Quản trị dự án công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của các dự án trong lĩnh vực công nghệ. Một trong những phương pháp quản trị dự án hiện đại thường được sử dụng chính là Agile và Scrum. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá cách hiện đại hóa quản trị dự án công nghệ thông tin bằng Agile và Scrum, từ hiểu biết tổng quan đến cách áp dụng trong môi trường thực tế.
Trước khi đi sâu vào việc hiện đại hóa quản trị dự án công nghệ thông tin bằng Agile và Scrum, chúng ta cần hiểu rõ về khái niệm quản trị dự án công nghệ thông tin. Quản trị dự án công nghệ thông tin là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc phát triển và triển khai các dự án phát triển sản phẩm, dịch vụ công nghệ. Nhiệm vụ của quản trị dự án là đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng tiến độ, đúng chất lượng và đúng nguồn lực đã đề ra.
Trước đây, các dự án công nghệ thông tin thường áp dụng phương pháp quản trị dự án truyền thống như Waterfall, trong đó các hoạt động được thực hiện theo một trình tự cố định và được phân chia thành các giai đoạn riêng biệt. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và sự thay đổi liên tục trong yêu cầu từ khách hàng, các phương pháp truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế về sự linh hoạt và khả năng thích ứng khi phải đối mặt với sự biến đổi nhanh chóng của yêu cầu từ khách hàng và môi trường kinh doanh. Đây là lý do Agile và Scrum đã nhanh chóng trở thành xu hướng quan trọng, đáp ứng sự thay đổi không ngừng nghỉ trong ngành công nghệ thông tin.
Agile và Scrum đã được áp dụng rộng rãi và đạt được thành công đáng kể trong quản trị dự án công nghệ thông tin. Theo báo cáo từ Standish Group, tỷ lệ dự án IT thất bại đã giảm xuống chỉ còn khoảng 29% sau khi áp dụng Agile, so với hơn 60% khi sử dụng các phương pháp truyền thống. Điều này cho thấy sự hiệu quả và khả năng thích ứng của Agile trong quản lý dự án công nghệ thông tin.
Một ví dụ nổi bật về sự thành công của Agile và Scrum là Spotify. Họ đã sử dụng Scrum để quản lý dự án phát triển phần mềm và phát triển sản phẩm và đã tạo ra các sản phẩm mới thích ứng nhanh chóng với sự biến đổi liên tục của thị trường và yêu cầu từ người dùng.
Sự xuất hiện của Agile và Scrum trong quản trị dự án công nghệ thông tin không chỉ là một xu hướng nhất thời mà đã được kiểm chứng trong thực tế. Sự linh hoạt, khả năng thích ứng và tập trung vào giá trị thực sự đã giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả của các dự án công nghệ thông tin trong thời đại số hóa.
Agile là một triết lý quản lý dự án tập trung vào việc tạo ra giá trị thực sự cho khách hàng thông qua việc phân chia dự án thành các giai đoạn ngắn gọi là Sprint. Mục tiêu chính của Agile là tạo ra một tính năng hoặc một phần của sản phẩm có thể sử dụng sau mỗi Sprint, đồng thời dễ dàng thay đổi và cải tiến theo phản hồi của khách hàng.
Agile tạo cơ hội cho sự tương tác tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm dự án và khách hàng. Các yêu cầu được quản lý trong Product Backlog, sau đó được sắp xếp theo độ ưu tiên để chọn ra những yêu cầu quan trọng nhất cho mỗi Sprint. Sản phẩm có thể được phát triển theo các Sprint, từ 1 đến 4 tuần, để đảm bảo tính linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng.
Scrum là một phương pháp trong Agile, chia dự án thành các Sprint có thời gian cố định, thường là 2-4 tuần. Mỗi Sprint bao gồm các bước như lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, đánh giá và cải tiến.
Scrum cũng có một nhóm vai trò quan trọng. Product Owner là người đại diện cho khách hàng, quản lý Product Backlog và xác định độ ưu tiên của yêu cầu. Scrum Master đảm bảo Scrum diễn ra suôn sẻ và không có trở ngại. Nhóm phát triển thực hiện các công việc kỹ thuật và tạo ra sản phẩm cuối cùng.
Agile và Scrum đã chứng minh sự hiệu quả trong việc tạo ra sản phẩm chất lượng, thích ứng với sự thay đổi và tạo điều kiện cho tương tác và nhận phản hồi từ khách hàng, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Tính linh hoạt và thích ứng:
Agile và Scrum với quá trình phát triển được chia thành các Sprint, cho phép nhóm phát triển có khả năng thay đổi và điều chỉnh yêu cầu dự án trong suốt quá trình triển khai. Đây là một lợi thế nổi bật của phương pháp này đối với sự thay đổi liên tục trong nhu cầu của khách hàng và môi trường kinh doanh.
Tăng cường tương tác và phản hồi từ khách hàng:
Agile và Scrum tạo cơ hội cho tương tác liên tục giữa nhóm phát triển và khách hàng. Khách hàng tham gia trong quá trình định nghĩa yêu cầu, xác định độ ưu tiên và kiểm tra sản phẩm sau mỗi Sprint, đảm bảo sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng.
Tạo giá trị sớm và liên tục:
Agile và Scrum tập trung vào việc tạo giá trị thực sự cho khách hàng ở mỗi giai đoạn phát triển, sản phẩm có khả năng sử dụng ngay sau mỗi Sprint. Khách hàng có thể trải nghiệm sản phẩm và đưa ra phản hồi sớm, giúp nhóm phát triển điều chỉnh và cải tiến sản phẩm phù hợp.
Tối ưu quản lý rủi ro:
Agile và Scrum giúp nhóm phát triển phát hiện và nhận biết sớm các vấn đề có thể xảy ra và đưa ra giải pháp kịp thời. Bằng cách chia dự án thành các Sprint, vấn đề có thể được phát hiện và giải quyết nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo quá trình phát triển diễn ra suôn sẻ.
Tăng cường hiệu suất và hiệu quả:
Với Scrum, việc phân chia dự án thành các Sprint ngắn hạn giúp tập trung vào các công việc quan trọng nhất, giúp tăng cường hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhóm phát triển, giảm thiểu tình trạng trì trệ và lãng phí thời gian.
Tạo động lực cho đội ngũ:
Agile và Scrum tạo cơ hội cho sự tham gia của tất cả thành viên trong nhóm phát triển, gia tăng động lực cho đội ngũ, vì mọi người đều có cơ hội thể hiện ý kiến và đóng góp vào quá trình phát triển.
Lợi ích của Agile và Scrum trong quản trị dự án công nghệ thông tin
Trên thực tế, lợi ích của Agile và Scrum trong quản trị dự án công nghệ thông tin đã được chứng minh qua nhiều dự án thành công. Các phương pháp này không chỉ giúp tối ưu quá trình phát triển mà còn thúc đẩy sự tương tác tích cực giữa các bộ phận và tạo ra sản phẩm có giá trị thực sự cho khách hàng.
Các công ty nổi tiếng trên thế giới áp dụng thành công Agile và Scrum như Facebook, Microsoft, Apple, Spotify,… đã đúc kết được một số cách triển khai như sau:
Xác định yêu cầu linh hoạt:
Agile và Scrum đề xuất việc xác định các yêu cầu theo từng giai đoạn phát triển, không cố định mọi yêu cầu từ đầu, cho phép nhóm dự án thích nghi với các thay đổi nhanh chóng trong quá trình phát triển.
Tạo Product Backlog:
Bước đầu tiên trong Scrum là tạo Product Backlog, danh sách các yêu cầu cần thực hiện. Mỗi yêu cầu được đánh giá theo mức độ ưu tiên và khả năng thực hiện.
Chia dự án thành các Sprint:
Sprint là giai đoạn phát triển ngắn trong Scrum, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần. Dự án được chia thành nhiều Sprint nhỏ, mỗi Sprint tập trung phát triển một phần của sản phẩm.
Lập kế hoạch Sprint:
Trước mỗi Sprint, nhóm dự án họp để lập kế hoạch công việc. Các yêu cầu được chọn từ Product Backlog và gán cho các thành viên trong nhóm.
Thực hiện Sprint:
Trong suốt một Sprint, nhóm thực hiện công việc theo kế hoạch. Họ họp đứng hằng ngày khoảng 15-30 phút để cập nhật tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Tương tác thường xuyên với khách hàng:
Mô hình Agile và Scrum khuyến khích tương tác thường xuyên với khách hàng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu của họ.
Kiểm tra và đánh giá:
Sau mỗi Sprint, sản phẩm được kiểm tra và đánh giá. Nhóm kiểm tra tính năng mới và đảm bảo chúng hoạt động đúng như mong đợi.
Điều chỉnh và cải tiến:
Dựa trên phản hồi từ khách hàng và quá trình kiểm tra, nhóm quyết định điều chỉnh và cải tiến sản phẩm trong các Sprint tiếp theo.
Quy trình áp dụng Agile và Scrum trong quản trị dự án công nghệ thông tin
Áp dụng Agile và Scrum trong quản trị dự án công nghệ thông tin giúp tối ưu hiệu suất làm việc của nhóm, gia tăng sự linh hoạt trong việc thích nghi với thay đổi và đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng yêu cầu và chất lượng mong muốn.
“Agile dễ hiểu nhưng khó tinh thông”. Để giúp nhà quản lý dự án hiểu đúng và làm chuẩn Agile ngay từ đầu, Học viện Agile đã xây dựng khóa đào tạo Quản trị dự án Agile (Agile Project Management) với sự dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm.
Khóa học được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án với các chủ đề như: Khung sườn cho một dự án hiệu quả (Scrum Framework), Lập và thực thi kế hoạch, Quản lý dự án phức tạp, Quản lý rủi ro và thích ứng với tính bất định. Khóa học cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Sau khóa học, bạn sẽ:
Agile và Scrum đã mang đến một cách tiếp cận mới trong quản trị dự án công nghệ thông tin. Với khả năng linh hoạt, thích ứng và tập trung vào giá trị thực sự, Agile và Scrum giúp đảm bảo sự thành công cho các dự án trong lĩnh vực công nghệ, đem lại lợi ích lớn cho cả dự án và khách hàng.
Bài viết liên quan:
