Cải tiến Sprint

Cải tiến Sprint là một sự kiện quan trọng trong Scrum diễn ra ngay sau buổi Sơ kết Sprint nhằm mục đích thanh tra và thích nghi quy trình làm việc. Nói cách khác đây là dịp để Nhóm Scrum nhìn lại quá trình làm việc của một Sprint và xác định những thay đổi cần thiết đối với quy trình để làm việc tốt hơn trong Sprint sau.

Thành phần tham dự: Nhóm Phát triểnScrumMaster bắt buộc phải tham dự. Product Owner có thể tham dự hoặc không. Ngoài ra Nhóm Phát triển còn có thể mời thêm những người khác cùng tham dự nếu cần thiết.

Thời gian: Sự kiện này được đóng khung trong 3 giờ đối với Sprint 1 tháng. Với các Sprint ngắn hơn thì thời gian có thể ngắn hơn, vào khoảng 45 phút tương ứng với 1 tuần làm việc của Sprint.

Mục đích của buổi Cải tiến Sprint bao gồm:

  • Thanh tra lại Sprint trước, về các yếu tố liên quan đến con người, giao tiếp, quy trình và công cụ.
  • Liệt kê những hạng mục đã làm tốt và những hạng mục có thể cải tiến được.
  • Lên kế hoạch triển khai các cải tiến về cách làm việc của Nhóm Scrum.

Các hoạt động chính của một buổi Sprint Retrospective:

  • Liệt kê những điểm đã làm tốt
  • Liệt kê những điểm đã làm chưa tốt
  • Đưa ra một vài hành động cải tiến
  • Kế hoạch cải tiến cho Sprint sau

Có rất nhiều kỹ thuật để tiến hành một buổi Cải tiến Sprint, chẳng hạn như Glad-Sad-Mad, SpeedBoat, SailBoat,… Trang RetrospectiveWiki có liệt kê một số kỹ thuật thường được dùng.

Nguyên tắc triển khai Sprint Retrospective hiệu quả nhất: 

Đặt vào quy trình khép kín:  Để có 1 buổi Sprint Retrospective hiệu quả thì cần thực hiện theo một quy trình khép kín Plan-Do-Check-Act (Lập kế hoạch – Thực thi – Kiểm tra – Thích ứng)

Đây vốn là quy trình cải tiến liên tục (Kaizen) đã rất nổi tiếng. Cụ thể, sau khi có được kế hoạch cải tiến, thì Nhóm Scrum cần đưa vào thực thi trong Sprint tiếp theo, sau đó theo dõi xem cải tiến đó có hiệu quả không, kiểm tra trong Sprint tới và thích ứng. Vì vậy một trong các trọng tâm của buổi họp cải tiến là phải kiểm tra lại xem kế hoạch cải tiến lần trước có hiệu quả không, và phải chỉnh sửa thế nào. Để thực hiện điều này, nhóm cần có một Bản ghi Cải tiến (Kaizen Log), tài liệu này ScrumMaster sẽ duy trì và cập nhật thường xuyên, đóng vai trò như là đầu vào cho các cải tiến mang tính hệ thống hơn và nhân rộng ra các nhóm khác.

Những lưu ý khi thực hiện Sprint Retrospective:

  • Nhiều nhóm thực hiện việc cải tiến liên tục rất tùy hứng, không kiểm soát, không theo dõi nên kết quả cải tiến thường không rõ ràng và ít giá trị. Hoạt động cải tiến liên tục cần phải trở thành thói quen của từng cá nhân và nhóm, và lâu dần thành văn hóa của tổ chức thì sẽ đạt hiệu quả cao nhất.
  • Có một lỗi mà các nhóm thường gặp phải đó là buổi cải tiến chỉ tập trung vào những vấn đề làm chưa tốt để cải tiến. Điều này thường dẫn đến tình trạng các thành viên có cảm giác không thích thú với sự kiện này và xem nó như một cuộc họp mang tính tiêu cực. Hãy cố gắng tạo ra sự hứng thú và tinh thần tích cực trong các thành viên bằng cách động viên thông qua những công việc đã làm tốt.

Mặc dù việc cải tiến có thể diễn ra bất cứ lúc nào, nhưng sự kiện Sprint Retrospective (Cải tiến Sprint) vẫn là thời điểm chính thức được quy định để làm việc này. Tuân thủ và thực hiện tốt sự kiện này là cách để tạo một thói quen thanh tra và thích nghi quy trình làm việc trong nhóm.

Ý nghĩa của Sprint Retrospective: Như đã nói, buổi Sprint Retrospective sẽ đóng vai trò quan trọng trong quy trình Scrum. Cụ thể như:

  • Tạo động lực cho các thành viên trong nhóm Scrum: trong một buổi Sprint Retrospective, ScrumMaster sẽ phải đảm bảo không khí an toàn và thoải mái cho tất cả các thành viên, tại đây các thành viên trong nhóm được cởi mở nói lên những điều mà mình cảm thấy tốt hay chưa tốt. ScrumMaster lắng nghe các ý kiến và kết hợp với cả nhóm để giúp họ giải quyết vấn đề. Điều này tạo động lực cho các thành viên khi họ luôn được lắng nghe, công nhận và giúp đỡ.
  • Giúp mọi người trong nhóm thấu hiểu nhau hơn: Trong mỗi buổi Sprint Retrospective, tất cả thành viên đều sẽ bộc lộ và lắng nghe những ý kiến của mọi người, việc này giúp cho tất cả sẽ hiểu được nhau hơn, biết rằng đồng nghiệp mình đang cần gì hay mình có thể hỗ trợ gì cho mọi người.
  • Giải quyết được những vấn đề, rủi ro khi nó còn mới chớm nở: Do mỗi buổi cải tiến sẽ được diễn ra cách nhau bằng thời gian của một Sprint, điều này giúp cho cả nhóm rà soát lại được tất cả công việc trong Sprint và dễ dàng phát hiện những vấn đề ngay từ đầu để cùng giải quyết. Như vậy các buổi Sprint Retrospective sẽ giúp cho công việc luôn được cải tiến và tỉ lệ thành công của dự án cao hơn.

Ngoài ra, việc các doanh nghiệp duy trì các buổi Sprint Retrospective góp phần gia tăng hạnh phúc khi làm việc của từng thành viên và cả nhóm, từ đó tạo văn hóa học hỏi, phát triển cho cả tổ chức.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các thông tin hữu ích về Agile/Scrum tại link sau: https://hocvienagile.com/cam-nang-scrum-cac-tai-nguyen-chia-se/