Sơ đồ quản lý thời gian là một trong những công cụ làm việc “đắc lực” của các nhà quản lý thông thái, chuyên nghiệp. Tuy nhiên, không phải tất cả doanh nghiệp đều hiểu rõ và ứng dụng sơ đồ quản lý thời gian vào quy trình làm việc của mình. Nếu bạn thực sự quan tâm đến cách xây dựng sơ đồ quản lý thời gian cách hữu hiệu thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé!
Đồ thị quản lý thời gian là công cụ hỗ trợ việc lập kế hoạch, đánh giá quá trình thực hiện dự án, công việc. Thông qua đồ thị quản lý thời gian này, sẽ biết được công việc chiếm khoảng phần trăm trong quỹ thời gian của bạn sau khi đã trừ đi những hoạt động sinh hoạt thường ngày. Bên cạnh đó, nhìn vào đồ thị còn phát hiện được vấn đề đang gặp phải với kế hoạch và lịch trình công việc của mình.
Nhiều người thường cho rằng việc lập đồ thị quản lý thời gian là không cần thiết bởi đã có bảng kế hoạch và danh sách những việc cần làm. Tuy nhiên, đồ thị quản lý thời gian mới là công cụ phân bổ, sắp xếp thời gian cụ thể cho từng công việc cách tốt nhất.
Thông qua đồ thị thời gian, chúng ta sẽ có cái nhìn tổng quát nhất về những công việc trong một khoảng thời gian xác định. Từ đó, các nhà quản lý sẽ dễ dàng xây dựng kế hoạch làm việc với độ ước tính quỹ thời gian có sẵn chính xác nhất. Bởi lẽ, chỉ nhìn thấy mọi thứ hiện ra trước mắt, chúng ta mới có thể biết mình còn nhiều thời gian hay không và nên làm gì.
Theo kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, não bộ của con người thường phản ứng với hình ảnh tốt hơn so với văn bản, tài liệu hoặc danh sách. Do đó, khi sử dụng đồ thị thời gian, bạn sẽ biết chính xác những việc cần hoàn thiện, từ đó gia tăng hiệu suất làm việc và đạt được thành quả tốt.
Khi biết được chính xác những công việc cần phải thực hiện sẽ giúp bạn tập trung cao độ hơn trong công việc để hoàn thành mục tiêu của mình, tránh tình trạng trì hoãn, sao nhãng. Đây cũng là cơ sở giúp bạn kỷ luật hơn với bản thân và hình thành thói quen tốt trong khi làm việc.
Một khi công việc được hoàn thành đúng thời hạn, đồng nghĩa với việc bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn, không còn tình trạng tăng ca ngoài giờ. Thời gian này bạn có thể dùng để thư giãn, nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân và gia đình của mình.
=> Xem thêm: Quản lý thời gian cá nhân – Cân bằng công việc và cuộc sống
Có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn để thư giãn như đọc sách, nghe nhạc
Sơ đồ quản lý thời gian là một dạng của sơ đồ tư duy được phân chia thời gian thành nhiều nhánh. Theo đó, mỗi nhánh sẽ là một công việc cần thực hiện cùng những thông tin ghi chú kèm theo về cách thực hiện, thời hạn.
Thông qua sơ đồ quản lý thời gian, các nhà lãnh đạo sẽ dễ dàng kiểm soát và giải quyết hàng tá công việc hằng ngày. Bởi lẽ, sơ đồ quản lý thời gian này sẽ hỗ trợ trong việc lập kế hoạch, phân chia thời gian và kiểm soát công việc.
Các nhà quản lý, lãnh đạo có thể tham khảo những cách xây dựng sơ đồ quản lý thời gian dưới đây:
Bước đầu tiên để thiết lập sơ đồ quản lý thời gian là xác định chính xác mục tiêu cần chinh phục trong một khoảng thời gian xác định. Đây cũng chính là động lực giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch và hoàn thiện đúng thời hạn. Ngoài ra, mục tiêu cũng chính là yếu tố giúp bạn xác định đâu là những việc cần phải hoàn thiện.
Liệt kê những công việc cần phải hoàn thiện trong một ngày, một tháng hoặc một quý sẽ giúp bạn có cơ sở để phân chia thời gian cách hợp lý và không bỏ sót bất kỳ công việc nào trong ngày.
Khi đã có trong tay những công việc phải làm, tùy vào tính quan trọng, khẩn cấp mà bạn sẽ sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Theo đó, nên ưu tiên giải quyết các công việc có tính quan trọng trước rồi đến các công việc khác.
Chỉ khi làm việc với 100% sự tập trung, mọi công việc mới trở nên suôn sẻ, đảm bảo đúng thời hạn và chất lượng. Ngược lại, nếu sao nhãng khi làm việc sẽ khiến bạn lãng phí rất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Các bước lập sơ đồ quản lý thời gian
Sau khi hoàn thành công việc, cần lưu ý và thực hiện đánh giá. Những việc nào đã được hoàn thành và kết quả ra sao? Tại sao những công việc kia chưa được hoàn thiện? Từ những đánh giá này sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm và bài học hữu ích cho những lần sau.
=> Xem thêm: Có nên dùng OKR để đánh giá nhân viên không nhỉ?
Để đạt được kết quả tốt nhất, cần phải có kỷ luật với bản thân, tránh tình trạng trì hoãn, lơ đãng khi đang làm việc. Theo đó, bạn có thể đề ra những quy định nghiêm ngặt với bản thân khi làm việc. Kiên trì thực hiện và tuân thủ quy tắc trong một thời gian dài, bạn sẽ cảm thấy mọi thứ trở nên dễ dàng và công việc thuận lợi hơn.
Một điểm cần lưu ý khi xây dựng sơ đồ quản lý thời gian là không để khoảng thời gian chung chung cho toàn bộ công việc mà thay vào đó hay làm thật chi tiết và cụ thể. Ví dụ điển hình như: thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc,… bởi thời gian càng cụ thể bao nhiêu thì bạn càng hoàn thành công việc tốt bấy nhiêu.
Không chỉ vận dụng sơ đồ hoặc đồ thị quản lý thời gian trong quá trình làm việc, các nhà quản lý cũng có thể tham khảo và áp dụng giải pháp quản lý thời gian một cách tối ưu nhất – chương trình đào tạo quản lý NeoManager. Thông qua khóa đào tạo này, học viên sẽ được trau dồi chuyên sâu các kỹ năng quản lý thời gian, gia tăng hiệu suất làm việc, giải quyết các vấn đề khác trong công việc.
NeoManager là chương trình đào tạo quản lý dành riêng cho các quản lý cấp trung và cấp cao
Chương trình đào tạo quản lý NeoManager dành cho các nhà quản lý, lãnh đạo sẽ bao gồm các chủ đề như:
Ngoài bí quyết quản lý thời gian, học viên của NeoManager còn được đào sâu kiến thức liên quan đến quản lý nhân sự, phát triển đội nhóm, thiết lập mối quan hệ với các chuyên gia, nhà lãnh đạo đại tài.
Qua những thông tin chia sẻ trên đây, ắt hẳn chúng ta đã lý giải được thắc mắc vì sao các nhà quản lý chuyên nghiệp lại ứng dụng sơ đồ quản lý thời gian vào trong quá trình làm việc. Bởi lẽ đây không chỉ là công cụ gia tăng hiệu suất công việc, giải phóng căng thẳng mà còn giúp các nhà quản lý đạt được thành tựu và mở ra nhiều cơ hội tốt đẹp.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
