Mỗi ngày, chúng ta chỉ có 24 giờ cố định. Do đó, các giải pháp quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn vừa làm việc năng suất vừa có thời gian để tận hưởng cuộc sống. Hãy cùng Học viện Agile khám phá những mẹo làm chủ thời gian cho nhân viên văn phòng đơn giản trong bài viết dưới đây nhé!

5 + mẹo quản lý thời gian hiệu quả

Lập list công việc

Một giải pháp quản lý thời gian hiệu quả dành cho các nhân viên văn phòng là lập list công việc theo thời gian biểu. Bạn nên thực hiện việc này trước khi kết thúc ngày làm việc. Để ngày hôm sau, bạn đã có thể bắt đầu hoàn thành lần lượt các công việc trong ngày đã đề ra trước đó mà không tốn thời gian suy nghĩ nên làm gì, nên làm việc nào trước.

Lập list công việc là giải pháp quản lý thời gian hiệu quả

Sắp xếp thứ tự công việc

Một mẹo quản lý thời gian cho nhân viên văn phòng là sắp xếp thứ tự công việc cần thực hiện dựa trên mức độ ưu tiên. Có 4 tiêu chí thường được sử dụng để sắp xếp thứ tự công việc văn phòng là:

• Quan trọng và khẩn cấp: Công việc ưu tiên hàng đầu hoặc công việc cần thực hiện ngay để không ảnh hưởng tới việc khác trong ngày.
• Quan trọng nhưng chưa khẩn cấp: Công việc cần được hoàn thành trong ngay nhưng không bị gắn thời hạn.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Công việc có thể để bàn giao cho người khác thực hiện
• Không quan trọng và không khẩn cấp: Công việc chưa cần thực hiện và hoàn thành trong ngày.

Hoàn thành công việc quan trọng nhất vào buổi sáng

Theo nghiên cứu khoa học, năng lượng và tinh thần của con người vào buổi sáng luôn là tốt nhất. Vì vậy, bạn hãy ưu tiên hoàn thành công việc quan trọng nhất vào buổi sáng để đảm bảo kết quả công việc được tốt nhất.

Làm việc quan trọng vào buổi sáng

Thiết lập khung “giờ vàng”

Đồng hồ sinh học của mỗi người có sự khác biệt. Bất kỳ ai sẽ có một khung giờ làm việc năng suất hơn so với các khoảng thời gian khác trong ngày. Để tìm ra khung “giờ vàng” của bản thân, bạn chỉ cần theo dõi và đánh giá hiệu quả và công suất làm việc của từng khung giờ. Khung giờ mà bản thân làm việc tập trung nhất, hiệu quả nhất chính là khung “giờ vàng” của riêng bạn.

Bên cạnh việc ưu tiên thực hiện công việc quan trọng vào buổi sáng, bạn cũng có thể lựa chọn làm công việc này vào khung “giờ vàng”.

=> Xem thêm: 5 bí quyết quản lý thời gian để cuộc sống trọn vẹn hơn

Sắp xếp góc làm việc ngăn nắp

Thoạt nghe có vẻ vô lý nhưng thực tế việc sắp xếp góc làm việc ngăn nắp sẽ khiến bạn tập trung và không bị xao nhãng bởi đồ vật bừa bãi trên bàn. Loại bỏ các món đồ không thiết yếu là một giải pháp quản lý thời gian hiệu quả.

Sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp

Tránh xa các yếu tố gây mất tập trung

Một nhân tố gây mất tập trung của nhân viên văn phòng chính là chiếc điện thoại di động. Quá nhiều ứng dụng liên tục gửi thông báo sẽ khiến bạn mất tập trung. Một mẹo để loại bỏ sự thu hút của chiếc điện thoại trong quá trình làm việc là hãy để nó thật xa bạn hoặc cài đặt chế độ làm việc.

Không chỉ có điện thoại, email cũng là nhân tố khiến bạn mất tập trung. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải trả lời email. Một cách để giải quyết hiệu quả trình trạng này là cài đặt thời gian trả lời cố định theo khung giờ cụ thể hoặc 2 – 3 tiếng/lần.

Giải pháp quản lý thời gian hiệu quả với các công cụ khoa học

Ma trận Eisenhower

Một giải pháp quản lý thời gian hiệu quả, khoa học là sử dụng ma trận Eisenhower. Công cụ khoa học này sẽ hỗ trợ nhân viên văn phòng phân biệt công việc nào là quan trọng, công việc nào là khẩn cấp. Từ đó, sắp xếp trình tự công việc hợp lý với quỹ thời gian cố định.

Ma trận Eisenhower – Công cụ quản lý thời gian khoa học

Việc áp dụng ma trận Eisenhower trở thành giải pháp quản lý thời gian rất đơn giản. Bạn chỉ cần liệt kê tất cả các công việc, sau đó sắp xếp mức độ quan trọng và tính cấp thiết theo thứ tự. Khi đó, công việc đứng có vị đầu trong bảng danh sách sẽ là mục tiêu quan trọng nhất cần phải hoàn thiện.

Nguyên tắc làm việc Pareto (80/20)

Nguyên tắc Pareto là một phương pháp giúp tiết kiệm thời gian tối đa thời gian. Thay vì phân bổ đồng đều thời gian cho các công việc, bạn chỉ cần tập trung hết 80% thời gian để hoàn thành 20% công việc được ưu tiên hàng đầu.

Theo quy tắc 80/20, không thể hoàn thành mục tiêu quan trọng đồng nghĩa là bạn đã lãng phí 80% thời gian của bản thân.

Nguyên tắc làm việc Pareto

Phương pháp Do – Delete – Delegate – Defer

Tương tự với ma trận Eisenhower, Do – Delete – Delegate – Defer (4D) là biện pháp xác định tầm quan trọng của công việc để đưa ra quyết định có cần thời gian hoàn thành hay không. Phương pháp quản lý thời gian 4D được áp dụng bằng xác định mức độ quan trọng của việc dựa theo 4 yếu tố:

• Do: Công việc bắt buộc phải hoàn thành ngay.
• Delete: Công việc có thể loại bỏ, không cần thực hiện, không quan trọng.
• Delegate: Công việc có thể ủy thác để người khác làm thay.
• Defer: Công không quá cấp thiết, có thể trì hoãn, thực hiện sau.

Do – Delete – Delegate – Defer trong quản lý thời gian

Phương pháp Pickle Jar Theory

Một giải pháp quản lý thời gian đơn giản và thực sự hữu ích khác là Pickle Jar Theory. Về lý thuyết, Pickle Jar Theory giống như một công cụ trực quan để xác định mục tiêu quan trọng và không quan trọng. Phương pháp này được ví như một chiếc bình nước có đá sỏi, trong đó:

• Hòn đá to và nặng là công việc quan trọng nhất và cần phải làm đầu tiên.
• Các viên sỏi là công việc quan trọng kế tiếp.
• Cát là các công việc nhỏ, không cấp thiết.
• Nước là thời gian dành riêng cho bản thân.

Vậy để lấp đầy hũ, các thành phần bên trong cần được xếp trật tự, ngăn nắp thành từng lớp. Điều này sẽ giống như việc bạn sắp xếp công việc và lên kế hoạch thời gian để hoàn thành công việc đó trong ngày.

Các giải pháp quản lý thời gian hiệu quả vừa giúp nhân viên văn phòng đảm bảo hoàn thành công việc quan trọng trong ngày vừa có thêm thời gian cho bản thân, gia đình và bạn bè. Nếu bạn muốn cùng thảo luận với các chuyên gia về các công cụ, nguyên tắc quản lý thời gian, hãy tham gia ngay khóa học NeoManager. Chương trình đào tạo và chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm hữu ích về kỹ năng quản lý thời gian, hiệu suất cá nhân… dành cho quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu các thông tin về khóa học tại Học viện Agile hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

=> Xem chi tiết: Chương trình Đào tạo quản lý mới – NeoManager