1. Tạo ra nhịp điệu đều đặn
Một trong những nguyên tắc trong Tuyên ngôn Agile là chúng ta cung cấp các sản phẩm/dịch vụ đang hoạt động cho người dùng bằng cách phát hành sớm và thường xuyên, bằng cách sử dụng cách tiếp cận lặp đi lặp lại và tăng dần. Điều này có nghĩa là chúng ta đang cung cấp các phần nhỏ của sản phẩm cho khách hàng một cách thường xuyên với một nhịp điệu đều đặn. Nhịp điệu làm giảm sự phức tạp và tăng khả năng dự đoán cho Nhóm Scrum, tổ chức, khách hàng và người dùng.
Với tư cách là Scrum Master, bạn cần hiểu rằng việc tạo ra nhịp điệu trong tổ chức sẽ rất hữu ích khi bạn phát triển các sản phẩm hoặc dịch vụ phức tạp trong môi trường phức tạp. Vì vậy, khi lập kế hoạch cho nhịp độ Sprint, bạn nên ưu tiên các Sprint ngắn (1-2 tuần) hơn là các Sprint dài, vì nó tạo ra nhiều nhịp điệu đồng đều hơn.
2. Tập trung vào mục đích của từng sự kiện
Nhiều tổ chức ‘làm’ Scrum. Tuy nhiên, thật không may, họ lại ‘làm’ Scrum nửa vời. Điều này thường xảy ra do sự thiếu rõ ràng và thiếu ý thức về mục đích của các Sự kiện Scrum.
Ví dụ: Nhiều nhóm không thực hiện Sprint Retrospective (Cải tiến Sprint). Nhiều người khác chỉ thực hiện Daily Scrum (Scrum Hằng ngày) 2 hoặc 3 lần một tuần. Điều này thường xảy ra là do mọi người không hiểu mục đích của Sự kiện hoặc vì họ cảm thấy khó khăn.
Vì vậy, với tư cách là Scrum Master, điều quan trọng là bạn phải tập trung vào mục đích của Sự kiện Scrum và giúp Nhóm Scrum hiểu mục đích của từng Sự kiện. Nhóm Scrum cần hiểu rằng mỗi thành phần trong Scrum đều có một lý do cụ thể và đều quan trọng đối với sự thành công của Scrum. Đây cũng là lý do Nhóm Scrum nên ngừng làm Scrum ‘nửa vời’. Có nhiều nhóm chỉ thực hiện Daily Scrum 2 hoặc 3 lần một tuần. Hoặc những người thực hiện Sprint Retrospective 2 hoặc 3 Sprint một lần. Làm điều này sẽ không giúp bạn tối đa hóa giá trị của Scrum cho nhóm và tổ chức của bạn! Vì vậy, hãy ngừng làm Scrum nửa vời!
3. Cải tiến liên tục và thu thập phản hồi
Giống như Hướng dẫn Scrum giải thích: “Scrum dễ hiểu nhưng khó tinh thông”. Khi tôi bắt đầu thực hành Scrum khoảng 10 năm trước, tôi chỉ làm việc với Hướng dẫn Scrum và không làm gì thêm. Scrum không phổ biến như bây giờ và cũng không có nhiều giảng viên, huấn luyện viên và nhà tư vấn như ngày nay. Chúng tôi đã sử dụng Hướng dẫn Scrum để áp dụng các quy tắc của Scrum và đó gần như là lẽ thường tình. Tuy nhiên, điều khiến chúng ta triển khai Scrum thành công là nhờ liên tục thu thập phản hồi trong Nhóm Scrum để cải thiện.
Một ví dụ về điều này là chúng tôi luôn thu thập phản hồi từ các bên liên quan trong buổi Sprint Review (Sơ kết Sprint).
Ví dụ: chúng tôi đã sử dụng thang đo mức độ Hạnh phúc để đo lường mức độ hài lòng của các bên liên quan với kết quả đạt được cũng như với sự kiện Sprint Review. Bằng cách đo lường mức độ hài lòng và nhận được phản hồi từ các bên liên quan, chúng tôi có thể thường xuyên cải thiện Sprint Review của mình, khiến nó có giá trị hơn đối với Nhóm Scrum và các bên liên quan. Điều tương tự cũng có thể thực hiện đối với các sự kiện Scrum khác!
4. Chịu trách nhiệm và trở thành Scrum Master ‘vô hình’
Vì bạn chịu trách nhiệm về sự thành công của Scrum nên bạn phải có trách nhiệm với sự thành công của sự kiện Scrum. Mỗi sự kiện đều có mục đích rõ ràng và cũng có ‘người tổ chức’ cụ thể. Tuy nhiên, người chủ trì hiếm khi là Scrum Master. Vai trò của Scrum Master thường là hướng dẫn Nhóm Scrum cách hoạt động của quy trình Scrum, nhưng hiếm khi (ngoại trừ Sprint Retrospective) Scrum Master là người dẫn dắt một sự kiện Scrum.
Ví dụ, điều chúng ta thường thấy là Scrum Master dẫn dắt buổi Scrum Hằng ngày. Anh ấy hoặc cô ấy đang hỏi Nhóm phát triển ‘ba câu hỏi’ (xem Hướng dẫn Scrum), đứng trước bảng Scrum, đặt lại trạng thái của các đầu việc trên bảng Scrum, v.v. Đây không phải là điều Scrum Master nên làm trong buổi Scrum Hằng ngày! Vai trò thực sự của Scrum Master là hướng dẫn Nhóm phát triển cách tiến hành Scrum Hằng ngày hiệu quả trong khoảng thời gian 15 phút. Điều này có nghĩa là bạn không ‘dẫn dắt’, đúng hơn là bạn đang quan sát và cảm nhận những gì đang diễn ra trong nhóm, từ đó bạn đào tạo, cố vấn, huấn luyện và tạo điều kiện cho nhóm tốt hơn một chút mỗi ngày.
5. Tôn trọng timebox
Tất cả sự kiện Scrum đều là các cuộc họp có giới hạn thời gian. Sprint Planning (Lập kế hoạch Sprint) không quá 8 giờ, Scrum Hằng ngày không quá 15 phút,… Những khung thời gian này tồn tại là có lý do! Và điều đó không có nghĩa là bạn nên dành ít nhất khoảng thời gian đó… Các khung thời gian trong Scrum để tạo nên sự tập trung, một trong những giá trị cốt lõi của Scrum. Các khung thời gian tạo nên sự tập trung cho cả nhóm để ưu tiên thảo luận về những điều có giá trị nhất, vì thời gian có hạn. Vì vậy, hãy sử dụng các khung thời gian để tạo lợi thế cho bạn! Việc sắp xếp thời gian sẽ giúp bạn tối đa giá trị của Scrum.
6. Lời khuyên cho Sprint Planning (Lập kế hoạch Sprint)
- Bắt đầu bằng việc thiết lập Mục tiêu Sprint cùng với Nhóm Scrum. Mục đích của Scrum là tối đa giá trị cho khách hàng và người dùng, tức là tạo ra càng nhiều kết quả càng tốt, đồng thời tạo ra càng ít sản lượng càng tốt. Hãy nhớ rằng: Sản lượng nhiều hơn không có nghĩa là nhiều kết quả hơn.
- Lập một kế hoạch rõ ràng và khả thi cho Sprint, với các đầu việc kéo dài một ngày hoặc ít hơn. Tôi nhận thấy việc có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong một ngày rất hữu ích (và tạo động lực cho Nhóm phát triển). Vì vậy, nếu bạn tạo các đầu việc kéo dài 2–4 giờ cho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể đạt được tiến bộ mỗi ngày.
- Hãy tính đến Định nghĩa Hoàn thành để tạo ra một kế hoạch tốt hơn. Để cung cấp Phần tăng trưởng sản phẩm phù hợp với Định nghĩa Hoàn thành, Nhóm Phát triển phải thực hiện công việc. Vì vậy, để lập kế hoạch trước về chất lượng, hãy sử dụng Định nghĩa Hoàn thành trong phiên Sprint Planning để tính đến chất lượng.
- Chỉ mang ‘Sản phẩm sẵn sàng’ vào Sprint. Để lập một kế hoạch khả thi cho Sprint, hãy đảm bảo rằng mọi hạng mục Product Backlog (đang được đưa vào Sprint) đều rõ ràng và tất cả thành viên Nhóm Phát triển đều hiểu rõ. Điều này giúp hỗ trợ sự hợp tác, giao tiếp và hiểu biết tốt hơn về công việc.
- Lập kế hoạch cho những điều không chắc chắn để bạn có thể thích ứng với các thay đổi trong Sprint. Thông thường, luôn có điều gì đó xảy ra trong mỗi Sprint. Cho dù đó là lỗi, sự cố, yêu cầu mới có mức độ ưu tiên cao, các thay đổi sẽ luôn xảy ra trong Sprint. Vì vậy, hãy lập kế hoạch để điều này xảy ra. Công việc không nhất thiết phải chồng chất lên tất cả các thành viên trong nhóm. Họ không cần phải được phân công đầy đủ! Thay vào đó, hãy hỗ trợ họ duy trì sự linh hoạt trong Sprint.
Một số lưu ý khi lập kế hoạch Sprint
7. Lời khuyên cho Daily Scrum (Scrum Hằng ngày)
Dưới đây là một số tips để cải thiện phiên Scrum Hằng ngày của bạn:
- Hãy tuân thủ khung thời gian 15 phút!
- Kiểm tra tiến độ hướng tới Mục tiêu Sprint. Mục đích của Scrum Hằng ngày là kiểm tra mỗi ngày xem Nhóm phát triển có đạt được Mục tiêu Sprint hay không. Có nhiều kỹ thuật để thực hiện việc này, một trong những kỹ thuật đó là sử dụng “ba câu hỏi”. Tuy nhiên, mục đích của Daily Scrum không phải để trả lời những câu hỏi đó! Tập trung quá nhiều vào các câu hỏi thường dẫn đến tình trạng ‘Zombie Scrum’. Phiên này là để kiểm tra tiến độ hướng tới Mục tiêu Sprint;
- Hãy để Nhóm phát triển nắm quyền sở hữu! Đừng dẫn dắt với tư cách là Scrum Master, thay vào đó, hãy đứng ở cuối phòng. Quan sát và cảm nhận những gì đang diễn ra. Có thể hỏi một số câu hỏi hữu ích khi Daily Scrum kết thúc để huấn luyện Nhóm phát triển;
- Tập trung, tập trung và tập trung vào tiến trình hướng tới Mục tiêu Sprint! Một cạm bẫy lớn đối với nhiều nhóm là phải có những cuộc trò chuyện và thảo luận chuyên sâu trong Daily Scrum. Mục đích của Daily Scrum không phải là giải quyết những trở ngại trong cuộc họp, hay nói chuyện dông dài về công việc. Đó là cuộc họp để kiểm tra tiến độ đã đạt được và lập kế hoạch lại trong 24 giờ tới;
- Áp dụng các phương pháp và kỹ thuật khác nhau để Daily Scrum luôn vui vẻ và thú vị. ‘Zombie Scrum’ thường xuất hiện khi các nhóm làm cùng một việc từ ngày này qua ngày khác. Tuy nhiên, có rất nhiều kỹ thuật để Daily Scrum thú vị, tương tác tốt và vui vẻ. Hãy thử một số kỹ thuật/hình thức khác nhau với nhóm của bạn!
8. Lời khuyên cho Sprint Review (Sơ kết Sprint)
Dưới đây là một số tips để cải thiện phiên Sơ kết Sprint của bạn:
- Tập trung vào giá trị! Product Owner nên mời các bên liên quan (chủ chốt) tham gia buổi Sơ kết Sprint. Trong hầu hết trường hợp, các bên liên quan chủ yếu quan tâm đến giá trị được chuyển giao thông qua Phần tăng trưởng Sản phẩm. Vì vậy, để buổi Sơ kết Sprint luôn thú vị, hãy tập trung chủ yếu vào giá trị mang lại! Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng bạn nói được ngôn ngữ của các bên liên quan. Đừng sử dụng ngôn ngữ kỹ thuật hoặc biệt ngữ vì mọi người sẽ lướt qua.
- Đảm bảo các bên liên quan (chủ chốt) có mặt tại buổi Sơ kết Sprint. Sơ kết Sprint là cuộc họp quan trọng của quản lý các bên liên quan. Đó là cuộc họp để thu thập phản hồi, hiểu biết mới và đưa ra quyết định. Buổi Sơ kết Sprint không chỉ là một ‘bản demo’ của sản phẩm, vì vậy hãy đảm bảo rằng các bên liên quan chính đều có mặt ở đó.
- Đo lường sự hài lòng của các bên liên quan! Trên thực tế, tôi đã thấy nhiều bên liên quan rất hào hứng với buổi Sơ kết Sprint, ít nhất là vào thời gian đầu… Vì vậy, để giữ chân họ, hãy đảm bảo bạn đo lường mức độ hài lòng của họ tại buổi Sơ kết Sprint. Đo lường mức độ hài lòng của họ với kết quả, với buổi Sơ kết Sprint, với phần trình bày, tương tác,… Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo buổi Sơ kết Sprint luôn thú vị;
- Hãy để Nhóm phát triển tỏa sáng! Buổi Sơ kết Sprint là một cơ hội hoàn hảo để đưa Nhóm phát triển lên sân khấu. Để họ trình bày công việc đã làm và ghi công cho họ!
- Buổi Sơ kết Sprint không chỉ là một ‘bản demo’. Sơ kết Sprint không chỉ để nhìn lại hay để chứng minh phần Tăng trưởng. Sơ kết Sprint cũng nhằm mục đích hướng tới tương lai, kiểm tra Product Backlog, điều kiện thị trường, cơ hội mới và các bước hành động tiếp theo để tối đa giá trị của sản phẩm.
Một số lưu ý cho phiên sơ kết Sprint trong sự kiện Scrum
9. Lời khuyên cho Sprint Retrospective (Cải tiến Sprint)
Dưới đây là một số tips để cải thiện buổi Cải tiến Sprint của bạn:
- Hãy Cải tiến! Chúng tôi từng gặp quá nhiều nhóm đã ngừng thực hiện phiên Cải tiến Sprint. Một số nhóm nói “chán quá”, số khác nói “không có gì để cải tiến” hoặc “không có thời gian để cải tiến”. Không thực hiện Cải tiến Sprint sẽ giữ nguyên tất cả những lời bào chữa này! Phiên Cải tiến giúp bạn giải quyết những vấn đề này! Vì vậy, với tư cách là Scrum Master, đừng bao giờ hủy bỏ hoặc ngừng thực hiện phiên Cải tiến!
- Thu thập dữ liệu và quan sát. Với tư cách là Scrum Master, bạn là người đào tạo, cố vấn, huấn luyện viên và người hỗ trợ cho Nhóm Scrum. Để giúp Nhóm Scrum cải thiện, hãy đảm bảo rằng bạn thu thập dữ liệu và quan sát trong Sprint. Điều này cũng sẽ giúp bạn chuẩn bị chương trình, hình thức và kỹ thuật phù hợp;
- Đảm bảo phiên Cải tiến luôn thú vị. Có nhiều công cụ, kỹ thuật, hình thức và cách thức khác nhau để tiến hành các buổi Cải tiến. Hãy xem một số trang web này để tìm cảm hứng: Retromat, FunRetrospectives và TastyCupcakes;
- Tạo một môi trường an toàn, đảm bảo mọi người đều tham gia và có cơ hội phát biểu. Buổi Cải tiến phải là một môi trường an toàn, trong đó mọi người có thể và sẽ lên tiếng. Với tư cách là Scrum Master, bạn nên tạo tiền đề cho buổi Cải tiến để tạo ra một môi trường an toàn;
- Tạo ra các hành động có thể thực hiện ngay. Mục đích của Cải tiến Sprint là để cải thiện. Do đó, hãy đảm bảo rằng Nhóm Scrum chọn từ một đến ba hành động cải tiến rõ ràng và khả thi cho Sprint tiếp theo. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo sự cải tiến diễn ra liên tục.
10. Lời khuyên cho Product Backlog Refinement
Dưới đây là một số tips để cải thiện phiên Product Backlog Refinement:
- Áp dụng nhịp điệu. Điều thường hiệu quả với nhiều nhóm là lên kế hoạch cho các cuộc họp Product Backlog Refinement, chẳng hạn như 1–2 giờ vào Thứ Ba và Thứ Năm hàng tuần. Điều này làm giảm sự phức tạp và tạo ra nhiều khả năng dự đoán hơn. Các bên liên quan hoặc chuyên gia cũng dễ dàng hơn nhiều khi tham dự các cuộc họp Product Backlog Refinement được lên kế hoạch thường xuyên;
- Thảo luận về khung thời gian! Như đã giải thích trước đó, việc sử dụng khung thời gian có rất nhiều giá trị;
- Tập trung vào ‘cái gì’ và ‘tại sao’. Mục tiêu của phiên này không phải là hoàn thiện các giải pháp trong tài liệu chức năng hoặc kỹ thuật, mà là tạo ra các Product Backlog ‘Sẵn sàng’ có thể được đưa vào Sprint. Điều này cũng bao gồm việc sắp xếp lại Product Backlog, thêm chi tiết, ước tính, tiêu chí chấp nhận và giá trị kinh doanh chẳng hạn. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là tập trung vào ‘cái gì’ và ‘tại sao’. Tập trung vào vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết và tại sao vấn đề đó thực sự là một vấn đề cũng như vấn đề đó lớn đến mức nào;
- Thực hiện sàng lọc ‘vừa đúng lúc, vừa đủ’. Bằng cách thực hiện phiên Product Backlog Refinement thường xuyên, bạn đang làm việc để tạo ra Product Backlog với các danh mục ‘Sẵn sàng’ cho một đến ba Sprint tiếp theo. Mục tiêu không phải là tạo ra các danh mục “Sẵn sàng” cho năm tiếp theo. Đó cũng không phải là ý tưởng cải tiến công việc cho Sprint hiện tại!
- Mời các bên liên quan và chuyên gia tham gia phiên Product Backlog Refinement. Trong nhiều tổ chức, Nhóm phát triển có thể nhận được rất nhiều sự trợ giúp của các chuyên gia kỹ thuật, bảo mật hoặc kinh doanh chẳng hạn để xây dựng sản phẩm. Vì vậy, hãy mời họ tham gia các cuộc họp Product Backlog Refinement! Hãy để họ giúp Nhóm phát triển suy nghĩ về các giải pháp, đặt câu hỏi, đưa ra phương hướng,…
Nguồn tham khảo:
https://medium.com/the-value-maximizers/10-tips-for-scrum-masters-on-the-scrum-events-939fc0342308
Nhằm giúp Scrum Master trang bị các kỹ năng thiết yếu nhất cho vai trò Scrum Master, tự tin giải quyết các vấn đề phổ biến khi áp dụng Agile trong nhóm, từ đó giúp đội nhóm đạt được hiệu suất cao trong công việc, Học viện Agile đã thiết kế và triển khai Chương trình đào tạo Kỹ năng thiết yếu dành cho Scrum Master với sự dẫn dắt của đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm thực chiến.
Nội dung chương trình xoay quanh 06 chủ đề “thực chiến”:
- Kỹ năng điều phối nhóm
- Thiết lập nền tảng nhóm
- Kỹ năng giải quyết xung đột nhóm
- Công cụ và các chỉ số
- Quản lý dự án Agile
- Agile ở quy mô lớn
>> Thông tin chi tiết: Chương trình đào tạo Kỹ năng thiết yếu dành cho Scrum Master
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
