PMO là gì? Vai trò của PMO trong quản lý dự án

, ,

PMO là gì?

PMO là viết tắt của Project Management Office là phòng quản lý dự án. Hiện nay, PMO là mô hình khá phổ biến trong các doanh nghiệp. Ta có thể định nghĩa PMO là một cơ cấu tổ chức mà ở đó các quy trình quản lý dự án được chuẩn hoá để tạo điều kiện cho quá trình chia sẻ nguồn lực, phương pháp, công cụ và kỹ thuật.

Các loại PMO

Có nhiều loại PMO trong các tổ chức. Mỗi loại khác nhau theo mức độ kiểm soát và ảnh hưởng của nó đối với các dự án trong tổ chức, chẳng hạn như:

Hỗ trợ (Supportive): PMO hỗ trợ thu thập thông tin tất cả các dự án trong một tổ chức, từ đó cung cấp các phương pháp hay nhất, các mẫu, đào tạo, nhưng với mức độ kiểm soát thấp.

Kiểm soát (Controlling): PMO kiểm soát sẽ kiểm tra xem các công cụ, quy trình và tiêu chuẩn quản lý dự án có đang được áp dụng trong các dự án hay không, với mức độ kiểm soát nhất định.

Chỉ thị (Directive): PMO chỉ thị duy trì mức độ kiểm soát cao trong việc quản lý các dự án trong tổ chức.

Vai trò của PMO

Vai trò lớn nhất của PMO là việc lập các kế hoạch chiến lược trong quản lý dự án (Strategic Role). Khi đó, PMO sẽ làm việc với các nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao tại công ty để lựa chọn những dự án phù hợp nhất. Các dự án này phải đảm bảo phù hợp với những chiến lược phát triển của công ty và có khả năng mang lại lợi nhuận cao nhất. 

Vai trò quan trọng được coi là đặc trưng của PMO là Governance Role. Đây là điều không thể thiếu với mọi PMO với nhiệm vụ giám sát các dự án đang thực thi, đảm bảo đúng quy trình, thủ tục cần có của dự án.

Trong quá trình làm công tác thanh tra, giám sát, PMO sẽ cần dùng các Guides, Templates hay Project portfolio tools để trợ giúp cho các Project Manager quản lý theo đúng quy trình của PMO. 

Vai trò cuối cùng của PMO là nơi lưu giữ tất cả những dữ liệu, thông tin về dự án (Historical).

Trách nhiệm của PMO

PMO có thể có trách nhiệm với toàn tổ chức. PMO tích hợp dữ liệu và thông tin từ các dự án chiến lược của tổ chức và đánh giá việc thực thi của các mục tiêu chiến lược cấp cao. 

PMO nắm giữ trách nhiệm đảm bảo thực hiện các danh mục, chương trình và hệ thống của dự án (Ví dụ: Bảng điểm cân bằng – balanced scorecard).

Các dự án do PMO hỗ trợ hoặc quản lý có thể không liên quan với nhau ( được quản lý cùng nhau như quản lý trong một chương trình – program). Hình thức, chức năng và cơ cấu cụ thể của một PMO phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức mà PMO hỗ trợ.

Chức năng của PMO

Chức năng chính của một PMO là hỗ trợ các giám đốc dự án theo nhiều cách khác nhau:

– Quản lý các nguồn lực chung trong tất cả các dự án do PMO quản lý.

– Xác định và phát triển phương pháp luận quản lý dự án, các thực tiễn tốt và các tiêu chuẩn.

– Huấn luyện, tư vấn, đào tạo và giám sát.

– Theo dõi việc tuân thủ các tiêu chuẩn, chính sách, thủ tục, và các biểu mẫu quản lý dự án thông qua việc kiểm toán dự án.

– Xây dựng và quản lý chính sách, thủ tục, mẫu, và các tài liệu chia sẻ khác (tài sản quy trình tổ chức – OPA – Organizational Process Assets) của dự án.

– Phối hợp truyền thông liên lạc giữa các dự án.

Quyền hạn của PMO

– Quản lý sự phụ thuộc (interdependence) giữa project, program, portfolio.

– Thu thập thông tin từ tất cả các dự án và đánh giá xem liệu tổ chức có đạt được mục tiêu – chiến lược hay không.

– Giúp cung cấp tài nguyên.

– Đề nghị kết thúc dự án khi thích hợp.

– Theo dõi việc tuân thủ quy trình tổ chức.

– Cung cấp việc giao tiếp tập trung đối với các dự án.

– Giúp thu thập các bài học kinh nghiệm và phân bổ/làm cho các dự án khác có thể tái sử dụng được bài học kinh nghiệm này.

– Cung cấp các mẫu cho các tài liệu như cấu trúc phân chia công việc (WBS – Work Breakdown Structure) hoặc kế hoạch quản lý truyền thông trong dự án.

– Được tham gia nhiều hơn từ quá trình khởi động dự án (ngay từ đầu) thay vì tham gia vào từ các giai đoạn sau của dự án.

– Cung cấp hướng dẫn và quản trị dự án.

– Một phần của CCB (Change control board – ban kiểm soát thay đổi).

– Là một bên liên quan (stakeholder) trong project team.

– Sắp xếp ưu tiên các dự án ( Prioritize projects)

Ngày nay khi các dự án chuyển dịch sang Agile, việc sử dụng PMO theo cách truyền thống sẽ cản trở lại việc linh hoạt và thay đổi theo Agile do các quy trình hiện có của PMO. Vì vậy đối với các doanh nghiệp áp dụng mô hình Agile trong quản lý dự án, thì cần phải đặc biệt lưu ý việc thay đổi cách tiếp cận PMO mới, linh hoạt hơn và khuyến khích sự thay đổi theo Agile. 

->> Bạn đọc có thể tìm hiểu kĩ hơn về mô hình Agile và phương pháp Scrum linh hoạt tại đây!

Hình ảnh đào tạo của Học viện Agile tại ngân hàng BIDV