Bạn bận rộn?
Bạn phải từ chối hoặc không thể hoàn thành hết những việc mình mong muốn?
Bạn thực sự có mong muốn làm việc năng suất hơn, chất lượng hơn?

Nếu tất cả các câu trả lời là có thì đây là hướng dẫn quản lý thời gian dự án trong Agile tốt nhất, giúp bạn giải quyết những vấn đề trên.

>> Download miễn phí Ebook “Bí quyết kiểm soát tiến độ dự án” => Sách tặng

1. Làm đúng việc: đánh giá độ ưu tiên và ủy thác

Agile: Đơn giản – nghệ thuật tối đa hóa công việc chưa hoàn thành – là căn bản.

Chúng ta cần mang lại nhiều giá trị nhất chứ không phải làm nhiều việc nhất và chúng ta không có đủ thời gian để làm hết việc. Do đó, chúng ta phải lựa chọn cách ứng xử với những việc khác khau: chúng ta sẽ làm ngay, không làm, chưa làm hoặc ủy thác cho người khác (giao cho cấp dưới hoặc thuê ngoài).
Để làm việc này chúng ta có 02 công cụ: ma trận Eisenhower và đánh độ ưu tiên dựa vào ROI (giá trị thu được / chi phí bỏ ra) và mức độ khẩn cấp.

2. Đóng khung thời gian

Agile: Các quy trình linh hoạt thúc đẩy phát triển bền vững. Các nhà tài trợ, nhà phát triển, và người dùng có thể duy trì một nhịp độ liên tục không giới hạn.

Chúng ta giới hạn mọi việc vào các khoảng thời gian để ép chúng ta vào kỷ luật hoàn thành công việc, từ đó lấy được phản hồi về kết quả công việc cũng như phương pháp thực hiện và giúp hình thành thói quen công việc.
Tất cả các buổi họp hằng ngày đồng bộ công việc và tái lập kế hoạch trong nhóm không quá 15′. Tất cả các cuộc họp sơ kết dự án/sản phẩm cho 1 tháng không quá 4 giờ, v.v.
Trong Pomodoro, mỗi phiên làm việc tập trung của chúng ta không quá 25′ để không làm cạn kiệt năng lượng của cơ thể và các lần nghỉ ngắn chỉ 5′ để mình được nghỉ liên tục mà không quá nhiều.
Chúng ta có kế hoạch cho 01 ngày, 01 tuần hay 01 Sprint tạo thành một nhịp đồng hồ giúp cho việc tập trung trở nên đều đặn và dễ dàng.

3. Quản lý thời gian Dự án theo luồng

Cách quản lý công việc theo lịch làm cho chúng ta khó tập trung làm việc vì phải làm một lúc nhiều việc, từ đó giảm hiệu quả sử dụng thời gian và tăng stress.
Trong Agile, chúng ta sử dụng bảng công việc Kanban để thực hiện việc này. Mỗi cá nhân/nhóm có một bảng công việc. Khi nhu cầu công việc xuất hiện, chúng ta đưa vào bảng cần làm. Khi thực hiện chúng ta tập trung vào việc đó, không cố gắng làm nhiều việc quá – vượt quá khả năng tập trung của mỗi chúng ta tới khi hoàn thành thì thôi.

Dĩ nhiên có rất nhiều việc chúng ta vẫn cần phải sử dụng lịch, nhưng hay hạn chế những công việc loại này để tăng hiệu quả sử dụng thời gian – không phải làm nhiều giờ mà tăng thời gian làm việc thực sự.

4. Loại bỏ lãng phí: xao nhãng, công việc dang dở,…

Agile: Là một người quản lý dự án, bạn cần thường xuyên suy nghĩ về việc làm sao để trở nên hiệu quả hơn, sau đó sẽ điều chỉnh và thay đổi các hành vi của mình cho phù hợp.

Một cách để chúng ta có thể làm nhiều việc là tăng thời gian làm. Tuy nhiên, giới hạn về lượng thời gian làm việc là rất rõ ràng, do đó Agile tập trung vào việc tăng chất lượng của thời gian là loại bỏ lãng phí.

• Việc đa nhiệm (multi – tasking) như vừa họp vừa nghe điện thoại, vừa viết báo cáo vừa kiểm tra email làm tăng thời gian xao nhãng. Hãy hạn chế bằng sử dụng Kanban, Pomodoro, dựng cờ báo hiệu đang tập trung làm việc. Trong Scrum, ở mỗi Sprint hoặc khung thời gian, Nhóm Phát triển được tập trung làm việc hướng tới mục tiêu Sprint và được bảo vệ bởi ScrumMaster.
• Để công việc dở dang: Khi chúng ta không hoàn một việc, việc đó chưa mang lại giá trị. Do đó khi bắt đầu một việc hãy kết thúc nó. Trong Agile, chúng ta rất coi trọng việc làm tới đâu xong tới đó theo cách cuốn chiếu thông qua các khung thời gian, Sprint, iteration hoặc giới hạn công việc đang làm.
• Công việc có lỗi: Mỗi việc làm tới đâu xong tới theo tiêu chuẩn chất lượng với Định nghĩa Hoàn thành, Tiêu chí chấp nhận, Checklist, v.v…
  Hãy thử những kỹ thuật trên để đảm bảo chất lượng thời gian của mình.

Đối với những người phụ trách quản lý dự án, việc làm tốt các kỹ năng để quản lý thời gian dường như là không thể thiếu. Bởi trong mỗi dự án, thời gian là con số hữu hạn, và việc của một quản lý dự án là làm tốt tối đa hóa công việc trong khoảng thời gian đó.

Quy trình quản lý thời gian dự án hiệu quả với Agile và Scrum

Quản lý dự án Agile – Giải pháp cho bài toán quản lý tiến độ dự án

Trên thực tế, việc lên kế hoạch kỹ càng, chi tiết, rồi thi hành và kiểm soát thật chặt để đạt được kết quả tốt đã không còn phù hợp đối với các dự án hiện nay. 

Nguyên nhân là do môi trường xung quanh tồn tại quá nhiều yếu tố không đoán được (uncertainty), cũng như các yếu tố tiềm ẩn liên quan đến con người trong quá trình tương tác nội bộ, tương tác bên trong với bên ngoài, tương tác với môi trường. 

Do đó, chúng ta cần một kế hoạch có khả năng phản ứng nhanh với các thay đổi, kết hợp với đội ngũ làm việc tự chủ nhiều hơn thay vì làm việc theo kiểu mệnh lệnh và kiểm soát.

Đây là các ưu điểm nổi bật của quản trị dự án theo Agile, giúp tăng cơ hội thành công dự án lên gấp 3 lần, nhất là các dự án có yêu cầu phức tạp và có nhiều thay đổi trong quá trình triển khai. 

Bài viết liên quan:

• Các kiến thức chung về Agile & Scrum

Khóa học liên quan:

• Khóa học Quản trị dự án Agile
• Khóa học Scrum thực chiến