Bạn đã thực sự hiểu hết quản lý dự án là làm gì? Quy trình quản lý từng giai đoạn trong dự án như thế nào? làm thế nào nâng cao hiệu quả quản lý cho cá nhân, đội nhóm cũng như dự án. Hãy cùng tìm hiểu những vấn đề này trong bài viết dưới đây.
Quản lý dự án là làm gì?
Quản lý dự án là công việc vô cùng quan trọng đòi hỏi sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các kỹ năng như: quản lý đội nhóm, phân bổ nguồn lực, quản lý thời gian, lên kế hoạch, quản lý ngân sách, quản lý rủi ro…
Trong quản lý dự án Project Manager cần phối kết hợp các kỹ năng cần thiết nhằm:
- Lên kế hoạch, thực thi và kết thúc dự án: Project Manager cần thực hiện xác định dự án, xây dựng lên kế hoạch thực thi dự án, quản lý thời gian và quản lý ngân sách được giao.
- Quản lý đội nhóm và nhân sự: PM có trách nhiệm tạo điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi nhất cho các thành viên, song song với đó PM cũng cần biết cách tạo động lực thúc đẩy nhân viên trong dự án của mình. Đây là công việc vô cùng quan trọng, các mâu thuẫn sẽ được giải quyết triệt để, kích thích tính sáng tạo và tinh thần làm việc nhóm của nhân sự.
- Quản lý kỳ vọng: Người quản lý dự án cần quản lý các bên liên quan, sắp xếp các dự án phù hợp với mục tiêu kinh doanh, và truyền đạt chính xác tiến độ dự án, các dữ liệu quan trọng và khó khăn đang phải đối mặt.
Quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp 5 bước
Để quản lý dự án chuyên nghiệp đem lại thành công cho tổ chức, doanh nghiệp, người quản lý cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình sau:
Thiết lập dự án
Mục đích của giai đoạn này là nhấn mạnh các mục tiêu và tầm nhìn của dự án, xác định và ghi lại những gì bạn và đội nhóm muốn đạt được và nhận được sự đồng tình của các bên liên quan.
Ở giai đoạn này bạn cần nắm rõ các thông tin liên quan đến dự án, cụ thể:
- Mục tiêu chung của dự án là gì? Tại đây, bạn cần nhìn nhận mục tiêu dự án có tương đồng với mục tiêu đội nhóm bạn đang theo đuổi hay không, từ đó đưa ra quyết định chính xác nhất.
- Những bên liên quan của dự án, xác định nguồn lực tham gia dự án: Bạn cần xác định rõ các bên liên quan đến dự án, xác định trách nhiệm chính thức thuộc về bên nào và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
- Rủi ro có thể phát sinh của dự án? Quản trị rủi ro dự án là kỹ năng không thể thiếu của PM chuyên nghiệp, bạn cần đánh giá các rủi ro có thể xảy đến trong quá trình thực thi dự án, từ đó thiết lập kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) một cách khả thi.
- Lợi ích của dự án: Xác định lợi ích mà dự án đem lại cho bạn và đội nhóm, từ đó thiết lập kế hoạch để đạt được mục tiêu.
- Tổng quan về ngân sách dự án: Nguồn vốn là mạch máu nuôi sống dự án, bạn cần có cái nhìn tổng quan đánh giá được tính khả thi của nguồn vốn, ngân sách dự án, từ đó đưa ra kế hoạch thu chi hợp lý.
Có rất nhiều vấn đề cần được xác định và giải quyết khi bắt đầu một dự án, vì vậy quan trọng nhất bạn cần phải nắm rõ thông tin dự án, chia nhỏ các điểm nút để xác định chính xác những gì cần phải làm.
Lập kế hoạch dự án
Sau khi thiết lập dự án, đây là bước tiếp theo trong quy trình quản lý dự án. Khi dự án đã được phê duyệt mà không cần sửa đổi thêm, tất cả các nguồn lực và các đơn vị liên quan chính thức bước vào giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án.
Trong giai đoạn này, một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất là thiết lập các mục tiêu của dự án. SMART và CLEAR là hai phương pháp được các Project Manager sử dụng phổ biến nhất để thiết lập mục tiêu.
Thực thi dự án
Khi dự án chính thức được phê duyệt, tất cả phương án được thông qua thì dự án chính thức được triển khai. Nhiệm vụ trong giai đoạn này, bao gồm:
- Lựa chọn nhân sự, xây dựng đội ngũ triển khai dự án
- Phân bổ nguồn lực cho dự án
- Thực thi kế hoạch quản lý dự án
- Thiết lập hệ thống theo dõi
- Giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho thành viên dự án
- Lập kế hoạch dự án cập nhật dựa trên sự phát triển
- Cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết
Thực thi dự án là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án.
Quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp
Kiểm soát dự án
Các dự án cần được theo dõi, kiểm soát và đánh giá liên tục. Sự thành công của một dự án phụ thuộc vào năng lực và trách nhiệm của nhân viên cũng như vai trò của người quản lý trong việc theo dõi, giám sát, kiểm soát chặt chẽ và đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án.
Theo dõi và kiểm soát dự án để đảm bảo rằng dự án đang tiến hành theo đúng kế hoạch đề ra. Project Manager có thể sử dụng các công cụ trực quan, mô hình quản lý dự án để theo dõi tiến độ trên biểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình quản lý dự án linh hoạt, sơ đồ, phần mềm, phần mềm quản lý dự án, v.v.
Kết thúc dự án
Đây là giai đoạn cuối cùng của quản lý dự án, tuy nhiên vẫn còn một số nhiệm vụ mà người quản lý dự án cần phải hoàn thành trước khi đóng dự án. Cụ thể:
- Đánh giá hiệu quả dự án: Đánh giá tổng quan và chi tiết về hiệu quả của từng công việc và các yếu tố của dự án.
- Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: phân tích xem liệu thành viên nhóm có đáp ứng được nhu cầu của dự án hay không, tinh thần, khả năng và chuyên môn của từng thành viên, những nhân sự này cần được phối hợp như thế nào trong dự án tiếp theo.
- Phân tích dự án: Xác định những thành công đã đạt được, học hỏi từ những thất bại của dự án trong dự án tiếp theo.
- Quyết toán ngân sách: sau khi hoàn thành dự án và tiếp nhận kết quả từ khách hàng và đối tác, nhóm dự án cần đánh giá toàn bộ dự án để học hỏi, định hướng và rút kinh nghiệm từ những thất bại. Điều này có tác động không nhỏ đến sự phát triển của các thành viên trong nhóm và hiệu quả của các dự án trong tương lai.
Quản lý dự án Agile – Làm chủ phương pháp quản lý tiến độ dự án hiệu quả và linh hoạt
Để giúp nhà quản lý dự án kiểm soát tiến độ, chi phí và tăng khả năng thích ứng với thay đổi hiệu quả, Học viện Agile đã xây dựng khóa đào tạo Quản trị dự án Agile (Agile Project Management) với sự dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm.
Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Khóa học được thiết kế dành cho:
- Các chủ doanh nghiệp đang tìm kiếm phương pháp triển khai mới đột phá cho dự án và công ty
- Quản lý dự án mong muốn áp dụng Agile trong dự án để kiểm soát tiến độ, chi phí và tăng khả năng thích ứng với thay đổi
- Team Leader mong muốn áp dụng mô hình Agile cho đội nhóm để tăng năng suất làm việc và sự gắn kết giữa các thành viên
- R&D Manager, QA, Business Analyst, Developer muốn tìm hiểu bài bản về quản lý dự án theo Agile để áp dụng trong công việc
Khóa học sẽ giúp bạn:
- Có được tầm nhìn bao quát về một dự án hiệu quả theo đúng chuẩn Agile
- Có khả năng định hướng một dự án chuẩn xác ngay từ khi bắt đầu
- Nâng cấp kỹ năng tổ chức đội dự án hiệu suất cao và điều phối mối quan hệ với các bên liên quan
- Biết cách lập kế hoạch và thực thi dự án theo Agile để quản lý rủi ro, cải tiến liên tục và thích ứng nhanh với các thay đổi
- Nắm được cách kiểm soát tiến độ và chi phí của dự án, nhất là các dự án quy mô lớn và phức tạp
- Nâng cao năng lực quản lý tầm chiến lược cũng như mở rộng năng lực quản trị dự án của tổ chức
Bài viết trên của Học viện Agile đã phân tích cụ thể về việc quản lý dự án là làm gì? Quy trình quản lý dự án của mỗi lĩnh vực, ngành nghề đều có nét riêng, nhưng nhìn chung bạn cần phải thực hiện 5 bước kể trên.
Bài viết liên quan:
