Quản lý dự án là một công việc không hề đơn giản. Người quản lý phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ từ xác định mục tiêu, hoạch định công việc, triển khai và giám sát tiến độ. Với khối lượng công việc quá lớn, công cụ quản lý dự án như cánh tay đắc lực hỗ trợ các nhà quản lý trong việc theo dõi quá trình dự án. Dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu top những công cụ quản lý dự án hiệu quả hỗ trợ định hướng và tối ưu hóa hiệu suất trong dự án
Hiện nay, công cụ hỗ trợ quản lý dự án đang dần trở nên phổ biến. Với những ưu điểm vượt trội, chúng đã và đang là sự lựa chọn tin tưởng của các nhà quản lý dự án. Cùng điểm qua một số công cụ quản lý dự án phổ biến hiện nay:
Asana là một phần mềm trực tuyến hỗ trợ người dùng quản lý dự án hiệu quả. Công cụ này cho phép kiểm soát, vận hành dự án thông minh bao gồm: tạo dự án, phân công cho từng đối tượng cụ thể, xác định thời gian hoàn thành,…
Thêm vào đó, Asana còn cho phép người dùng chia sẻ tập file và cung cấp công cụ báo cáo tiện ích. Do đó, các nhân sự trong dự án dễ dàng theo dõi công việc được chỉ định. Đối với cấp quản lý, họ sẽ kiểm soát và điều hành đội nhóm làm việc năng suất và hiệu quả.
Hệ thống công cụ Trello là một công cụ tuyệt vời trong quản lý dự án. Đây là một công cụ được thiết kế theo chuẩn nguyên tắc “Kanban” của người Nhật. Hệ thống này sẽ giúp giám sát các giai đoạn trong dự án theo một cách nhất quán. Giao diện của công cụ Trello là tập hợp của các bảng bao gồm: danh sách công việc, thẻ mô tả nhiệm vụ, nhận xét đánh giá, tài liệu, thẻ màu thời gian,…
Menu lựa chọn của Trello còn được hiển thị ở dạng lịch thời gian. Do đó, người dùng có thể dễ dàng kiểm soát tiến độ công việc để hoàn thành đúng hạn.
Công cụ quản lý dự án Jira là ứng dụng được công ty Atlassian – Úc phát triển. Đây là một phần mềm trực tuyến cho phép người dùng quản lý công việc, quản lý nhóm dự án hiệu quả. Trong Jira, dự án và công việc là hai khái niệm chính. Dự án được sử dụng để phân công nhóm, phân công nhiệm vụ. Nhiệm vụ được tạo trong mỗi dự án để chỉ định cho từng thành viên trong nhóm.
Với công cụ Jira, người quản lý có thể vận hành tổ chức dự án, nhóm tổ chức có quy mô lớn. Khi nhiệm vụ được phân công cho nhóm, cá nhân, công việc sẽ không bị bỏ sót hay chồng chéo.
Microsoft Project là công cụ hỗ trợ quản lý được tạo ra để giúp người dùng lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ với khối lượng công việc lớn. Giao diện của Microsoft Project là sự liên kết của 3 khối: Task, Resources, Calendar. Với khả năng đồng bộ một cơ sở dữ liệu, Microsoft Project là giải pháp hiệu quả tạo nên sự thành công cho các dự án.
=> Xem thêm: 4 tính năng vượt trội của Quản lý dự án Microsoft Project
Hình ảnh công cụ quản lý dự án Microsoft Project
Các công cụ quản lý dự án mang đến sự hỗ trợ đắc lực cho cả người quản lý và thành viên tham gia dự án.
Các phần mềm quản lý đã sớm trở thành giải pháp vận hành, tổ chức đội nhóm hiệu quả. Trong công việc nhóm của bất kỳ dự án nào, việc tương tác, trao đổi là một yếu tố trọng tâm cần thiết. Với sự có mặt của phần mềm quản lý, khả năng tổ chức tương tác được cải thiện và tăng cường tối đa.
Người quản lý và các thành viên đội nhóm có thể dễ dàng trao đổi và chia sẻ ý tưởng, tài liệu. Hơn cả, mọi người có thể trực tiếp tag tên thành viên có liên quan đến công việc phát sinh để trực tiếp giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Một lợi ích của việc sử dụng công cụ trong quản lý dự án là tối ưu hóa được hiệu suất của nguồn nhân lực. Với các bảng phân công nhiệm vụ cụ thể, công cụ sẽ hỗ trợ người quản lý linh hoạt trong việc sắp xếp phân chia công việc cho đội nhóm. Thông qua công cụ quản lý dự án, tính minh bạch trong việc điều phối công việc hay đánh giá nhân sự sẽ được điều chỉnh công khai và hợp lý.
Với các quản lý, sử dụng phần mềm quản lý dự án sẽ dễ dàng kiểm soát tiến độ một cách từ tổng quan đến chi tiết. Hệ thống công cụ cho phép người quản lý lý kiểm tra tiến độ của từng hạng mục công việc.
Làm thế nào để lựa chọn được công cụ quản lý dự án để tối ưu hiệu quả? Đây có là thắc mắc của nhiều nhà quản lý? Dưới đây là 3 tiêu chí cơ bản để giúp bạn lựa chọn được công cụ hỗ trợ phù hợp nhất:
Tiêu chí đầu tiên để lựa chọn công cụ phù hợp là dựa vào yêu cầu và mục tiêu của dự án. Đây sẽ là nền tảng cơ bản để doanh nghiệp có lựa chọn chính xác phần mềm có giao diện và tính năng đáp ứng đúng nhu cầu của dự án.
Lựa chọn công cụ quản lý dựa trên yêu cầu thực tiễn của dự án
Tiêu chí lựa chọn công cụ quản lý dự án tiếp theo là dựa trên đánh giá tương thích tính năng mà ứng dụng cung cấp. Bên cạnh tính năng cơ bản (lập kế hoạch, báo cáo tiến độ), mức độ và hoạt động của tính năng phân quyền cũng là cơ sở để doanh nghiệp lựa chọn công cụ phù hợp.
Dựa theo quy trình làm việc cũng là một cơ sở để đưa ra lựa chọn một công cụ thích hợp. Điều này sẽ đảm bảo được vận hành triển khai công việc trong suốt dự án trơn tru và nhanh chóng hơn.
Thực tế, sử dụng phần mềm quản lý dự án là một kỹ năng mà quản lý chuyên nghiệp cần có. Chính vì vậy, hướng dẫn sử dụng các công cụ quản lý dự án là phần nội dung kiến thức và thực hành có trong khung sườn của khóa học dành cho quản lý dự án Agile. Học viên tham gia khóa học Quản trị dự án Agile sẽ được giảng viên “cầm tay chỉ việc” để áp dụng công cụ vào dự án thực tế. Từ đó, học viên chủ động rút kinh nghiệm để có thể sử dụng thành thạo ứng dụng quản lý trong công việc.
Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Sau khóa học bạn sẽ:
Thông tin chi tiết: Khóa học Quản trị dự án Agile
Trên đây là tổng hợp top những công cụ quản lý dự án được đánh giá hữu ích nhất hiện nay. Mỗi phần mềm đều có những ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên, việc sử dụng thuần thục công cụ là nhân tố quan trọng nhất. Nếu đang có đang mong muốn cải thiện, nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý, hãy liên hệ với khóa học Quản trị Agile để được tư vấn nhanh nhất!
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
