Quản lý thời gian là quá trình sắp xếp và lập kế hoạch để phân chia thời gian cụ thể cho các hoạt động bạn cần hoàn thành. Sử dụng thời gian đúng cách giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn, thông minh hơn, giảm bớt áp lực và tăng chất lượng công việc. Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây để tìm hiểu tại sao phải quản lý thời gian nhé!

Quản lý thời gian có thật sự khó?

Quản lý thời gian giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả và năng suất. Khi sắp xếp thời gian hợp lý, bạn sẽ có cái nhìn khái quát hơn về những mục tiêu đã đề ra, dễ dàng theo dõi và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Hãy cùng theo dõi những mẹo sau để cải thiện việc quản lý thời gian.

Tại sao phải quản lý thời gian và hành động này có thật sự khó?

Lên kế hoạch làm việc sớm

Đầu tiên, bạn cần lên danh sách trình bày chi tiết các công việc bạn phải hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Tiếp đó, bạn cần đặt mục tiêu công việc cũng như các mốc thời gian hoàn thành mục tiêu. Bạn có thể lập kế hoạch theo tuần, theo tháng để dễ dàng hình dung và giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch. 

Việc lập danh sách những công việc cần làm từ sớm giúp bạn linh hoạt hơn khi hoàn thành nhiệm vụ, có thể chủ động hơn với các rủi ro có thể xảy ra và đưa ra những chiến lược khi không hoàn thành được mục tiêu đã đặt trước đó. Thêm vào đó, bạn cũng có thêm nhiều thời gian để chuẩn bị và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất. 

Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Hãy xác định mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ trong danh sách công việc bạn cần phải hoàn thành, sắp xếp mức độ ưu tiên và tập trung nỗ lực hoàn thành công việc. Công việc được sắp xếp theo thứ tự giúp bạn xây dựng kế hoạch làm việc tốt hơn và tránh trì hoãn hay hoàn thành công việc không đúng tiến độ. Bạn cũng có thể chia nhỏ nhiệm vụ để thực hiện. Điều này có thể thúc đẩy bạn hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả và thoải mái hơn. 

Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc bạn hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả và thoải mái

Tập trung vào công việc

Quản lý thời gian thích hợp cho phép bạn tập trung vào một công việc tại một thời điểm. Việc phân chia nhiệm vụ thành các mốc thời gian có thể giúp bạn không phải lo lắng về quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc vì bạn biết mình đã lên kế hoạch cho từng việc. Việc quản lý thời gian này giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết, tránh xao nhãng hay làm khác đi những mục tiêu ban đầu. Bạn tập trung hơn, đầu tư thời gian và năng lượng của mình nhiều hơn nhằm tạo ra kết quả tốt nhất cho công việc. Thông thường, những người tập trung thực hiện nhiệm vụ thường hoàn thành nhanh hơn và với chất lượng cao hơn những người làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc. 

Tại sao phải quản lý thời gian?

Tăng quỹ thời gian hằng ngày

Quản lý thời gian giúp bạn tập trung hơn với các mục tiêu đã đề ra, hoàn thành công việc theo đúng tiến độ và cân bằng cuộc sống. Sử dụng thời gian hiệu quả giúp bạn tăng quỹ thời gian hằng ngày, dành thời gian nhiều hơn cho bản thân, gia đình hay các công việc khác. Bạn có nhiều thời gian để gắn kết hơn các mối quan hệ và theo đuổi những sở thích mới. 

Sử dụng thời gian hiệu quả giúp bạn cân bằng cuộc sống

Cải thiện hình ảnh cá nhân

Sử dụng thời gian đúng cách và không trễ hẹn là những đặc điểm cần thiết đối với bất kỳ tổ chức, nhân viên hoặc cá nhân nào. Ngoài ra, quản lý thời gian tốt có thể giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, cải thiện hình ảnh của bản thân và tăng cơ hội việc làm.

Cải thiện sự tự tin và năng lượng làm việc

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp mọi việc trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Khi bạn kiểm soát được thời gian của mình, bạn sẽ trở nên tự tin và có năng lực hơn, bạn sẽ không còn cảm thấy quá tải, căng thẳng và thất vọng về bản thân mình. Quản lý thời gian hiệu quả cho phép bạn hoàn thành công việc theo đúng mục tiêu và đúng thời gian dự kiến. 

Kỹ năng quản lý thời gian tăng sự tự tin và năng lượng khi làm việc

Một trong những lợi ích của việc quản lý thời gian là tiếp cho bạn năng lượng và động lực lớn hơn. Khi bạn có nhiều năng lượng, bạn sẽ tập trung hơn và làm việc hiệu quả lâu hơn. Khi bạn làm việc lâu và chăm chỉ trong một thời gian dài, mức năng lượng của bạn có thể giảm xuống và khiến bạn cảm thấy mệt mỏi, bạn sẽ dễ bị choáng ngợp và bắt đầu trì hoãn. Việc quản lý thời gian tốt giúp bạn quản lý mức năng lượng và năng suất làm việc của mình.

Giảm căng thẳng và mệt mỏi trong công việc

Quản lý thời gian làm giảm mức độ căng thẳng và mệt mỏi trong công việc. Quản lý thời gian cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn, năng suất hơn trong khoảng thời gian mà bạn đặt ra. Nếu bạn biết cách sắp xếp thời gian, bạn sẽ không cảm thấy quá tải hay chán nản với công việc bạn làm hay thậm chí là muốn từ bỏ dù công việc chưa hoàn thiện. Bạn sẽ hoàn thành các mục tiêu một cách nhanh chóng hơn, thoải mái hơn và nâng cao chất lượng công việc. Quản lý thời gian hợp lý giúp bạn hình dung công việc, không cần lo lắng mình sẽ bỏ sót công việc nào. Từ đó, bạn có thời gian nghỉ ngơi và ăn uống đầy đủ, cung cấp nhiều năng lượng và giúp bạn tỉnh táo hơn.

Quản lý thời gian tốt giúp bạn giảm căng thẳng và mệt mỏi trong công việc

Tăng hiệu suất làm việc

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn tăng năng suất làm việc và hoàn thành nhiều công việc hơn.  Quản lý thời gian giúp bạn hình dung rõ mục tiêu cần thực hiện và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết. Nhờ đó, bạn có thể nhận biết được thứ tự công việc, tập trung hơn và có nhiều thời gian hơn để đạt được những kết quả tốt hơn.

Cải thiện chất lượng công việc

Quản lý thời gian đúng cách cho phép bạn phân bổ thời gian phù hợp cho từng công việc, không bị chồng chéo công việc hay không cần phải gấp rút thực hiện các công việc bị bỏ quên. Bạn có đủ thời gian cho những dự án cá nhân và nhận được nhiều cơ hội hơn. Quản lý thời gian cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc, tập trung toàn lực thực hiện và nâng cao chất lượng công việc, giúp bạn kiểm soát những nhiệm vụ đã đề ra.

Bạn sẽ cải thiện chất lượng công việc tốt hơn khi biết cách quản lý thời gian

Cải thiện khả năng quản lý thời gian qua khóa học NeoManager:

Tổng quan khóa học NeoManager

• Nội dung học tập bao quát, toàn diện về kỹ năng quản lý thời gian
• Thực hành quản lý thời gian bản thân cũng như làm chủ bức tranh sự nghiệp quản lý giúp tăng hiệu suất bản thân
• Được thực hành trên 22 công cụ, có thể áp dụng ngay kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả
• Giảng viên doanh nhân dày dạn kinh nghiệm
• Khai giảng mỗi tháng và online qua Zoom

Trải nghiệm học tập NeoManager

Nội dung khóa học nâng cao hiệu suất bản thân

NeoManager trang bị khung kiến thức và kỹ năng quản lý bài bản, giúp nâng cao hiệu suất cá nhân thông qua quản lý thời gian, tăng hiệu quả công việc. Qua đó, người học có thể hoàn thiện kỹ năng quản lý công việc, thời gian, quản lý bản thân và các mối quan hệ, trong đó có:

• Đặt mục tiêu SMART
• Đặt mục tiêu cá nhân theo kiểu OKR
• Quản lý công việc bằng Kanban
• Chu trình cải tiến liên tục PDCA
• IKIGAI là gì?
• Stress và cách xử lý…

Kanban là một trong những kỹ thuật quản lý công việc hiệu quả

Quản lý thời gian giúp tránh trì hoãn và nâng cao chất lượng công việc. Quản lý thời gian đúng cách cho phép bạn phân bổ thời gian phù hợp, không bị chồng chéo công việc hay bỏ quên các công việc quan trọng. Hãy bắt tay lên kế hoạch cho những dự định sắp tới của mình nhé!