Để có thể triển khai một dự án thành công thì các quản lý phải là người có định hướng đúng và phát triển một bản kế hoạch tốt. Vì vậy việc lập kế hoạch dự án được coi là một công việc nền tảng vô cùng quan trọng với không chỉ các quản lý mà là còn với cả doanh nghiệp. Tuy nhiên chắc hẳn bạn cũng biết, lập kế hoạch là việc dựa trên các phỏng đoán cho tương lai, vì vậy sẽ không có một bản kế hoạch đúng hay sai hoặc đo đếm được chính xác mức độ khả thi của nó. Vậy làm sao để có được một bản kế hoạch tốt và tránh được các sai lầm phổ biến? Hãy cùng Học viện Agile đi tìm hiểu bạn nhé.

>> Download miễn phí Ebook “Bí quyết kiểm soát tiến độ dự án” => Sách tặng

Sai lầm 1: Lập kế hoạch dự án cho hoạt động thay vì tính năng

Bạn đã từng lập kế hoạch cho một dự án và chỉ tập trung vào các hoạt động trong đó mà quên mất là nó cần phải đáp ứng được các tính năng nào hay chưa? Các quản lý thường rơi vào chiếc bẫy của việc “chi tiết”. Biểu hiện là việc lập một bản kế hoạch rất chi tiết các hoạt động mà quên đi mất rằng nó đang phục vụ cho mục đích gì, nó có ý nghĩa thế nào với dự án.

Ví dụ: Anh Tuấn là Project Manager của dự án Phát triển khóa học Pragmatic Scrum trên nền tảng trực tuyến Agilearn. Ban đầu, anh Tuấn vạch ra rất nhiều các công việc cho dự án từ khi khởi tạo đến khi kết thúc. Tuy nhiên đến khi triển khai được ⅓ số hoạt động thì lại thấy chiếm mất ⅔ thời gian của dự án và ½ chi phí của dự án. Thế là cả nhóm đều cảm thấy bất an, anh Tuấn không biết đẩy công việc thế nào cho hợp lý. Làm nhanh thì không tốt, mà làm tốt thì lại trễ deadline. Trong khi dự án được triển khai thì lại lỗi rất nhiều, người dùng phản hồi không tốt về trải nghiệm sử dụng như khó sử dụng, hay lỗi.

5 sai lầm trong lập kế hoạch

Nếu chỉ nhìn vào những yếu tố chính của câu chuyện trên, chắc hẳn bạn sẽ thấy có đôi chút quen thuộc với bản thân mình. Vậy nguyên nhân của nó thực sự là gì?

• Hội chứng Sinh viên: Hội chứng sinh viên biểu hiện khi một người được giao việc hay có một nhiệm vụ cần triển khai thì thường không bắt tay làm luôn công việc đó ngay mà phải đợi đến gần deadline mới bắt đầu làm. Điều này dẫn tới việc các công việc bị trễ và không triển khai được đúng theo kế hoạch. 
• Luật Parkinson: Đây là một cách giải thích khá phổ biến cho việc mọi người thường ước lượng thời gian để hoàn thành công việc dài hơn thời gian mà nó thực sự cần. Ví dụ: Bạn có thể đọc một quyển sách xong trong 1 tuần, tuy nhiên bạn lại tự ước lượng việc đọc sách cho mình trong 2 tuần, bạn tự nghĩ rằng mình sẽ thong thả đọc sách dần dần thì trong 2 tuần là có thể xong được. Tuy nhiên bạn rất dễ bị phân tâm hoặc quên mất việc đọc sách bởi nghĩ rằng vẫn còn thời gian cho nó. Kết hợp với Hội chứng Sinh viên, vậy là đến tận 13 ngày bạn mới đọc xong được ½ quyển sách và nhìn lại không biết tại sao có 2 tuần mà mình vẫn chưa đọc xong sách – điều mà trước đó bạn nghĩ rằng mình hoàn toàn có thể làm được.

Thực tế thì trong việc lập kế hoạch dự án, nhất là với các dự án phần mềm đòi hỏi nhiều tính năng và công đoạn khác nhau thì việc này rất dễ xảy ra. Các Project Manager cần rất cẩn trọng trong việc ước lượng thời gian và công việc phù hợp cho cả nhóm hoặc giúp các thành viên trong nhóm ước lượng một cách đúng nhất để có thể hoàn thành tốt công việc.

• Hiệu ứng lan truyền: Trong mỗi dự án thì việc kết hợp làm việc với nhau chiếm khá nhiều nguồn lực, việc này đòi hỏi quản lý dự án cần là người điều phối công việc thật tốt. Tuy nhiên trong rất nhiều nhóm thì thường xảy ra vấn đề muộn deadline, công việc nghiệm thu muộn dẫn tới các bước khác cũng chưa triển khai được. Nếu mỗi hoạt động không hoàn thành tốt sẽ dẫn tới hiệu ứng lan truyền là vô cùng lớn. Cuối cùng, dự án sẽ phải thay đổi khác xa so với những gì mà bản kế hoạch đã đề ra ngay lúc đầu.
• Các hoạt động không độc lập với nhau: Liệu bạn đã từng nghe tới từ “Waterfall – thác nước” hay chưa? Waterfall là một cách làm việc truyền thống, giải thích đơn giản thì đó là cách các nhà quản lý lập kế hoạch theo từng bước như thác nước. Các công việc sẽ trôi dần từ bước 1 sang bước 2, bước 2 sang bước 3 và cứ thế đến cuối dự án. Các công việc này thường sẽ có mối liên kết lớn với nhau, đó là đòi hỏi bước trước hoàn thành mới có thể chuyển sang bước sau. Trong các dự án hiện đại ngày nay, việc triển khai theo mô hình trên đã bộc lộ rõ các nhược điểm như:

– Lãng phí nguồn lực bởi các nhóm không thể độc lập làm mà phải đợi hoàn thành xong bước trước đó.

– Rủi ro cao: Bản kế hoạch theo mô hình này thường sẽ chi tiết và đầy đủ tất cả các bước từ đầu tới cuối. Chính vì vậy nên ví dụ như trong giai đoạn triển khai sản phẩm, khách hàng có một yêu cầu mới trong bước 2, vậy là kế hoạch phải thay đổi, kéo theo việc thay đổi tất cả các công việc ở bước dưới. Việc này rất dễ dẫn tới dự án thất bại bởi tốn quá nhiều chi phí, nguồn lực cho việc đáp ứng với các thay đổi mà hiệu quả lại thấp

Sai lầm 2: Đa nhiệm gây ra hiệu quả thấp trong lập kế hoạch dự án

Có bao giờ bạn nghĩ rằng làm nhiều việc một lúc sẽ là tốt hay chưa? Đa nhiệm liệu có tốt hay không? Câu trả lời là nếu bạn có khả năng làm được nhiều nhiệm vụ một lúc thì hãy thử làm. Tuy nhiên theo các nghiên cứu khoa học thì khi mọi người có xu hướng tập trung và làm việc được hiệu quả hơn khi làm từng việc. Rất nhiều nhóm lập kế hoạch và thất bại do việc đa nhiệm khiến cho các thành viên không thể tập trung để làm một công việc được tốt hẳn. Đa nhiệm tốt nhất khi được thể hiện qua việc tập trung vào từng việc nhỏ và đa nhiệm trên các việc lớn. Việc này chắc chắn sẽ giúp các nhóm sắp xếp công việc một cách hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất. Và chúng ta nên liên chứng năng theo nhóm hay vì đa nhiệm theo cá nhân.

5 sai lầm trong lập kế hoạch

Sai lầm 3: Tính năng không được lựa chọn theo độ ưu tiên

Trước khi tìm hiểu sâu hơn, tôi muốn kể cho bạn câu chuyện này. Bạn Tuấn lập kế hoạch học tập cho mình để đạt được 9 điểm toán vào bài thi cuối kì. Tuấn biết rằng mình cần phải học về 1 bài toán hình, 1 bài xác suất thống kê, 1 bài hàm số. Và Tuấn ôn tập theo đúng lộ trình là toán hình => xác suất thống kê => hàm số. Vì toán hình là bài khó nhất nên sau thời gian ôn toán hình, Tuấn chỉ còn một ít thời gian để ôn xác suất thống kê và dường như chưa ôn gì về hàm số.

Vậy là đi thi bài hàm số do Tuấn chưa đọc lại công thức nên đã không làm đúng, bài xác suất thống kê chỉ làm được một ý, còn bài toán hình khó quá lại không thể làm được. Kết quả là cả bài kiểm tra đều rất thấp, mà Tuấn khẳng định với năng lực của mình thì không thể điểm thấp như thế. 

Vậy vấn đề của Tuấn là gì? 

Mọi người rất dễ đổ lỗi cho hoàn cảnh mà quên đi mất bản thân đã làm đúng hay chưa. Nguyên nhân cốt lõi là Tuấn không xác định được mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ, và không hiểu tại sao mình lại làm công việc này trước, hay làm sau. Một lộ trình đúng đó là 20% thời gian đầu tiên xem lại hàm số, 40% ôn toán xác suất cho chắc chắn và 40% ôn toán hình (tập trung vào những ý dễ trước).

Trong công việc, mọi người cũng rất dễ rơi vào cái bẫy “cần thiết” này. Đó chính là thấy công việc nào cũng cần làm nhưng không hiểu tại sao mình lại làm nó? Nó giúp ích gì? Nó có thực sự cần thiết không? Qua đó Học viện Agile gợi ý bạn một mô hình xác định mức độ ưu tiên của công việc như sau:

I – Ưu tiên thực hiện trước

II – Cũng là những công việc quan trọng mang tính dài hạn, vì vậy bạn cũng cần phải lưu ý làm những công việc này sớm, bởi nếu bạn để lại vì nghĩ rằng nó chưa khẩn cấp thì ngày mai rất có thể nó sẽ trở thành công việc vừa khẩn cấp, vừa quan trọng.

III – Rất nhiều người đã lầm tưởng các công việc khẩn cấp, nhưng không quan trọng là cần thiết làm ngay. 

Ví dụ: Bạn là một quản lý dự án phần mềm – trưởng nhóm công nghệ trong phòng công nghệ. Vào sáng thứ 2 có yêu cầu gấp về một cuộc họp với sự tham gia có mặt của: Các trường phòng từ 5 phòng ban (bắt buộc) – 30 trưởng nhóm từ 5 phòng ban (tùy chọn). 

Và ngay sau đó bạn lập tức nghĩ rằng mình cần phải tham gia cuộc họp ngay mà quên mất là trong ngày thứ 3 mình cần tổng hợp feedback từ khách hàng đưa cho team. Vậy nhưng buổi chiều thứ 3 không thể làm xong, bạn đẩy sang nửa buổi sáng thứ 4 và làm chậm chễ nhiều việc phía sau. Trong khi buổi họp đã được ghi hình lại và bạn có thể xem sau đó.

Khi nhận các công việc không quan trọng, khẩn cấp thì bạn cần phải sáng suốt đánh giá mức độ cần thiết của nó để có thể làm sau, không làm hoặc nhờ một người khác làm.

IV – Đây chắc chắn là những công việc bạn không nên để vào lịch làm việc của mình. Hãy cân nhắc các công việc cần làm theo mức độ ưu tiên.

Trong Agile, bạn sẽ được tiếp cận với một mô hình làm việc khá hiệu quả đó chính là Kanban – cho phép bạn sắp xếp công việc một cách khoa học và đánh giá tiến độ công việc của bản thân và nhóm.

5 sai lầm trong lập kế hoạch

Sai lầm 4: Lờ đi những bất định (uncertainty)

Bất định luôn là nền tảng của các rủi ro, vì vậy đừng né tránh những dấu hiệu của bất định. Việc lường trước được các bất định sẽ giúp các nhà quản lý linh hoạt hơn khi mọi thứ thay đổi, và những bất định sẽ được nhìn nhận là dấu hiệu của sự linh hoạt chứ không phải rủi ro. 

Thế giới ngày nay là một ví dụ điển hình nhất, như khi COVID-19 xảy ra, mọi thứ đều thay đổi từ cách chúng ta làm việc, cách chúng ta giao tiếp hay cách mà ta bán hàng. Một nghiên cứu năm 2020 về hàng trăm nhà lãnh đạo hàng đầu đều đồng ý rằng các kỹ năng lãnh đạo hàng đầu cần có là sự thoải mái, linh hoạt với bất định – tức là chấp nhận với việc mọi thứ sẽ không thể chắc chắn và rõ ràng.

5 sai lầm trong lập kế hoạch

Sai lầm 5: Đinh ninh rằng “ước lượng” là “cam kết”

Các nhà quản lý cần là người rõ ràng nhất trong việc xác định rõ ước lượng và cam kết. Bởi thường thì các công việc sẽ được ước lượng một khoảng nguồn lực, thời gian thấp hơn thực tế, hay đưa ra những mục tiêu ước lượng quá xa vời. Là một nhà quản lý, bạn phải xác định rất rõ công việc nào mình sẽ ước lượng được cách mà nó được hoàn thành và cam kết của cá nhân, nhóm để hoàn thành được nó. Như vậy, ta có thể thấy rằng tư duy rành mạch với một nhà quản lý dự án là rất quan trọng.

Trên đây là những sai lầm phổ biến của các nhà quản lý dự án hiện nay. Để có thể phát triển một dự án thành công thì mọi nhà quản lý đều cần có một phương pháp quản lý dự án linh hoạt, năng suất. Đó là lý do Học viện Agile phát triển Khóa học Quản lý dự án Agile dành cho các nhà quản lý dự án – nhất là các dự án phần mềm. 

Khóa học sẽ giúp bạn:

• Có được tầm nhìn bao quát về một dự án hiệu quả theo đúng chuẩn Agile
• Có khả năng định hướng một dự án chuẩn xác ngay từ khi bắt đầu
• Nâng cấp kỹ năng tổ chức đội dự án hiệu suất cao và điều phối mối quan hệ với các bên liên quan
• Biết cách lập kế hoạch và thực thi dự án theo Agile để quản lý rủi ro, cải tiến liên tục và thích ứng nhanh với các thay đổi
• Nắm được cách kiểm soát tiến độ và chi phí của dự án, nhất là các dự án quy mô lớn và phức tạp
• Nâng cao năng lực quản lý tầm chiến lược cũng như mở rộng năng lực quản trị dự án của tổ chức

>> Tìm hiểu ngay Khóa học Quản trị dự án Agile để tự tin dẫn dắt mọi dự án đi đến thành công!