Project Manager là gì? Agile Project Management như thế nào cho hiệu quả?

,

Project Manager đóng vai trò chủ trì trong việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và kết thúc dự án. Dưới đây là cái nhìn về vai trò của người quản lý dự án, trách nhiệm và nếu nhóm của bạn làm việc theo Agile thì làm sao để quản lý dự án hiệu quả.

Project Manager là gì?

Project Manager (PM) được hiểu như người có trách nhiệm cao nhất trong dự án. PM đóng vai trò chủ trì trong việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và kết thúc dự án. Họ chịu trách nhiệm về toàn bộ phạm vi dự án, nhóm thực hiện dự án, nguồn lực và sự thành công hay thất bại của dự án.

Trách nhiệm của Project Manager

Project Manager chịu trách nhiệm xuyên suốt vòng đời của dự án, gồm 5 giai đoạn: khởi động, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc dự án. 

Để quản lý dự án hiệu quả thì người quản lý dự án cũng cần nắm được 10 lĩnh vực kiến thức (10 knowledge areas) trong quản lý dự án đó là: quản lý tích hợp, quản lý phạm vi, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý nguồn nhân lực, quản lý truyền thông, quản lý rủi ro, quản lý mua sắm.

Giai đoạn khởi tạo dự án

  • Quản lý tích hợp: Xây dựng điều lệ dự án 
  • Quản lý các bên liên quan: Xác định các bên liên quan

Giai đoạn lập kế hoạch 

  • Quản lý tích hợp: Phát triển kế hoạch quản lý dự án 
  • Quản lý phạm vi: Xác định và quản lý phạm vi, tạo cấu trúc phân tích công việc (WBS) và thu thập yêu cầu 
  • Quản lý thời gian: Lập kế hoạch, xác định và phát triển lịch trình, hoạt động, ước tính nguồn lực và thời lượng hoạt động 
  • Quản lý chi phí: Lập kế hoạch và ước tính chi phí và xác định ngân sách
  • Quản lý chất lượng: Lập kế hoạch và xác định các yêu cầu chất lượng 
  • Quản lý nguồn nhân lực: Lập kế hoạch và xác định nhu cầu nguồn nhân lực 
  • Quản lý truyền thông: Lập kế hoạch truyền thông 
  • Quản lý rủi ro: Lập kế hoạch và xác định các rủi ro tiềm ẩn, thực hiện phân tích rủi ro định tính và định lượng cũng như hoạch định các chiến lược giảm thiểu rủi ro 
  • Quản lý mua sắm: Lập kế hoạch và xác định các mua sắm cần thiết 
  • Quản lý các bên liên quan: Lập kế hoạch cho kỳ vọng của các bên liên quan

Thực thi 

  • Quản lý tích hợp: Chỉ đạo và quản lý mọi công việc cho dự án 
  • Quản lý chất lượng: Thực hiện tất cả các khía cạnh của quản lý chất lượng 
  • Quản lý nguồn nhân lực: Lựa chọn, phát triển và quản lý nhóm dự án 
  • Quản lý truyền thông: Quản lý tất cả các khía cạnh của truyền thông
  • Quản lý mua sắm: Thực hiện hành động để đảm bảo các mua sắm cần thiết 
  • Quản lý các bên liên quan: Quản lý tất cả các kỳ vọng của các bên liên quan

Giám sát và kiểm soát 

  • Quản lý tích hợp: Giám sát và kiểm soát công việc của dự án và quản lý mọi thay đổi cần thiết 
  • Quản lý phạm vi: Xác nhận và kiểm soát phạm vi của dự án 
  • Quản lý thời gian: Kiểm soát phạm vi của dự án 
  • Quản lý chi phí: Kiểm soát chi phí dự án 
  • Quản lý chất lượng: Kiểm soát chất lượng của sản phẩm 
  • Quản lý thông tin liên lạc: Kiểm soát tất cả các giao tiếp của nhóm và các bên liên quan 
  • Quản lý mua sắm: Kiểm soát mua sắm 
  • Quản lý các bên liên quan: Kiểm soát sự tham gia của các bên liên quan

Kết thúc 

  • Quản lý tích hợp: Kết thúc tất cả các giai đoạn của dự án 
  • Quản lý mua sắm: Đóng tất cả các gói thầu của dự án

Như vậy, Project Manager đóng vai trò rất quan trọng trong thành công của dự án, họ là người đảm nhận nhiều công việc khác nhau, cần quản lý các công việc khác nhau và có trách nhiệm rất cao trong việc đảm bảo dự án thành công.

Project Manager Agile hay làm thế nào để quản lý dự án theo Agile?

Khi nói đến vai trò Project Manager (quản lý dự án) theo Agile, hầu hết các phương pháp Agile sẽ không bao gồm vai trò Project Manager. Vai trò và trách nhiệm của “Project Manager” trong các dự án Agile sẽ được chia sẻ cho các thành viên khác trong dự án, cụ thể ta có thể tìm hiểu thêm phía dưới.

Trong lĩnh vực Agile Development, có thể nói Scrum là một phương pháp, một khung quản trị dự án theo triết lý Agile phổ biến nhất. Vì vậy, chúng ta hãy cùng sử dụng Scrum làm mô hình để trả lời câu hỏi này. Trong một dự án theo mô hình Scrum, có ba vai trò: Product Owner, Scrum Master và các Nhà Phát triển. Trong đó, Product Owner sẽ chịu trách nhiệm về các khía cạnh kinh doanh của dự án, bao gồm đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm với thị trường, đáp ứng được yêu cầu từ khách hàng, phù hợp với năng lực của nhóm và đảm bảo được tiến độ. Một Product Owner giỏi là người có thể cân bằng và sắp xếp các công việc ưu tiên hợp lý trên Product Backlog và cũng là người có quyền để tự đưa ra quyết định về sản phẩm.

Scrum Master đóng vai trò là huấn luyện viên của nhóm, giúp các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau theo cách hiệu quả nhất có thể. Một Scrum Master giỏi có vai trò là một trong những người cung cấp dịch vụ cho nhóm, loại bỏ những cản trở đối với tiến độ, tạo điều kiện cho các cuộc họp và thảo luận, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ quản lý dự án điển hình như theo dõi tiến độ và các vấn đề.

Các Nhà Phát triển sẽ nhận vai trò triển khai các công việc theo Agile để đảm bảo bám sát mục tiêu sản phẩm một cách tốt nhất (những yêu cầu chính về sản phẩm do Product Owner đưa ra). Các thành viên trong nhóm sẽ hợp tác quyết định xem người nào sẽ làm nhiệm vụ nào, thực hành kỹ thuật nào là cần thiết để đạt được các mục tiêu chất lượng đã nêu.

Vậy “Agile” trong quy trình này là gì? Quản lý dự án Agile phân chia trách nhiệm cho nhiều thành viên trong nhóm và không ai có vai trò là quản lý ai, mọi người đều giữ vai trò, trách nhiệm riêng biệt khác nhau và đề cao sự linh hoạt, tự chủ. Trong trường hợp của Scrum, các vai trò đó là Product Owner của dự án, Scrum Master và các Nhà Phát triển. Đây cũng là sự khác biệt rất lớn của Agile so với Waterfall. Bởi theo mô hình Waterfall thì Project Manager sẽ nắm khá nhiều quyền lực, và họ có quyền chỉ đạo công việc cụ thể cho từng người trong nhóm.

Tại sao lại phải Agile?

Ngày nay khi môi trường ngày càng biến động và ít bền vững, các doanh nghiệp đang chuyển mình để thích ứng nhanh hơn với môi trường. Đặc biệt trong lĩnh vực đầy biến động như ngành công nghệ, những cá nhân và tổ chức trong lĩnh vực này phải không ngừng đổi mới và tìm ra những cách tiếp cận khác. Đó là ví do vì sao mà Agile ra đời và ngày càng lan rộng, phổ biến trên toàn thế giới. 

Tại Việt Nam, các công ty hàng đầu cũng đã dịch chuyển mô hình làm việc theo Agile như Viettel, VinGroup, Techcombank, MSB,… Kéo theo sự phát triển đó là những cơ hội nghề nghiệp cực hấp dẫn với mức đãi ngộ mơ ước như Product Owner hay Scrum Master. Trong khi thị trường cung ứng các ứng viên phù hợp với vị trí này hiện còn rất ít, và dự đoán trong những năm tiếp theo, nghề nghiệp này sẽ còn “hot” hơn bao giờ hết.

Mời bạn tìm hiểu thêm mọi kiến thức về Agile/Scrum tại đây!