hãy cùng tìm hiểu ngay những sai lầm thường gặp và 10 nguyên tắc vàng giúp quản lý rủi ro dự án hiệu quả trong bài viết sau đây nhé!

12 sai lầm phổ biến trong quản lý rủi ro dự án

Dù đã hiểu quản lý rủi ro là gì nhưng các nhà quản lý dự án (Project Manager) vẫn không thể tránh khỏi một số sai lầm trong quản lý rủi ro.

Sau đây là 12 sai lầm thường gặp trong quản lý rủi ro dự án:

  • Nhận diện và xác định rủi ro khi chưa biết và hiểu đầy đủ về dự án
  • Đánh giá rủi ro tổng thể của dự án thông qua bảng câu hỏi, phỏng vấn, phân tích theo phương pháp Monte Carlo (Monte Carlo Simulation) nên không xác định được các rủi ro cụ thể của dự án.
  • Nhận diện và xác định rủi ro không đầy đủ, chỉ có một danh sách ngắn gọn (20 rủi ro) thay vì một danh sách mở rộng (hàng trăm rủi ro).
  • Tự động thêm khoản dự phòng mà không đánh giá đầy đủ, chính xác theo quy trình quản lý rủi ro.
  • Gộp quy trình xác định rủi ro với quy trình phân tích định lượng rủi ro, làm giảm số lượng rủi ro được nhận diện và nỗ lực xác định rủi ro của mọi người.
  • Xác định các rủi ro chung chung, không cụ thể.
  • Không sử dụng các danh mục rủi ro (như công nghệ, văn hóa, thị trường,…).
  • Áp dụng duy nhất một phương pháp xác định rủi ro thay vì kết hợp nhiều phương pháp nên không xác định được đầy đủ các rủi ro.
  • Lựa chọn chiến lược ứng phó rủi ro đầu tiên thay vì xem xét thêm các phương án khác để chọn ra phương án tốt nhất hoặc kết hợp nhiều phương án.
  • Không dành sự quan tâm đúng mức cho quản lý rủi ro dự án.
  • Nhà quản lý dự án không giải thích quy trình quản lý rủi ro cho các thành viên trong nhóm khi lập kế hoạch dự án.
  • Các hợp đồng được ký kết rất lâu trước khi thảo luận các rủi ro của dự án. 

10 nguyên tắc vàng giúp quản lý rủi ro dự án hiệu quả

  1. Đưa quản lý rủi ro trở thành một phần của dự án

Rủi ro là một phần tất yếu của dự án, nhất là với các dự án quy mô lớn và phức tạp. Quản lý rủi ro dự án nói chung và quản lý rủi ro trong xây dựng nói riêng mà không đi kèm với quản lý rủi ro có thể dẫn đến các hệ quả như: dự án chậm tiến độ, sản phẩm bàn giao muộn, vượt quá ngân sách, nguy cơ đánh mất khách hàng và lợi nhuận… Đưa quản lý rủi ro trở thành một phần của dự án sẽ giúp bạn giảm thiểu xác suất xuất hiện rủi ro và có biện pháp ứng phó hiệu quả hơn.

  1. Nhận diện sớm các rủi ro của dự án

Có rất nhiều phương pháp nhận diện rủi ro, trong đó có hai nguồn chính là con người và giấy tờ. Con người có thể là các thành viên trong dự án hoặc chuyên gia, đồng nghiệp thuộc các phòng ban khác. Với nền tảng kinh nghiệm, góc nhìn cá nhân khác nhau, họ sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng thể và đa chiều về các rủi ro tiềm ẩn trong dự án. Giấy tờ là các báo cáo và tài liệu online cần thiết để xác định đầy đủ và chính xác các rủi ro. 

  1. Thảo luận về rủi ro

Thảo luận về rủi ro với các thành viên trong nhóm là một cách tiếp cận tốt để xác định đầy đủ các rủi ro tiềm ẩn trong dự án. Đồng thời, giúp cả nhóm nhận thức được tầm quan trọng của quản lý rủi ro dự án và theo dõi, báo cáo về rủi ro kịp thời.

  1. Xem xét cả nguy cơ và cơ hội

Rủi ro không chỉ đem đến các nguy cơ mà còn có thể là cơ hội cho dự án và doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, nhóm dự án thường không có đủ thời gian và chỉ tập trung vào các rủi ro tiêu cực. 

Chính vì vậy, nhóm dự án cần quản lý thời gian hiệu quả hơn để có thể phát hiện được các cơ hội lớn mà không cần đầu tư quá nhiều thời gian và tài nguyên.

  1. Làm rõ vấn đề phân chia công việc

Nhà quản lý dự án nên phân chia một số rủi ro cụ thể cho một số thành viên trong nhóm để tối ưu hóa rủi ro trong dự án. Điều này không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý dự án mà còn nâng cao động lực và tinh thần trách nhiệm của các thành viên trong nhóm để tìm ra các giải pháp kiểm soát rủi ro cũng như tận dụng các cơ hội tiềm năng của dự án.

  1. Sắp xếp mức độ ưu tiên của các rủi ro

Mỗi rủi ro lại có mức độ ảnh hưởng khác nhau đối với dự án. Do đó, nhà quản lý dự án cần phải phân loại và sắp xếp mức độ ưu tiên của các rủi ro. Các rủi ro thường được phân loại theo hai tiêu chuẩn là: khả năng xảy ra và mức độ thiệt hại. Tập trung vào các rủi ro có khả năng xảy ra và mức độ thiệt hại cao để giảm thiểu các tác động tiêu cực đến dự án.

  1. Phân tích rủi ro

Nhà quản lý dự án cần biết cách phân tích rủi ro để hiểu rõ bản chất của rủi ro, từ đó đưa ra biện pháp ứng phó đúng đắn. 

Phân tích rủi ro dựa trên ảnh hưởng đối với dự án như: thời gian bàn giao sản phẩm (lead time), chi phí và chất lượng sản phẩm… 

Quan sát và kiểm tra toàn bộ dự án, nhất là trong các lĩnh vực như lập kế hoạch ngân sách hay dự báo tài chính. Phân tích rủi ro sẽ giúp nhà quản lý dự án có được cái nhìn giá trị về dự án và các thông tin cần thiết để đưa ra các biện pháp ứng phó hiệu quả, tối ưu hóa rủi ro.

  1. Lập kế hoạch và triển khai các biện pháp ứng phó với rủi ro

Thông thường, có 3 cách để giải quyết rủi ro là: chấp nhận, lảng tránh và giảm thiểu rủi ro. Trong đó, lựa chọn chấp nhận nếu rủi ro không lớn và ít ảnh hưởng đến dự án. Lựa chọn lảng tránh đồng nghĩa với việc loại bỏ mọi rủi ro trong tương lai của dự án, trong một số trường hợp, có thể hủy toàn bộ dự án nếu rủi ro quá lớn. Còn giảm thiểu rủi ro là giải pháp thường được sử dụng phổ biến nhất. Nhà quản lý dự án đưa ra các giải pháp để giảm thiểu tối đa ảnh hưởng của rủi ro đến dự án bằng cách tác động đến nguyên nhân của rủi ro. 

Ngoài ra, có thể tìm kiếm và tối ưu hóa các cơ hội do rủi ro mang lại hoặc không làm gì cả nếu cơ hội quá nhỏ và không có nhiều ảnh hưởng.

  1. Liệt kê các rủi ro của dự án

Lập một danh sách rủi ro (risk log) giúp nhà quản lý dự án nắm được tiến độ dự án và không bỏ sót bất cứ rủi ro nào. Đây cũng là một công cụ hiệu quả để thảo luận về rủi ro với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.

Một danh sách rủi ro tốt bao gồm mô tả, phân chia công việc giải quyết rủi ro, nguyên nhân và tác động. Dự án càng lớn, rủi ro càng nhiều. Danh sách rủi ro giúp nhà quản lý dự án kiểm soát và triển khai dự án dễ dàng hơn.

  1. Theo dõi rủi ro và các nhiệm vụ liên quan

Theo dõi rủi ro và các nhiệm vụ liên quan là công việc hằng ngày của các nhà quản lý dự án, để đảm bảo mọi thứ trong tầm kiểm soát và hạn chế tối đa mức độ ảnh hưởng đến dự án trong tương lai.

Trên đây là tổng hợp thông tin về các sai lầm thường gặp khi quản lý rủi ro dự án và các nguyên tắc cần lưu ý. Hy vọng qua bài viết này các nhà quản lý dự án có thể kiểm soát hiệu quả rủi ro và dẫn dắt dự án đi đến thành công với chi phí thấp nhất.

Tham khảo: https://www.projectsmart.co.uk/risk-management/10-golden-rules-of-project-risk-management.php

Related Posts
Review top 5 chứng chỉ quản trị dự án tốt nhất năm 2022

Chứng chỉ quản trị dự án là một trong những điều kiện tiên quyết và mang lại ưu thế nổi Read more

Đặc điểm nổi bật của khóa học Quản trị dự án Agile

Khóa học Quản trị dự án Agile cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách Read more

Trải nghiệm học tập của học viên khóa Quản trị dự án Agile

Khóa học Quản trị Dự án Agile được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Read more

Quy trình quản lý rủi ro dự án – Bí quyết giúp Project Manager dẫn dắt dự án đi đến thành công

Quy trình quản lý rủi ro dự án là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án, đặc Read more