Các lỗi thường gặp khi triển khai OKR

,

OKR ngày càng trở nên phổ biến và được áp dụng nhiều hơn trong các doanh nghiệp. Việc triển khai OKR là một nhu cầu cần thiết để các doanh nghiệp có thể nhanh chóng hơn trong việc phát triển và đồng bộ để đạt được mục tiêu trong tương lai. OKR thường dễ hiểu nhưng để triển khai ở cấp nhóm hoặc doanh nghiệp lại trở thành một bài toán khó. Phương pháp OKR giúp mọi người cùng hướng tới mục tiêu, vì vậy cần phải làm đồng bộ theo đúng giá trị của OKR để đạt được hiệu quả. Trong hơn 6 năm tư vấn huấn luyện OKR, chúng tôi đã rút ra được các lỗi thường gặp khi triển khai OKR cấp nhóm và tổ chức như dưới đây:

Xây dựng quá nhiều OKRs trong mỗi quý

Google cần nhiều OKRs cho một công ty bởi vì họ đang nỗ lực xây dựng một công cụ tìm kiếm, đồng thời là một trình duyệt hỗ trợ, và cũng cố gắng để thay đổi xã hội. Hãy tưởng tượng họ sẽ ra sao nếu chỉ thiết lập một mục tiêu duy nhất “Làm thay đổi tất cả các sản phẩm của xã hội”. Hầu hết các công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp start-up đều không giống như Google, việc xây dựng một OKRs cho phép công ty tập trung vào một mục tiêu duy nhất và điều đó thúc đẩy những nỗ lực trực tiếp. 

Xây dựng OKRs cho một tuần hoặc một tháng 

Một doanh nghiệp start-up không nên sử dụng OKRs trước khi có được sản phẩm/thị trường phù hợp với doanh nghiệp, trừ phi mục tiêu đó là “tìm thị trường phù hợp”. Nếu doanh nghiệp của bạn không thể theo dõi tiến độ, tình trạng nhiều hơn một tuần thì điều đó có nghĩa là doanh nghiệp của bạn chưa sẵn sàng cho việc triển khai OKRs. Khi chúng ta đã định hình được sản phẩm/thị trường phù hợp, thì hãy cam kết thực hiện mục tiêu mỗi ba tháng một lần. Những công việc có thể được thực hiện trong một tuần, đó là các nhiệm vụ, không phải mục tiêu.

Xây dựng Mục tiêu dựa vào số liệu

Đây là nguyên nhân gây sụp đổ hệ thống của nhiều lãnh đạo quản trị. Bạn yêu các con số, bạn yêu tiền, nhưng không phải tất cả mọi người. OKRs hợp nhất các nhóm, đa ngành, và điều đó có nghĩa là bao gồm cả những nhà thiết kế với nhiều ý tưởng mơ mộng sáng tạo, các kĩ sư, và dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo. Mục tiêu cần phải truyền cảm hứng, một lời kêu gọi hành động khiến mọi người nhảy ra khỏi giường và sẵn sàng cho một ngày mới, một thử thách mới.

Kết quả then chốt là tác vụ, không phải là kết quả

Ví dụ về Kết quả then chốt có ở khắp mọi nơi, nhưng cũng không khó để nhìn thấy các Kết quả then chốt có định dạng kiểu: “Xem xét tài liệu đào tạo từ tài nguyên huấn luyện trực tuyến” – đây là một nhiệm vụ, và khi là một nhiệm vụ thì không nên hoàn thành trong những một quý. Kết quả then chốt KHÔNG phải là việc chúng ta làm, mà là điều gì đó đã xảy ra vì những điều chúng ta làm. Hãy lưu lại các nhiệm vụ cho danh sách các việc ưu tiên trong tuần.

Lôi thường gặp trong OKR

Lôi thường gặp trong OKR

Không đặt Mức độ tự tin

Nhiều công ty mong đợi rằng chúng ta sẽ đạt được 70% Kết quả then chốt, nên họ tạo ra hai loại Kết quả then chốt, một trong số đó rất khó có thể thực hiện được. OKRs khuyến khích chúng ta bắn trúng Mục tiêu để chúng ta nhận thấy những gì chúng ta thực sự có khả năng.

Đặt Mức độ tự tin là 5 trên 10 có nghĩa là chúng ta có 50% cơ hội đạt được mục tiêu. Điều đó kéo dãn nỗ lực của chính chúng ta.

Không theo dõi sự thay đổi của Mức độ tự tin

Không có gì đáng ngại hơn là đi vào tháng cuối cùng của quý và đột nhiên nhận ra rằng chúng ta quên mất sự chú ý dành cho OKRs. Đánh dấu sự thay đổi khi chúng ta có thêm thông tin mới, nhắc nhở đồng đội và đề nghị được giúp đỡ.

Việc theo dõi sự thay đổi của Mức độ tự tin với các cấp độ Màu xanh, màu vàng, màu đỏ còn cho chúng ta biết rõ chỉ số sức khoẻ của OKRs của cả nhóm. Chỉ số sức khoẻ này nên luôn được duy trì ở mức độ tối thiểu (0.3-0.5). Ví dụ, khi chúng ta muốn theo dõi Doanh thu, thì chúng ta phải đảm bảo các nhóm luôn “khoẻ mạnh”, bằng cách chọn một số ít các KR quan trọng, giữ cho nó luôn ở màu Xanh lá cây khi bạn triển khai OKRs. Hãy luôn để ý, màu Xanh lá cây là rất tốt, Màu vàng là cảnh báo hãy để mắt đến nó, nhưng Màu đỏ có nghĩa là một cáci gì đó quan trọng với công ty đang bị rơi tự do. Ngay lập tức, việc phải làm là ưu tiên sửa chữa hoặc tìm con đường khác để đi đến việc cải thiện kết quả OKRs. 

Sử dụng phiên check-in để cập nhật trạng thái, không phải là cuộc trò chuyện

Thảo luận những gì cần thảo luận. Các sự ưu tiên đã dành ra trong tuần có thực sự di chuyển các Kết quả then chốt không? Lộ trình của các dự án sắp tới có yêu cầu sự phối hợp không? Sức khoẻ tinh thần của nhóm như thế nào?

Tìm hiểu chương trình Tư vấn huấn luyện OKR cho doanh nghiệp tại đây!

Hình ảnh Học viện Agie coaching tại doanh nghiệp IZISolution

Hình ảnh Học viện Agie coaching tại doanh nghiệp IZISolution

Khó khăn vào cuối tuần

Chúng ta đã rất khó khăn với bản thân và với những người khác trong suốt một tuần. Hãy để một ly bia hay một chút snack để ghi nhận những điều chúng ta đã làm. Nếu chúng ta không đạt được tất cả các Kết quả then chốt thì hãy tự hào về những Mục tiêu lớn đã hoàn thành.

Biến OKRs trở thành một phần của đánh giá hiệu suất làm việc

Nếu chúng ta muốn mọi người đạt được Mục tiêu cao, chúng ta không thể trừng phạt họ vì không đạt được mục tiêu cao. Thay vào đó, chúng ta có thể sử dụng việc kiểm tra trạng thái hàng tuần của OKRs để tự viết đánh giá về những việc đã làm. Khi Mục tiêu là hướng đến các vì sao, chúng ta có thể chạm tới mặt trăng.

Với kinh nghiệm nhiều năm tư vấn huấn luyện cho các doanh nghiệp, Học viện Agile đã đúc kết ra được những lỗi phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải như trên. OKR là một kĩ thuật không dễ, vì vậy nếu không có được sự hiểu biết đồng bộ và sâu sắc trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ khó lòng chuyển đổi OKR một cách thành công. Học viện Agile hi vọng những chia sẻ trên sẽ phần nào giúp được những chủ doanh nghiệp, trưởng nhóm có cái nhìn rộng hơn và lường trước được những lỗi triển khai OKR có thể xảy ra.