Trung tâm chuyển đổi Lean-Agile (LACE) đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các tổ chức đạt được sự linh hoạt trong kinh doanh. Là một phần của liên minh ủng hộ và thực hiện thay đổi, LACE thúc đẩy việc áp dụng các nguyên tắc Lean-Agile và Khung Agile mở rộng (SAFe).
Bài viết này khám phá mục đích, cấu trúc và hoạt động của một LACE hiệu quả. Chúng ta sẽ thảo luận về những phẩm chất cần có ở các thành viên LACE cũng như các mô hình tổ chức phổ biến.
Dù bạn đang khởi đầu một LACE mới hay phát triển LACE hiện tại, bài viết này cung cấp hướng dẫn cụ thể về việc lựa chọn các chiến lược triển khai phù hợp, đảm bảo đào tạo đúng đắn và duy trì sự tồn tại của LACE.
Trung tâm chuyển đổi Lean-Agile (LACE) là gì?
Trung tâm chuyển đổi Lean-Agile (LACE) là một nhóm nhỏ, chuyên biệt về Agile, tập trung vào việc thúc đẩy quá trình chuyển đổi tổ chức sang Lean-Agile.
LACE đóng vai trò là trung tâm của liên minh ủng hộ và thực hiện thay đổi, cung cấp chương trình đào tạo, quy trình, công cụ và quản trị cần thiết để đạt được sự linh hoạt trong kinh doanh.
Mục đích chính của LACE là tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các nguyên tắc Lean-Agile và Khung Agile mở rộng (SAFe). Nó giúp xây dựng năng lực Lean-Agile trong toàn tổ chức bằng cách huấn luyện các nhóm, triển khai ART và hỗ trợ lãnh đạo.
LACE quản lý Backlog của quá trình chuyển đổi, trong đó nêu ra những phần thay đổi tăng trưởng cần thiết để đạt được các mục tiêu linh hoạt trong hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, LACE cũng thúc đẩy văn hóa học tập thông qua đào tạo và cộng đồng thực hành.
Các nguyên tắc và thực hành Lean-Agile
LACE giúp các nguyên tắc và thực hành Lean-Agile quan trọng được thấm nhuần trong toàn tổ chức, giúp thiết lập nền tảng để đạt được sự linh hoạt trong kinh doanh.
Một số nguyên tắc Lean quan trọng mà LACE thúc đẩy bao gồm:
- Tập trung vào Giá trị Khách hàng: Xây dựng giải pháp dựa trên nhu cầu của khách hàng. Chuyển giao giá trị sớm và thường xuyên.
- Tối ưu hóa toàn bộ hệ thống: Tối ưu hóa luồng giá trị từ đầu đến cuối chứ không phải từng bộ phận riêng lẻ.
- Chấp nhận sự thay đổi: Chấp nhận sự thay đổi như một điều bình thường và tận dụng nó như một lợi thế cạnh tranh.
- Phân quyền việc ra quyết định: Trao quyền cho các nhóm đưa ra quyết định để tối ưu hóa quy trình.
- Tư duy tinh gọn: Loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa quy trình, tạo ra các quy trình và công cụ Tinh gọn.
LACE cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các phương pháp thực hành Agile cốt lõi bao gồm:
- Phát triển vòng lặp: Chuyển giao các giải pháp theo từng giai đoạn nhỏ thông qua các vòng lặp.
- Nhóm liên chức năng: Xây dựng các nhóm có đầy đủ kỹ năng chuyên môn, được trao quyền để mang lại giá trị.
- Cải tiến liên tục: Liên tục đưa ra và thực hiện các cải tiến thông qua các phiên họp Cải tiến.
- Cộng tác với khách hàng: Làm việc với khách hàng xuyên suốt để đảm bảo giá trị được chuyển giao.
- Phần mềm chạy tốt: Tập trung vào việc tạo ra các giải pháp chạy tốt sớm và thường xuyên.
Với sự định hướng của LACE, những thực hành này sẽ tích hợp sâu vào công việc hàng ngày. LACE mô hình hóa những hành vi này thông qua hoạt động của trung tâm và huấn luyện các nhóm áp dụng chúng. Điều này tạo ra một nền văn hóa Agile tập trung vào việc mang lại giá trị tối đa.
Đặc điểm của một Trung tâm chuyển đổi Lean-Agile
Một LACE hiệu quả cần có các tác nhân thay đổi (change agent), những người có các phẩm chất chính như:
- Được đồng nghiệp tôn trọng: Những cá nhân có ảnh hưởng đến người khác và thúc đẩy các hành vi mới, bất kể chức vụ của họ là gì.
- Có động lực giúp đỡ người khác: Đam mê giúp đỡ các nhóm/lãnh đạo áp dụng Lean-Agile. Tập trung vào việc mang lại thành công cho tập thể hơn là vinh quang cá nhân.
- Người lạc quan, thực tế: Có khả năng xác định các lĩnh vực cần cải thiện theo cách tích cực, tập trung vào giải pháp. Không dễ nản chí.
- Tư duy Lean-Agile: Chấp nhận sự lặp lại, phản hồi và cải tiến liên tục. Thoải mái với sự không chắc chắn và thay đổi.
- Kỹ năng giao tiếp tốt: Có thể điều chỉnh thông điệp cho các đối tượng khác nhau và truyền đạt tầm nhìn một cách thu hút.
- Lãnh đạo có ảnh hưởng: Làm gương. Xuất sắc trong việc xây dựng các mối quan hệ, hiểu động cơ và điều hướng tầm ảnh hưởng.
- Chuyên môn về quản lý sự thay đổi: Có kỹ năng huấn luyện các nhà lãnh đạo/nhóm thông qua quá trình chuyển đổi. Hiểu các mô hình thay đổi tổ chức.
- Người học tập suốt đời: Không ngừng mở rộng kiến thức Lean-Agile. Kết nối với cộng đồng để khám phá những cách làm việc tốt hơn.
Với những phẩm chất kể trên, các thành viên LACE có thể đóng vai trò là huấn luyện viên đáng tin cậy cho các nhóm và lãnh đạo. Họ trở thành một liên minh dẫn đường được những người khác tin tưởng trong việc áp dụng SAFe.
Các vai trò trong Trung tâm chuyển đổi Lean-Agile
Các vai trò trong LACE có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức, nhưng thường bao gồm những vai trò sau:
- Trưởng nhóm hoặc Giám đốc LACE: Người lãnh đạo nhóm LACE và chịu trách nhiệm cuối cùng về việc áp dụng thành công các thực hành Lean-Agile trong tổ chức. Họ thường làm việc chặt chẽ với lãnh đạo cấp cao để điều chỉnh chiến lược của tổ chức với quá trình chuyển đổi Lean-Agile.
- Huấn luyện viên Agile (Agile Coach): Huấn luyện viên Agile hướng dẫn các nhóm trong quá trình áp dụng các phương pháp thực hành Agile. Họ phụ trách đào tạo, cố vấn và hỗ trợ cho các nhóm khi họ điều hướng quá trình chuyển đổi Agile của mình. Họ cũng hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề hoặc trở ngại của nhóm trong quá trình thực hiện.
- Huấn luyện viên Lean-Agile: Những người này chịu trách nhiệm huấn luyện tất cả các thành viên trong tổ chức về nguyên lý và thực hành Lean-Agile. Công việc này có thể bao gồm tổ chức các hội thảo, seminar và các hoạt động đào tạo khác.
- Nhân tố Thay đổi/Chuyên gia Quản lý sự Thay đổi: Những người này chịu trách nhiệm quản lý các thay đổi của tổ chức liên quan đến quá trình chuyển đổi Lean-Agile. Họ đảm bảo rằng các thay đổi được triển khai một cách mượt mà và được tất cả các thành viên trong tổ chức đón nhận.
- Chuyên gia Phân tích Dữ liệu/Chuyên gia Đo lường: Những người này thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến quá trình chuyển đổi Lean-Agile của tổ chức. Họ sẽ đo lường tác động của quá trình chuyển đổi và sử dụng thông tin này để thúc đẩy cải tiến liên tục.
- Những người ủng hộ Lean-Agile/Các bên liên quan: Đây là các cá nhân đến từ nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức cam kết tham gia vào quá trình chuyển đổi Lean-Agile. Họ giúp thúc đẩy các hoạt động Lean-Agile trong các phòng ban hoặc nhóm của họ và đóng vai trò là cầu nối giữa LACE và phần còn lại của tổ chức.
Cần lưu ý rằng, các vai trò cụ thể và trách nhiệm của họ có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và nhu cầu riêng của tổ chức. Tuy nhiên, mục tiêu chính của tất cả vai trò này là tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng thành công các phương pháp thực hành Lean-Agile trong toàn tổ chức.
Mô hình các vai trò trong Trung tâm chuyển đổi Lean-Agile
Trách nhiệm của Trung tâm chuyển đổi Lean-Agile là gì?
LACE đóng nhiều vai trò trong việc tạo điều kiện giúp tổ chức trở nên linh hoạt. Có thể gom trách nhiệm cốt lõi của nó thành 5 nhóm lĩnh vực chính:
- Tạo điều kiện cho quá trình chuyển đổi
LACE tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các thực hành Lean-Agile trong toàn tổ chức, bao gồm:
- Phát triển một tuyên bố sứ mệnh rõ ràng và tầm nhìn về quá trình chuyển đổi
- Mô hình hóa các hành vi Lean-Agile như một nhóm Agile
- Quản lý truyền thông về chiến lược và tiến độ quá trình chuyển đổi
- Quản lý Backlog của quá trình chuyển đổi
LACE duy trì Backlog được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên bao gồm những phần thay đổi tăng trưởng cần thiết để đạt được mục tiêu là sự linh hoạt trong kinh doanh. Điều này liên quan đến:
- Thiết lập một nền tảng thông qua các đánh giá
- Xác định các OKR về chuyển đổi có thể đo lường được
- Xác thực giá trị và thu thập phản hồi để cải tiến liên tục
- Thúc đẩy học tập về Lean-Agile
LACE tạo ra các chương trình đào tạo tùy chỉnh và thúc đẩy văn hóa học tập, bao gồm:
- Xây dựng chương trình giảng dạy và kế hoạch học tập dựa trên vai trò
- Đo lường hiệu quả đào tạo thông qua các thước đo tăng trưởng năng lực
- Hỗ trợ các cộng đồng thực hành
- Huấn luyện lãnh đạo
LACE huấn luyện các nhà lãnh đạo áp dụng tư duy và thực hành Lean-Agile thông qua:
- Các hội thảo dành cho lãnh đạo
- Tích hợp huấn luyện Agile vào các chương trình hiện có
- Cung cấp hướng dẫn về việc thiết lập OKR
- Hỗ trợ quản lý danh mục đầu tư tinh gọn (Lean Portfolio Management – LPM)
LACE hỗ trợ các quyết định quản trị và tài trợ bằng cách:
- Hỗ trợ các sự kiện LPM
- Cung cấp thông tin chi tiết từ luồng giá trị
- Phối hợp với Văn phòng Quản lý Giá trị (VMO)
Bằng cách tập trung vào những trách nhiệm chính này, LACE có thể tạo ra sự thay đổi mang tính chuyển đổi bền vững trong toàn tổ chức.
Các mô hình tổ chức của Trung tâm chuyển đổi Lean-Agile
Các mô hình tổ chức của Trung tâm chuyển đổi Lean-Agile có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô, cơ cấu và nhu cầu của tổ chức.
Dưới đây là ba mô hình tổ chức phổ biến cho LACE:
1. Mô hình tập trung
Trong mô hình tập trung, LACE hoạt động như một nhóm thống nhất, duy nhất trong tổ chức, thường báo cáo trực tiếp cho nhóm giám đốc điều hành cấp cao hoặc lãnh đạo cấp cao nhất.
Mô hình này phù hợp nhất với các tổ chức có cơ cấu lãnh đạo tập trung chặt chẽ và số lượng nhóm hoặc đơn vị kinh doanh tương đối ít.
Ưu điểm của mô hình tập trung
- Truyền thông và có sự liên kết rõ ràng với chiến lược tổ chức
- Các thực hành Lean-Agile áp dụng nhất quán trong toàn tổ chức
- Phân bổ nguồn lực và ra quyết định hiệu quả
Nhược điểm của mô hình tập trung
- Thiếu tính trực quan về các nhu cầu và thách thức cụ thể của từng nhóm
- Không linh hoạt đối với các yêu cầu đặc biệt của các đơn vị kinh doanh khác nhau.
2. Mô hình phi tập trung
Trong mô hình phi tập trung, LACE được tổ chức thành nhiều nhóm LACE nhỏ hơn và phân bổ giữa các bộ phận, phòng ban hoặc vị trí địa lý khác nhau.
Mỗi nhóm LACE hoạt động độc lập nhưng được phối hợp thông qua giao tiếp và cộng tác thường xuyên để đảm bảo tính nhất quán trong thực hành Lean-Agile và phù hợp với chiến lược tổ chức tổng thể.
Ưu điểm của mô hình phi tập trung
- Linh hoạt và phản ứng tốt hơn với các nhu cầu đặc biệt của các nhóm hoặc đơn vị kinh doanh cá nhân.
- Tăng tính trực quan về những thách thức và cơ hội ở cấp bộ phận
- Khuyến khích tính trách nhiệm và sự tự chủ giữa các nhóm
Nhược điểm của mô hình phi tập trung
- Tiềm ẩn nguy cơ áp dụng các thực hành Lean-Agile không nhất quán trong toàn tổ chức
- Đòi hỏi cơ chế phối hợp và truyền thông mạnh mẽ để đảm bảo sự thống nhất
3. Mô hình Hub-and-Spoke (Hybrid)
Mô hình này kết hợp các yếu tố của cả mô hình tập trung và phi tập trung. Nhóm LACE trung tâm cung cấp chiến lược, hướng dẫn và hỗ trợ tổng thể, trong khi các nhóm LACE nhỏ hơn tập trung vào nhu cầu cụ thể của các đơn vị kinh doanh hoặc vị trí địa lý tương ứng của họ.
Mô hình này cân bằng ưu điểm của cả mô hình tập trung và phi tập trung, cho phép sự nhất quán và liên kết trong toàn tổ chức trong khi vẫn mang lại khả năng thích ứng và phản hồi ở cấp bộ phận.
Ưu điểm của mô hình Hub-and-Spoke
- Áp dụng nhất quán các thực hành Lean-Agile trong toàn tổ chức
- Khả năng thích ứng với yêu cầu riêng biệt của các nhóm và đơn vị kinh doanh khác nhau
- Tăng tính trực quan về những thách thức và cơ hội tại cấp bộ phận
Nhược điểm của mô hình Hub-and-Spoke
- Đòi hỏi cơ chế phối hợp và truyền thông mạnh mẽ để đảm bảo sự thống nhất
- Phức tạp và tốn nhiều nguồn lực hơn các mô hình khác
Khi lựa chọn mô hình tổ chức cho LACE, điều quan trọng là các tổ chức phải xem xét nhu cầu, văn hóa và cơ cấu cụ thể. Các yếu tố như quy mô, phân bố địa lý và động lực của lãnh đạo đều có thể ảnh hưởng đến việc xác định mô hình hiệu quả nhất trong việc thúc đẩy chuyển đổi Lean-Agile thành công.
Mô hình chiến lược triển khai trung tâm chuyển đổi Lean-Agile
Chiến lược triển khai Trung tâm chuyển đổi Lean-Agile
Khi thiết lập một LACE mới, hãy làm theo các bước sau:
Đảm bảo sự ủng hộ của ban lãnh đạo
- Trình bày, đề xuất giá trị LACE cho các lãnh đạo
- Đảm bảo cam kết của họ với tư cách là Chủ doanh nghiệp và nhà tài trợ chuyển đổi cho LACE
Xác định thành viên ban đầu
- Chọn các nhân tố thay đổi thể hiện các phẩm chất chính của LACE
- Có các vai trò liên chức năng như huấn luyện, đào tạo và quản lý sự thay đổi
Khởi động với tư cách là một nhóm Agile
- Thiết lập các sự kiện LACE như phiên Cải tiến và Làm mịn Backlog
- Bắt đầu làm mẫu các hành vi Lean-Agile thậm chí trước khi được đào tạo chính thức
Xác định sứ mệnh và tầm nhìn
- Tạo ra một tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn chuyển đổi hấp dẫn của LACE
- Giao tiếp nhất quán để đặt ra kỳ vọng
Phát triển Backlog
- Thực hiện đánh giá để xác định điểm xuất phát của bạn
- Xác định các OKR có thể đo lường cho LACE và quá trình chuyển đổi tổng thể
Cung cấp đào tạo
- Hoàn thành khóa đào tạo Lean-Agile và SAFe theo nhóm
- Trở thành SAFe Program Consultant (SPC) được chứng nhận
Công khai và truyền thông
- Truyền thông về LACE và giá trị của LACE thông qua các bài thuyết trình, bản tin,…
- Nêu bật những chiến thắng nhỏ để tạo dựng uy tín
Với một chiến lược phù hợp, LACE của bạn có thể định hướng thành công quá trình chuyển đổi Agile của tổ chức.
Đào tạo và phát triển trong LACE
Đào tạo là yếu tố quan trọng để phát triển năng lực Lean-Agile trong LACE và trên toàn tổ chức.
Đào tạo nhóm LACE
Nhóm LACE cần được đào tạo cơ bản để hướng dẫn cho những người khác:
- Tham dự các khóa học SAFe để thiết lập hiểu biết chung
- Trở thành chuyên gia SPC được chứng nhận để đạt được sự tín nhiệm với tư cách là huấn luyện viên
- Học các kỹ năng điều phối để tổ chức các buổi hội thảo có sức ảnh hưởng
- Theo đuổi các chứng chỉ nâng cao để mở rộng chuyên môn
Đào tạo toàn tổ chức
LACE tạo điều kiện cho các chương trình đào tạo trên toàn tổ chức:
- Đánh giá năng lực dựa trên vai trò để xác định nhu cầu học tập
- Tạo lộ trình học tập tùy chỉnh để dần dần xây dựng kỹ năng
- Cung cấp các khóa học về SAFe và Lean-Agile phù hợp với các nhóm khác nhau
- Cung cấp các khóa đào tạo bổ sung về các phương pháp như Tư duy thiết kế
Cộng đồng thực hành
LACE cho phép việc học tập liên tục thông qua các cộng đồng thực hành (CoP):
- Thành lập CoP cho các vai trò khác nhau để chia sẻ kinh nghiệm
- Tổ chức hội thảo và sự kiện để các học viên có thể kết nối
- Thu thập và lan tỏa các bài học kinh nghiệm trong toàn tổ chức
Đo lường tính hiệu quả
LACE đánh giá việc đào tạo và CoP thông qua:
- Thu thập phản hồi của người tham gia
- Theo dõi số liệu về giờ học và chứng chỉ
- Liên hệ giữa việc đào tạo với các kết quả đầu ra như tốc độ làm việc của nhóm
Mở rộng Trung tâm chuyển đổi Lean-Agile
Khi các tổ chức phát triển, có thể cần phải mở rộng quy mô LACE để hỗ trợ nhiều nhóm hơn và các sáng kiến lớn hơn. Các chiến lược để mở rộng quy mô LACE bao gồm:
- Mở rộng nhóm LACE bằng cách bổ sung Agile Coach và Scrum Master để hỗ trợ các nhóm khác.
- Phát triển một mạng lưới các nhà tiên phong về Lean-Agile trong nội bộ, những người có thể giúp lan tỏa các phương pháp thực hành Lean-Agile trong toàn tổ chức.
- Áp dụng các khung mở rộng quy mô, như Khung Agile mở rộng (SAFe), để cung cấp định hướng về cách mở rộng quy mô thực hành Lean-Agile một cách hiệu quả.
Lời kết
Trung tâm chuyển đổi Lean-Agile đóng vai trò then chốt trong việc định hướng hành trình chuyển đổi Agile của doanh nghiệp. Bằng cách đảm nhận trách nhiệm quản lý sự thay đổi, đào tạo, huấn luyện và hỗ trợ, LACE có thể lèo lái tổ chức của bạn đạt được sự linh hoạt trong kinh doanh.
LACE cung cấp kiến thức, công cụ và năng lực lãnh đạo cần thiết để áp dụng các nguyên tắc Lean-Agile trong các nhóm và danh mục đầu tư của bạn. Với tầm nhìn và chiến lược đúng đắn, LACE sẽ cho phép bạn liên tục cải tiến, thích ứng với sự thay đổi và mang lại giá trị tối đa.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
