Hiện nay, trên thị trường có nhiều cách thức quản lý dự án văn hoá nghệ thuật, tuy nhiên vẫn chưa có một quy trình và giải pháp nào cụ thể. Dưới đây là một số gợi ý nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong ngành văn hoá nghệ thuật có thể quản lý dự án hiệu quả hơn.

Quy trình quản lý dự án văn hoá nghệ thuật tiêu chuẩn

Lập kế hoạch triển khai dự án 

Khi bắt đầu lên kế hoạch cho một dự án, người quản lý sẽ tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và thiết lập các mục tiêu cụ thể. Cách khai thác thông tin phổ biến là thiết lập cuộc họp hoặc thực hiện khảo sát. Một dự án có thể có nhiều mục tiêu cần đạt được, tuy nhiên các mục tiêu đều tuân thủ theo nguyên tắc SMART. 

Trong khi quản lý dự án văn hóa nghệ thuật, người quản lý sẽ phải xác định được thời gian chuyển giao. Việc chuyển giao này cũng rất đa dạng, có thể là tài liệu, phần mềm hoặc chương trình đào tạo.

Các mốc thời gian được dự đoán ban đầu có thể sẽ thay đổi trong quá trình thực hiện. Do đó, nhà quản lý cần phải lên lịch trình thật chi tiết cho từng giai đoạn triển khai. 

Sau khi xác định thời gian chuyển giao, nhà quản lý cần liệt kê những công việc cần làm và xác định sự phụ thuộc của nhiệm vụ giữa các giai đoạn như: nhiệm vụ A phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ B bắt đầu hoặc nhiệm vụ A phải được bắt đầu trước khi nhiệm vụ B bắt đầu.

Lên kế hoạch triển khai dự án là một bước rất quan trọng

Thực hiện dự án

Sau khi bước lập kế hoạch quản lý dự án văn hóa nghệ thuật được phê duyệt, dự án sẽ chính thức được triển khai theo thời gian đã thống nhất. Trong khi công tác quản lý bắt đầu, một cuộc họp sẽ được tổ chức để khởi động đánh dấu và thúc đẩy cùng phát triển, hoàn thành tốt dự án. 

Ở giai đoạn này, đội ngũ tiến hành phân chia nhân lực theo đội nhóm, xác định nguồn lực thực hiện dự án. Tiến hành giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho những bên có liên quan, xây dựng lịch trình chuẩn cho từng dự án và kiểm soát một cách tốt nhất. 

Kiểm soát rủi ro khi thực hiện dự án 

Kiểm soát rủi ro là bước hết sức quan trọng của dự án, tuy nhiên thường bị bỏ qua. Một dự án càng dự đoán được nhiều rủi ro thì nhà quản lý càng có nhiều kế hoạch dự phòng cũng như các tình huống ứng phó với rủi ro đó. 

Người quản lý phải nắm rõ những rủi ro khi điều hành quản lý dự án văn hóa nghệ thuật

Một số rủi ro trong quản lý dự án văn hóa nghệ thuật:

• Ngân sách bị cắt giảm đột ngột
• Không chia rõ nhiệm vụ của từng người trong quá trình thực hiện dự án 
• Một trong hai bên thay đổi yêu cầu khi dự án đã triển khai 
• Giao tiếp giữa các bên nảy sinh khúc mắc 

Nhà quản lý nên theo dõi sát sao sau khi dự án được tiến hành và xác định các rủi ro cũng như cách thức giải quyết với từng trường hợp đó. 

Đảm bảo hiệu quả công việc 

Việc quản lý dự án văn hoá nghệ thuật cần sự giám sát chặt chẽ từ người quản lý để đảm bảo công việc được thực hiện hoàn hảo. Một dự án được triển khai bởi đội ngũ nhân sự đông đảo và nhiều bên liên đới khác nhau, đòi hỏi người quản lý phải là người tỉ mỉ và nắm rõ từng khâu, từng hạng mục công việc. 

Người quản lý dự án phải nắm rõ từng khâu, từng hạng mục công việc

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án văn hoá nghệ thuật 

Nâng cao nghiệp vụ quản lý và điều hành dự án 

Để nâng cao hiệu quả quản lý dự án văn hoá nghệ thuật thì việc nâng cao nghiệp vụ của người quản lý là hết sức cần thiết. Theo đó, các nhà quản lý phải hiểu hết công việc và chia sẻ với quản lý cấp cao cũng như triển khai chiến lược cho cấp dưới một cách hợp lý. 

Ngoài ra, người quản lý phải là người sở hữu các kỹ năng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng xử lý rủi ro,…

=> Xem thêm: Khóa học quản trị dự án Agile – APM

Nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng của dự án 

Để một dự án thành công thì chất lượng của dự án là yếu tố quan trọng hàng đầu cần được đảm bảo. Chính vì vậy, mỗi doanh nghiệp hay cá nhân đều không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng của dự án, đặc biệt là những khâu bàn giao sản phẩm ở từng thời điểm. 

Chất lượng của dự án phải được đảm bảo 

Quản lý thời gian thực hiện dự án 

Chính vì quy trình thực hiện dự án có thể thay đổi theo từng thời điểm không cố định, việc quản lý thời gian cần phải nằm trong khuôn khổ cho phép. Người phụ trách bắt buộc phải quản lý thời gian hết sức sát sao để đảm bảo tiến độ của dự án một cách kịp thời. 

Hy vọng với các thông tin trên đây của Học viện Agile có thể giúp doanh nghiệp hiểu thêm về cách thức quản lý dự án văn hoá nghệ thuật và thực hiện hiệu quả hơn. Từ đó, hiểu thêm về tầm quan trọng của quản lý dự án, là một ngành nghề tốt để có thể phát triển và định hướng trong tương lai. 

=> Xem thêm: Mô tả công việc của quản lý dự án tại Việt Nam