Quản lý dự án văn hóa nghệ thuật không chỉ đòi hỏi kỹ năng quản lý mà còn cần có những nghiệp vụ trong lĩnh vực văn hóa nghệ thuật. Tuy nhiên, rất nhiều người quản lý các dự án văn hóa thường chỉ giỏi nghiệp vụ chuyên môn mà thiếu hụt kỹ năng quản lý. Bài viết này sẽ cung cấp một số lưu ý khi thực hiện quản lý dự án văn hóa nghệ thuật.
Dự án văn hóa nghệ thuật gồm nhiều giai đoạn và công việc khác nhau. Nếu dự án không được quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của dự án. Việc quản lý dự án sẽ mang lại những lợi ích sau:
Việc xác định ý tưởng và mục tiêu của dự án giống như kim chỉ nam trong suốt quá trình thực hiện dự án, đồng thời giúp cho quản lý dự án không đi lệch hướng so với ban đầu.
Trong quản lý dự án văn hóa nghệ thuật, ý tưởng luôn phải mang tính sáng tạo, độc đáo và mới mẻ. Khi có ý tưởng tức là người thực hiện dự án đã đi được 30% chặng đường thành công của mình.
Nếu coi ý tưởng của dự án là linh hồn của dự án thì mục tiêu của dự án chính là bộ não. Khi xác định mục tiêu của dự án, cần xác định rõ mục tiêu chiến lược là gì? Mục tiêu dài hạn là gì? Mục tiêu trung hạn? Mục tiêu ngắn hạn là gì?
Khi có được ý tưởng, mục tiêu của dự án, bước tiếp theo người quản lý dự án hoặc người thực hiện dự án cần xác định được quy mô của dự án. Quy mô chính là phạm vi và địa điểm của dự án, từ đó xác định nguồn vốn và nhân sự.
Dựa trên ý tưởng, mục tiêu và quy mô của dự án, cần định lượng vốn đầu tư cho dự án này. Xác định được nguồn vốn đầu tư, người quản lý dự án đã bước đầu hình thành được tài chính và quản lý tài chính của toàn bộ dự án, các phương án huy động vốn.
=> Xem thêm: Cách xác định chi phí quản lý dự án, định mức và lập dự toán
Sau khi xác định được nguồn vốn, người quản lý dự án cần tìm nguồn nhân sự phù hợp. Nhân sự phụ trách từng hạng mục công việc của dự án như: người quản lý cấp cao; người quản lý cấp trung, những người phụ trách chính của từng hạng mục.
Lập kế hoạch là bước triển khai chi tiết của ý tưởng và hành động thực tế để đạt được mục tiêu đó. Một bản kế hoạch xác định được các nội dung sau:
Để hoàn thành được kế hoạch của dự án, cần có những bước thẩm định, phản biện để đưa ra một bản kế hoạch hoàn chỉnh.
Bên cạnh đó, khi xây dựng kế hoạch cần có phương án dự phòng cho các trường hợp. Đây chính là một trong những hình thức quản trị rủi ro, nhằm hạn chế tối đa tổn thất của dự án, tránh cho người quản lý dự án rơi vào tình thế bị động.
=> Xem thêm: Quản lý dự án văn hoá nghệ thuật: Quy trình và giải pháp
Các bước lập kế hoạch dự án văn hóa nghệ thuật
Sau khi có được một bản kế hoạch chi tiết, người quản lý dự án văn hóa nghệ thuật bước vào giai đoạn thực hiện. Khi thực hiện dự án cần lưu ý:
Tiến độ thực hiện công việc của dự án luôn đúng hoặc sát với thời hạn trong kế hoạch. Vì chỉ cần kéo dài tiến độ thực hiện dự án sẽ gia tăng rủi ro của dự án và kéo theo các chi phí phát sinh.
Bên cạnh tiến độ thực hiện thì chất lượng các công việc của dự án cũng cần được coi trọng. Tiến độ công việc nhanh kèm theo chất lượng thì dự án đã thành công được 50%, nhưng nếu tiến độ công việc đạt mà chất lượng kém thì chi phí nhân lực và tài chính sẽ bị ảnh hưởng, thậm chí dẫn đến sự thất bại của dự án.
Khi lựa chọn nhà cung cấp, người quản lý dự án văn hóa nghệ thuật sẽ cân nhắc hai yếu tố: Chất lượng của nhà cung cấp và giá thầu đề xuất.
Khi lựa chọn nhà cung cấp nên ưu tiên các nhà cung cấp có uy tín, thương hiệu. Việc đánh giá nhà cung cấp dựa trên số liệu về tài chính, thương hiệu, đồng thời xem xét cách làm việc của nhà cung cấp và tiến độ thực hiện ở các dự án khác.
Giá đề xuất phù hợp với tài chính của dự án, hoặc tiến độ giải ngân với các dự án huy động vốn.
Một trong những cách để quản lý rủi ro là theo sát tiến độ dự án và có những phương án thay đổi linh hoạt phù hợp với thực tế và luôn có ít nhất một phương án dự phòng.
Nhằm góp phần giảm tải công việc cũng như giúp người quản lý dự án văn hóa nghệ thuật dễ dàng nắm được tiến độ thực hiện dự án, việc sử dụng các công cụ quản lý dự án là hết sức cần thiết.
Mỗi công cụ quản lý dự án đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Ngoài việc lựa chọn một công cụ quản lý dự án phù hợp, hãy ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín và chất lượng trên thị trường.
Một số công cụ quản lý dự án phổ biến
Người quản lý rà soát và đối chiếu công việc với nhà cung cấp; nghiệm thu các công việc, đối chiếu tài chính, chốt thanh toán; chốt các chứng từ tài chính, kế toán; thống nhất nghĩa vụ của nhà cung cấp sau khi kết thúc hợp đồng hoặc các thỏa thuận công việc.
Người quản lý sau khi kết thúc dự án cần tổng hợp kinh nghiệm từ việc triển khai dự án. Trước tiên, hãy yêu cầu tất cả bộ phận thống kê những thành tựu đạt được của dự án và của bộ phận mình. Sau đó, hãy thống kê những khó khăn hoặc vấn đề cần khắc phục và phương án giải quyết.
Để giúp nhà quản lý dự án văn hóa nghệ thuật kiểm soát tiến độ, chi phí và tăng khả năng thích ứng với thay đổi hiệu quả, Học viện Agile đã xây dựng khóa đào tạo Quản trị dự án Agile (Agile Project Management) với sự dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm.
Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Khóa học sẽ giúp nhà quản lý dự án văn hóa nghệ thuật:
Trên đây là những công việc cần thực hiện khi quản lý dự án văn hóa nghệ thuật. Hy vọng bài viết của Học viện Agile đã giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về vị trí này và gặp nhiều thuận lợi trong quá trình thực hiện dự án.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
