Tóm tắt từ bài tham luận của diễn giả Gerald Cadden, Business Agility and Strategic Advisor – SAFe Inc. tại Agile Vietnam Conference 2023.

Business Agility là gì? 

Diễn giả Gerald Cadden bắt đầu bài chia sẻ bằng định nghĩa về sự linh hoạt trong kinh doanh (Business Agility). Sự linh hoạt trong kinh doanh là khả năng cạnh tranh và phát triển trong thời đại kỹ thuật số bằng cách nhanh chóng phản ứng với những thay đổi của thị trường và các cơ hội mới bằng các giải pháp kinh doanh kỹ thuật số sáng tạo.

Diễn giả phân tích rằng, một phần rất quan trọng trong định nghĩa này chính là về khả năng phản ứng nhanh chóng: “với những thay đổi của thị trường và các cơ hội mới”. Sự phản ứng nhanh chóng cần tối ưu hóa luồng giá trị liên tục cho khách hàng. Để đạt được điều này thì phải: Áp dụng Quản lý Dòng Giá trị (VSM) và tích cực quản lý dòng giá trị.

Diễn giả giới thiệu Scaled Agile Framework (SAFe) là khung cơ sở kiến ​​thức về các nguyên tắc, thực hành và năng lực tích hợp đã được chứng minh giúp đạt được sự linh hoạt trong kinh doanh bằng cách sử dụng nhiều nguyên tắc, bao gồm Lean, Agile, DevOps, Tư duy hệ thống và Quản lý sản phẩm. 

Áp dụng Quản lý Dòng Giá trị (VSM)

Diễn giả cũng nhấn mạnh Scaled Agile Framework (SAFe) chính là khung làm việc áp dụng Quản lý dòng giá trị để tối ưu hóa luồng giá trị liên tục cho khách hàng. Quản lý dòng giá trị (VSM) là một nguyên tắc lãnh đạo và nguyên tắc kỹ thuật cho phép dòng giá trị kinh doanh tối đa thông qua vòng đời chuyển giao giải pháp đầu cuối. Mục đích của quản lý dòng giá trị là để đảm bảo rằng công việc tạo ra giá trị có thể tiến hành trôi chảy và liên tục trong toàn tổ chức.

Khung làm việc áp dụng Quản lý dòng giá trị (VSM)

Quản lý Dòng Giá trị chủ yếu liên quan đến danh mục đầu tư, đòi hỏi năng lực Lãnh đạo Chiến lược và Lãnh đạo Chiến thuật. Nó cần có sự hiểu biết và áp dụng tư duy Tinh gọn, kiến ​​thức về kinh doanh, kỹ thuật và quy trình, cũng như ảnh hưởng chiến lược và chiến thuật.

Trong các doanh nghiệp nhỏ có thể có một người quản lý dòng giá trị (Value Stream Manager) riêng để quản lý việc này. Tuy nhiên, thực tế và sự phức tạp của các doanh nghiệp và sản phẩm số sẽ đòi hỏi sự kết hợp của năng lực lãnh đạo với những kỹ năng này.

Trong SAFe, đó là sự kết hợp giữa những người đảm nhận vai trò Chủ doanh nghiệp (Business Owner) và vai trò lãnh đạo trên cấu trúc tổ chức Agile Release Train (ART) hoặc Solution Train.

Lãnh đạo dòng giá trị chiến thuật (Tactical Value Stream Map Leadership) chịu trách nhiệm tối ưu hóa hiệu quả của Dòng giá trị phát triển. Trong khi đó, Lãnh đạo dòng giá trị chiến lược (Strategic value stream map leadership) chịu trách nhiệm xác định giá trị sẽ được chuyển giao, xác định KPI hướng chúng ta tới việc nhận ra các lợi ích kinh tế hữu hình và cung cấp ảnh hưởng chiến lược cần thiết để xác định, ưu tiên và thực hiện các cải tiến hệ thống.

Sự kết hợp này được củng cố bởi tư duy tinh gọn. Mỗi Nguyên tắc Tinh gọn thúc đẩy tư duy và hành vi của Lãnh đạo Chiến lược và Lãnh đạo Chiến thuật. 

Nguyên tắc Tinh gọn ảnh hưởng đến dòng giá trị như thế nào?

Tiếp theo, diễn giả Gerald Cadden chia sẻ về 05 nguyên tắc tinh gọn tác động đến dòng giá trị.

1. Nguyên tắc đầu tiên của tư duy tinh gọn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu nhu cầu của khách hàng và định lượng giá trị vốn có trong các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp.

• Nguyên tắc SAFe #1 là hãy nhìn từ góc nhìn kinh tế.
• Trao đổi giá trị là hai chiều: khách hàng nhận được những lợi ích hữu hình như tăng năng suất, sự hài lòng,…, còn doanh nghiệp đạt được doanh thu, tiết kiệm chi phí và khách hàng trung thành.
• KPI được sử dụng để đo lường giá trị mang lại cho khách hàng.
• Được hỗ trợ bởi Tư duy thiết kế và Lấy khách hàng làm trung tâm – cung cấp đúng sản phẩm cho đúng khách hàng vào đúng thời điểm.
• Lấy khách hàng làm trung tâm là tư duy tập trung vào việc tạo ra những trải nghiệm tích cực cho khách hàng. Đồng thời, Tư duy thiết kế tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm mong muốn có lợi nhuận và bền vững trong suốt vòng đời sản phẩm.
• Các tổ chức lấy khách hàng làm trung tâm cung cấp các giải pháp toàn bộ sản phẩm (whole-product) phù hợp được thiết kế với sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của khách hàng.

2. Nguyên tắc tinh gọn số 2 là xoay quanh giá trị; sự linh hoạt là làm điều này với các nhóm được trao quyền bền bỉ, trong khoảng thời gian ngắn, v.v.

Rất nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng cách phát triển theo từng giai đoạn truyền thống, không đủ sức cạnh tranh hoặc phản ứng với thị trường ngày nay. Trong khi, gia tăng sự linh hoạt ở cấp độ nhóm hoặc sự linh hoạt có quy mô không cải thiện điều đó.

Nền tảng của quản lý dòng giá trị là Tổ chức xoay quanh giá trị; đó là một khái niệm quan trọng trong nguyên tắc SAFe #10. Trong khi, Nguyên tắc Tinh gọn #2 của SAFe tập trung vào việc quản lý dòng giá trị thông qua Dòng giá trị phát triển.

Để đạt được sự linh hoạt trong kinh doanh, các Dòng giá trị phát triển phải có những con người tận tâm và sở hữu đầy đủ các kỹ năng cũng như kinh nghiệm để cung cấp giải pháp cho thị trường, chứ không chỉ phát triển và thử nghiệm giải pháp. Diễn giả nhấn mạnh việc cần làm là phải thu hút những người chúng ta cần và để họ cống hiến cho Luồng giá trị phát triển.

Nguyên tắc tinh gọn số 3 nói với chúng ta về việc tạo ra luồng giá trị để khách hàng không bị gián đoạn.

Diễn giả chỉ ra 08 vị trí phổ biến trong hệ thống luồng có thể bị gián đoạn, bao gồm:

• Hàng đợi. Các hạng mục công việc được cam kết hoàn thành và không có khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên để tối đa hóa giá trị mang lại.
• Sản phẩm dở dang. Quá nhiều công việc trong trạng thái “đang tiến hành” sẽ cản trở luồng.
• Phản hồi. Phản hồi chậm trễ từ khách hàng và các bên liên quan.
• Chính sách. Bị buộc phải tuân thủ các chính sách quan liêu hoặc định hướng theo quy trình, có thể cản trở luồng làm việc.
• Nút thắt cổ chai. Không đủ người, nguồn lực hoặc các ràng buộc khác sẽ hạn chế luồng xuyên suốt toàn hệ thống.
• Nhân sự. Hệ thống phải được thiết kế để tối đa hóa sự tập trung của mọi người và giảm thiểu sự gián đoạn.
• Bàn giao. Quá nhiều công việc bàn giao giữa những người đang làm việc.
• Nhóm (batch). Mọi hệ thống đều có giới hạn về dung lượng. Các nhóm nên được thiết kế với luồng tối ưu.

Diễn giả cũng đề xuất rằng, lập mô hình Dòng giá trị phát triển và đo lường hiệu suất là chìa khóa để loại bỏ các hoạt động lãng phí làm trì hoãn việc cung cấp giải pháp. Để xác định nguồn gốc của sự chậm trễ, cần áp dụng sơ đồ chuỗi giá trị (VSM).

Sơ đồ chuỗi giá trị lập mô hình chuỗi hoạt động đầu cuối trong Dòng giá trị phát triển; chúng ta đo thời gian cần thiết để hoàn thành công việc và thời gian chờ giữa các bước. Cụ thể:

Xác định các khu vực cải tiến, xác định và ưu tiên các hạng mục hành động.

• PT = Process Time (Thời gian xử lý) – Thời gian làm việc thực tế được áp dụng ở mỗi bước để tạo ra đầu ra mong muốn, được đo từ khi bắt đầu một bước cho đến khi hoàn thành.
• FT = Flow Time (Thời gian triển khai) – Tổng thời gian để xử lý một hạng mục công việc.
• DT = Delay Time (Thời gian trễ) – Lượng thời gian nhàn rỗi giữa các bước, được đo từ khi hoàn thành công việc ở một bước cho đến khi bắt đầu công việc ở bước tiếp theo.
• %CA = Percent Complete and Accurate (Phần trăm hoàn thành và chính xác) – Phần trăm đầu ra từ một bước có thể sử dụng được ở bước tiếp theo. Nhóm tính toán %CA của một bước ở các bước tiếp theo.

Tám Flow Accelerator

Sau khi xác định được vấn đề, cần giảm thiểu các vấn đề và để làm được điều đó cần áp dụng tám Flow Accelerator sau đây:

• Trực quan hóa và Giới hạn số lượng công việc đang làm
• Giải quyết nút thắt cổ chai
• Giảm thiểu các công việc bàn giao và phụ thuộc vào người khác
• Nhận phản hồi nhanh hơn
• Làm việc theo nhóm nhỏ hơn
• Giảm độ dài hàng đợi
• Tối ưu hóa thời gian “trong tầm tay”
• Khắc phục các chính sách và thực hành cũ

4. Nguyên tắc tư duy Tinh gọn thứ tư định hướng Quản lý Dòng Giá trị để cung cấp các giải pháp mà khách hàng đẩy/kéo vào thị trường dựa trên nhu cầu của họ thay vì thúc đẩy các giải pháp dựa trên những gì họ nghĩ khách hàng cần.

Diễn giả khẳng định một lần nữa về vai trò quan trọng của Lấy khách hàng làm trung tâm và Tư duy thiết kế trong trường hợp này.

Trong đó nhấn mạnh cần tách biệt phần Triển khai với Phát hành, cần triển khai và thử nghiệm khả năng của giải pháp trong sản xuất theo yêu cầu mà không ảnh hưởng đến khách hàng. Nhưng khi điều kiện thị trường phù hợp hoặc khi khách hàng cần, chúng ta có thể phát hành chúng.

Hãy nghĩ về tác động của việc phát hành bản cập nhật LinkedIn so với việc phát hành bản cập nhật khả năng điều hướng cho một chiếc Boeing 787. Dòng giá trị là một thực hành liên tục không ngừng tối ưu hóa dòng giá trị để theo đuổi luồng và chất lượng tối đa. 

5. Nguyên tắc tinh gọn số 5 định hướng động lực không ngừng theo đuổi sự hoàn hảo.

Bất kỳ tổ chức nào theo đuổi sự hoàn hảo trong việc chuyển giao đều phải thường xuyên đánh giá dòng giá trị dựa trên các mục tiêu hiệu suất đã xác định. Để làm được điều đó, cần phải có các chỉ số định lượng và định tính để hỗ trợ việc ra quyết định hiệu quả.

Diễn giả chia sẻ rằng, trong mô hình SAFe chúng ta đo lường ở mọi cấp độ: Luồng, Kết quả và Năng lực.

SAFe là một Khung làm việc dựa trên luồng được tổ chức xoay quanh Dòng giá trị. Do đó, chúng áp dụng các Chỉ số luồng này để xác định mức độ hiệu quả của một Doanh nghiệp trong việc cung cấp giá trị. Các chỉ số kết quả giúp xác định liệu các nỗ lực của tổ chức có tạo ra lợi ích kinh doanh mong muốn hay không.

Cam kết Sự linh hoạt trong Kinh doanh đòi hỏi trình độ chuyên môn đáng kể trong 07 năng lực cốt lõi. Mặc dù mỗi năng lực có thể mang lại giá trị một cách độc lập, nhưng chúng cũng phụ thuộc lẫn nhau theo nghĩa là Sự linh hoạt trong kinh doanh thực sự chỉ có thể hiện diện khi doanh nghiệp đạt được sự tinh thông trong tất cả năng lực.

• TTA – Tập trung vào các Nhóm Agile hiệu suất cao và Nhóm của các Nhóm (Teams of Teams) để tạo và hỗ trợ các giải pháp kinh doanh mang lại giá trị cho khách hàng của doanh nghiệp.
• APD – Tập trung vào việc thực thi và khách hàng, đảm bảo tạo ra các giải pháp đúng, cho đúng khách hàng, vào đúng thời điểm.
• ESD – Tập trung vào việc áp dụng các nguyên tắc và thực hành Lean-Agile vào đặc điểm kỹ thuật, phát triển, triển khai, vận hành và phát triển các giải pháp thực-ảo (cyber-physical) tinh vi.
• LPM – Tập trung vào việc điều chỉnh chiến lược và thực thi, áp dụng các phương pháp tư duy hệ thống và tinh gọn vào chiến lược và ngân sách đầu tư, vận hành danh mục đầu tư Agile và quản trị.
• OA – Những người có tư duy tinh gọn và các nhóm Agile trong toàn doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, phát triển chiến lược với các cam kết mới rõ ràng và quyết liệt, đồng thời nhanh chóng điều chỉnh tổ chức để tận dụng các cơ hội mới.
• CLC – Tập trung vào việc trở thành một tổ chức học tập, cam kết cải tiến liên tục và thúc đẩy văn hóa đổi mới.
• LAL – Tập trung vào các Nhà lãnh đạo Lean-Agile thúc đẩy và duy trì sự thay đổi của tổ chức và vận hành xuất sắc bằng cách trao quyền cho các cá nhân và nhóm để khai phá tiềm năng lớn nhất của họ.

Các chỉ số Năng lực xem xét mức độ Linh hoạt trong Kinh doanh của tổ chức. Mục tiêu là để các tổ chức có cơ sở ban đầu dựa trên từng năng lực và đo lường, cải thiện dựa trên những năng lực này theo thời gian.

Tổng kết

Qua bài tham luận diễn giả Gerald Cadden rút ra kết luận: sự linh hoạt trong kinh doanh đòi hỏi khả năng thích ứng; khả năng thích ứng đòi hỏi các doanh nghiệp phải tối ưu hóa cho việc chuyển giao giá trị. Để kích hoạt khả năng thích ứng và tối ưu hóa cho việc chuyển giao giá trị yêu cầu doanh nghiệp phải áp dụng Quản lý dòng giá trị và chủ động quản lý luồng giá trị.

Bài viết liên quan:

• Adopting Agile mindset in traditional companies. Where and How?- Phạm Tuấn Anh