Cách quản lý nhân viên từ xa sao cho hiệu quả là nỗi trăn trở của các nhà lãnh đạo trong thời kỳ hậu Covid 19. Nhiều người vẫn hoài nghi rằng: Làm việc từ xa có thực sự chất lượng? Làm sao biết được mọi người làm việc từ xa sẽ không lười biếng?… Để giải quyết những khúc mắc trên, bài viết dưới đây sẽ bật mí các bí quyết giúp nhà lãnh đạo quản lý nhân viên từ xa cực kỳ hiệu quả.
Một trong những nhược điểm khi làm việc từ xa đó là thiếu tương tác trực tiếp. Việc giao tiếp giữa đồng nghiệp với nhau giúp trao đổi nhanh chóng, giải quyết công việc nhanh hơn. Tương tác trực tiếp cũng là phương thức giúp mọi người giải tỏa căng thẳng, áp lực.
Khi tương tác trực tuyến, cấp trên khó có thể quan sát nét mặt, cử chỉ, hành động của nhân viên. Vì vậy, không thể can thiệp kịp thời, hỗ trợ nhân viên khi gặp khó khăn.
Một số trường hợp khi làm việc từ xa, nhân viên thiếu chủ động, không tự giác hoàn thành nhiệm vụ và giảm tính chuyên nghiệp trong công việc. Tạo nên những rào cản trong việc quản lý, ảnh hưởng đến năng suất làm việc cá nhân và đội nhóm.
Thách thức trong cách quản lý nhân viên từ xa chính là khó kiểm soát được những tác nhân môi trường xung quanh, có thể ảnh hưởng đến công việc (tiếng ồn, những sở thích cá nhân,…). Những tác nhân này sẽ làm ảnh hưởng đến suy nghĩ và năng suất làm việc nhân viên.
Làm việc từ xa trong thời gian dài, nhân viên sẽ dễ bị “cô lập” thu hẹp trong thế giới của riêng mình. Nhân viên bị hạn chế phát triển kỹ năng giao tiếp, truyền tải thông tin, ít có cơ hội kết nối đồng nghiệp và giảm đi mức độ hiểu nhau trong công việc.
Khi gặp những vấn đề khó khăn, phương thức hỗ trợ trực tiếp được thay bằng trao đổi trực tuyến. Điều này dễ gây hiểu nhầm trong việc truyền đạt thông tin. Bên cạnh đó, phương thức online đi kèm với những rủi ro thất lạc dữ liệu hoặc tin nhắn rơi vào mục spam. Việc chờ đợi hồi âm gây ra tình trạng công việc bị kéo dài, đình trệ.
Sự yếu kém trong kết nối đội nhóm và vấn đề trao đổi thông tin bị chậm trễ dẫn đến cách quản lý nhân viên từ xa trở nên khó khăn hơn. Cấp trên cần có những biện pháp kịp thời để giải quyết vấn đề trên.
Doanh nghiệp gặp khá nhiều khó khăn trong việc duy trì văn hóa công ty khi nhân viên làm việc từ xa. Nhân viên không cảm nhận được môi trường làm việc, năng lượng tích cực, văn hóa gắn kết nhân viên.
Nhà lãnh đạo cần đưa ra các phương pháp để vừa thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên vừa duy trì văn hóa công ty.
=> Xem thêm: 7 kỹ năng quản lý nhân sự các nhà lãnh đạo không nên bỏ qua
Một số thách thức khi quản lý nhân viên từ xa
Để công việc thuận lợi, cấp trên cần đặt mục tiêu năng suất cho từng nhân viên một cách rõ ràng và truyền đạt mức độ kỳ vọng của doanh nghiệp với nhân viên.
Bằng cách này, nhân viên thấy được tầm quan trọng của bản thân cũng như hiểu rõ hơn công việc. Từ đó, nhân viên tự chủ động và linh hoạt hơn trong công việc.
Tuy nhiên, cấp trên cũng cần nhấn mạnh việc hoàn thành đúng kỳ hạn với mục tiêu đã đề ra, để nhân viên có thể tuân thủ nghiêm túc. Khi làm việc từ xa, nhà lãnh đạo cần quan tâm nhiều hơn mục tiêu, thay vì quản lý thời gian làm việc. Để tránh gây ra hiểu nhầm trong truyền đạt nội dung công việc, lộ trình giao việc nên theo một luồng thông tin nhất định.
Thường xuyên theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên, cấp trên có thể làm chủ được tiến trình công việc, đo lường mức độ hiệu quả, sớm nhận ra những vấn đề khó khăn làm chậm tiến độ, nhân viên có dấu hiệu kiệt sức do công việc quá tải. Từ đó, cấp quản lý nhân sự có những điều chỉnh kịp thời.
Ngoài ra, việc cập nhật tiến độ hàng ngày tạo cho nhân viên thói quen làm việc theo kế hoạch. Điều này giúp cho nhân viên nắm được tình trạng công việc, tăng mức độ thấu hiểu trong công việc giữa cấp trên và cấp dưới.
Để làm việc tại nhà hiệu quả, doanh nghiệp cần cung cấp cho nhân viên những công cụ hỗ trợ trong công việc:
Cài đặt các ứng dụng phổ biến như: Skype, Slack, Zalo,Viber… hỗ trợ trong tương tác công việc. Sử dụng Google Drive, Dropbox để trao đổi và lưu trữ tài liệu.
Nhà lãnh đạo sẽ gặp thách thức lớn khi không thể tương tác trực tiếp, mặt đối mặt với nhân viên. Vì vậy, ảnh hưởng rất nhiều đến việc phán đoán tình trạng của nhân viên.
Nhà lãnh đạo cần trang bị thêm kỹ năng “đọc vị” tình trạng nhân viên thông qua nội dung cuộc hội thoại hay còn gọi là quan sát gián tiếp.
Tạo mọi cơ hội quan tâm nhiều hơn đến nhân viên, chia sẻ những vấn đề mà nhân viên đang gặp khó khăn. Động viên bằng những phần thưởng bất ngờ hay những câu quan tâm sức khỏe bình thường, giúp cho nhân viên có thêm động lực làm việc.
Pellman từng chia sẻ rằng: Bạn không cần theo dõi nhất cử nhất động của nhân viên khi ở văn phòng và cả khi họ làm việc từ xa. Vì vậy, nhà lãnh đạo tránh quản lý chặt chẽ về quy trình hay thời gian, điều này làm cho nhân viên dễ căng thẳng dẫn đến kiệt sức.
Một số cách quản lý nhân viên từ xa
Làm việc từ xa dẫn đến tình trạng nhân viên sẽ rơi vào thế giới riêng của mình. Tương tác nhóm bị giảm đi khá nhiều, dẫn đến tình trạng cô lập và mất kết nối trong nhóm.
Để tăng thời gian tương tác nhóm, ngoài những cuộc họp, báo cáo tiến độ công việc, nhà lãnh đạo có thể tổ chức các buổi talkshow chia sẻ chủ đề gần gũi: kinh nghiệm làm việc, những câu chuyện vui khi làm việc tại nhà, bàn về teambuilding hay những chuyến đi sắp tới.
Một số thành viên ngại chia sẻ bằng lời nói khi gọi điện trong nhóm, cấp quản lý có thể triển khai talkshow thêm hình thức trao đổi qua tin nhắn.
Cách quản lý nhân viên từ xa sẽ hiệu quả hơn, nếu nhà lãnh đạo dành một chút thời gian chia sẻ những bí quyết của mình khi làm việc tại nhà.
Một số mẹo làm việc từ xa hiệu quả:
Làm việc từ xa dần trở thành xu hướng tất yếu trong tương lai, doanh nghiệp cần linh hoạt và nhạy bén trong cách quản lý nhân viên từ xa. Nhà lãnh đạo có thể tham khảo thêm chương trình đào tạo quản lý NeoManager để tiếp cận nhiều mô hình phát triển nhóm, cách đánh giá hiệu suất nhóm và phát triển năng lực nhân viên, từ nền tảng đó xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự hiệu quả.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
