Để xây dựng và lãnh đạo một tổ chức Agile sẽ phụ thuộc vào việc các nhà lãnh đạo cấp cao tự thân thay đổi thông qua việc phát triển tư duy và các kỹ năng mới, từ đó thay đổi các nhóm và sau cùng là tới tổ chức.

Đối với nhiều tổ chức, việc sống sót và phát triển mạnh trong môi trường ngày nay phụ thuộc vào việc thực hiện một chuyển đổi cơ bản để có thể trở nên linh hoạt hơn. Những tổ chức đã thực hiện quá trình chuyển đổi thành công đang đạt được hiệu suất đáng kể và cải thiện sức mạnh trên nhiều mặt: sự tăng trưởng, lợi nhuận, sự hài lòng của khách hàng và sự cam kết của nhân viên.

Hơn bất kỳ yếu tố nào khác, chìa khóa cho sự chuyển đổi Agile thành công dành cho các nhà lãnh đạo, đặc biệt là các nhà lãnh đạo cấp cao trong việc phát triển các kỹ năng và tư duy mới. Bài viết này tóm tắt hướng dẫn của chúng tôi, Tổ chức Agile: Những kĩ năng cần thiết của các nhà lãnh đạo tổ chức trong thế kỷ 21.

Câu chuyện Agile 

Trước khi chúng tôi đi sâu hơn vào vấn đề, sẽ tốt hơn nếu có một cái nhìn rộng về Agile và đặc biệt là những gì làm cho các tổ chức Agile khác biệt với các tổ chức truyền thống.

Đặc điểm của các tổ chức truyền thống và tổ chức Agile

Nói một cách đơn giản, mô hình tổ chức truyền thống phổ biến nhất phát triển chủ yếu dựa trên sự ổn định trong một môi trường đã biết rõ. Nó dựa trên ý tưởng coi một tổ chức như một cỗ máy, với hệ thống phân cấp theo cấu trúc tĩnh, tách biệt, hoạt động thông qua quy hoạch và kiểm soát tuyến tính để thực hiện một hoặc chỉ một vài mô hình kinh doanh.

Các tổ chức Agile mặt khác được xem như cơ quan sống, đã phát triển khả năng vươn lên mạnh mẽ trong một môi trường không thể đoán trước và thay đổi nhanh chóng. Các tổ chức này đều ổn định và năng động. Họ tập trung vào khách hàng, thích nghi một cách trôi chảy với những thay đổi môi trường, cởi mở, bao quát và không phân cấp; họ phát triển liên tục đồng thời nắm bắt được những gì không chắc chắn và mơ hồ. Chúng tôi tin rằng các tổ chức như vậy được trang bị cho tương lai tốt hơn nhiều so với các tổ chức truyền thống.

Lãnh đạo trong các tổ chức Agile

Về cơ bản các tổ chức Agile mới đòi hỏi một kiểu lãnh đạo khác. Nghiên cứu gần đây xác nhận rằng khả năng lãnh đạo và cách định hình văn hóa thông qua lãnh đạo là những rào cản lớn nhất đối với sự chuyển đổi thành công và những người tạo ra sự biến đổi đó.

Do đó, các tổ chức phải bắt đầu bằng cách vừa mở rộng vừa tự vượt qua các năng lực đã khiến các nhà lãnh đạo của họ thành công trong quá khứ. Các nhà lãnh đạo cần có ba kĩ năng mới để có thể chuyển đổi Agile. Đầu tiên, họ phải tự thay đổi để phát triển các tư duy và hành vi cá nhân mới. Thứ hai, họ cần phải biến đổi các nhóm của họ để làm việc theo những cách mới. Thứ ba, đặc biệt cần thiết trong khả năng chuyển đổi của tổ chức là việc xây dựng sự linh hoạt trong cấu trúc và văn hóa của toàn doanh nghiệp.

Biến đổi bản thân

Để thay đổi hoàn toàn bản thân, một số bước sau sẽ cần thiết và các nhà lãnh đạo sẽ cần thực hiện những thay đổi này một cách có kỷ luật.

Chuyển từ tư duy phản ứng sang tư duy sáng tạo

Thay đổi tư duy hoặc điều chỉnh nó phù hợp bối cảnh mới, không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng việc phát triển sự linh hoạt bên trong này là điều cần thiết trong việc giải phóng tiềm năng của chúng ta để dẫn dắt một sự biến đổi Agile.

Tư duy phản ứng hay xã hội hóa là một cách trải nghiệm thế giới bên ngoài dựa trên phản ứng của ta với hoàn cảnh và với người khác. Tư duy sáng tạo hoặc tự làm chủ là một cách trải nghiệm thế giới từ trong ra ngoài dựa trên việc tạo ra thực tế của chính mình thông qua việc khai thác bản thân, niềm đam mê và mục đích cốt lõi của chúng ta.

Nghiên cứu cho thấy hầu hết người trưởng thành dành phần lớn thời gian cho các hoạt động “phản ứng”, đặc biệt là khi bị thách thức và do đó, các tổ chức truyền thống được thiết kế để chạy theo phong cách “phản ứng”. Tuy nhiên, để xây dựng và lãnh đạo các tổ chức Agile, các nhà lãnh đạo phải thực hiện thay đổi cá nhân, biến mình thành tư duy “sáng tạo”.

Có ba sự thay đổi từ tư duy phản ứng đến tư duy sáng tạo cơ bản mà chúng tôi thấy rất quan trọng để thúc đẩy văn hóa đổi mới, hợp tác và tạo ra giá trị trung tâm của các tổ chức agile:

• Từ sự ổn định đến việc khám phá: thúc đẩy sự đổi mới. Một tư duy ổn định là việc bạn luôn trong tầm kiểm soát, cố gắng để không thất bại hay lặp lại những việc đã xảy ra. Ngày nay, các nhà lãnh đạo cần chuyển sang một tư duy khám phá sáng tạo, đó là chơi để giành chiến thắng, tìm kiếm sự đa dạng trong suy nghĩ, thúc đẩy sự va chạm sáng tạo, chấp nhận rủi ro và thử nghiệm.
• Từ chuyên quyền đến đối tác: thúc đẩy sự hợp tác. Thiết kế của tổ chức truyền thống có xu hướng nhắm tới các hệ thống phân cấp tách biệt có trật tự dựa trên tư duy phản ứng về thẩm quyền. Mối quan hệ giữa các nhà lãnh đạo và các nhóm là quan hệ cấp trên so với cấp dưới. Trong khi đó, được thiết kế để hợp tác, các tổ chức Agile sử dụng mạng lưới của các nhóm tự trị. Điều này đòi hỏi một tư duy hợp tác sáng tạo cơ bản, quản lý theo thỏa thuận dựa trên tự do, tin tưởng và trách nhiệm.
• Từ khan hiếm đến phong phú: thúc đẩy tạo ra giá trị. Trong thị trường ổn định, các tổ chức tối đa hóa cổ phần của họ dựa vào chi tiêu của khách hàng. Cách tiếp cận được – thua này phản ánh một tâm lý phản ứng về sự khan hiếm, dựa trên giả định rằng các cơ hội và nguồn lực hạn chế. Tuy nhiên, thị trường ngày nay phát triển liên tục và nhanh chóng. Để cung cấp được kết quả, các nhà lãnh đạo phải xem thị trường với một bộ óc sáng tạo dồi dào, nhận ra các nguồn lực và tiềm năng không giới hạn có sẵn cho các tổ chức của họ và cho phép lấy khách hàng làm trung tâm, đồng thời là khả năng tự làm chủ, sự hòa nhập và đồng sáng tạo.

Một cách tiếp cận kỷ luật

Mặc dù những thay đổi tư duy này có thể là mới và đòi hỏi một sự biến chuyển đáng kể để từ bỏ những niềm tin và mô thức cũ, chúng sẽ tạo thành một cách tiếp cận rất kỷ luật đối với lãnh đạo. Nhờ vào việc kế thừa tự chủ và tự do, lãnh đạo trong các tổ chức Agile xuất phát từ cách tiếp cận có tính kỷ luật với bản thân nghiêm ngặt, phục vụ mục đích và đam mê chứ không phải vì nỗi sợ bị trừng phạt.

Chuyển đổi các nhóm của bạn

Điều quan trọng tiếp theo là học cách giúp các nhóm làm việc theo những phương pháp mới và hiệu quả hơn.

Giúp nhóm làm việc theo cách linh hoạt

Làm thế nào các nhà lãnh đạo có thể giúp các nhóm làm việc theo những cách mới và linh hoạt hơn? Và cách làm việc mới này đòi hỏi gì ở các nhà lãnh đạo? Có ba yêu cầu thiết yếu về lãnh đạo cần tuân theo trong bất cứ mô hình làm việc agile nào.

Đầu tiên, các nhà lãnh đạo phải học cách xây dựng các nhóm nhỏ, đa dạng, được trao quyền tự chủ và có sự kết nối. Thứ hai, các nhà lãnh đạo phải cho phép và khuyến khích các nhóm Agile làm việc theo các chu kỳ nhanh nhằm cho phép họ cung cấp giá trị lớn, hiệu quả hơn, nhanh hơn. Thứ ba, các nhà lãnh đạo phải giữ cho các nhóm Agile tập trung vào khách hàng bên ngoài hoặc bên trong và tạo ra giá trị cho họ, bằng cách hiểu và giải quyết các nhu cầu chưa được đáp ứng và thậm chí có khả năng còn không được công nhận của khách hàng.

=> Xem thêm: Bí quyết huấn luyện một nhóm Agile thành công

Nắm bắt tư duy thiết kế và cải tiến mô hình kinh doanh

Chúng tôi thấy rằng để có thể lãnh đạo trong môi trường làm việc Agile, các nhà quản lý cấp cao phải cần hiểu về các yếu tố chính của hai lĩnh vực liên quan tương đối mới sau: tư duy thiết kế và cải tiến mô hình kinh doanh.

Xuất phát từ ngành công nghiệp và các hình thức thiết kế khác, tư duy thiết kế là một cách tiếp cận mạnh mẽ để phát triển các giải pháp khách hàng một cách sáng tạo, các mô hình kinh doanh và các loại hệ thống khác. Điều này bắt đầu với việc hiểu rõ toàn bộ trải nghiệm của khách hàng ở từng giai đoạn trong hành trình của họ.

Trong các tổ chức Agile, mỗi nhóm được xem là một đơn vị tạo ra giá trị hoặc như một doanh nghiệp nhỏ. Các nhóm này tìm mọi cơ hội theo đuổi việc đổi mới mô hình kinh doanh, tìm kiếm những cách thức mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong hoặc ngoài đồng thời cung cấp nhiều giá trị hơn đến cho nhân viên, nhà đầu tư, đối tác và các bên liên quan khác.

=> Xem thêm: Sách Tư duy thiết kế cho mọi người

Nhiệm vụ của lãnh đạo trong tổ chức thông thường

Chuyển đổi tổ chức của bạn

Ở đây, các nhà lãnh đạo phải học cách tạo ra mục đích, thiết kế và văn hóa của một tổ chức Agile.

Mục đích: Đi tìm ngôi sao Bắc Đẩu

Kĩ năng đặc biệt đầu tiên trong việc lãnh đạo tổ chức Agile mà các nhà quản lý cấp cao cần phát triển là tạo ra một mục đích rõ ràng, hấp dẫn và có thể chia sẻ – một ngôi sao soi sáng dẫn đường đến phương bắc cho tổ chức của họ. Thay vì sử dụng các nhóm điều hành truyền thống, trong các tổ chức Agile, các nhà lãnh đạo phải học cách cảm nhận và vạch ra mục đích của tổ chức trong cuộc trò chuyện với mọi người trên toàn doanh nghiệp.

Thiết kế: Áp dụng các nguyên tắc và thực hành của thiết kế tổ chức Agile

Kĩ năng quản lý đặc biệt thứ hai mà các nhà lãnh đạo cần phát triển là khả năng thiết kế chiến lược và mô hình hoạt động tổ chức dựa trên các nguyên tắc và thực tiễn của tổ chức Agile. Hầu hết các nhà lãnh đạo cấp cao của các tổ chức truyền thống đều có một bộ kỹ năng được đánh giá cao trong lĩnh vực này. Nó phản ánh lại thiết kế của một tổ chức truyền thống như một hệ thống tĩnh tương đối tập trung: một hoặc một số lượng rất hạn chế các doanh nghiệp lớn, mỗi doanh nghiệp với mô hình kinh doanh lâu đời, thường cùng tồn tại một cách khó khăn với một bộ các chức năng của tổ chức. 

Để thiết kế và xây dựng một tổ chức Agile, các nhà lãnh đạo cần một nhóm kỹ năng khác nhau dựa trên sự hiểu biết đa dạng về các tổ chức. Họ phải học cách thiết kế tổ chức của mình như một hệ thống phân tán, liên tục phát triển. Một tổ chức như vậy bao gồm một mạng lưới các đơn vị được trao quyền nhỏ hơn, với ít lớp hơn, tính minh bạch cao hơn và quản trị tinh gọn hơn so với mô hình truyền thống. Cụ thể hơn, các nhà lãnh đạo phải học cách phân chia các doanh nghiệp lớn hiện có thành một danh mục đầu tư chi tiết hơn; chuyển đổi các chức năng của tổ chức thành một bộ xương sống tinh giản và linh động; đồng thời thu hút một loạt các đối tác vào một hệ sinh thái mạnh mẽ.

=> Xem thêm: Quy trình tư vấn chuyển đổi Agile ở doanh nghiệp hiệu quả

Văn hóa: Hình thành văn hóa tổ chức Agile

Kĩ năng quản lý đặc biệt thứ ba mà các nhà lãnh đạo cần phát triển là khả năng định hình một nền văn hóa mới trong toàn tổ chức, dựa trên tư duy sáng tạo về khám phá, hợp tác, đa dạng và các hành vi liên quan.

Với sự cởi mở và tự do mà mọi người trải nghiệm trong một tổ chức Agile, ở đây văn hóa được cho là đóng vai trò thậm chí còn quan trọng hơn so với trong các tổ chức truyền thống. Để định hình văn hóa này, các nhà lãnh đạo phải học cách thực hiện một nỗ lực chuyển đổi văn hóa nhiều mặt, tập trung vào khả năng và hành vi của chính họ. Điều này bao gồm các bước sau:

• Mô hình hóa các tư duy và hành vi mới một cách xác thực
• Thúc đẩy sự hiểu biết và niềm tin theo cách tương tác cao, thông qua việc chia sẻ những câu chuyện và truyền cảm hứng từ năng lượng và ý tưởng của các đội ngũ cấp trên
• Xây dựng các tư duy và khả năng mới trong toàn tổ chức, bao gồm cả những người không chính thức quản lý nhân lực đồng thời đan xen việc học vào hoạt động hàng ngày để có thể trở thành các tổ chức học tập thực sự
• Thực hiện các cơ chế củng cố thiết kế tổ chức Agile

=> Xem thêm: Khái niệm và cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp Agile

Quy trình chuyển đổi Agile trong tổ chức

Một cách tiếp cận Agile nhằm phát triển các lãnh đạo

Nhiều tổ chức bắt đầu đào tạo các thử nghiệm Agile một cách bí mật. Lúc đầu thì ít nhất họ cũng có thể xây dựng các khả năng lãnh đạo Agile. Nhưng để mở rộng sự linh hoạt trên toàn tổ chức một cách thành công, các nhà lãnh đạo hàng đầu phải nắm được quy luật của sự linh hoạt và sẵn sàng nâng cao năng lực của bản thân một cách đáng kể. Cuối cùng, sự chuyển đổi Agile hoàn toàn sẽ bao gồm việc xây dựng tư duy và khả năng của toàn bộ lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp. Để làm điều này một cách linh hoạt thì năm yếu tố sau là rất cần thiết:

1. Xây dựng một đội ngũ huấn luyện viên Agile, có kinh nghiệm sâu sắc để giúp các nhà lãnh đạo trên hành trình chuyển đổi năng lực Agile.
2. Đưa đội ngũ điều hành tham gia vào việc phát triển năng lực từ sớm, vì tất cả các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ lấy gợi ý từ đội ngũ điều hành.
3. Tạo ra trải nghiệm lãnh đạo tuyệt vời (bất cứ điều gì từ việc nỗ lực tập trung trong ba hoặc bốn ngày đến hành trình học hỏi trong vài tháng) để giới thiệu các tư duy và khả năng mới, và mang đến cho tất cả các nhà lãnh đạo cấp cao.
4. Mời các nhà lãnh đạo áp dụng kiến thức đã học vào thực tế, trong các sáng kiến ​​chuyển đổi Agile đang được tiến hành và cả thông qua các thử nghiệm mới.
5. Ra mắt chương trình xây dựng năng lực lãnh đạo với nhịp độ nhanh, đồng thời dừng lại ( theo quý) để đánh giá những kinh nghiệm, thử nghiệm trong việc lãnh đạo, thay đổi văn hóa trong 90 ngày, sau đó hoàn tất các kế hoạch và ưu tiên trong 90 ngày tiếp theo.

Chuyển đổi Agile hiện đang là một xu hướng ưu tiên hàng đầu đối với nhiều tổ chức. Yếu tố quyết định cho sự thành công của chuyển đổi Agile là giúp các nhà lãnh đạo phát triển tư duy và khả năng mới. Thực hiện theo cách linh hoạt sẽ cho phép tổ chức phát triển nhanh hơn, thúc đẩy sự đổi mới, từ đó thích ứng và định hình trong môi trường biển đổi liên tục.

Chương trình Tư vấn & Huấn luyện Agile cho doanh nghiệp