5 KỸ NĂNG BẮT BUỘC PHẢI CÓ ĐỂ TRỞ THÀNH QUẢN LÝ DỰ ÁN

, ,
quan-ly-du-an-la-gi 1

Quản lý dự án (Project Manager) là vị trí có mức thu nhập hấp dẫn và là mục tiêu hướng đến của nhiều bạn trẻ trong ngành công nghệ thông tin. Trong bài viết này, hãy cùng học viện Agile tìm hiểu về những kỹ năng cần có của vị trí quản trị dự án phần mềm.

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để lập kế hoạch, triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án. Dự án quản lý tốt cần phải đạt được sự cân bằng giữa ba yếu tố: thời gian, chất lượng & nguồn lực. Đối với dự án nhỏ, người quản lý dự án có thể là Senior Developer nhưng các dự án có quy mô lớn hơn sẽ yêu cầu một người quản lý dự án – Project Manager. Đây là vị trí chịu trách nhiệm chính về kết quả, phụ trách xây dựng kế hoạch, bảo đảm dự án được thực hiện hiệu quả và liên lạc, báo cáo kết quả với khách hàng và cấp trên.

quan-ly-du-an-la-gi 1

Quản lý dự án – công việc tưởng khó nhưng hóa ra khó thật

Project Manager có nhiều hướng phát triển sự nghiệp như trở thành Program Manager (người quản lý nhiều dự án của cùng một khách hàng, cùng một công nghệ) hoặc Head of PM (người quản lý các Project Manager).

Sự cần thiết của vị trí quản lý dự án

Ngành phát triển phần mềm đã có lịch sử hơn nửa thế kỷ, nhưng việc phát triển phần mềm, quản lý dự án chưa bao giờ hết thử thách, khó khăn. Các phương án quản trị dự án truyền thống có nhiều nhược điểm như yêu cầu lập kế hoạch cẩn thận, qua nhiều khâu trung gian. Những bên liên quan thường chỉ nhận kết quả qua báo cáo, thiếu thông tin hoặc thông tin về sản phẩm phần mềm không rõ ràng. Sự thiếu minh bạch về tiến độ và trì hoãn ngày phát hành cũng ảnh hưởng đến chất lượng của dự án và mức độ hài lòng của khách hàng. Đội ngũ phát triển và khách hàng khó có thể đưa ra các phản hồi ý nghĩa để cho ra sản phẩm tốt nhất.

quan-ly-du-an-la-gi2

Người quản lý dự án phải cân đối các nguồn lực có hạn để dự án đạt kết quả thành công

Theo một nghiên cứu của Dr.Pavel (2020), 32% dự án thất bại do quản lý dự án không tốt. Ngoài ra, một số nguyên nhân khác có thể kể đến như thiếu thông tin (21%), không rõ mục tiêu (18%), không quen thuộc với phạm vi và độ phức tạp của dự án (17%). Từ nghiên cứu trên, chúng ta thấy được tầm quan trọng  và sự cần thiết của vị trí quản lý dự án phần mềm. Trên thực tế, vị trí quản lý dự án phần mềm cũng là công việc với mức thu nhập hấp dẫn và là mục tiêu hướng đến của nhiều bạn trẻ khi lựa chọn ngành công nghệ thông tin.

5 kỹ năng Quản lý dự án cần trang bị

  • Hiểu biết kỹ thuật

Quản lý dự án cần có khả năng giao tiếp hiệu quả với đội nhóm (developer, programmer, designer) và khách hàng, đối tác. Sẽ rất khó để giao tiếp hiệu quả với các developer trong team nếu quản lý dự án không hiểu biết về kỹ thuật. Project Manager có kinh nghiệm về lập trình sẽ hiểu được Developer suy nghĩ như thế nào, biết rõ công việc và khó khăn của từng vị trí trong dự án, từ đó giao việc và deadline phù hợp hơn để dự án hoàn thành đúng thời hạn và trong mức ngân sách cho phép.

quan-ly-du-an-la-gi3

Developer trở thành Project Manager sẽ có lợi thế về hiểu biết kỹ thuật

  • Kỹ năng lãnh đạo 

Vai trò lãnh đạo của người quản lý dự án thể hiện ở những công việc như thiết lập tầm nhìn, cân bằng khối lượng công việc của các thành viên, thực thi quy trình và giữ cho mọi hoạt động trong nhóm luôn đúng quy trình. Người quản lý cần hiểu về nhân sự trong team, duy trì sự cân bằng giữa kỷ luật và cởi mở, tạo môi trường tích cực để các thành viên thể hiện quan điểm và ý tưởng.

  • Kỹ năng giao tiếp

Theo Guide to the Project Management Body of Knowledge, khoảng 75% thời gian của người quản lý dự án dành cho việc giao tiếp hai chiều giữa đội nhóm và khách hàng. Kỹ năng giao tiếp đòi hỏi khả năng lắng nghe, truyền đạt thông tin rõ ràng, phù hợp với đối tượng người nghe, đúng thông tin, đúng thời điểm.

  1. Kỹ năng quản lý rủi ro

Mọi dự án phát triển phần mềm đều tiềm ẩn những rủi ro dự án. Để quản lý rủi ro, người quản lý dự án cần dựa vào kinh nghiệm để xác định trước các rủi ro có thể xảy ra, từ đó lên kế hoạch, chi phí và sử dụng các chiến lược giảm thiểu rủi ro phù hợp.

Các bạn có thể rèn luyện kỹ năng quản lý rủi ro và kiểm soát thời gian ngay từ khi còn là Developer. Phương pháp đơn giản nhất là chia nhỏ khối lượng công việc (task breakdown), từ đó sẽ ra được mức thời gian cần thiết để hoàn thành những công việc lớn hơn.

  • Kỹ năng lập kế hoạch

Trong giai đoạn lập kế hoạch, người quản lý dự án sẽ xác định các vấn đề tiềm ẩn và lên chiến lược để ứng phó, giải quyết vấn đề. Việc lập kế hoạch bao gồm những bước như thiết lập tổ chức dự án, lập kế hoạch quản lý, kiểm soát dự án, bảo trì và hỗ trợ, quản lý rủi ro…

Kỹ năng lập kế hoạch và lựa chọn mô hình dự án rất quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của dự án. Một trong những mô hình dự án được ứng dụng nhiều trong ngành công nghệ thông tin hiện nay là Agile với các đại diện phổ biến như Kanban, Scrum, ASD, DSDM…

Agile – khung tư duy để phát triển dự án nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro

Agile là phương pháp phát triển phần mềm theo mô hình gia tăng, hoạt động trên quy trình phát triển lặp. Đây là mô hình được xây dựng để khuyến khích cải tiến, tạo ra bước đột phá và hướng đến mục đích phát triển phần mềm hoàn thiện nhất với những đặc điểm:

  • Phân chia dự án thành nhiều bộ phận nhỏ, từ đó dễ dàng xử lý và thay đổi khi khách hàng có yêu cầu
  • Từng bộ phận nhỏ sẽ được test ngay trong quá trình thực hiện dự án
  • Đội nhóm thường xuyên họp mặt và trao đổi

Ngoài lĩnh vực công nghệ thông tin, ngày nay Agile còn được ứng dụng nhiều trong các ngành yêu cầu quản trị rủi ro như Marketing, sản xuất…

Mong rằng với những thông tin chia sẻ trên, bạn đọc của Học Viện Agile đã có thêm kiến thức về vị trí quản lý dự án phần mềm và những công việc, kỹ năng liên quan. Tham khảo thêm về Agile Software Development – phương pháp phát triển phần mềm hiện đại. Nhờ khả năng vận hành tốt, có thể đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng, đem lại hiệu quả và năng suất cao, Agile hiện đang là sự lựa chọn hàng đầu của các dự án phát triển phần mềm.