WBS là gì? Cách tạo WBS dễ áp dụng

,

WBS là gì?

WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure, tạm dịch là Cấu trúc phân chia công việc. Như đúng tên gọi, WBS là phương pháp giúp phân rã và cấu trúc các đối tượng công việc trong toàn bộ phạm vi dự án.  

Đơn vị công việc nhỏ nhất được gọi là các gói công việc (Work package) và được dùng để lập lịch trình cho dự án. Trong PMBOK (sách về Hướng dẫn các cốt lõi trong quản lý dự án) còn hướng dẫn chia tách tiếp các gói công việc này thành các hoạt động (activities) để từ đó ước lượng nguồn lực và thời gian cần thiết. Từ đó đảm bảo khả năng dự án thành công là cao nhất.

Cấu trúc của một WBS

Lợi ích của WBS

Tạo được nhận thức chung trong công việc: Thông qua WBS, các nội dung công việc của dự án được minh bạch hóa từ đó có thể giảm được việc phát sinh sai lệch về phạm vi công việc với người phụ trách công việc đó.

Xây dựng được lịch trình cho dự án: Bằng cách phân tách công việc nhỏ hơn,chúng ta có thể nhìn rõ được thời gian và nguồn lực cho từng nhiệm vụ và có kế hoạch phân bổ cho các nhiệm vụ đó.

Giảm rủi ro cho dự án: Việc xây dựng một WBS tốt sẽ giúp làm phát lộ sớm các vấn để trong dự án. Khi một vấn đề dù tốt hay xấu được phản ánh trong WBS, với tư cách là quản lý dự án chúng ta có thể nhanh chóng đánh giá được tầm ảnh hưởng của nó tới cả tiến trình thông qua cấu trúc phân cấp công việc rõ ràng.

Các bước để tạo một WBS hiệu quả

Bước 1: Viết sản phẩm tổng quát nhất cần chuyển giao sau dự án. Ví dụ: Sản phẩm sau dự án là Phần mềm quản lí bán hàng, phần mềm quản trị nhân sự.

Để thực hiện được bước này, người quản lý dự án cần thường xuyên phải rà soát phạm vi dự án để cụ thể được các sản phẩm đầu ra.

Bước 2Xác định cấu trúc WBS: dùng biểu đồ hình cây hay dạng outline

Bước 3: Xác định cách tổ chức WBS.

Thông thường có 2 dạng tổ chức WBS đó là tổ chức theo phase hoặc theo các sản phẩm chuyển giao trong dự án.

Tổ chức theo phase: trong cách tổ chức này, các pha của vòng đời dự án được xác định  làm mức phân tách thứ hai, trong khi các sản phẩm chuyển giao trong dự án được chèn ở cấp thứ ba.

Tổ chức theo các sản phẩm chuyển giao trong dự án: trong cách tổ chức này, các sản phẩm chuyển giao sẽ được tổ chức ở mức phân tách thứ hai như hình vẽ.

Bước 4: Tạo danh sách các sản phẩm. Phân rã sản phẩm chung nhất thành các sản phẩm con ở các mức thấp hơn.

Bước 5: Tạo lập danh sách công việc để hoàn thành các sản phẩm con. Sau đó phân rã từng công việc chi tiết hơn theo quy tắc “2 tuần hoặc 80 giờ” (tức là nếu một công việc cần làm nhiều hơn 2 tuần hoặc 80 giờ thì nên phân rã tiếp)

Bước 6: Gán mã cho các phần tử trong WBS một mã số duy nhất. Sản phẩm ở mức cao nhất có mã số là 0.0, kế tiếp là 1.0, 2.0,… Mã số này chỉ ra mối liên quan giữa các phần tử trong dự án.

Bước 7: Xem xét lại tính logic và tính đầy đủ của WBS để đảm bảo rằng:

  • Mỗi sản phẩm đều có mã số.
  • Mỗi tên sản phẩm là danh từ.
  • Mỗi công việc phải làm cho sản phẩm là 1 động từ.
  • Thời gian thực hiện từng sản phẩm.

Các phương pháp để tạo Work breakdown structure

Có 4 phương pháp tạo WBS:

Top-down: là tạo cấu trúc phân chia công việc từ tổng quan đến chi tiết.

Bottom-up: là tạo cấu trúc phân chia công việc từ dưới lên hay từ chi tiết đến tổng quan.

Analogy: là tạo cấu trúc phân chia công việc dựa trên kinh nghiệm từ các dự án tương tự đã từng được triển khai..

Brainstorming: là dùng tư duy, tổng hợp ý kiến của nhiều người  để tạo lập cấu trúc phân chia công việc. Có thể kết hợp Top-down và Brainstorming trên cùng một WBS.

WBS được sử dụng trong nhiều dạng dự án khác nhau. Trong các dự án theo mô hình Waterfall và Agile thì đều xuất hiện cách phân chia công việc theo WBS. Tuy nhiên, do đặc thù từng mô hình quản lý dự án mà WBS sẽ được điều chỉnh cho phù hợp.

Các phương pháp Agile như Scrum đề cao sự linh hoạt, chuyển hóa sớm để cho ra những sản phẩm liên tục, từ đó giúp tăng khả năng thành công của dự án, rút ngắn thời gian hoàn thành và tiết kiệm chi phí, nguồn lực. Việc bẻ nhỏ công việc theo WBS nhưng vẫn đảm bảo tính linh hoạt theo Agile là một điểm sáng trong các dự án hiện nay.

->> Bạn đọc có thể tìm hiểu kĩ hơn về mô hình Agile và phương pháp Scrum linh hoạt tại đây!