8 lỗi các project manager thường gặp phải và cách thức để tránh gặp phải chúng

,

Trong bất kỳ một dự án nào, project manager đều đóng vai trò vô cùng quan trọng bởi họ là người chịu trách nhiệm về toàn bộ phạm vi dự án, nhóm dự án, nguồn lực và sự thành công hay thất bại của dự án. Họ chịu trách nhiệm về toàn bộ phạm vi dự án, nhóm dự án, nguồn lực và sự thành công hay thất bại của dự án.

Trở thành một project manager giỏi là một công việc không hề dễ dàng, đòi hỏi trang bị rất nhiều kiến thức và kỹ năng cần thiết. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến 10 lỗi các project manager thường gặp phải và phương pháp để giải quyết hiệu quả những lỗi này.

Giao sai người sai việc

Trong một dự án lớn, một project manager sẽ lên kế hoạch và phân chia nhỏ công việc ra nhiều phần khác nhau sau đó giao nhiệm vụ cho từng người phụ trách cụ thể. Tuy nhiên, một khi project manager giao nhiệm vụ cho người phụ trách phần công việc chưa phù hợp có thể dẫn đến ​​khả năng thất bại của dự án. 

Giải pháp: Để khắc dụng lỗi sai này, cách duy nhất là áp dụng quy tắc “Đúng người, đúng việc”. Trước khi lựa chọn người phụ trách cho bất kì một dự án nào, các project manager cần trả lời bốn câu hỏi nhằm xác định mức độ phù hợp của một cá nhân với công việc họ đang làm, đó là:

  • Người đó làm tốt việc gì?
  • Người đó làm không tốt việc gì?
  • Người đó phù hợp với nhiệm vụ này ở điểm nào?
  • Người thực sự không phù hợp với nhiệm vụ này ở điểm nào?

Khi trả lời được những câu hỏi này, bạn có thể tìm được người thích hợp chịu trách nhiệm cho phần việc họ được giao phó và đảm bảo cho một dự án thành công.

Thiếu nguồn lực

Nguồn lực là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án mà một project manager phải nắm rõ. Khi không đủ nguồn lực cần thiết, dự án sẽ không thể thực hiện được theo đúng kế hoạch và đi đến thất bại. Chỉ khi tìm được đầy đủ nguồn lực (cả về mặt vật chất và con người) cũng như trang bị đầy đủ cách kỹ năng cần thiết thì dự án mới mang tính khả thi. 

Giải pháp: Lên kế hoạch, chuẩn bị nguồn lực, căn cứ vào quá trình hoạt động để cân bằng nguồn lực phù hợp mang lại hiệu quả thiết thực và thực tế nhất. Việc đảm bảo rằng bạn có tất cả những gì bạn cần trước khi bắt đầu bất kỳ dự án nào là một công việc vô cùng quan trọng đối với một project manager.

Tự mình làm mọi thứ

Tự mình làm mọi thứ là sai lầm nghiêm trọng và nguy hiểm nhất có thể “giết chết” một dự án. Project manager nên lắng nghe ý kiến ​​đề xuất của các thành viên và cùng họ chia sẻ mục tiêu của dự án cũng như các công việc chung khác. Khi một người quản lý dự án phớt lờ nhóm của mình và không khuyến khích họ chia sẻ ý tưởng và đề xuất của họ vì anh ta cho rằng mình giỏi hơn họ rất nhiều, các thành viên có xu hướng giữ im lặng, không phản ứng. Vì vậy, dần dần dự án sẽ mất đi sự gắn kết và cái nhìn khách quan và sẽ dễ đi vào ngõ cụt hoặc đơn thuần mang tính chất cục bộ cá nhân của project manager. 

Giải pháp: Để giải quyết vấn đề này, project manager cần cởi mở với các đề xuất và học cách trao quyền để thể hiện rằng anh ta tin tưởng vào khả năng của đội mình. Bạn có thể tham khảo một phương pháp giúp quản lý linh hoạt đó là phương pháp Agile. Với cách làm việc minh bạch, tự chủ, chủ động, có thể Agile chính là giải pháp hữu ích cho bạn.

Không giao tiếp đúng cách

Một trong những lỗi mà các project manager thường gặp phải là không có khả năng giao tiếp với các thành viên trong nhóm cũng như với đối tác, khách hàng, nhà đầu tư,… Khi hiểu lầm xảy ra, mọi người thường đổ lỗi cho nhau dẫn đến tâm lý tiêu cực và không giải quyết được vấn đề.

Theo kết quả nghiên cứu của một dự án cho biết: “Truyền thông không hiệu quả là nguyên nhân chính khiến dự án đi đến thất bại nhanh gấp 3 lần, và tác động tiêu cực đến sự thành công của dự án gấp hai lần.”

Khi giao tiếp giữa mọi người bị cản trở sẽ mất đi sự đồng bộ với yêu cầu của dự án. Giao tiếp là nhân tố quan trọng đối với sự thành công của các sáng kiến ​​chiến lược.

Giải pháp: Đảm bảo rằng tất cả các thông tin rõ ràng và chi tiết, mọi người liên quan đều sẽ cập nhật được thông tin bạn chia sẻ một cách kịp thời.

Khởi tạo dự án kém

Khởi tạo dự án kém xảy ra khi nhân viên, người thực hiện không có định nghĩa rõ ràng về một dự án là gì và nhiệm vụ cụ thể của họ. Ngoài ra, các dự án được phê duyệt mà không có bất kỳ quy trình chính thức nào dẫn đến các vấn đề về nguồn lực. Không ai biết những gì đang diễn ra và ai là người trực tiếp quản lý họ dẫn đến dự án không thể vận hành trơn tru, vấn đề liên tục xảy ra và không thể tìm cách giải quyết.

Giải pháp: Một cuộc họp khởi động là cần thiết khi bắt đầu bất kỳ dự án nào để mọi người trong nhóm sẽ có ý tưởng rõ ràng về các mục tiêu của dự án cũng như vai trò và trách nhiệm của họ. Trong cuộc họp đầu tiên, hãy đảm bảo rằng các thành viên hiểu và biết những gì bạn mong đợi ở họ. Đưa các mốc và thời hạn vào chương trình làm việc.

Thiếu khách quan rõ ràng

Việc đặt mục tiêu không rõ ràng ảnh hưởng đến sự thành công của bất kỳ dự án nào. Một trong những vấn đề trong quản lý dự án là không thể đưa ra một mục tiêu dễ hiểu. 

Giải pháp: Để dự án khách quan và rõ ràng hơn, bạn có thể tự hỏi mình một số câu hỏi:

  • Why? Tại sao chúng tôi lại xem xét dự án này? Tại sao dự án này lại quan trọng đối với tổ chức?
  • What? Dự án dự kiến sẽ giải quyết những vấn đề gì? Những vấn đề thực sự cốt lõi của dự án là gì? Những gì các bên liên quan mong đợi từ dự án này?
  • Who? Ai sẽ tham gia vào dự án này? Ai có cổ phần trong kết quả?
  • How? Các mục tiêu của các bên liên quan khác nhau như thế nào? Chúng ta sẽ đo lường thành công như thế nào? Các mục tiêu kinh doanh này phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể của tổ chức chúng ta như thế nào?

Khi đã trả lời được những câu hỏi này, vấn đề của bạn sẽ dần được giải quyết.

Dự toán sai thời gian và ngân sách

Thông thường, một project manager rất dễ gặp phải lỗi này khi chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế trong quản lý dự án. Bởi dù đã được ước tính trước, thời gian và ngân sách có thể phát sinh bất cứ lúc nào khi có sự cố xảy ra. 

Giải pháp: Nếu bạn chưa thực hiện dự án này trong quá khứ, hãy tham khảo lời khuyên của chuyên gia. Nên áp dụng phương pháp lập ngân sách từ dưới lên để đạt được ước tính hợp lý.

Quản lý thời gian và chi phí dự án gồm ba quy trình cơ bản:

  • Dự toán thời gian, chi phí – Đánh giá tốt nhất về chi phí cần thiết để hoàn thành dự án.
  • Lập timeline cụ thể, ngân sách chi tiết – Phân bổ, ước tính thời gian, chi phí cho từng hạng mục công việc và thiết lập đường cơ sở để đo lường hiệu suất.
  • Kiểm soát chặt chẽ về mặt thời gian và chi phí – Kiểm soát những thay đổi trong ngân sách dự án và schedule dự án.3 extremely crucial factors to manage marketing projects perfectly

Không quản lý được phạm vi dự án

Quản lý phạm vi dự án đề cập đến tổng khối lượng công việc phải được thực hiện để cung cấp một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả với các chức năng và tính năng cụ thể. Nó bao gồm tất cả mọi thứ phải có trong một dự án, cũng như những gì xác định sự thành công của nó. Những thay đổi về phạm vi là nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại trong bất kỳ dự án nào.

Giải pháp: Vì việc quản lý phạm vi dự án là một phần rất quan trọng, các project manager cần có sự thống nhất về phạm vi dự án trong giai đoạn lập kế hoạch. Phải có một thủ tục để xử lý các yêu cầu đối với bất kỳ thay đổi nào trong phạm vi dự án. Ngoài ra, các đề xuất phải tuân theo một tiêu chí để có thể đánh giá tác động của nó đối với dự án, đảm bảo luôn chủ động trong bất cứ tình huống nào.

 

Trên đây là những lỗi phổ biến về quản lý dự án mà bạn có thể tham khảo. Học viện Agile hi vọng bạn sẽ nhận được những thông tin hữu ích từ bài viết. Bạn cũng có thể tham khảo thêm qua bài viết “10 Common Project Management Mistakes and How to Avoid Them

Chúc bạn sớm trở thành một nhà quản lý dự án thành công!