Lập kế hoạch OKRs như thế nào? – 4 Templates OKRs cho giai đoạn OKRs Planning

,

Lập kế hoạch luôn luôn là hoạt động quan trọng của mỗi công ty bất kể có thực hiện OKRs hay không. Hoạt động lập kế hoạch sẽ có ảnh hưởng lớn đến mức độ thành công của việc triển khai. Hoạt động này nên được thực hiện trực tiếp, không nên thực hiện online để đảm bảo tất cả các thành viên đều hiểu rõ từng OKRs đề cập tới điều gì.

Chuẩn bị

  • Nên có quản lí cấp cao của công ty cùng tham dự trong buổi lập kế hoạch OKRs để đảm bảo OKRs được xây dựng dựa trên nhiệm vụ, tầm nhìn, chiến lược của công ty, không nằm độc lập.
  • Hãy tự trả lời câu hỏi: Tại sao lại là OKRs mà không phải một phương pháp khác? Và tại sao lại là bây giờ? 
  • Xác định rõ OKRs sẽ được thực hiện ở cấp độ team hay cấp độ quản lí công ty.

Thời lượng

Khoảng 4.5 giờ, chia làm 2 phiên, giữa mỗi phiên giải lao 30 phút. Nếu phiên đầu tiên thảo luận tốt, thì có thể bỏ phiên thứ hai.

Đối tượng tham gia

Nếu là họp cấp công ty, thành phần tham gia là Tổng Giám đốc, quản lí cấp cao. Nếu cuộc họp cấp phòng ban, thành phần tham gia là trưởng bộ phận và team leader; Nếu cuộc họp cấp division, thành phần tham gia là team leader và toàn bộ thành viên.

Cách thức thực hiện

Bạn có thể chọn một trong bốn cách sau đây:

Cách 1

Thu thập input từ các thành viên trong nhóm nhỏ/nhóm quản lý. Sau đó trong buổi lập kế hoạch chỉ cần thực hiện hoạt động thảo luận và lựa chọn những OKRs sẽ thực hiện trong quý/năm. 

Cách 2

Xây dựng OKRs cho nhóm trong chính buổi lập kế hoạch: Mỗi thành viên trước khi tham gia buổi workshop tự chuẩn bị sẵn 1-2 Mục tiêu trong đầu. Mỗi người viết từng mục tiêu ra note nhỏ và dán lên tường. Nhiệm vụ của người chủ toạ sẽ loại bỏ các Mục tiêu giống nhau và ghép các mục tiêu liên quan đến nhau khi thảo luận cùng cả nhóm.

Lập kế hoạch OKRs

Lập kế hoạch OKRs

Cách 3

Sử dụng Quy trình CRAFT

  • Create: Nháp 1-3 mục tiêu, mỗi mục tiêu đi kèm với 2-3 kết quả then chốt, có thang đánh giá điểm từ 0-1.0.

Mẹo: Nên làm việc theo nhóm nhỏ, có thể chỉ gồm 2 người. Nếu việc xây dựng bản nháp ở bước này nhất định phải có sự tham gia của nhiều người thì hãy thu thập ý kiến của họ cho OKRs thông qua email hoặc khảo sát trước khi bắt đầu thảo luận. Sau đó, nhóm nhỏ có thể thảo luận dựa trên các vấn đề được đề cập đến như chiến lược, môi trường cạnh tranh, …

  • Refine: Gửi bản nháp OKRs tới các thành viên còn lại trong nhóm để review, có thể thông qua email. Sau đó, chúng ta tiến hành triển khai một workshop với mục đích kiểm tra lại những OKRs đã được viết, các nhóm nhỏ hơn sẽ giải thích về lựa chọn OKRs của họ, có thể tranh luận và đi đến kết luận cuối cùng về bộ OKRs sẽ sử dụng. Lưu ý, mỗi kết quả then chốt nên được thiết kế điểm số như đã được thảo luận ở phần trước đó.

Mẹo: Làm việc với nhóm lớn hơn, phát triển hệ thống điểm cho các kết quả then chốt. Việc thảo luận trong nhóm lớn hơn có thể dẫn đến việc các quan điểm có thể không được đồng ý bởi 100% thành viên trong nhóm. Điều ấy không có vấn đề gì lớn, bởi chính điều khác biệt ấy sẽ giúp cho việc thảo luận OKRs được kĩ càng hơn. Tuy nhiên, dù không phải 100% thành viên đồng ý, đến cuối cùng, bản OKRs vẫn cần được công khai, và cam kết dưới danh nghĩa của một nhóm sẽ hỗ trợ và cùng làm việc trên bản OKRs đã đưa ra.

  • Align: Xác định các yêú tố phụ thuộc. Xác định kết quả then chốt chung

Mẹo: OKRs ở cấp độ nhóm nên được xây dựng trong bối cảnh của một nhóm đa chức năng. Trao đổi với trưởng nhóm của nhóm khác có liên quan để thống nhất các yếu tố phụ thuộc, chia sẻ với họ nhóm bạn sẽ phụ thuộc và nhóm ấy để đạt được mục tiêu như thế nào để từ đó điều chỉnh sự phụ thuộc của OKRs. Hệ thống điểm sẽ giúp chúng ta xác định mức độ phụ thuộc của nhóm bạn với nhóm khác.

– 0.3 là điểm tối thiểu mà nhóm của bạn có thể đạt được mà không có sự trợ giúp

– Khoảng từ 0.3 đến 0.7 sẽ chỉ ra sự phụ thuộc và bạn cần thảo luận với trưởng nhóm của nhóm khác để đồng ý về tính phụ thuộc và điều chỉnh mục tiêu để thể hiện sự tồn tại của sự hỗ trợ.

Nếu không muốn phải bận rộn với các con số, một cách khác chúng ta cũng có thể thực hiện trong giai đoạn này, gồm 4 bước như sau:

Bước 1: Liệt kê các nhóm hay các cá nhân nên phối hợp cùng khi triển khai OKRs của bạn/nhóm bạn (giới hạn là 3-10), làm rõ Nhóm/cá nhân mà bạn/nhóm bạn phụ thuộc Nhóm/cá nhân mà phụ thuộc vào bạn/nhóm bạn.

Bước 2: Xác nhận danh sách trên với nhóm trưởng/ quản lí của bạn/nhóm

Bước 3: Trình bày OKRs của bạn/nhóm với từng người trong danh sách ở B1. Xác nhận việc phối hợp thông qua trao đổi trực tiếp với từng người, không thực hiện qua email.

Bước 4: Điều chỉnh lại OKRs của bạn dựa trên trao đổi, phản hồi ở B3.

Sau khi có bản OKRs cập nhật, hãy chuyển bản ấy đến các thành viên còn lại của nhóm để góp ý qua email.

Làm sao để lập kế hoạch OKRs cho đúng?

Làm sao để lập kế hoạch OKRs cho đúng?

  • Finalize: Thuyết trình OKRs tới cấp cao hơn để có sự đồng thuận

Mẹo: Mô tả sự liên kết của quá trình và kết quả trong buổi review với cấp cao hơn để đảm bảo họ hiểu các chỉ số, ý nghĩa của thang điểm đằng sau các mục tiêu mà chúng ta trình bày.

  • Transmit: Trao đổi về OKRs và làm chúng hiện hữu công khai. Có hai bước ở phần này, bước 1 là cập nhật OKRs vào hệ thống phần mềm quản trị để có thể kiểm tra kết quả trong suốt thời gian triển khai. Bước 2 là thông báo về bản cuối OKRs tới các cả nhóm và các cá nhân. Chúng ta khuyến khích việc trao đổi, có thể trao đổi 1:1 để khuyến khích các thành viên đặt câu hỏi, đồng thời cũng đảm bảo tính công bằng ở nơi làm việc.

Mẹo: Đặt OKRs ở vị trí trung tâm và trao đổi OKRs ở buổi họp nhóm, và trao đổi 1:1.

Cách 4

Xây dựng OKRs là một việc khó, yêu cầu sự tham gia nghiêm túc của toàn công ty, với các cuộc trao đổi nghiêm túc về các lựa chọn, định hướng cho công ty.

  • Bước 1: Lựa chọn nhóm

Giữ nhóm nhỏ, 10 người hoặc ít hơn, và bắt buộc phải bao gồm Tổng Giám đốc, các quản lí cấp cao.

  • Bước 2: Lên lịch trình cuộc họp

4.5 giờ trao đổi, chia thành 2 session, nghỉ 30 phút giữa hai phiên. Nếu phiên đầu tiên thảo luận tốt, thì có thể bỏ phiên thứ hai.

  • Bước 3: Chuẩn bị cho cuộc họp
    • Vài ngày trước khi cuộc họp bắt đầu, yêu cầu tất cả nhân viên đưa ra các Mục tiêu mà họ nghĩ công ty nên tập trung trong quý này. Deadline là trong vòng 24 giờ.
    • Một ai đó tổng hợp và viết những Mục tiêu tốt nhất, được nhắc đến nhiều nhất vào stickynote để thảo luận trong buổi họp.
    • Mỗi quản lí cấp cao nên có 1-2 Mục tiêu mang đến cuộc họp để đảm bảo sự bình đẳng với nhân viên.
  • Bước 4: Họp

Tập trung vào mục đích của buổi họp là để xây dựng mục tiêu. Không dùng điện thoại và máy tính nhiều nhất có thể để khuyến khích sự tập trung và nhanh chóng của người tham gia.

  1. Đưa ra Mục tiêu: Dán tất cả các tờ stickynote lên bảng để tất cả bỏ phiếu. Time-box là 5 phút.
  2. Thảo luận từng Mục tiêu để lựa chọn ra Mục tiêu sẽ thực hiện trong quý.
  3. Với mỗi Mục tiêu, tất cả các thành viên sẽ liệt kê ra 3 Kết quả then chốt mà mình nghĩ dùng để đo lường Mục tiêu đó. Time-box là 10 phút cho mỗi mục tiêu, có thể ngắn hơn.
  4. Loại bỏ các Kết quả then chốt giống nhau, ghép những Kết quả then chốt bổ sung cho nhau, cuối cùng là chốt 3 KR cho mỗi O.
  5. Đồng thuận bằng cách giơ tay.
  6. Xây dựng định nghĩa hoàn thành cho các KR và Mức độ tự tin cho KR ấy. Time-box là 10 phút cho mỗi KR, có thể ngắn hơn.
  7. Tổng kết: 5 phút tổng kết OKRs. Mục tiêu đã truyền cảm hứng chưa? KRs có tốt không? OKRs có quá khó không?
  • Lưu ý
    • Mỗi quý không nên quá 5 Mục tiêu.
    • Cả nhóm nên cùng xây dựng và thống nhất một bản kế hoạch thực hiện OKRs trong buổi Workshop để đảm bảo OKRs được xây dựng không bị bỏ rơi, phân rõ vai trò, nhiệm vụ của từng cá nhân.
    • OKRs nên được viết thành văn bản và mỗi Mục tiêu, Kết quả then chốt nên đi kèm một định nghĩa ngắn gọn về hoàn thành để đảm bảo không ai quên ý của Mục tiêu/Kết quả then chốt ấy là gì.
    • OKRs nên được công khai để tất cả mọi người có thể thấy tiến độ và những KR đang thực hiện trong suốt cả quý.