Tư duy Lean-Agile là sự kết hợp giữa niềm tin, giả định, thái độ và hành động của các nhà lãnh đạo và người thực hành SAFe, những người nắm bắt các khái niệm về Tư duy Lean và Tuyên ngôn Agile.
Đó là những nền tảng cá nhân, trí tuệ và khả năng lãnh đạo để có thể tiếp nhận và áp dụng các nguyên tắc và thực hành SAFe.
Tư duy Lean-Agile tạo thành nền tảng cho cách làm việc mới và nâng cao văn hóa công ty giúp thúc đẩy sự linh hoạt trong kinh doanh. Nó cung cấp cho các nhà lãnh đạo và tác nhân thay đổi (change agent) những công cụ cần thiết để thúc đẩy chuyển đổi SAFe thành công, giúp các cá nhân và doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.
Chính xác thì ‘tư duy’ là gì? Tư duy là một lăng kính tinh thần mà qua đó chúng ta nhìn thế giới xung quanh. Đó là cách bộ não con người đơn giản hóa, phân loại và diễn giải lượng thông tin khổng lồ mà nó nhận được hàng ngày. Chúng ta hình thành tư duy của mình thông qua quá trình học tập có cấu trúc (lớp học, bài đọc) và các bài học không có cấu trúc (các sự kiện trong cuộc sống, kinh nghiệm làm việc). Chúng ẩn trong tiềm thức và được thể hiện dưới dạng niềm tin, thái độ, giả định và tác động sâu sắc. Do đó, các cá nhân thường không nhận thức được suy nghĩ của họ ảnh hưởng như thế nào đến cách họ thực hiện trách nhiệm và tương tác với người khác. Trong khi có nhiều tư duy mang tính tích cực và phục vụ tốt cho chúng ta, những tư duy khác có thể cần phải thay đổi theo thời gian.
Vậy làm thế nào để thay đổi được tư duy? Nó bắt đầu với nhận thức về tư duy hiện tại của một người và cách chúng được hình thành. Điều quan trọng nữa là nuôi dưỡng niềm tin rằng tư duy có thể được phát triển và cải thiện (tư duy “phát triển”, như minh họa trong Hình 1).
Hình 1. Việc áp dụng một tư duy mới đòi hỏi niềm tin rằng những khả năng mới có thể được phát triển bằng nỗ lực
Thay đổi tư duy là một chủ đề quan trọng trong quá trình chuyển đổi sang SAFe vì các nhà lãnh đạo và người thực hành SAFe trong các tổ chức thường thực hiện các động thái bắt chước các thực hành và sử dụng các thuật ngữ SAFe mà không tiếp thu và nắm bắt các giá trị và nguyên tắc cơ bản thực sự đại diện cho phương thức làm việc mới. Khi này, cách tiếp cận ‘SAFe chỉ trên danh nghĩa’ có thể tạo ra một số thành công nhỏ trong ngắn hạn. Tuy nhiên, về lâu dài, việc áp dụng tư duy Lean-Agile một cách nông cạn như vậy chắc chắn sẽ không tạo ra được kết quả kinh doanh thực sự, lâu dài mà các nhà lãnh đạo mong đợi khi họ quyết định ‘chuyển đổi sang SAFe’.
Để hoàn toàn nắm bắt SAFe đòi hỏi một tư duy phát triển sẵn sàng học hỏi các giá trị và nguyên tắc cốt lõi của hai khối kiến thức cơ bản chính là: Tư duy Lean (Tư duy Tinh gọn) và Agile. Cả hai đều có những hướng dẫn và case study phong phú và sâu sắc đã được xuất bản trong suốt lịch sử. Các giá trị và nguyên tắc tương ứng của cả Lean và Agile cần được hiểu và thực hành một cách lý tưởng để từ đó thấm nhuần vào ngôn ngữ, thực tiễn và quá trình ra quyết định của tổ chức. Cuối cùng, nó đơn giản phải trở thành “cách làm việc của chúng ta” và ăn sâu vào văn hóa doanh nghiệp.
Hai phần sau đây mô tả cách các yếu tố chính của Tư duy Tinh gọn và Agile (được tóm tắt trong Hình 2) tạo thành nền tảng của tư duy Lean-Agile.
Hình 2. Tư duy Tinh gọn và Agile là nền tảng cốt lõi của SAFe
Việc áp dụng phương pháp phát triển sản phẩm tinh gọn có thể tăng gấp đôi năng suất lao động trong toàn hệ thống, giảm một nửa thời gian đưa sản phẩm mới ra thị trường và cho phép cung cấp nhiều loại sản phẩm hơn trong các dòng sản phẩm với chi phí phát sinh rất khiêm tốn.
— James Womack & Daniel Jones, Lean Thinking
Ban đầu bắt nguồn từ quy trình sản xuất tinh gọn, giờ đây các nguyên tắc và thực hành tư duy tinh gọn được áp dụng cho phát triển phần mềm, sản phẩm và hệ thống một cách sâu rộng. Ví dụ, Ward, Reinertsen, Poppendieck, Kersten, Leffingwell và những người khác đã mô tả các khía cạnh của tư duy tinh gọn, đặt ra nhiều nguyên tắc và thực hành cốt lõi trong bối cảnh phát triển sản phẩm. Áp dụng Tư duy tinh gọn vào phát triển sản phẩm, từ đó chuyển từ hệ thống sản xuất hàng loạt truyền thống sang quy trình sản xuất liên tục với sự thúc đẩy hiệu quả của khách hàng, có thể dẫn đến những cải tiến đáng kể.
Mục tiêu của Tư duy tinh gọn là mang lại giá trị tối đa (một giải pháp) cho khách hàng trong thời gian sản xuất (lead time) ngắn nhất và bền vững kể từ thời điểm kích hoạt (xác định nhu cầu hoặc cơ hội) đến khi khách hàng nhận được giá trị. Cách tạo ra giá trị cũng quan trọng không kém. Chất lượng cao, tôn trọng con người và xã hội, tinh thần cao, an toàn và khách hàng hài lòng cũng là những mục tiêu và lợi ích thiết yếu của Tư duy tinh gọn. Để đạt được những mục tiêu này đòi hỏi phải áp dụng năm nguyên tắc cơ bản của Lean.
Mỗi doanh nghiệp được xây dựng để mang lại giá trị. Giá trị chỉ có thể được xác định bởi khách hàng cuối cùng. Và nó chỉ có ý nghĩa khi được thể hiện dưới dạng một sản phẩm cụ thể (hàng hóa hoặc dịch vụ và thường là cả hai cùng một lúc) đáp ứng nhu cầu của khách hàng ở một mức giá cụ thể tại một thời điểm cụ thể. Do đó, nguyên tắc đầu tiên của Tư duy tinh gọn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thấu hiểu nhu cầu của khách hàng và định lượng giá trị trong các giải pháp cung cấp cho họ. Bản thân giải pháp phải mang lại giá trị – chứ không phải dự án, sáng kiến hay quy trình tạo ra nó – và cuối cùng khách hàng sẽ là người xác định giá trị đó.
Khi ‘giá trị’ được xác định cho từng sản phẩm và loại khách hàng, nguyên tắc này nêu rõ cách doanh nghiệp tạo ra giá trị đó, từ việc xác định nhu cầu hoặc cơ hội đến cung cấp giải pháp. Luồng công việc này là dòng giá trị và chứa tất cả: con người, quy trình, công cụ và thông tin cần thiết để chuyển giao giá trị. Sự chậm trễ ở bất kỳ đâu trong hệ thống này đều dẫn đến sự chậm trễ trong việc chuyển giao giá trị cho khách hàng.
Nguyên tắc thứ ba trong Tư duy tinh gọn là thiết lập một luồng công việc liên tục, không bị gián đoạn, hỗ trợ việc chuyển giao giá trị gia tăng dựa trên phản hồi và điều chỉnh liên tục. Được hỗ trợ bởi các thực hành Đảm bảo chất lượng từ bên trong (Built-In Quality), cải tiến không ngừng và quản trị dựa trên bằng chứng, quy trình liên tục cho phép chuyển giao giá trị bền vững hơn và nhanh hơn. Để đạt được dòng giá trị liên tục đòi hỏi phải áp dụng và hiểu rõ tám thuộc tính cơ bản của luồng: trực quan hóa và hạn chế số lượng công việc đang làm (WIP), giải quyết các “nút thắt cổ chai”, giảm thiểu việc chuyển giao và sự phụ thuộc, nhận phản hồi nhanh, làm việc theo lô nhỏ, quản lý độ dài hàng đợi, tối ưu hóa thời gian ‘trong tầm tay’ (‘in the zone’) và khắc phục các chính sách và thực hành cũ.
Xác định “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp bằng mô hình xương cá 5M1E
Nguyên tắc Lean tiếp theo định hướng các tổ chức cấu hình các dòng giá trị để cung cấp giải pháp mà chính khách hàng đẩy ra thị trường dựa trên nhu cầu thực tế của họ thay vì giải pháp mà các nhóm đẩy ra thị trường dựa trên những gì họ ‘nghĩ’ là khách hàng cần. Đây là chìa khóa để hiệu chỉnh dung lượng của dòng giá trị. Quá nhiều nỗ lực so với lực kéo của thị trường sẽ dẫn đến lãng phí, điều này đi ngược lại với tư duy tinh gọn. Ngược lại, quá ít nỗ lực sẽ tạo ra các “nút thắt cổ chai” và sự chậm trễ, dẫn đến thất bại trong việc cung cấp cho khách hàng dòng giá trị liên tục.
Nguyên tắc cuối cùng của Tư duy Lean là ‘theo đuổi sự hoàn hảo.’ Nó phản ánh rằng cho dù năm nguyên tắc đầu tiên có được tuân thủ chặt chẽ đến đâu thì việc tạo ra dòng giá trị nhanh chóng và hiệu quả không phải là hoạt động diễn ra một lần. Động lực của thị trường, nhu cầu của khách hàng và công nghệ sẵn có chỉ là một trong số nhiều yếu tố cần được điều chỉnh trong dòng giá trị, và thậm chí trong một số trường hợp là xây dựng lại hoàn toàn.
“Agile là một thái độ, không phải là một kỹ thuật với nhiều giới hạn. Thái độ không có giới hạn, vì vậy chúng ta sẽ không hỏi ‘tôi có thể sử dụng Agile ở đây không’, thay vào đó là ‘ở đây tôi sẽ hành động theo phương pháp Agile như thế nào’ hoặc ‘ở đây chúng ta có thể trở nên Agile như thế nào?’”
— Alistair Cockburn, Agile Software Development
Vào những năm 1990, một số phương pháp phát triển nhẹ nhàng hơn và có tính tương tác cao hơn đã xuất hiện để giải quyết nhiều thách thức của quy trình Waterfall. Năm 2001, nhiều nhà lãnh đạo của các khung làm việc này đã cùng nhau chia sẻ những giá trị và niềm tin chung của họ trong một bản Tuyên ngôn về Phát triển Phần mềm linh hoạt (Agile). Bước ngoặt này làm rõ cách tiếp cận mới và bắt đầu lan tỏa lợi ích của các phương pháp đổi mới này cho toàn ngành phát triển phần mềm. Kể từ khi Tuyên ngôn Agile được xuất bản lần đầu tiên, Agile đã được áp dụng trong các lĩnh vực khác ngoài ngành phát triển phần mềm, bao gồm hệ thống phần cứng, cơ sở hạ tầng, vận hành và hỗ trợ. Gần đây hơn, các nhóm kinh doanh bên ngoài bộ phận công nghệ cũng đã áp dụng các nguyên tắc Agile để lập kế hoạch và thực hiện công việc của họ.
Agile ra đời để khắc phục các nhược điểm của mô hình thác nước Waterfall
Agile được xây dựng dựa trên tuyên bố về giá trị. Người đọc có thể mở rộng thêm cách dùng thuật ngữ “phần mềm” trong Tuyên ngôn Agile, để phù hợp với đầu ra của bất kỳ nhóm Agile nào trong bất kỳ lĩnh vực nào.
Cá nhân và sự tương tác hơn là quy trình và công cụ
Edwards Deming từng nói: “Nếu bạn không thể mô tả những gì bạn đang làm như một quy trình chứng tỏ bạn không biết mình đang làm gì”. Vì vậy, các quy trình Agile trong các khung làm việc như Scrum, Kanban và SAFe rất quan trọng. Tuy nhiên, quá trình chỉ là phương tiện để đạt được mục đích. Khi chúng ta bị ràng buộc bởi một quy trình không hiệu quả, nó sẽ tạo ra sự lãng phí và chậm trễ. Vì vậy, hãy ủng hộ cá nhân và sự tương tác, sau đó sửa đổi các quy trình cho phù hợp. Các công cụ có giá trị nhưng nên bổ sung, chứ không phải thay thế giao tiếp mặt đối mặt.
Phần mềm chạy tốt hơn là tài liệu đầy đủ
Tài liệu rất quan trọng và có giá trị. Nhưng việc tạo ra các văn bản tuân thủ các mô hình quản trị doanh nghiệp có thể đã lỗi thời mang lại giá trị rất hạn chế. Là một phần của chương trình thay đổi, quản trị dựa trên các tiêu chuẩn tài liệu, cần được cập nhật để thể hiện phương thức làm việc Lean-Agile. Thay vì tạo ra tài liệu chi tiết quá sớm, đặc biệt là sai thì việc cho khách hàng xem phần mềm, hệ thống đang hoạt động, v.v. để nhận phản hồi của họ sẽ có giá trị hơn. Vì vậy, hãy ủng hộ việc đo lường tiến độ bằng cách đánh giá các sản phẩm hữu hình. Và chỉ ghi lại những gì thực sự cần thiết.
Cộng tác với khách hàng hơn là đàm phán hợp đồng
Khách hàng là người quyết định cuối cùng về giá trị, vì vậy hợp tác chặt chẽ với họ là điều cần thiết để theo đuổi sự linh hoạt trong kinh doanh. Hợp đồng thường là cần thiết để truyền đạt quyền lợi, trách nhiệm và vấn đề kinh tế của mỗi bên, nhưng cần lưu ý rằng hợp đồng có thể quy định việc cần làm và cách thực hiện một cách quá mức. Chúng không thay thế được sự giao tiếp, cộng tác thường xuyên, cũng như sự tin tưởng, bất kể chúng được viết hay đến đâu. Thay vào đó, hợp đồng nên là những đề xuất đôi bên cùng có lợi. Hợp đồng có bên thắng, bên thua thường dẫn đến kết quả kinh tế kém và mất lòng tin, tạo ra các mối quan hệ ngắn hạn đầy tranh cãi thay vì quan hệ đối tác kinh doanh lâu dài. Thay vào đó, hãy ủng hộ sự hợp tác của khách hàng hơn là đàm phán hợp đồng.
Phản hồi với sự thay đổi hơn là bám theo kế hoạch
Thay đổi là một thực tế không thể tránh được trong thời đại kỹ thuật số và là điều cần thiết để đạt được sự linh hoạt. Sức mạnh của Lean-Agile nằm ở cách nó đón nhận sự thay đổi. Khi hệ thống phát triển, sự hiểu biết về vấn đề và giải pháp cũng tăng theo. Kiến thức của các bên liên quan trong kinh doanh cũng được cải thiện theo thời gian và nhu cầu của khách hàng cũng phát triển. Thật vậy, những thay đổi đó sẽ tăng thêm giá trị cho hệ thống của chúng ta.
Tất nhiên, lập kế hoạch là một phần thiết yếu của Agile. Trên thực tế, các nhóm Agile và tập hợp các nhóm (team-of-teams) lập kế hoạch thường xuyên, liên tục hơn so với các nhóm theo mô hình Waterfall. Tuy nhiên, các kế hoạch phải được điều chỉnh khi có những kiến thức, thông tin mới xuất hiện và tình hình thay đổi. Tệ hơn nữa, việc đánh giá thành công bằng cách đo lường sự tuân thủ kế hoạch sẽ dẫn đến những hành vi sai trái (ví dụ: tuân theo một kế hoạch khi có bằng chứng cho thấy kế hoạch đó không hiệu quả).
Agile có 12 nguyên tắc tự giải thích và hỗ trợ các giá trị của nó. Những nguyên tắc này đưa Giá trị Agile tiến thêm một bước và mô tả cụ thể ý nghĩa của Agile.
Chi tiết 12 nguyên tắc Agile
=> Tìm hiểu thêm về Nguyên tắc Agile tại đây !
Nói chung, các giá trị và nguyên tắc của Tư duy tinh gọn và Agile tạo thành DNA của mọi thứ trong SAFe. Tất cả các vai trò, thực hành, sự kiện và tạo tác trong SAFe đều được thiết kế để cung cấp hướng dẫn thực tế cho việc áp dụng kết hợp hai khối kiến thức này như cách làm việc mới trong toàn doanh nghiệp.
Hàng nghìn hoạt động triển khai SAFe trong thập kỷ qua đã chỉ ra rằng các nguyên tắc và thực hành tư duy tinh gọn và Agile có ý nghĩa đặc biệt khi áp dụng trên quy mô lớn. Ví dụ: việc cung cấp dòng giá trị không bị gián đoạn trong bối cảnh của một nhóm Agile sẽ khác so với khi áp dụng cùng một nguyên tắc này cho toàn bộ danh mục đầu tư. Tuy nhiên, nguyên tắc này vẫn luôn quan trọng trong cả hai trường hợp.
Nguồn: https://scaledagileframework.com/lean-agile-mindset
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
