Một Quản lý dự án (PM) tài năng là người hội tụ rất nhiều phẩm chất: vừa có cái nhìn tổng thể về “bức tranh lớn” dự án, vừa xử lý tốt các nhiệm vụ phát sinh hằng ngày vừa phải phản ứng nhanh với bất cứ rủi ro nào có thể xảy ra trong dự án. Vậy một nhà quản lý dự án cần phải học những gì để dẫn dắt dự án đi đến thành công? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau nhé!
>> Download miễn phí Ebook “Bí quyết kiểm soát tiến độ dự án” => Sách tặng
Đứng trước làn sóng hội nhập quốc tế mạnh mẽ, Việt Nam trở thành điểm đến nhận được rất nhiều sự quan tâm của các nhà đầu tư trong và ngoài nước vì tiềm năng và cơ hội phát triển kinh tế vô cùng lớn. Điều đó kéo theo nhu cầu tuyển dụng nhân sự quản lý dự án ngày càng tăng lên.
Tuy nhiên, để trở thành một quản lý dự án giỏi đòi hỏi rất cao về kiến thức, bằng cấp như: sở hữu chứng chỉ quản lý dự án, sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý dự án, khả năng quản lý đội nhóm, tiếng Anh hoặc các ngoại ngữ khác…
Chính vì những yêu cầu cao này, quản lý dự án trở thành vị trí được săn đón với mức lương cao, chế độ đãi ngộ tốt. Mức lương dành cho quản lý dự án có thể tính bằng con số USD tùy vào từng lĩnh vực. Thông thường, một người làm quản lý dự án sẽ có mức lương dao động từ 2200 – 5000 USD/tháng.
Chưa kể, một người làm quản lý dự án sẽ có cơ hội thăng tiến lên thành Giám đốc quản lý dự án nếu có đủ trình độ, chuyên môn cao và kinh nghiệm lâu năm trong nghề.
=> Xem thêm: Hé lộ mức lương quản lý dự án năm 2023
Là một quản lý dự án, nhiệm vụ của bạn là dẫn dắt nhóm đạt được mục tiêu là sự thành công của dự án. Bạn sẽ là trung gian giữa các bên liên quan, người dùng cuối và đội ngũ hướng đến kết quả thành công. Quản lý dự án không chỉ là quản lý các nhiệm vụ mà trên hết đó là quản lý con người, quản trị nhân lực.
Một quản lý dự án tài năng phải biết cách tạo động lực, truyền cảm hứng cho đội ngũ, hướng tới tầm nhìn chung của dự án. Họ thường được mô tả là người có tầm nhìn và khả năng dẫn dắt đội nhóm đến thành công bằng cách gắn kết mọi người trở thành một phần của dự án, trao quyền cho đội ngũ.
Đây cũng là phẩm chất cần có để xây dựng mối quan hệ tốt với các bên liên quan quan trọng và người dùng cuối, lôi kéo họ tham gia tích cực, hỗ trợ dự án đi đến thành công.
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất cần có của nhà quản lý dự án. Trên thực tế, nền tảng chuyên môn, kỹ thuật tốt là chưa đủ để nhà quản lý dự án đạt được thành công. Bạn cần phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan và đội ngũ dự án theo ngôn ngữ của họ.
Kỹ năng giao tiếp chính là tiền đề để bạn làm tốt công tác truyền thông trong dự án. Trong công việc hằng ngày, bạn sẽ phải điều khiển các cuộc họp để giải quyết các vấn đề rủi ro phát sinh, cập nhật tiến độ dự án với quản lý cấp cao, truyền thông đến các bên liên quan, lắng nghe kỳ vọng và đưa ra phương hướng xử lý vấn đề từ các bên liên quan và các thành viên trong nhóm…
Bạn cần đảm bảo các bên liên quan hiểu được kỳ vọng của dự án, giúp họ tương tác tốt với đội dự án; đồng thời cập nhật tiến độ dự án và các vấn đề phát sinh kịp thời với quản lý cấp cao, các thành viên đội dự án.
Lập kế hoạch là kỹ năng nền tảng của mọi nhà quản lý dự án, bao gồm: thiết lập một lịch trình cụ thể, quản lý các nguồn lực, theo sát tiến độ dự án, giải quyết các rủi ro phát sinh để đảm bảo dự án kết thúc đúng thời hạn.
Một trong những công cụ hỗ trợ thường được các nhà quản lý dự án sử dụng là biểu đồ Gantt. Biểu đồ này cung cấp hình ảnh trực quan về lịch trình với các nhiệm vụ, thời lượng của các nhiệm vụ đó, các yếu tố phụ thuộc và các mốc quan trọng.
Quản lý dự án không chỉ quản lý tổng thể mà còn phải nắm được chi tiết mọi công việc từ các vai trò để phân tích nguyên nhân gốc rễ, đưa ra hướng xử lý và hướng dẫn đội nhóm giải quyết vấn đề. Đôi khi, những chi tiết rất nhỏ cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của dự án.
Dự án không chỉ tự thân nó phức tạp mà còn do các yếu tố như ngoại cảnh, công nghệ, năng lực… Dự án càng to thì thách thức càng lớn. Đặc biệt là trong quản lý dự án công nghệ thông tin, nơi các rủi ro tiềm ẩn luôn thường trực, dù cho bạn có lập một kế hoạch ban đầu chi tiết, cụ thể đến đâu. Chính vì vậy, trước khi bắt đầu triển khai dự án, bạn phải bắt tay vào việc xác định, đánh giá và kiểm soát rủi ro.
Nhận biết và giải quyết rủi ro kịp thời sẽ giúp hạn chế các tác động tiêu cực của rủi ro đối với dự án và tăng khả năng thành công của dự án. Bên cạnh đó, nhà quản lý dự án cũng cần xem xét cơ hội đến từ các rủi ro (không phải rủi ro nào cũng gây ra ảnh hưởng tiêu cực) để đảm bảo dự án đạt tiến độ với chi phí cho phép.
Một số kỹ năng khác nhà quản lý dự án có thể tham khảo
Thông thường trong một dự án, chi phí là cố định. Nhiệm vụ của nhà quản lý dự án là đảm bảo ngân sách đó là thực tế và đáp ứng nhu cầu tài chính của dự án, sau đó kiểm soát chặt chẽ các chi phí đó trong quá trình thực hiện dự án.
=> Xem thêm: Cách xác định chi phí quản lý dự án, định mức và lập dự toán
Đối với một nhà quản lý dự án thì khả năng tự tổ chức và quản lý thời gian chính là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của dự án. Một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp cần phải biết cách quản lý nhiều dự án cùng lúc, nắm bắt tình hình để giải quyết các nhiệm vụ và vấn đề phát sinh hằng ngày.
Quản lý thời gian không chỉ là phân bổ thời gian cho các công việc như thế nào. Bạn phải biết cách phân tích, đánh giá thứ tự ưu tiên cho từng công việc để đem lại giá trị cao nhất trong thời gian nhanh nhất.
Công việc chính của quản lý dự án là lên kế hoạch, hướng dẫn đội ngũ thực thi, theo dõi tiến độ dự án, làm việc với các bên liên quan và xử lý các vấn đề phát sinh.
Mỗi dự án đều có mục tiêu, phạm vi, thành viên tham dự khác nhau… đòi hỏi nhà quản lý dự án phải có khả năng quản lý xung đột hiệu quả. Khi xảy ra bất đồng giữa các thành viên về một vấn đề trong dự án, bạn phải tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, tổ chức các cuộc họp để lắng nghe, thảo luận từ các góc nhìn khác nhau để tìm kiếm sự đồng thuận và giải pháp cụ thể. Điều này giúp quá trình triển khai dự án không bị gián đoạn và đảm bảo tiến độ dự án ban đầu.
Như chúng ta đã thấy, Quản lý dự án là một vị trí đầy thách thức, đặc biệt là với các dự án lớn và phức tạp. Trên thực tế, thành công của một dự án phụ thuộc đến 70-80% vào kỹ năng quản lý dự án. Để thành công với nghề, bên cạnh việc tích lũy kinh nghiệm theo thời gian, nhà quản lý dự án có thể trang bị thêm kiến thức và nâng cao kỹ năng bằng cách tham gia các khóa học quản lý dự án với sự dẫn dắt của các chuyên gia hàng đầu.
Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Sau khóa học, nhà quản lý dự án sẽ:
Thông tin chi tiết: Khóa học Quản trị dự án Agile
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
