Nói đến Project Manager, chúng ta đều nghĩ đến đây là công việc đáng mơ ước của rất nhiều người. Trong những năm gần đây, nhu cầu tuyển dụng Project Manager đã tăng vọt với trước đây. Sở dĩ có điều đó là vì các công ty ngày càng phát triển và có nhiều dự án hơn, điều này đòi hỏi phải có những Project Manager tài năng.
Tuy nhiên, làm sao để trở thành một Project Manager mà các công ty vẫn hằng ao ước. Trước tiên bạn cần hiểu rõ Project Manager Job Description sẽ phụ trách là gì. Hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu nhé!
Mô tả công việc của Project Manager (Project Manager Job Description)
Xây dựng kế hoạch và thực hiện dự án
- Làm việc với các bộ phận, các bên liên quan và ban giám đốc, lãnh đạo để thống nhất về yêu cầu cho dự án.
- Lập kế hoạch tổng thể của dự án. Từ đó phát triển một loạt các kế hoạch và chương trình phối hợp giữa các bên để đảm bảo các mục tiêu và ưu tiên của dự án.
- Đảm bảo bản kế hoạch một cách logic, đầy đủ các hạng mục cần thiết, qua đó phác thảo được nguồn lực, chi phí sẽ phân bổ trong dự án.
- PM cần tham khảo các dự án có liên quan, học hỏi thêm kinh nghiệm và thu thập khá nhiều thông tin để lên kế hoạch cho dự án một cách tối ưu.
Quản lý các bên liên quan của dự án và quản lý nguồn lực
Project Manager là người giữ nhiệm vụ quan trọng quản lý dự án từ khi dự án được bắt đầu tới khi dự án được hoàn tất. Vì vậy việc quản lý các bên liên quan và nguồn lực là việc cực kỳ quan trọng trong công việc của PM.
- Phân bổ nguồn lực trong doanh nghiệp, có thể đề xuất tuyển thêm điểm phù hợp với quy mô dự án.
- Đảm bảo phân chia công việc cho các thành viên để phù hợp nhất với thế mạnh, khả năng và kỹ năng của từng người. Sau đó PM cần theo dõi tiến độ và nghiệm thu lại công việc.
- Luân phiên làm việc với các bộ phận, thành viên để công việc được hoàn thành đảm bảo chất lượng.
- Đảm bảo được luồng thông tin được thông suốt và đồng bộ giữa khách hàng, các bên liên quan và các thành viên trong dự án.
- PM cần là người giữ liên lạc trung tâm, giúp các bên nắm rõ được thông tin, yêu cầu của từng giai đoạn trong dự án, đảm bảo tiến trình dự án được diễn ra suôn sẻ.
- Thường xuyên họp với khách hàng, để hiểu rõ khách hàng của mình muốn gì, cần gì để từng bước làm rõ nhu cầu của họ. Ngoài ra thì trong quá trình dự án được thực hiện thì PM cũng cần liên tục cung cấp thông tin, báo cáo tình hình, các vướng mắc, vấn đề của dự án tới cấp trên, các bên liên quan hay các thành viên trong team, để mọi người cùng được nắm rõ tình hình của dự án.
Quản lý ngân sách, tiến độ và chất lượng dự án
- PM cần luôn sát sao theo dõi để đảm bảo dự án đang theo đúng tiến độ, hoàn thành trong thời gian dự định và ngân sách cho phép.
- Đo lường hiệu quả của việc thực hiện dự án bằng các công cụ và kỹ thuật phù hợp.
- Giám sát việc chi tiêu ngân sách, đảm bảo nguồn chi được tối ưu hoặc phát hiện sớm các dấu hiệu lãng phí ngân sách và xử lý kịp thời.
- Thiết lập quản lý toàn bộ tài liệu của dự án
=> Xem thêm: Tài liệu quản lý dự án: Nền tảng kiến thức cho sự thành công
Quản lý các rủi ro và xung đột trong dự án
- Nếu có vấn đề cần thay đổi trong dự án, thì PM cần là người xử lý chính, khi đó PM sẽ làm việc với lãnh đạo, khách hàng và các thành viên trong team để cuối cùng là người đưa ra quyết định giải quyết.
- Hoặc nếu vấn đề quá lớn và khó, PM không thể giải quyết được thì cần báo cáo và giải trình lên cấp trên.
- Là người luôn khuyến khích, ủng hộ các thành viên làm việc tốt với tinh thần tích cực.
- Thực hiện các công việc liên quan khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.
Mô tả công việc mẫu của Project Manager công nghệ (Project Manager Job Description Template)
Như đã nói, phía trên là những công việc chung nhất của PM. Và trong mỗi ngành nghề, mỗi công ty mà vị trí này sẽ có những yêu cầu và mô tả công việc riêng. Hiện nay trên thị trường thì vị trí Project Manager tại các công ty công nghệ thông tin đang là vị trí PM được tuyển dụng nhiều nhất. Có thể thấy ngành công nghệ không ngừng biến đổi, sáng tạo để cho ra những sản phẩm liên tục, điều ấy đòi hỏi những công ty công nghệ phải luôn có những dự án mới. Vậy nên bạn hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu xem cụ thể công việc của một Project Manager trong ngành IT là gì nhé (Tham khảo các trang web tuyển dụng).
- Chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng thông qua Kỹ sư cầu nối: giao tiếp, thương lượng, tiếp nhận yêu cầu, phân tích yêu cầu dự án và trao đổi yêu cầu tới nhóm dự án.
- Chịu trách nhiệm kiểm soát mọi hoạt động của dự án phát triển phần mềm theo quy trình.
- Sau khi sản phẩm được giao, PM chịu trách nhiệm thành lập nhóm chức năng chéo, sắp xếp kế hoạch đào tạo và phát triển con người, xây dựng kế hoạch & thực hiện NPI, năng lực và kế hoạch đầu tư, tính toán chi phí, quản lý rủi ro và lập kế hoạch để đạt được tam giác Chất lượng-Chi phí-Phân phối trong quá trình phát triển dự án.
- Tập hợp và dẫn dắt nhóm dự án (ưu tiên phương pháp Scrum) để đảm bảo các nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nhất được hoàn thành trước, gắn kết cả nhóm vào mục tiêu chung của dự án
- Đóng vai trò cầu nối giữa khách hàng, nhóm dự án và các phòng ban khác, chịu trách nhiệm báo cáo trước Ban Giám Đốc về công việc được phân công.
- Đưa ra giải pháp kịp thời khi có rủi ro xảy ra, đóng góp sáng kiến tới Ban Giám Đốc nhằm nâng cao chất lượng dự án.
- Chịu trách nhiệm bàn giao sản phẩm phần mềm đã hoàn thành cho khách hàng.
- Thực hiện tổng hợp, đánh giá chất lượng dự án sau khi hoàn thành.
- Chuyển đổi các yêu cầu từ các khối kinh doanh, nghiệp vụ thành dữ liệu đầu vào cho các hệ thống CNTT.
- Cung cấp các giải pháp để hiện thực hóa các yêu cầu từ khối kinh doanh, nghiệp vụ thành các chức năng cụ thể trên hệ thống, ứng dụng CNTT.
Các yêu cầu của nhà tuyển dụng:
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành có liên quan
- Tiếng Anh tốt
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm (Thường là 3 năm)
- Hiểu, nắm vững các nghiệp vụ của ngành ngân hàng, bảo hiểm; Nắm bắt, điều phối được việc phối hợp công việc trong đơn vị có quy mô lớn hơn 10 người; Có kiến thức về các quy trình, tiêu chuẩn của thế giới về CNTT như CMMI, ITIL, ISO 27000…
- Kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo và làm việc nhóm tốt.
- Kỹ năng quản lý dự án xuất sắc, bao gồm ước tính, lập kế hoạch, tổ chức và lãnh đạo.
- Là người có trách nhiệm cao, tổ chức tốt, giao tiếp, năng động, dám đi đầu.
- Đạt chứng chỉ PMP là một lợi thế
Có thể nói, PM là một trong những công việc đòi hỏi rất cao về cả chuyên môn và kỹ năng. Vì vậy, các ứng viên lưu ý về mọi yêu cầu mà các nhà tuyển dụng thường gặp mà chúng tôi đã liệt kê phía trên, mỗi yêu cầu sẽ là một lợi thế tuyệt vời của bạn so với các ứng viên khác.
Các PM hiện nay phải đối mặt với rất nhiều thách thức đến từ những thay đổi bất ngờ từ bên ngoài và các rủi ro tiềm ẩn từ bên trong, hệ quả là dự án thường xuyên bị kéo dài, trễ deadline. Mô hình Agile được coi là cứu cánh cho các nhà quản lý giúp kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Mô hình Agile sẽ giúp Project Manager kiểm soát tiến độ dự án và tối ưu chi phí
Để giúp PM kiểm soát tiến độ, chi phí và tăng khả năng thích ứng với thay đổi hiệu quả, Học viện Agile đã xây dựng khóa đào tạo Quản trị dự án Agile (Agile Project Management) với sự dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm.
Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Khóa học sẽ giúp các PM:
- Có được tầm nhìn bao quát về một dự án hiệu quả theo đúng chuẩn Agile
- Có khả năng định hướng một dự án chuẩn xác ngay từ khi bắt đầu
- Nâng cấp kỹ năng tổ chức đội dự án hiệu suất cao và điều phối mối quan hệ với các bên liên quan
- Biết cách lập kế hoạch và thực thi dự án theo Agile để quản lý rủi ro, cải tiến liên tục và thích ứng nhanh với các thay đổi
- Nắm được cách kiểm soát tiến độ và chi phí của dự án, nhất là các dự án quy mô lớn và phức tạp
- Nâng cao năng lực quản lý tầm chiến lược cũng như mở rộng năng lực quản trị dự án của tổ chức
Sự khác nhau giữa Project Manager và Scrum Master
- Project Manager có trách nhiệm tạo, quản lý và cập nhật tất cả các dạng tài liệu (Tóm tắt dự án, PID, Ngân sách, Nhật ký rủi ro, Kế hoạch dự án, biểu đồ Gantt,…). Trong khi đó, Scrum Master không tạo, quản lý và cập nhật tài liệu nào cả.
- PM là người tạo, quản lý, phát triển và phân phối công việc cho các thành viên trong nhóm. Nghĩa là Project Manager sẽ là người lên kế hoạch chi tiết cho dự án, sau đó phân chia và nghiệm thu lại công việc của các thành viên trong dự án. Còn Scrum Master quản lý yêu cầu từ các bên liên quan, sau đó sắp xếp lại công việc trên Product Backlog, chia các đầu việc đó theo Sprint và tạo kế hoạch để các thành viên làm việc. Do làm việc theo mô hình Agile nên các thành viên trong nhóm sẽ tự quản lý và tổ chức công việc của mình.
- Vì vậy, Project Manager sẽ chịu trách nhiệm về các yêu cầu và nội dung của dự án. Bởi làm việc theo mô hình Agile nên Scrum Master sẽ không chịu bất cứ trách nhiệm nào về phân công công việc, con người, chi phí về sản phẩm. Scrum Master khi này đóng vai trò là người điều phối dự án thành công.
- Vai trò của Project Manager trong dự án là rất rộng. Trong đó có nhiều trách nhiệm khác nhau, đôi khi không thể thể hiện cụ thể (Ví dụ như viết một tình huống kinh doanh với cấp trên và thúc đẩy mọi người). Tuy nhiên với vị trí Scrum Master thì vai trò sẽ tập trung hơn. Scrum Master đóng vai trò làm tăng tính linh hoạt cho tổ chức bằng việc trở thành người phục vụ cho các bên (doanh nghiệp, các bên liên quan và các Nhà phát triển). Do đó Scrum Master sẽ là người giúp mọi người hiểu và thực hiện theo đúng phương pháp Scrum.
Hiện nay, cả 2 công việc Project Manager và Scrum Master đều được rất nhiều người lựa chọn. Xu hướng thị trường hiện nay đang ngày càng dịch chuyển nhiều hơn sang Agile. Vì vậy bạn cũng nên tìm hiểu và cân nhắc về vị trí Scrum Master để mở ra nhiều cơ hội hơn cho bản thân.
Bài viết liên quan:
