Tóm tắt từ bài tham luận của diễn giả Huỳnh Thiện Khiêm,  Agile Coach – Roche tại Agile Vietnam Conference 2023.

Diễn giả Huỳnh Thiện Khiêm mở đầu bài tham luận bằng định nghĩa outcome, output và cách phân biệt hai khái niệm này. Trong môi trường kinh doanh, outcome ám chỉ đến giá trị, tác động hay lợi ích mang lại cho công ty, khách hàng và các bên liên quan, thậm chí trong phương diện cá nhân. Nếu outcome là kết quả, thì output là các sản phẩm trung gian để tạo ra kết quả đó. Outcome không tự nhiên xuất hiện mà xuất phát từ một thứ lớn hơn, bao trùm. Đó là tầm nhìn. 

Tiếp theo diễn giả chia sẻ về outcome trong một tổ chức Agile. Nói tới Agile là hướng tới con người, một tổ chức Agile không thể chỉ dựa trên các outcome liên quan đến lợi nhuận của tổ chức mà còn phải theo đuổi các outcome khác, đặc biệt là trong giai đoạn chuyển đổi thì các outcome về con người, về phương thức làm việc là rất quan trọng. 

Diễn giả nhấn mạnh, một trong những trọng tâm là tối ưu nguồn lực dựa trên các công việc mang lại tác động, giá trị cao nhất. Khi tổ chức dần dần trưởng thành thì các outcome liên quan đến con người, phương thức làm việc sẽ hỗ trợ rất tốt cho các outcome liên quan đến kinh doanh của tổ chức. 

Nguyên tắc đầu tiên trong Tuyên ngôn Agile: Ưu tiên hàng đầu của chúng ta là sự hài lòng của khách hàng, thông qua việc chuyển giao sản phẩm phần mềm có giá trị, nhanh chóng và liên tục.

Vậy với các công ty làm về sản phẩm hoặc không phát hành sản phẩm mà làm dịch vụ thì nguyên tắc này có đúng không, có áp dụng được không? Diễn giả gợi ý rằng chỉ cần thay đổi từ ngữ một chút là được: Ưu tiên hàng đầu của chúng ta là sự hài lòng của khách hàng, thông qua việc mang lại giá trị nhanh chóng và liên tục.

Làm việc dựa trên kết quả là một tiến trình liên tục 

Diễn giả chia sẻ về phương thức làm việc dựa trên kết quả bao gồm 9 bước như sau:

Mô hình phương pháp làm việc 9 bước tác giả đưa ra

Bước 1: Hiểu tình huống

Nhóm hiểu tình hình hiện tại và tương lai, nhận thức rõ ý nghĩa đối với các bên liên quan chính. Thông qua việc trả lời các câu hỏi chính:

• Nhu cầu nào của khách hàng nếu được giải quyết sẽ dẫn đến tác động lớn nhất nào?
• Chúng ta đang cảm nhận được điều gì trong hệ thống bên ngoài và điều đó ảnh hưởng như thế nào đến kết quả hoặc công việc?’
• Các ưu tiên hiện tại của doanh nghiệp là gì? Chiến lược toàn cầu và địa phương (nếu áp dụng) của chúng ta là gì?

Bước 2: Xác định kết quả

Kết quả mô tả giá trị dự kiến ​​cho các bên liên quan cụ thể và nhóm hiểu rõ các kết quả này. Thông qua việc trả lời các câu hỏi chính:

• Chúng ta muốn tạo ra tác động gì với khách hàng, các bên liên quan và tổ chức? (KHÔNG phải là hoạt động)
• Làm thế nào chúng ta biết khi nào chúng ta đạt được điều đó (bao gồm cả khung thời gian và phương pháp đo lường)?

Bước 3: Chia sẻ kết quả

Nhóm nhận thức được cách Kết quả của họ kết nối với Kết quả của các nhóm khác, biết được những gì đã có và cách họ có thể cộng tác trong các công việc liên quan. Thông qua việc trả lời các câu hỏi chính:

• Những giải pháp nào đã có ở nơi khác? Chúng ta có thể tái sử dụng hoặc điều chỉnh cho các bên liên quan không?
• Công việc nào đang được tiến hành có thể giúp đạt được kết quả mong muốn?
• Bạn có thấy công việc bị trùng lặp không? Có nên dừng lại?
• Làm thế nào chúng ta có thể hợp sức để đạt được hiệu quả cao hơn và/hoặc tác động lớn hơn? Làm thế nào chúng ta có thể phá vỡ các silo và học hỏi lẫn nhau?

Bước 4: Sắp xếp độ ưu tiên của các kết quả

Nhóm nắm rõ các bước hành động tiếp theo để đạt được kết quả và được liên kết với các công việc ưu tiên. Thông qua việc trả lời các câu hỏi chính:

• Tất cả các bên liên quan chính có liên kết với những ưu tiên này không?
• Chúng ta có các nguồn lực để thực hiện những ưu tiên này không?
• Làm thế nào để đảm bảo nguồn lực?
• Chúng ta đã thiết lập kỳ vọng rõ ràng chưa?

Bước 5: Thiết lập nhóm

Nhóm làm việc được thiết lập với các năng lực cần thiết, hình thành và liên kết với tác động mong muốn. Thông qua việc trả lời các câu hỏi chính:

• Kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm nào sẽ có ích cho công việc này – bao nhiêu và trong bao lâu?
• Chúng ta kết hợp với nhau để làm gì và chúng ta muốn làm việc cùng nhau như thế nào để đạt được điều đó?
• Chúng ta có những gì chúng ta cần không? Chúng ta có thể cần gì nữa?
• Những nguồn lực nào khác sẽ/có thể cần thiết và chúng ta đảm bảo những nguồn lực đó như thế nào?

Bước 6: Xác định công việc

Nhóm làm việc xác định công việc, cách thức hoàn thành công việc, Định nghĩa Hoàn thành. Thông qua việc trả lời các câu hỏi chính:

• Chúng ta có được trao quyền và rõ ràng về thời điểm chúng ta cần tìm kiếm lời khuyên/sự phê duyệt không?
• Làm thế nào để chúng ta đo lường tác động?

Bước 7: Thực thi công việc

Công việc được thực hiện với sự học hỏi và điều chỉnh liên tục hướng tới kết quả mong muốn cho khách hàng theo các phương pháp đo lường mục tiêu. Thông qua việc trả lời các câu hỏi chính:

• Làm thế nào để chúng ta biết rằng công việc đang thực sự gia tăng giá trị/mang lại lợi ích/có tác động?
• Làm cách nào chúng ta tận dụng phản hồi để cải tiến, lặp lại và gia tăng đáng kể tác động?
• Làm thế nào chúng ta có thể tiếp tục cải thiện cách làm việc theo nhóm?

Bước 8: Đánh giá kết quả & Cải tiến tác động

Kết quả mong muốn đạt được cho khách hàng. Các bài học và insight được ghi lại và các thành viên trong nhóm được giải phóng. Thông qua việc trả lời các câu hỏi chính:

• Kết quả mang lại giá trị/tác động gì cho khách hàng, xã hội & công ty của chúng ta?
• Làm thế nào để những tác động này giúp chúng ta tiến tới các kết quả dài hạn?
• Ai khác trong tổ chức có thể hưởng lợi từ công việc và những bài học này – làm thế nào chúng ta có thể chia sẻ những điều này một cách tốt nhất?

Bước 9: Lực kéo thông qua học hỏi/học tập

“Viễn cảnh” của doanh nghiệp được thực hiện để những người khác có thể tận dụng các kiến ​​thức và kết quả đầu ra có liên quan được tạo ra. Thông qua việc trả lời các câu hỏi chính:

• Có công việc nào khác cần thiết để nhận ra kết quả không? Các tín hiệu đo lường của chúng ta nói lên điều gì?
• Công việc hoặc việc học tập có thay đổi bất cứ điều gì về kết quả dài hạn của chúng ta không?
• Làm thế nào chúng ta có thể áp dụng các bài học vào chu kỳ làm việc tiếp theo, kết quả trong tương lai hoặc phương pháp cộng tác?
• Ai khác có thể hưởng lợi từ việc học tập của chúng ta và làm thế nào chúng ta có thể chia sẻ những điều này?

Kết quả dựa trên phương pháp làm việc

Diễn giả tổng kết lại các hành vi & nguyên tắc cho phép cách làm việc dựa trên kết quả:

• Tập trung vào tác động cuối cùng của công việc hơn là các nhiệm vụ/kết quả đầu ra
• Khuyến khích suy nghĩ về dài hạn và trung hạn và cách công việc hiện tại của chúng ta đóng góp cho mục tiêu đó
• Đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch về kết nối giữa các nhóm, cộng đồng,…
• Tạo không gian cho suy nghĩ sáng tạo và khám phá những cách thay thế nhanh hơn, tốt hơn hoặc rẻ hơn để đạt được những gì chúng ta đang tìm kiếm
• Áp dụng phong cách lãnh đạo VACC (Visionary, Architect, Coach, Catalyst), khuyến khích tư duy sáng tạo và trao quyền đi kèm trách nhiệm giải trình
• Đánh giá thường xuyên về tiến độ và việc học tập, cho phép sự điều chỉnh liên tục

Nghiên cứu sâu

1. Xác định kết quả mong muốn

Ba kết quả dựa trên thời hạn

Mô hình xác định kết quả mong muốn

2. Cách viết kết quả

Nói rõ kết quả cuối cùng mà chúng ta đang cố gắng đạt được:

• Nếu chúng ta cố gắng hết sức, khách hàng sẽ nghĩ gì, cảm thấy gì, biết gì và làm gì?
• Liệu nó có thúc đẩy giá trị kinh doanh và giúp chúng ta đạt được tầm nhìn không?
• Nó có tham vọng & khả thi không?
• Nó có tập trung vào khách hàng không?
• Nó có đơn giản và rõ ràng không – mọi người có cảm thấy dễ hiểu không?
• Làm thế nào chúng ta có thể biết? Nó có thể đo lường và kiểm chứng được không?

Một kết quả được định hình là kết quả của hành động, chứ không phải bản thân hành động đó!

3. Cách sắp xếp độ ưu tiên của các kết quả

Sắp xếp độ ưu tiên dựa trên giá trị:

• Ưu tiên cao nhất | Thực hiện/Làm ngay: Phân bổ nguồn lực ngay lập tức; ưu tiên dựa trên thời gian cần thiết để nhận ra lợi ích của từng sáng kiến, trình tự phù hợp.
• Mong muốn tiềm năng | Thách thức/Cải tiến: Lựa chọn các yếu tố của sáng kiến ​​để đơn giản hóa việc thực hiện (nếu không can thiệp vào các công việc có độ ưu tiên cao).
• Các chiến thắng nhanh tiềm năng | Lựa chọn/Làm sau hoặc bây giờ: Thực hiện các sáng kiến ​​đã chọn là các chiến thắng nhanh (nếu không can thiệp vào các công việc có độ ưu tiên cao).
• Ít mong muốn nhất | Dừng/Chờ/Loại bỏ: Không phải là một khoản đầu tư nguồn lực tốt – hoãn lại hoặc từ bỏ.

4. Hiện thực hóa kết quả

Vì các loại công việc khác nhau có thể góp phần tạo ra kết quả, Agile hay Waterfall đều có thể được áp dụng. Hiện thực hóa kết quả là quá trình thực hiện công việc với việc học hỏi và thích ứng liên tục để đạt được kết quả mong muốn.

Ví dụ về Waterfall: Tổ chức một buổi lập kế hoạch kinh doanh hàng năm 

Ví dụ về Agile: Xây dựng sự thay đổi tư duy về cộng tác mạng

5. Cải tiến tác động

Đánh giá kết quả & phản tư

Cải tiến tác động (Impact Retrospective) là cuộc họp kéo dài 1-2 giờ vào cuối mỗi chu kỳ, trong đó nhóm phản tư về giá trị/tác động đã tạo ra và tìm kiếm những insight mới về cách làm tốt hơn.

Mục đích chính của sự kiện là:

• Đánh giá tác động/giá trị được tạo ra, có đạt được kết quả mong muốn hay không
• Kiểm tra xem chu kỳ trước đã diễn ra như thế nào về con người, quy trình, công cụ và tác động/giá trị được tạo ra
• Nắm bắt các bài học quan trọng & cải tiến tiềm năng, cách sắp xếp độ ưu tiên

6. Đo lường tác động

Hành trình về cách đo lường tác động:

Mô hình đo lường tác động

7. Không gian làm việc hợp tác về kết quả

Một nền tảng số để chia sẻ kết quả, đầu ra, việc học tập và tác động giữa các nhóm.

Cuối cùng, chúng ta có thể tổng kết bài tham luận của diễn giả Huỳnh Thiện Khiêm bằng 05 ý chính sau đây:

• Kết quả là những thay đổi trong hành vi của khách hàng, người dùng, nhân viên mang đến những điều tốt đẹp cho công ty của bạn hoặc bất kỳ ai là trọng tâm trong công việc của bạn.
• Phương pháp làm việc dựa trên kết quả là một phương pháp Agile ở quy mô lớn giúp các tổ chức đạt được tầm nhìn mong muốn của họ.
• Trong phương pháp làm việc dựa trên kết quả, các nhóm cần phải thực sự rõ ràng về giá trị mà họ đang cố gắng tạo ra.
• Dựa trên tầm nhìn, lập kế hoạch dựa trên kết quả xây dựng ba kết quả theo thời hạn: mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trung hạn và mục tiêu dài hạn.
• Phương pháp làm việc dựa trên kết quả đòi hỏi phải có sự thay đổi về tư duy và sự cam kết về phong cách lãnh đạo (ví dụ: phong cách lãnh đạo VACC & sáng tạo)

Bài viết liên quan: 

• Running Agile in Business Circles – Ellie Nguyen