Kế hoạch quản lý nhân sự: Các bước xây dựng kế hoạch tối ưu
Kế hoạch quản lý nhân sự là phần nội dung công việc do bộ phận nhân sự thiết lập đề tối ưu việc tuyển dụng và phát triển nguồn lực. Vậy làm thế nào để xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự tốt cho doanh nghiệp? Hãy tham khảo 6 bước cơ bản để xây dựng kế hoạch nhân sự dưới đây.
Tại sao doanh nghiệp cần kế hoạch quản lý nhân sự?
Tối ưu chi phí
Lý do đầu tiên khiến doanh nghiệp cần có một kế hoạch quản lý nhân sự là để tối ưu chi phí. Một kế hoạch cụ thể, chi tiết sẽ giúp bộ phận nhân sự tính toán các khoản chi cần thiết cho hoạt động quản lý nhân sự từ việc tuyển dụng đến đánh giá… Từ đó, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch sử dụng nguồn ngân sách phù hợp và lựa chọn cắt giảm các khoản chi phí không thiết yếu.
Tăng cơ hội phát triển cho nhân sự trong doanh nghiệp
Kế hoạch nhân sự giúp các nhân viên biết được việc mở rộng quy mô doanh nghiệp để có thể chủ động mở ra những cơ hội thăng tiến cho bản thân trong tương lai. Khi đó, họ sẽ phấn đấu để cải thiện năng lực bản thân. Điều này cũng sẽ mang đến những giá trị tích cực trong hiệu quả hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.
Thiết lập cơ cấu nhân sự bài bản, chuẩn hóa
Bản kế hoạch có sẵn giúp thiết lập cơ cấu nhân sự bài bản, chuẩn hóa. Từ đó, hoạt động của các phòng ban sẽ chuyên nghiệp và trơn tru hơn. Mỗi nhân sự sẽ hiểu được vị trí, vai trò và công việc của bản thân. Doanh nghiệp sẽ không rơi vào tình trạng thiếu nhân sự, nhân viên thì đảm nhận quá nhiều việc, nhân sự thì lại thường xuyên rảnh rỗi…
Tận dụng tối đa nguồn lực
Với bản kế hoạch quản lý nhân sự cụ thể, phòng nhân sự sẽ nắm bắt được nhu cầu, thời gian tuyển dụng vị trí lãnh đạo hay quản lý cấp trung. Như vậy thay vì tuyển dụng bên ngoài, doanh nghiệp chỉ cần đào tạo nguồn nhân sự có sẵn để đáp ứng cho các vị trí này.
Tuyển dụng hiệu quả
Việc tuyển dụng có hiệu quả tốt hơn với sự hỗ trợ của một bản kế hoạch quản lý nhân sự cụ thể. Bộ phận nhân sự sẽ không rơi vào tình huống bị động khi có yêu cầu tuyển dụng bất ngờ của lãnh đạo hay các phòng ban chuyên trách. Với kế hoạch, nhà quản lý nhân sự sẽ biết khi nào cần tuyển dụng, vị trí tuyển dụng là gì, yêu cầu như thế nào,…
Các bước lập kế hoạch quản lý nhân sự
Tùy theo quy mô, mỗi doanh nghiệp sẽ có kế hoạch quản lý nhân sự khác nhau. Tuy nhiên, việc xây dựng kế hoạch sẽ gồm 6 bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Đánh giá mục tiêu
Trong bước này, nhà quản lý cần đánh giá mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được trong kế hoạch nhân sự. Với phần đánh giá này, quản lý có thể dễ dàng đưa ra điều kiện cần có và công việc cần làm để hoàn thành mục tiêu.
Để phần đánh giá mục tiêu được hoàn thiện nhất, bộ phận quản lý nhân sự cần trao đổi với lãnh đạo cấp cao, các phòng ban khác. Từ đó, sẽ nắm bắt được kỳ vọng phát triển, dự án chiến lược, thay đổi quy trình làm việc để có sự điều chỉnh nhân sự thích hợp.
Bước 2: Xác định nhân tố ảnh hưởng
Xác định những nhân tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nhân sự là bước tiếp theo trong việc xây dựng kế hoạch tối ưu. Điều này giúp quản lý có thể dễ dàng kiểm soát hay điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với những thay đổi bất ngờ. Một vài nhân tố có thể ảnh hưởng đến việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp như:
- Luật lệ, chính sách của nhà nước quy định về việc sử dụng lao động.
- Công nghệ, kỹ thuật tiên tiến.
- Đối thủ cạnh tranh.
- Sự thay đổi của tình hình kinh tế và tài chính…
Bước 3: Phân tích thực trạng nhân sự của doanh nghiệp
Để có thể phân tích chính xác thực trạng nhân sự tại doanh nghiệp, người quản lý cần tổng hợp thông tin nhân sự từ tất cả các bộ phận phòng ban. Những thông tin cơ bản nhất bao gồm:
- Danh sách nguồn nhân sự hiện có: nhân viên chính thức, nhân viên thử việc, thực tập sinh, cộng tác viên bán thời gian,…
- Bảng lương của nhân sự.
- Vị trí, vai trò, năng lực của nhân sự trong phòng ban chuyên trách…
Từ nguồn thông tin được thu thập, nhà quản lý sẽ phân tích thực trạng nhân sự của doanh nghiệp có điểm mạnh, điểm yếu là gì. Bên cạnh đó, quản lý có thể đưa ra dự đoán về việc có hay không khả năng thay đổi cấu trúc nhân sự trong thời gian tới: nhân viên xin nghỉ việc, tuyển dụng nhân sự mới,…
Có thể thấy, phân tích thực trạng trước khi lên kế hoạch quản lý nhân sự là việc cần thiết. Điều này sẽ giúp xây dựng và cải thiện việc quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp.
Ví dụ các bước lập kế hoạch quản lý nhân sự trong một dự án
Bước 4: Thiết lập yêu cầu cụ thể
Từ thông tin về nhân tố ảnh hưởng và thực trạng doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ cần hình dung ra yêu cầu cụ thể để thực hiện mục tiêu ở bước 1. Từ đó, thiết lập những công việc cụ thể trong kế hoạch quản lý nhân sự. Một bí quyết để quản lý có thể dễ dàng đưa ra các yêu cầu cho việc hoàn thành mục tiêu là đặt câu hỏi, ví dụ như:
- Các bộ phận cần kỹ năng gì để hoàn thành mục tiêu?
- Số lượng nhân sự có sẵn liệu có đủ để hoàn thành mục tiêu?
- Nguồn ngân sách cho những mục tiêu là bao nhiêu?…
Bước 5: Thực hiện phân tích lỗ hổng trong kế hoạch
Khi xây dựng kế hoạch, những lỗ hổng chưa hoàn thiện là điều khó tránh khỏi. Những dữ liệu từ việc phân tích lỗ hổng trong kế hoạch sẽ giúp người quản lý nhân lực phát hiện ra những điểm yếu cần giải quyết.
Việc phát hiện sớm các điểm yếu sẽ giúp người quản trị nhân lực có thể chuẩn bị sớm các phương pháp để cải tiến và nâng cấp hoạt động nhân sự hiệu quả hơn.
B6: Phát triển kế hoạch hoàn chỉnh
Cuối cùng là phát triển thành một kế hoạch quản lý nhân sự hoàn chỉnh. Trong bản kế hoạch, danh sách công việc cụ thể, thời gian thực hiện, nhân sự phụ trách sẽ được đưa ra chi tiết, rõ ràng. Thêm vào đó, phần dự tính chi phí tương ứng cũng sẽ được liệt kê để dự trù trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch.
Xây dựng một kế hoạch quản lý nhân sự là chìa khóa thành công trong việc quản lý, kiểm soát hoạt động của nguồn lực trong doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Tuy nhiên với biến động không ngừng của nhân tố bên ngoài, quản lý nhân sự cần thiết lập kế hoạch với tính linh hoạt cao.
Vậy làm sao để xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự có tính linh hoạt, phù hợp với biến động thị trường? Hãy để khóa học NeoManager giúp các nhà quản lý giải quyết vấn đề này! Tại đây, các chuyên gia sẽ cung cấp cho học viên các kiến thức về kỹ năng liên quan đến thiết lập mục tiêu, xây dựng kế hoạch,… Bên cạnh đó, NeoManager sẽ mở ra các phương thức tư duy linh hoạt, sáng tạo giúp nhà quản lý cách nhìn nhận và giải quyết vấn đề mới mẻ và hiệu quả.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
