Đó là vào năm 2011, khi đó xuất hiện nhu cầu cấp thiết về một bộ khung mở rộng quy mô có thể giúp các tổ chức lớn thiết kế các hệ thống hiệu quả để xây dựng các sản phẩm/giải pháp cấp doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu thay đổi nhanh chóng của khách hàng.

Được công nhận là một trong những chuyên gia hàng đầu thế giới về các phương pháp thực hành tốt nhất về Lean-Agile, Dean Leffingwell đã tự nhận trách nhiệm làm một điều gì đó để giải quyết vấn đề này. Và rồi ông đã cho ra mắt Scaled Agile Framework (SAFe).

1. SAFe là gì?

SAFe là một cơ sở tri thức đã được chứng minh, các nguyên tắc, kinh nghiệm và năng lực tích hợp nhằm đạt được sự linh hoạt trong kinh doanh (Business Agility) bằng cách sử dụng Lean, Agile, Tư duy hệ thống và DevOps.

SAFe đảm bảo sự liên kết, minh bạch, hợp tác và chuyển giao sản phẩm với sự tham gia của các nhóm quy mô lớn. Cốt lõi của SAFe dựa trên bốn nhóm kiến ​​thức là phát triển phần mềm linh hoạt, phát triển sản phẩm tinh gọn, tư duy hệ thống và DevOps.

2. SAFe dựa trên 10 nguyên tắc Lean-Agile sau đây

• Có góc nhìn kinh tế
• Áp dụng tư duy hệ thống
• Giả định về sự thay đổi và bảo toàn các lựa chọn
• Phần tăng trưởng với chu kỳ tích hợp nhanh hơn
• Xác định các mốc quan trọng trong việc đánh giá khách quan hệ thống làm việc
• Trực quan hóa và giới hạn số lượng công việc đang làm, giảm kích thước lô việc và quản lý độ dài hàng chờ
• Áp dụng nhịp độ và đồng bộ với lập kế hoạch liên phòng ban
• Giải phóng động lực nội tại của nền tảng tri ​​thức
• Ra quyết định phi tập trung
• Tổ chức xoay quanh giá trị

Đã một thập kỷ kể từ khi SAFe ra đời và nó đã trở thành bộ khung được ưa thích nhất để xây dựng các sản phẩm cấp doanh nghiệp.

Báo cáo Hiện trạng Agile (State of Agile Report) lần thứ 17 (2023)

Theo Báo cáo Hiện trạng Agile (State of Agile Report) lần thứ 17 (2023), 26% tổ chức báo cáo rằng họ đang áp dụng SAFe. Điều đó nói lên tính hiệu quả của SAFe như một bộ khung mở rộng quy mô giúp các tổ chức lớn sắp xếp đúng người, chuyển giao các giải pháp chất lượng cao mà khách hàng mong muốn cũng như thích ứng với các thách thức và cơ hội.

3. Những lý do phổ biến nhất để sử dụng Scaled Agile Framework

SAFe còn khá mới so với các bộ khung cùng thời nhưng tại sao nó lại trở thành bộ khung mở rộng quy mô dành cho các tổ chức lớn?

Khi tìm hiểu sâu hơn về những lý do chính đáng, chúng tôi đã khám phá ra một kho báu tiềm ẩn.

4. Các lý do phổ biến để các tổ chức lớn áp dụng SAFe

• Liên kết tất cả các nhóm hướng tới một mục tiêu chung: Liên kết nhóm là quá trình đảm bảo rằng tất cả các nhóm liên chức năng đều tận tâm vì một mục tiêu chung. SAFe có thể đảm bảo sự liên kết bởi lẽ nó đảm bảo sự cộng tác, phối hợp và giao tiếp liền mạch.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch liên phòng ban: Lập kế hoạch nhóm là một thách thức lớn mà các tổ chức phải đối mặt. SAFe cung cấp giải pháp dưới dạng lập kế hoạch PI. Lập kế hoạch Program Increment (PI) là cuộc họp của nhiều nhóm trong một Agile Release Train (ART), nơi họ tập hợp để lập kế hoạch về lộ trình, nghiên cứu các tính năng và tính năng phụ trợ cũng như ghi nhận sự tín nhiệm giữa các nhóm. Lợi ích của Lập kế hoạch PI bao gồm việc thiết lập giao tiếp trực tiếp mặt đối mặt, gắn kết với tầm nhìn chung, xây dựng lòng tin, khuyến khích hợp tác giữa các ART, hoàn thành nhiệm vụ và ra quyết định nhanh hơn.
• Cung cấp cái nhìn trực quan về toàn doanh nghiệp: Các giải pháp quản lý vòng đời linh hoạt đại diện và kết nối các nhóm Kanban và Backlog khác nhau. Điều này giúp họ quản lý công việc tại bộ phận và cung cấp cái nhìn trực quan về toàn doanh nghiệp.
• Phối hợp giữa các nhóm và làm việc cùng nhau: Nhóm có thể phối hợp và hòa hợp thông qua một luồng phối hợp và văn hóa tự do. Nhóm Agile được thống nhất bởi một tầm nhìn và mục tiêu chung để cung cấp giá trị cho khách hàng. Trong Scaled Agile Framework, mọi thành viên trong nhóm đều làm việc chăm chỉ. Họ làm việc với nhau và làm việc cùng nhau để quản lý sự phụ thuộc và giải quyết các trở ngại. Các vòng phản hồi liên tục đảm bảo sự hợp tác và đầu ra tốt hơn.
• Sự phụ thuộc giữa các nhóm: Sự phụ thuộc giữa các nhóm trở thành nguồn gốc của nỗi đau thường trực. Chậm tiến độ, các cuộc họp cấp tốc, bối cảnh thay đổi lộn xộn. Đây là lúc quản lý sự phụ thuộc xuất hiện như là một cứu cánh. Quản lý sự phụ thuộc là phương pháp phân tích, đo lường và làm việc một cách tích cực để giảm bớt tình trạng lộn xộn do sự phụ thuộc trong nội bộ nhóm hoặc giữa các nhóm. Sự phụ thuộc giữa các nhóm có thể được chia thành hai loại: kinh doanh & kỹ thuật.

5. Thách thức khi áp dụng Scaled Agile Framework 

Bất cứ điều gì trở nên phổ biến và đáng ghen tị luôn phải đối mặt với một số thách thức liên quan đến việc áp dụng và triển khai. SAFe cũng không thoát khỏi tai ương này.

Dưới đây là một số thách thức phổ biến mà không tổ chức nào còn xa lạ khi áp dụng SAFe.

Lập kế hoạch dài hạn và các vòng lặp dành cho các nhóm lớn

Thách thức đầu tiên và đứng đầu trong danh sách thách thức mà các nhóm Agile phải đối mặt là lập kế hoạch trước và triển khai các vòng lặp dành cho các nhóm lớn. Các nhóm phát triển làm việc trơn tru trong việc tinh chỉnh các vòng lặp của họ. Mặt khác, các nhóm Marketing phải làm việc chăm chỉ để chuyển giao kết quả như đã hứa cho khách hàng. Lập kế hoạch trước đảm bảo có không gian để thích ứng với những thay đổi đột ngột. Nó cũng giúp bạn thích ứng với nhu cầu của khách hàng và tổ chức của bạn. Tạo ra một lộ trình xác định rõ ràng tầm nhìn và truyền đạt cho nhóm các mục tiêu cần đạt được. Sau đó, đảm bảo Backlog của các nhóm phù hợp với tầm nhìn và lộ trình của bạn. Chủ động yêu cầu họ chia sẻ kế hoạch nhiệm vụ cho các vòng lặp sắp tới, nhận biết và khắc phục các vấn đề cũng như sửa đổi lộ trình nếu cần.

Đảm bảo sự đồng thuận và cân bằng linh hoạt giữa các nhóm liên chức năng

Hầu hết các nhóm sử dụng công cụ Agile để mở rộng quy mô các dự án Agile, một trở ngại chung là đảm bảo rằng có sự đồng thuận và cân bằng linh hoạt giữa các nhóm liên chức năng. Để khắc phục vấn đề này, trước tiên bạn nên hỏi xung quanh xem tổ chức có ưu tiên một bộ khung cụ thể nào không. Nếu câu trả lời là có, hãy tìm ra các yếu tố vì sao tổ chức yêu thích bộ khung đó như tiêu chuẩn, sự tuân thủ, tốc độ, chi phí, công nghệ hoặc yêu cầu của người tiêu dùng. Sau đó, hãy tìm ra quá trình chuyển đổi chính mà bạn dự định đạt được thông qua SAFe dựa trên các mục tiêu và mục đích của doanh nghiệp.

Sự hợp tác, phối hợp và giao tiếp giữa các nhóm không bị gián đoạn 

Các nhóm Agile làm việc cùng nhau để xây dựng các dự án có thể mở rộng nhưng trong quá trình giao tiếp, cộng tác và phối hợp đã bị lãng quên. Để giải quyết vấn đề này, hãy đặt ra những kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu để tất cả các thành viên đều nhận thức được vai trò và trách nhiệm của mình. Nhắc nhở các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi thường xuyên và đảm bảo không có sự mơ hồ về việc cải tiến quy trình. Phản hồi trong các cuộc họp nhóm phải được thực hiện bắt buộc để các nhóm có thể phản ánh những gì đã hiệu quả và những gì chưa hiệu quả cũng như cải thiện những sai sót.

Thiếu đào tạo về SAFe

Tất cả các nhóm Agile đang có những bước tiến trong việc mở rộng quy mô dự án của mình nhưng nhiều nhóm trong số đó không thích sử dụng SAFe vì họ không có kiến ​​thức về cách sử dụng nó. Các tổ chức nên hiểu về SAFe một cách bài bản. Họ nên tự tìm hiểu về khung làm việc này, nó mang lại lợi ích như thế nào đối với quá trình Phát triển Agile và những điểm còn hạn chế. Một số thông tin quan trọng khác cần biết là vai trò của các thành viên khác nhau ở các cấp bậc khác nhau. Cuối cùng, bạn cũng nên hiểu các thuật ngữ hình thành nên khung làm việc này.

6. Ưu và nhược điểm của Scaled Agile Framework (SAFe)

Giống như tất cả mọi thứ, SAFe cũng có những ưu và nhược điểm cần được hiểu rõ trước khi áp dụng.

Ưu điểm

1. Tư tưởng lấy khách hàng làm trung tâm: Cách tiếp cận toàn diện đối với thiết kế sản phẩm, thực thi và chuyển giao sản phẩm là yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của sản phẩm. SAFe thúc đẩy doanh nghiệp nghiên cứu chuyên sâu và định hướng theo người dùng cuối.
2. Phù hợp với các mục tiêu của tổ chức: Các nhóm liên chức năng làm việc trong các bộ phận riêng biệt (silo) luôn là một vấn đề khó khăn lớn. SAFe loại bỏ điều này bằng cách khuyến khích sự hợp tác liền mạch giữa các bên liên quan và nhóm sản xuất.
3. Gia tăng mức độ gắn kết của nhân viên: SAFe gia tăng mức độ gắn kết của nhân viên lên 9,8%. Nó giúp nhân viên đạt được quyền tự chủ, sự tinh thông và hướng đến những mục đích lớn hơn, những điều rất quan trọng trong việc giải phóng động lực bẩm sinh. Nó giúp các tổ chức giảm tình trạng kiệt sức và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
4. Thời gian đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn: Ưu điểm nổi bật của SAFe là khả năng sắp xếp các nhóm liên chức năng để giúp các tổ chức đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn. Nó giúp đưa ra quyết định nhanh hơn, giao tiếp hiệu quả, vận hành trơn tru và tập trung vào người dùng cuối.

Nhược điểm

1. Nặng về thuật ngữ: SAFe phụ thuộc rất nhiều vào các thuật ngữ kỹ thuật. Các thuật ngữ như Release Train, Program Increment, runway, guardrail khá khó nhớ. Không giống như Agile, SAFe đã thay đổi một số thuật ngữ nhất định như Sprint thành Iteration. Đây là điểm mà mọi người không thích nhất về khung làm việc SAFe.
2. Không thích hợp cho công ty khởi nghiệp: SAFe ban đầu được phát triển cho các doanh nghiệp quy mô lớn. Nó sẽ không thành công với một công ty khởi nghiệp có ít hơn 40 thành viên. Việc sử dụng SAFe có thể gây phản tác dụng vì nó có thể làm giảm khả năng thích ứng trong các thị trường có tính biến động cao.
3. Cách tiếp cận từ trên xuống: SAFe về bản chất khá cứng nhắc và tuân theo cách tiếp cận từ trên xuống. Quyền ra quyết định thuộc về các nhà quản lý cấp cao nhất và các nhà lãnh đạo tổ chức. Việc các nhà quản lý dự án không có quyền tự chủ sẽ tạo gánh nặng quá mức cho họ và khiến các nhân viên khác không biết gì. Không có quyền tự do quyết định, nhân viên cảm thấy SAFe không khác gì các khung làm việc truyền thống.
4. Định nghĩa khác về Epic: Theo các khung làm việc Agile khác, Epic đề cập đến các dự án dài hạn đang được tiến hành. Trong SAFe, Epic là những sáng kiến quan trọng của ​​​​doanh nghiệp cần được đánh giá về ROI tiềm năng để có thể bắt đầu.

7. SAFe mang lại lợi ích gì cho các tổ chức

Cuối cùng chúng ta cũng đã đi đến chủ đề chính được chờ đợi nhất. Hãy xem những lợi ích mà SAFe mang lại cho tổ chức:

1. Chất lượng vượt trội: Các tổ chức chỉ có thể phát triển mạnh mẽ nếu họ có thể cạnh tranh trong thị trường cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của khách hàng. Một trong những giá trị cốt lõi của SAFe là xây dựng chất lượng. Nó thấm nhuần qua tất cả các cấp bậc. Một môi trường an toàn có lợi cho các doanh nghiệp lớn mà không đảm bảo chất lượng, việc gia công lại dư thừa và tốc độ chậm chạp sẽ mang lại kết quả tầm thường.
2. Gia tăng năng suất: SAFe đảm bảo sự hợp tác thúc đẩy tính minh bạch, từ đó hiểu rõ về sản phẩm chuyển giao và đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan.
3. Nuôi dưỡng tinh thần đoàn kết: Các nhóm Agile liên chức năng bao gồm các thành viên từ các phòng ban khác nhau. Tính minh bạch, hợp tác và phối hợp đảm bảo rằng nhóm cùng hướng tới một mục tiêu chung.

Kết luận

SAFe chỉ đứng sau Scrum và nhanh chóng trở nên phổ biến. Được sử dụng bởi 8.000.000 người trong 20.000 tổ chức trên toàn thế giới. Chúng tôi đã đề cập đến những thách thức, ưu và nhược điểm cũng như lợi ích của SAFe.

Nguồn: https://agilemania.com/scaled-agile-framework-benefits

Bài viết liên quan: 

• Quản lý danh mục đầu tư Lean (Lean Portfolio Management)

Khóa học liên quan: 

• Lean Portfolio Management